摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)不斷提高，在生活中的應(yīng)用也不斷增多，檔案管理是一項重要工作，往往保存了一些重要信息，對企業(yè)和政府工作具有重要意義。但是隨著電子檔案的出現(xiàn)，使得檔案管理工作出現(xiàn)新的問題，為了進(jìn)一步了解電子檔案管理現(xiàn)狀，本文對此進(jìn)行研究，以檔案管理特點(diǎn)為切入，分析電子檔案管理的實(shí)踐做法，提出電子檔案管理的發(fā)展建議，提升其管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案;管理質(zhì)量

一、電子檔案概念及特點(diǎn)分析

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都在進(jìn)行信息化改革，信息時代的帶來也使得大量信息和數(shù)據(jù)被產(chǎn)生，其中有一些很重要的信息和數(shù)據(jù)需要進(jìn)行保存。檔案管理對于企業(yè)和政府都非常重要每一個企業(yè)和政府部門都應(yīng)當(dāng)重視檔案管理，但是由于在檔案管理中管理失誤等問題，造成檔案信息遺漏、數(shù)據(jù)丟失。在一些公司和政府部門中由于對檔案管理工作重視度不足，造成在決策過程中缺少數(shù)據(jù)支撐。電子檔案是指各個社會組織將有價值的信息進(jìn)行整合通過電子方式進(jìn)行存儲和管理。電子檔案作為信息化時代產(chǎn)物，必須要有現(xiàn)代化信息設(shè)備才能使用，其次電子檔案要通過現(xiàn)代信息設(shè)備進(jìn)行傳輸，擴(kuò)大了傳輸范圍，并且不受時間限制。最后電子檔案對保存場地的要求較低，但是要對保存環(huán)境進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)和控制。

二、電子檔案優(yōu)勢分析

（一）電子檔案管理效果更高

信息時代使得各個行業(yè)運(yùn)行和發(fā)展都產(chǎn)生看變化，通過信息技術(shù)可以節(jié)省大量人力，準(zhǔn)確度更高，與傳統(tǒng)人工勞動相比，具有很多優(yōu)勢。檔案管理往往比較復(fù)雜枯燥，及其容易出錯，電子檔案的出現(xiàn)可以極大的縮小了工作量，更加便于檔案管理人員進(jìn)行管理，有效提升了工作效率。例如一些檔案數(shù)據(jù)的錄入，傳統(tǒng)檔案管理工作需要大量工作人員手工進(jìn)行抄錄，不僅要對文字進(jìn)行校對和存儲，投入大量資源，并且錄入信息的準(zhǔn)確度和科學(xué)性也較低。電子檔案管理的出現(xiàn)有效改變了這一現(xiàn)狀，通過信息技術(shù)對各項數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行收集、存儲，使得檔案數(shù)據(jù)錄入更加便捷，對于企業(yè)和政府部門而言至關(guān)重要。

（二）檔案分享更加便捷

傳統(tǒng)的檔案管理中難以在短時間內(nèi)有關(guān)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行搜索，還需要較為繁雜的程序，并且檔案調(diào)動范圍較小，在調(diào)動過程中容易出現(xiàn)檔案遺失或者檔案損耗的問題。電子檔案的出現(xiàn)可以有效解決這一問題，在辦公軟件的支持下，可以隨時對地的對信息進(jìn)行提取，提高檔案分享效果，當(dāng)前企業(yè)和政府運(yùn)行都處于公開狀態(tài)，各個環(huán)節(jié)聯(lián)系緊密，必須要對提高數(shù)據(jù)和信息的共享水平。企業(yè)和政府部門可以根據(jù)自身實(shí)際情況，設(shè)立科學(xué)合理的電子檔案管理制度，設(shè)置相關(guān)辦理部門，可以隨時對地的對電子檔案進(jìn)行提取，這樣不僅可以滿足工作需求，也可以節(jié)省資料查找時間，節(jié)省了大量的勞動力和時間成本。

（三）降低檔案管理成本

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中需要占用大量的空間，還需要多人負(fù)責(zé)，工作效率也非常低，造成了一定程度的資源浪費(fèi)，電子檔案管理出現(xiàn)之后極大的節(jié)省了檔案存儲空間，還節(jié)省了大量的人力，降低了檔案管理成本，電腦加密技術(shù)的出現(xiàn)也有效提升了檔案安全性，可以避免由于自然災(zāi)害等造成的材料損耗等問題，檔案的安全性更高。

