王 珩

（青島農(nóng)業(yè)大學(xué) 山東·青島 266109）

檔案管理學(xué)是理論性和實踐性很強的應(yīng)用學(xué)科，要求學(xué)生通過實習(xí)，將所學(xué)專業(yè)知識與檔案管理工作或辦公室業(yè)務(wù)工作實際緊密結(jié)合，將專業(yè)知識轉(zhuǎn)化為專業(yè)工作技能與能力，為畢業(yè)后從事檔案工作或辦公室工作奠定一個良好的基礎(chǔ)。通過實習(xí)，讓學(xué)生進一步了解社會，了解有關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的現(xiàn)實情況，找出自己與社會需求之間的差距，明確今后努力的方向。

高校檔案是指過去和現(xiàn)在的高等學(xué)校及其所屬的單位和個人在從事教學(xué)、科研、教學(xué)管理和其他各項活動中直接形成的有保存價值的文字、圖表和聲像形式的歷史記錄。檔案管理的內(nèi)容如圖1所示，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用。

圖1：高校檔案館檔案管理流程圖

1 青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館檔案管理工作的現(xiàn)狀

2010年4 月，青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案室更名為青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館。2014年進行了改造搬遷工作，檔案館的環(huán)境條件使檔案保存、管理有了很大的提高和改善。

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施愈加完善

截至目前，檔案館的總建筑面積為608平方米，其中檔案庫房面積為518平方米，閱檔室28平方米，辦公室62平方米。庫房內(nèi)設(shè)置了檔案柜、密集架等檔案存儲設(shè)施，并且配有空調(diào)、吸塵器、復(fù)印機、掃描儀、光盤刻錄機、空氣消毒機和除濕機等專用設(shè)備（如表1所示）來輔助檔案的保管和管理工作。經(jīng)過多年的發(fā)展和完善，青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施愈加完善，基本能滿足檔案管理工作的需求。

表1：青島農(nóng)業(yè)大學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施數(shù)量

1.2 出臺多項規(guī)章制度

檔案館以《檔案法》《山東省檔案條例》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等為基礎(chǔ)，結(jié)合自己學(xué)校實際情況，陸續(xù)出臺了多項規(guī)章制度。《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理辦法》是學(xué)校檔案館總的管理辦法，里面規(guī)定了一些檔案基本管理辦法。對于學(xué)校而言，教學(xué)是重點，所以檔案館針對教學(xué)檔案專門制定了《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)教學(xué)檔案管理辦法》。在檔案分類方面，青島農(nóng)業(yè)大學(xué)制定了《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案實體分類方案》，有自己獨特的分類方案。根據(jù)分類不同，檔案資源載體不同，檔案館出具了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案規(guī)范，制定出《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、外事、出版、財會、聲像、人事、學(xué)生檔案等檔案工作規(guī)范》。在檔案保管、保密、借閱、統(tǒng)計、鑒定、轉(zhuǎn)遞等方面都制定了嚴(yán)格的規(guī)章制度。檔案館制定的一系列規(guī)章制度使檔案的管理、分類、保存、使用等方面都有法可依，有章可循，檔案管理工作越來越規(guī)范化。

1.3 數(shù)字化建設(shè)逐步推進

檔案數(shù)字化建設(shè)是指利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案等信息資源進行管理以及為師生和社會提供服務(wù)，進而提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。目前，青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館的數(shù)字化建設(shè)已初具規(guī)模，但是發(fā)展水平較低。首先青島農(nóng)業(yè)大學(xué)數(shù)字化建設(shè)將案卷目錄、歸檔文件目錄輸入計算機系統(tǒng)，建立了檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫，但是卷宗資料內(nèi)容還沒實現(xiàn)數(shù)字化，檔案館內(nèi)的資料主要還是以文本的形式進行歸檔立卷保存，紙質(zhì)還是主要的載體形式；其次，青島農(nóng)業(yè)大學(xué)依靠自身的校園網(wǎng)，實現(xiàn)了檔案館在線人工服務(wù)和自助服務(wù)，每年畢業(yè)生想查詢自己的檔案去向，就可以登錄青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館機構(gòu)，自主查詢，大大減少了檔案管理工作人員的工作量，也方便了學(xué)生查詢，但是學(xué)生的學(xué)籍檔案并沒有實現(xiàn)數(shù)字化，若因?qū)W習(xí)深造、工作升職等原因需要提供學(xué)籍檔案時，利用者還是需要去青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館內(nèi)查詢，網(wǎng)上并不能滿足利用需要；最后青島農(nóng)業(yè)大學(xué)為加強檔案館的網(wǎng)絡(luò)化、自動化管理，加速數(shù)字化建設(shè)，購進了“南大之星”檔案管理軟件。

