陳智

（國網(wǎng)江蘇省電力有限公司阜寧縣供電分公司，江蘇 鹽城 224499）

新時(shí)代的信息技術(shù)給當(dāng)今社會帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的運(yùn)用也將迎來新的變化，管理方式也會在一定程度上得到優(yōu)化。檔案管理工作的完善，在一定程度上可以反映出該單位的組織管理工作水平，改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，能夠幫助企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營各項(xiàng)工作更快更好地進(jìn)行。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的作用

（一）提升企業(yè)競爭力

新時(shí)期，我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提高，企業(yè)面臨的市場競爭也更加激烈，要想在激烈的競爭中得以生存，企業(yè)就必須注重內(nèi)部管理，根據(jù)市場情況制定科學(xué)的戰(zhàn)略規(guī)劃。檔案信息作為企業(yè)中的重要信息，不僅反映了企業(yè)的發(fā)展歷程，而且對企業(yè)各個時(shí)期的發(fā)展情況進(jìn)行了詳細(xì)記錄，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通過有效對檔案信息進(jìn)行分析和觀察，能夠總結(jié)企業(yè)的發(fā)展變化，明確企業(yè)的發(fā)展前景，從而制定更為科學(xué)的決策規(guī)劃。在傳統(tǒng)模式下，企業(yè)檔案管理采用的是手工模式，難以實(shí)現(xiàn)信息化管理，管理者對紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行整理和保管，這樣企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要想詳細(xì)分析每個時(shí)期的檔案資料往往需要花費(fèi)較長的時(shí)間去尋找，不僅效率低下，而且所保存的檔案信息缺乏連貫性，難以發(fā)揮有利作用。而通過信息化檔案管理的開展，則能夠借助于計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行搜索，提升效率的同時(shí)，還可以提升信息的完整性，從而能夠促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做決策，推動企業(yè)綜合競爭力的提升。

（二）提高信息安全性

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式存在管理模式單一、空間不足、易受時(shí)間因素影響等問題。隨著我國社會的不斷進(jìn)步，這種檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段企業(yè)的檔案管理需求，很難進(jìn)一步提升檔案信息的利用率。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對檔案管理信息化工作予以足夠重視，積極進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，使檔案管理工作滿足當(dāng)前社會多元化的需求。以信息技術(shù)為依托，讓檔案管理的收集、處理及存儲工作更加安全和高效，還可以對檔案信息實(shí)施加密處理，進(jìn)而使檔案信息管理工作的安全性和利用率得到進(jìn)一步提升。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案制度比較落后

目前，雖然很多企業(yè)進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，但也引入了相應(yīng)的信息化系統(tǒng)。

但是所運(yùn)用的檔案制度依然是原有的，這些制度內(nèi)容缺乏操作性，與現(xiàn)有情況下企業(yè)的運(yùn)行情況不相符，所以難以發(fā)揮有利作用，亟待進(jìn)行完善。在這種傳統(tǒng)制度下企業(yè)檔案工作的開展也受到了影響，如缺乏明確的參考依據(jù)，檔案工作存在混亂現(xiàn)象，檔案工作者的行為難以統(tǒng)一與規(guī)范，檔案信息較為混亂等。可以說制度是工作開展的依據(jù)，在企業(yè)檔案工作日益發(fā)揮重要作用的大背景下，企業(yè)必須對檔案管理制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新，如此才能夠?yàn)闄n案管理效用的提升奠定基礎(chǔ)，切實(shí)使檔案工作發(fā)揮更好的作用。

（二）建立檔案管理信息化的意識不足

企業(yè)作為一個經(jīng)濟(jì)組織，把利潤最大化作為一切經(jīng)營活動的最終追求。這也造成一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理有偏見，認(rèn)為檔案管理不像生產(chǎn)、銷售或技術(shù)研發(fā)一樣可以直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此他們很少花費(fèi)精力關(guān)注檔案管理工作，更不會對檔案管理進(jìn)行投資?？梢灶A(yù)見，隨著企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級，后續(xù)必然出現(xiàn)存檔設(shè)備過時(shí)、檔案管理人員短缺等問題，然后又會衍生出檔案管理工作人員工作積極性不高，影響檔案管理工作效率的問題。此外，除了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對檔案管理的重視及創(chuàng)新觀念，企業(yè)檔案管理人員意識不強(qiáng)也是制約檔案管理信息化水平提升的關(guān)鍵因素之一。一方面，檔案管理人員對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理就是對信息進(jìn)行采集和整理，崗位可有可無，工作積極性不高。另一方面，一部分檔案管理人員的信息素養(yǎng)較低，缺乏對檔案管理信息化的認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理就是對紙質(zhì)資料的整理歸檔，既不熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)，更缺乏對檔案大數(shù)據(jù)支持企業(yè)經(jīng)營管理重要性的認(rèn)知。由于領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員缺乏對檔案管理信息化的認(rèn)知，因此進(jìn)一步放緩了企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的進(jìn)程。