三、電子檔案管理存在問題分析

（一）電子檔案管理制度不完善

在當(dāng)前的檔案管理過程中缺乏完善的檔案管理制度，由于電子檔案出現(xiàn)時間較短，大多數(shù)企業(yè)和政府部門檔案管理制度還未完成及時調(diào)整，造成電子檔案管理質(zhì)量較低。在檔案管理工作中，受到傳統(tǒng)管理理念限制，并且對檔案工作重視度不足，造成科學(xué)完善的電子檔案管理制度還未明確，電子檔案管理工作隨意性較強(qiáng)。

（二）電子檔案管理人員專業(yè)水平較差

通過實(shí)地調(diào)查發(fā)現(xiàn)大多數(shù)企業(yè)和政府部門的檔案管理工作都為得到充分重視，在一些政府部門這一現(xiàn)象更加嚴(yán)重。很多檔案管理人員認(rèn)為自己的工作作用不大，也不是核心工作，在工作過程中態(tài)度非常消極，不認(rèn)真對待檔案管理的現(xiàn)象也很常見。此外由于一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視度不足，并未配備專業(yè)檔案管理人員，或者是找一些兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理，這些人由于專業(yè)水平不足，難以對檔案實(shí)施有效管理。

（三）電子檔案管理程度較低

雖然電子檔案有著眾多優(yōu)勢，電子檔案也成為檔案管理的發(fā)展趨勢，但是在很多企業(yè)和政府部門中電子檔案應(yīng)用程度依然較低，在很多企業(yè)和單位依然使用傳統(tǒng)檔案管理，管理效率較低，耗費(fèi)了大量資源，還造成單位內(nèi)檔案管理水平比較落后，影響了企業(yè)和政府部門工作效率的提升。

四、電子檔案管理發(fā)展建議

（一）不斷提高電子檔案管理水平

電子檔案已經(jīng)成為了檔案管理的發(fā)展趨勢，因此政府部門和企業(yè)應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行升級，提高電子檔案管理質(zhì)量。由于一些領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理重視度不足，造成工作設(shè)備落后，難以適應(yīng)工作需求。針對這一問題，應(yīng)當(dāng)劃撥出專項資金，對檔案管理設(shè)備進(jìn)行升級改造，引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，從傳統(tǒng)的檔案管理模式變?yōu)殡娮訖n案管理模式，從而提升電子檔案管理水平。

（二）提升電子檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

單位的檔案管理水平與檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有著直接關(guān)系，因此提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)也是提升電子檔案管理水平的保證。企業(yè)和政府部門應(yīng)當(dāng)安排一些年輕工作者專門學(xué)習(xí)電子檔案管理知識，并且在實(shí)踐中應(yīng)用所學(xué)知識。還可以邀請相關(guān)專家學(xué)者到檔案管理部門進(jìn)行指導(dǎo)，及時調(diào)整期電子檔案管理制度，彌補(bǔ)制度漏洞。

（三）完善電子檔案管理制度

在電子檔案管理中由于缺乏制度保障，造成一些工作人員工作存在隨意性，影響了電子檔案管理質(zhì)量，因此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重視電子檔案管理制度建設(shè)，根據(jù)檔案管理工作實(shí)際情況，結(jié)合電子檔案特點(diǎn)。制定電子檔案查詢、錄入、銷毀等各個環(huán)節(jié)的制度，嚴(yán)格規(guī)范工作人員行為。也要規(guī)范檔案使用者，對于電子檔案申請程序、電子檔案復(fù)制等工作內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，避免出現(xiàn)檔案信息泄露的問題。

結(jié)語

綜上所述，電子檔案未來主要的檔案管理方式。電子檔案由于其低成本、易存儲、安全性高等優(yōu)點(diǎn)，在檔案管理中應(yīng)用越來越廣泛。電子檔案由于出現(xiàn)時間較短，對于其管理制度方面并不健全，因此要提高其重視度，加快完善管理制度，培養(yǎng)專業(yè)電子檔案管理人才，梳理電子檔案管理流程，提高電子檔案管理質(zhì)量，有效節(jié)省資源投入，提高檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]林亞杰.工程建設(shè)電子檔案管理新模式的實(shí)踐應(yīng)用[J].福建建設(shè)科技，2021，（05）：115-116.

作者簡介：謝英姿，女，遼寧開原，遼寧省開原市興開街道辦事處，科員，館員，本科，檔案管理。