1.4 檔案館工作人員結(jié)構(gòu)

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。隨著高校發(fā)展的需求，檔案管理人員的專業(yè)技能要求越來越嚴(yán)格，熟練程度要越來越高。青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館經(jīng)過多年的發(fā)展，管理人員的綜合素質(zhì)水平相對較高。如表2所示，館內(nèi)現(xiàn)有5名專職檔案管理人員，其中女性有4名，男性有1名，女性管理人員占大多數(shù)；年齡都是35歲以上，其中45歲以上4人，年齡偏高；學(xué)歷方面，平均水平較高，1名博士研究生，2名碩士研究生，2名本科生。館內(nèi)工作人員平均學(xué)歷水平較高，但檔案管理專業(yè)出身較少。

1.5 編研成果豐富

檔案館工作人員充分利用館藏檔案資源，先后編寫了《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)大事記》《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)機構(gòu)組織沿革》《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)年鑒》《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)校慶材料匯編》《校園精神文明建設(shè)文件匯編》《機構(gòu)與人員一覽表》《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)全宗介紹》《校史簡編》《各種數(shù)字匯編》等多種編研材料。檔案館豐富的編研成果對檔案信息的利用起到了較大的推動作用。

2 青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案保管條件需繼續(xù)改善

2.1.1 設(shè)備數(shù)量相對較少

實習(xí)中調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案館內(nèi)檔案柜數(shù)量為75組，密集架為67組，隨著高校招生規(guī)模的逐年增加，檔案柜和密集架數(shù)量也需要逐漸增多，同時也需擴大庫房面積。吸塵器、掃描儀和光盤刻錄機都僅有一臺，工作量較大或者機器出現(xiàn)故障時，會出現(xiàn)耽誤工作的現(xiàn)象。

2.1.2 部分設(shè)備較為落后

檔案保存需要特定范圍的溫濕度，實習(xí)中發(fā)現(xiàn)，檔案館有除濕機、空調(diào)、溫度計和濕度計等設(shè)備，工作人員也進行日常的溫度和濕度的監(jiān)測工作。檔案館冬季較為干燥，館內(nèi)缺少增濕機。在防火方面，檔案館有傳統(tǒng)的消防設(shè)備和防火卷簾，但防火裝備自動化程度不高，滅火設(shè)備完全需要人工操作。由于檔案庫房處于一樓位置，并有電梯入口，檔案館安裝有常規(guī)的監(jiān)控裝置和防盜門，如遇停電等事故時，仍存在一定的安全隱患。另外，檔案館缺少縮微拍照設(shè)備、字跡顯示儀和縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備。隨著檔案的逐年增加，破損檔案和字跡模糊檔案也會逐漸出現(xiàn)，檔案館也缺少一些修復(fù)設(shè)備和人員。

2.2 規(guī)章制度的執(zhí)行不嚴(yán)格

青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館管理制度較為完善，但是在制度執(zhí)行能力和保障力度上還有所欠缺，實際運作中落實不到位。

檔案館根據(jù)工作的需要和實際操作過程中發(fā)現(xiàn)的問題依次制定了《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理辦法》《青島農(nóng)業(yè)大學(xué)教學(xué)檔案管理辦法》等一系列檔案工作規(guī)章制度，并對檔案管理的運行操作做了詳細(xì)的說明和具體的分工。但是在檔案管理的實際運作中，有的檔案管理制度并沒有很好地執(zhí)行下來，一是專職工作人員少，并且檔案管理專業(yè)人員較少，只能做一些常規(guī)性的工作，缺少檔案管理的創(chuàng)新；另一方面是檔案館中有一部分是勤工助學(xué)的學(xué)生作為兼職人員，兼職人員缺乏對檔案館制度的深刻了解；最后，師生利用檔案時，有的不注意保護檔案資源，或者在無意中違反檔案管理的規(guī)章制度。所以檔案館制度要執(zhí)行落實到位，還需要全體師生的共同努力。