（三）企業(yè)檔案工作人員信息化能力及檔案管理能力人才不足

既要有信息化能力，保證檔案資源的質(zhì)量和安全，又要有接收、管理和利用檔案的能力。檔案工作是為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的，檔案工作人員要有責(zé)任心為企業(yè)檔案管理工作做好服務(wù)，而現(xiàn)階段部分檔案工作人員缺乏為各業(yè)務(wù)部門服務(wù)的意識，采取較被動的等待工作模式，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息資源不能發(fā)揮其作用的尷尬局面，對助力生產(chǎn)起不到應(yīng)有的參考作用。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效措施

（一）完善檔案管理體制，優(yōu)化檔案管理模式

首先，要健全和完善企業(yè)檔案管理制度，明確企業(yè)檔案部門是檔案信息化建設(shè)的主體部門，構(gòu)建檔案部門與其他各個部門之間的溝通機(jī)制，做好職責(zé)的劃分，對各個部門的工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和分配。其次，對原有的檔案管理制度和體系進(jìn)行規(guī)范，結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況制定數(shù)據(jù)處理、電子文件處理辦法，使各項(xiàng)檔案信息得到標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時(shí)還要對數(shù)據(jù)、電子文件等的歸檔范圍進(jìn)行明確，確定保管條件，確保檔案信息有效、長期可讀。最后，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)綜合數(shù)字檔案室建設(shè)，使檔案管理工作與企業(yè)生產(chǎn)、業(yè)務(wù)、行政管理等數(shù)據(jù)的全面對接，使各類數(shù)據(jù)信息都能夠在線運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)全程管理。具體來看，構(gòu)建大數(shù)據(jù)綜合檔案室要對原有的檔案收集、管理模式等進(jìn)行改變，要將企業(yè)各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)作為檔案管理對象，并將不同類型、不同載體等的檔案信息都納入管理范圍內(nèi)，切實(shí)使檔案部門成為大數(shù)據(jù)綜合檔案信息部門。這就需要對原有的檔案信息搜集系統(tǒng)進(jìn)行變革，打通檔案部門與其他部門的聯(lián)系，構(gòu)建信息化管理七大平臺。同時(shí)，檔案工作者還要走出本部門，深入到企業(yè)的各個運(yùn)行環(huán)節(jié)，對各個層面的信息進(jìn)行調(diào)研，以掌握更為全面的信息

（二）創(chuàng)建檔案管理信息系統(tǒng)

在企業(yè)單位，檔案管理與一般定義的信息管理有很大的不同。傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)一般用于存儲一些基本的工作信息，是不足以滿足儲存一些重要的、專業(yè)的檔案信息，因?yàn)檫@些檔案信息都需要整理、分類、開發(fā)或者長期使用的，那么就需要一個強(qiáng)大的、細(xì)致的信息管理系統(tǒng)來進(jìn)行支撐。如果想要在檔案信息管理上充分地體現(xiàn)信息技術(shù)的價(jià)值，使信息化管理方法可以實(shí)際應(yīng)用于各企業(yè)單位上，就要從實(shí)際上確保檔案整理的效率以及質(zhì)量，需建立一個檔案信息管理系統(tǒng)。企業(yè)單位在運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的時(shí)候，要同時(shí)注意保留現(xiàn)有檔案信息管理技術(shù)上的優(yōu)點(diǎn)，繼而研發(fā)專業(yè)性的信息管理系統(tǒng)，從而可以滿足檔案管理的需求。要想建立好信息管理系統(tǒng)，就要做到以下三點(diǎn):一是要注重于在硬件方面的建設(shè)，專業(yè)化的信息管理系統(tǒng)對于網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)等設(shè)備都有很高的要求，所以，單位要把所用的網(wǎng)絡(luò)，電腦等計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行更新升級，儲存檔案信息的房間要裝有監(jiān)控設(shè)備，打好專業(yè)化系統(tǒng)創(chuàng)建的基礎(chǔ)。二是要注重在軟件方面的建設(shè)，購買穩(wěn)定優(yōu)質(zhì)的軟件，還要做好軟件調(diào)試、系統(tǒng)維護(hù)等多方面工作，設(shè)立專業(yè)人員專門管理軟件的運(yùn)行與操作。三是在建立專業(yè)性的管理系統(tǒng)的同時(shí)，要注重安全方面的考慮，特別是在系統(tǒng)建立完成后，一定要制定一個安全保障措施，建立網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，保證檔案信息不被病毒感染，確保檔案信息的完整性，與此同時(shí)要提前做好系統(tǒng)發(fā)生故障后的處理方案，以免檔案信息因系統(tǒng)故障造成損失。

（三）建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫

企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立信息數(shù)據(jù)庫。首先，內(nèi)部網(wǎng)和服務(wù)器建在企業(yè)內(nèi)部，企業(yè)文件數(shù)據(jù)以電子方式存儲在服務(wù)器或硬盤上。這樣可將企業(yè)檔案由傳統(tǒng)紙張數(shù)字頁面的線性順序轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)式的網(wǎng)狀順序。同時(shí)檔案信息數(shù)據(jù)庫要加入人工搜索及聯(lián)想搜索。在建設(shè)信息檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)可加入人工語言搜索以及聯(lián)想搜索，幫助工作者更加方便快捷地找出檔案信息。在企業(yè)產(chǎn)生新的檔案數(shù)據(jù)時(shí)，可以要求直接以數(shù)字信息的方式存入數(shù)據(jù)庫中。企業(yè)職能部門較多，業(yè)務(wù)較廣，所以需要對企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫目錄進(jìn)行細(xì)化，按照企業(yè)實(shí)際需求建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，以幫助管理者及時(shí)瀏覽處理企業(yè)信息。目前，常用的企業(yè)信息檔案數(shù)據(jù)庫目錄建設(shè)為“人事檔案數(shù)據(jù)庫、會計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫、聲音影像檔案數(shù)據(jù)庫、行政檔案數(shù)據(jù)庫”，如果是金融機(jī)構(gòu)，還可以針對業(yè)務(wù)對接人員，建立信貸檔案。

（四）整合檔案信息資源，創(chuàng)新檔案管理模式

檔案管理的職責(zé)和目的是為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供服務(wù)，以滿足生產(chǎn)經(jīng)營過程中對信息的需求，這也是對其工作有效性確認(rèn)的尺度?，F(xiàn)在各企業(yè)的管理模式大部分分為以下兩種：集中管理模式和分散管理模式，這兩種模式很難滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中對各方面數(shù)據(jù)的需求。因此，企業(yè)需要從一體化管理的系統(tǒng)模式入手，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行深入改革，建立檔案管理中心，將檔案資料、檔案背景資料及檔案本身等各方面信息綜合為一體，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中對各方面信息的需求。為了利用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，企業(yè)的檔案管理部門除了要堅(jiān)持對具體問題進(jìn)行具體分析的原則，還需要對自身進(jìn)行現(xiàn)代化改革，以管理的高效率為目的對檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新，此外企業(yè)需要建立完備的專業(yè)管理體系，在完整、準(zhǔn)確地錄入檔案的前提下，需要配備專業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)數(shù)據(jù)監(jiān)督，同時(shí)建立追責(zé)制度，以便在發(fā)生問題的第一時(shí)間找到負(fù)責(zé)人，從源頭上第一時(shí)間解決問題。通過一系列制度的完善，確保高效率的管理，同時(shí)降低數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。

（五）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高檔案管理人員信息化意識

一是增強(qiáng)企業(yè)管理和檔案管理人員的信息化意識。企業(yè)管理應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理信息化人才是檔案管理信息化建設(shè)的基石，因此企業(yè)要引進(jìn)一批計(jì)算機(jī)水平高、熟悉檔案信息技術(shù)的專業(yè)人才。要培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識，只有具備了較好的意識，檔案管理人員才會自覺地參與信息化檔案管理工作。二是在檔案人員招聘時(shí)，要充分考慮人員后續(xù)的崗位適應(yīng)性及軟件系統(tǒng)應(yīng)用等問題，要根據(jù)檔案管理信息化的具體要求招聘合適的人員。為了建設(shè)一支與企業(yè)轉(zhuǎn)型升級相適應(yīng)的現(xiàn)代檔案管理信息化人才隊(duì)伍，有必要為此類人力資源提供優(yōu)良的條件。三是加強(qiáng)崗位培訓(xùn)。企業(yè)可以根據(jù)自身需求和信息化技術(shù)更新發(fā)展?fàn)顩r，定期舉辦信息化技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)班，平時(shí)也可以發(fā)送各種檔案管理信息化技術(shù)和理論、案例資料等，督促檔案管理人員學(xué)習(xí)和借鑒，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。不斷提高檔案管理人員操作電子文檔和計(jì)算機(jī)的能力，提升管理人員學(xué)習(xí)的積極性，鼓勵他們積極參加企業(yè)舉辦的信息教育培訓(xùn)，增強(qiáng)自身對檔案安全保護(hù)意識，并不斷提高專業(yè)知識水平和工作效率

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息技術(shù)的運(yùn)用可以豐富有效信息的廣度和企業(yè)檔案管理的深度。然而，檔案管理信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，而是需要根據(jù)信息化的不斷發(fā)展，持續(xù)保持更新的一項(xiàng)長久性工作。但是當(dāng)前我國企業(yè)普遍存在檔案管理信息化建設(shè)水平不高的問題，具體表現(xiàn)在檔案制度落后，缺乏建立檔案管理信息化的意識等，無法得到充分運(yùn)用以及檔案信息安全管理水平不高等方面，文章提出的一系列措施希望為相關(guān)人員提供一些參考，詳細(xì)隨著新技術(shù)普及度的不斷提升，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平也將不斷提升。