2.3 管理人員結(jié)構(gòu)不合理

2.3.1 檔案專業(yè)人員太少

學(xué)校檔案館配備的專職的檔案管理員較少，尤其是缺乏精通檔案專業(yè)管理的人員。檔案館中專職檔案管理人員中畢業(yè)于檔案專業(yè)院校的人數(shù)只占14.3%。所以，雖然現(xiàn)有檔案管理人員的文化水平雖然較高，但真正掌握高校檔案管理知識的人不是很多。青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館工作人員大多數(shù)沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)和實踐，對于檔案的收集、整理、歸檔、上架等的流程，僅僅根據(jù)青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理制度及以往的經(jīng)驗來操作，缺乏工作的創(chuàng)新性，檔案管理的方式過于僵化。有些工作人員也因為對檔案工作重要性認(rèn)識不足，應(yīng)及時收集的而沒有收集上來，收集上來的有的只是將材料簡單的放入檔案盒中，沒有科學(xué)的整理歸檔，這容易導(dǎo)致檔案的錯放和丟失，給學(xué)校檔案館的建設(shè)造成不必要的損失。

2.3.2 年齡總體偏大

由表2所知，35歲以下的檔案管理人員一個也沒有，而45歲以上的管理人員占80%，嚴(yán)重偏老齡化。年長者雖然嚴(yán)謹(jǐn)、穩(wěn)妥，但是他們的思想較為固化，難以接受新的理念以及新的管理方式。另外年長者一般對信息技術(shù)知識較為缺乏，并且相比較年輕人來說，他們接收新知識的能力也較為一般，這不利于檔案數(shù)字化的建設(shè)，甚至阻礙檔案數(shù)字化進程的加速。

表2：檔案館工作人員結(jié)構(gòu)

2.4 檔案數(shù)字化建設(shè)程度不高

2.4.1 缺乏高素質(zhì)的數(shù)字化人才

隨著檔案事業(yè)的急速發(fā)展，檔案的數(shù)量與日俱增，各地區(qū)的檔案館現(xiàn)代化管理水平也越來越高，在數(shù)字經(jīng)濟時代，數(shù)字技術(shù)是發(fā)展的重要引擎，以數(shù)字化為基礎(chǔ)的現(xiàn)代檔案管理對檔案館的員工隊伍也提出了更高的要求，檔案管理工作人員不僅需要具有檔案管理的專業(yè)知識，而且更需要掌握信息化技術(shù)的多學(xué)科專業(yè)知識人才。目前來看青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館比較缺少同時具備信息技術(shù)和檔案管理的專業(yè)人才，致使檔案數(shù)字化水平停滯不前，許多檔案館引入了較為先進的檔案管理軟件，但熟練應(yīng)用的員工極少，導(dǎo)致檔案館的數(shù)字化建設(shè)舉步維艱。

2.4.2 技術(shù)不成熟

隨著社會發(fā)展檔案館從傳統(tǒng)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變越來越快，逐漸用計算機技術(shù)代替了傳統(tǒng)檔案的管理方法。但現(xiàn)在檔案的數(shù)字技術(shù)還不成熟，還存在較多的問題。比如：檔案的保密工作，傳統(tǒng)的檔案管理的首要任務(wù)是安全保護，但電子環(huán)境中檔案安全保護的任務(wù)除了防止泄密以外，還需要防止數(shù)字信息的丟失、不可用和失真。由于磁性和光學(xué)載體存儲密度高，僅僅一張磁盤或光盤的丟失可能意味著成千上萬份檔案的丟失。另一方面是網(wǎng)絡(luò)的快速和便捷在為師生利用檔案提供方便的同時，也為泄密、修改和刪除等非法利用提供了方便。檔案的數(shù)字化依賴高新技術(shù)的支持，數(shù)字化的檔案需要信息共享、需要網(wǎng)絡(luò)傳遞和海量的存儲，這需要強大的技術(shù)支持，目前青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館內(nèi)暫時缺少這樣的信息技術(shù)人員。

2.4.3 缺少資金支撐

近年來，高校師生越來越認(rèn)識到檔案的重要性，高校檔案館愈加完善，但由于檔案的信息化功能，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和成果，在學(xué)校的資金投入方面，檔案館建設(shè)的投入和教學(xué)、科研相比力度要小得多。檔案館的數(shù)字化建設(shè)需要大量的人、財、物的投入，這些條件不能得到滿足，檔案館的數(shù)字化建設(shè)程度難以得到保證。

2.5 檔案資源未得到充分開發(fā)利用

檔案管理的最終目的是為了更好的開發(fā)利用。教學(xué)實習(xí)中發(fā)現(xiàn)檔案館的檔案信息未得到充分的開發(fā)利用。一方面由于當(dāng)今獲取信息的便捷性和師生對檔案館儲存信息的不了解，較少主動去檔案館查閱信息；另一方面考慮到一些檔案信息的保密性，目前青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館還不對外開放，這在一定程度上也限制了檔案信息的利用范圍。

3 解決青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館檔案管理問題的對策

3.1 加大資金投入，完善檔案館硬件設(shè)施

更新和完善檔案館硬件設(shè)施，是檔案得到良好保存的必備條件。一完善安全防范設(shè)施設(shè)備。包括入侵報警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、自動消防報警和消防聯(lián)動系統(tǒng)、自動滅火系統(tǒng)、應(yīng)急照明系統(tǒng)等。二完善檔案防護設(shè)施設(shè)備。包括溫濕度調(diào)控設(shè)備、機械通風(fēng)設(shè)備和檔案消毒殺蟲設(shè)備。三增加傳統(tǒng)保護技術(shù)設(shè)備。包括仿真復(fù)制、修復(fù)和裝裱設(shè)備。

3.2 加強依法治檔、增強師生規(guī)范用檔意識

檔案是高校發(fā)展的記錄和見證，對檔案進行良好的管理是推動自身發(fā)展、提高科研能力的重要內(nèi)容。高校檔案管理工作如何適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機遇,更好地服務(wù)于高校各項工作，是新時期高校檔案館所面對的新任務(wù)、新課題。檔案管理人員要加強對檔案管理工作的認(rèn)識，嚴(yán)格貫徹和落實好檔案館的各項規(guī)章制度，及時督促各個學(xué)院及行政部門按時對每個學(xué)期的檔案資料進行歸檔上交，對于不按時上交檔案的部門和存在問題的檔案及時的聯(lián)系檔案整理人員。同時，通過各種媒介宣傳檔案管理的各項制度，讓師生能夠詳細(xì)準(zhǔn)確地了解檔案管理制度和條例，依法規(guī)范用檔。設(shè)立“檔案開放日”，讓更多的師生了解的檔案，形成“我為檔案，檔案為我”的良好氛圍。

3.3 提高專業(yè)管理水平，加強隊伍建設(shè)

檔案管理要求管理人員具有良好的專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任意識，針對青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理人員具體情況，需要適當(dāng)思維靈活、年輕有活力的工作人員。另外，檔案管理人員的招聘過程要科學(xué)化，聘任有高的素質(zhì)和專業(yè)水平的檔案管理人員。最后，為了更好執(zhí)行學(xué)校檔案的管理制度，勝任高校檔案管理工作，青島農(nóng)業(yè)大學(xué)應(yīng)根據(jù)國家對高校檔案管理的要求，定期對管理人員培訓(xùn)，使他們及時接觸先進的管理理論、手段和方法，提高檔案管理效率。

3.4 加速推進檔案信息的數(shù)字化

利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。青島農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館目前已完成檔案目錄信息的數(shù)字化，但還沒有完成檔案信息的全部數(shù)字化，包括把紙張、照片、聲像檔案等全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息還有許多工作要做。

3.5 加大宣傳，拓展檔案利用途徑

為了拓展檔案利用途徑，最大程度發(fā)揮檔案的利用價值，擴大檔案工作的影響，檔案館應(yīng)加大檔案的宣傳工作。檔案館通過舉辦檔案展覽或在檔案館內(nèi)設(shè)立長期的展覽室，并且為讓查閱者一進入檔案館就對檔案的種類和如何查閱有一個基本的了解，檔案館應(yīng)設(shè)立陳列柜，詳細(xì)介紹檔案館的珍貴資料、檔案的基本分類和借閱流程等，更方便師生的利用。