于清媛

摘要：傳統(tǒng)檔案的管理方法存在諸多問題，無法滿足企業(yè)的運營需要。高效的檔案管理可以提高企業(yè)的經(jīng)濟收益，使得企業(yè)平穩(wěn)運行，通過引入信息技術(shù)，使收集、整理、搜索檔案資料變得更為方便，提供了優(yōu)質(zhì)的企業(yè)環(huán)境，促進了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展?；诖?，本篇文章對企業(yè)檔案綜合管理優(yōu)化對策進行研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案綜合管理;優(yōu)化對策

引言

新時期下，企業(yè)檔案管理工作機遇與挑戰(zhàn)并存。企業(yè)必須要正視檔案管理發(fā)展過程中的困難和挑戰(zhàn)，積極采取有效措施，改變檔案管理的類型和方法，以此緩解檔案管理的壓力，提高檔案管理的效率。除此之外，檔案管理人員在檔案管理的過程中可以有效應用信息技術(shù)，借助檔案管理系統(tǒng)為檔案管理提供技術(shù)支持。同時，企業(yè)的檔案管理部門要加大人才招聘力度，實現(xiàn)檔案綜合化管理，提高企業(yè)檔案管理人員的道德素質(zhì)和工作能力水平，推進新形勢下企業(yè)的檔案管理事業(yè)獲得更高大的進步。就企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀來看，檔案管理工作依舊存在諸多問題，如果這些問題不能得到有效解決，就會嚴重影響企業(yè)的發(fā)展，進而不利于我國經(jīng)濟社會的進步。

1企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

一是企業(yè)在項目管理中重業(yè)務發(fā)展、輕檔案管理。不少企業(yè)雖然制定了重大項目管理辦法，但在項目實施過程中，重視項目推進，以項目完成情況作為重要監(jiān)管維度，未對文件歸檔提出要求，且經(jīng)辦人員檔案意識淡薄，缺乏有效約束，造成項目檔案管理水平較低，存在項目合同等重要文件缺失等現(xiàn)象，產(chǎn)生企業(yè)運營管理的風險。二是企業(yè)在基建工程管理中重工程建設、輕檔案管理?；üこ虣n案是工程建設、維護、改擴建及使用的重要憑證和依據(jù)。在實際檔案檢查工作中，多次發(fā)現(xiàn)工程施工結(jié)束，圖紙、資料也隨之散失的現(xiàn)象。這反映出企業(yè)在基建工程管理中重項目建設、輕檔案管理的問題，不利于后續(xù)改擴建或維護管理，并增加管理成本。三是企業(yè)在大型設備引進中重采購管理、輕檔案管理。設備檔案是設備運行及維護保養(yǎng)的記錄。有些企業(yè)沒有建立相應的設備檔案。大型設備的設計、制造、安裝、調(diào)試等相關(guān)文件，以及維修、改造等相關(guān)圖紙、文字說明等資料未有效歸檔。設備檔案缺失反映了企業(yè)設備管理的漏洞，增加了設備運行、維護、保養(yǎng)的成本。

2企業(yè)檔案管理工作的實踐與創(chuàng)新

2.1實現(xiàn)信息化檔案管理

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，檔案管理信息化管理模式已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢，為了更好地促進企業(yè)檔案管理獲得平穩(wěn)的發(fā)展，就必須對企業(yè)的檔案管理融入信息化管理方式，促進企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新。同時，在企業(yè)檔案管理過程中，檔案管理工作部門必須要建立檔案管理制度，使企業(yè)檔案管理工作朝著規(guī)范化和制度化的方向發(fā)展，在企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)差錯時，要及時追究檔案管理人員的責任。檔案管理工作制度務必要從分層責任制度的角度出發(fā)，將工作進行細化處理，實現(xiàn)檔案管理責任落實到每一個崗位，規(guī)避檔案管理的風險，嚴禁出現(xiàn)信息泄露等一系列的風險問題。同時，企業(yè)檔案管理人員還必須定期接受檔案培訓教育，增強自身的道德素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)，提升信息化檔案管理水平。

2.2優(yōu)化信息檔案管理制度

信息化滿足了各種人群對信息的需求，數(shù)字檔案使信息獲取更為快速與便捷，需要一個良好的檔案管理工作體系。在信息化管理制度建設階段，為確保信息系統(tǒng)的連續(xù)性，使之充分發(fā)揮出檔案管理和運行模式的實用價值，在革新檔案管理和服務模式的背景下，把檔案信息化管理制度當作目前信息化檔案建設的首要任務，信息化管理制度也要結(jié)合企業(yè)的實際經(jīng)營狀況。電子文件大部分以數(shù)碼形式收錄在硬盤、磁盤等載體中，能夠通過通信網(wǎng)絡傳輸在計算機系統(tǒng)中讀取。要堅持科學管理的原則，成立企業(yè)綜合檔案室，專門負責電子文件的歸檔整理、儲存管理、驗收等工作。制定電子文件歸檔制度，安排專門的工作人員，確保電子文件歸檔的真實性，按照各種歸檔電子文件的類型，確定歸檔范圍、級別劃分和存儲時限。最終要在邏輯歸檔與物力歸檔兩個層面制定歸檔期限和移交載體檢查標準，確保存儲過程的安全性。要重點把檔案管理制度真正落實到管理實踐之中，明確管理標準與實施流程，提示管理規(guī)范性，不落下任何一個環(huán)節(jié)，制定檔案管理的優(yōu)化方案。從企業(yè)運營角度來看，多數(shù)企業(yè)達到了先進管理制度的建成，但由于沒有好的管理理念，致使檔案管理改革難以落實，對于這個問題，要從管理人員層面入手，使其深刻意識到檔案管理的意義，形成檔案管理意識。

2.3加強人員培訓，建設專業(yè)化企業(yè)信息檔案管理團隊

傳統(tǒng)企業(yè)信息檔案管理工作者，職業(yè)技能相對較弱，大部分企業(yè)認為信息檔案管理工作可有可無，管理人員并非專業(yè)工作者，為了提高信息管理工作的有效性，需要全面提高檔案工作人員的業(yè)務素養(yǎng)。首先，需要培養(yǎng)工作者專業(yè)意識，從傳統(tǒng)被動封閉的服務觀念中脫離出來。檔案信息管理工作者，并非只對檔案信息進行歸檔，同時還需要對檔案信息進行整理分析，檔案信息是記錄企業(yè)相關(guān)業(yè)務和工作的主要依據(jù)，所以企業(yè)檔案管理工作者在對檔案進行整理分析時，將更加全面了解企業(yè)的實際情況，可以結(jié)合檔案信息為企業(yè)領導提供合理的管理措施和意見，幫助領導做出更加準確有效的管理決定。其次，加強檔案信息管理工作者信息職業(yè)技能，目前大部分企業(yè)檔案管理工作者缺少信息化專業(yè)技能。最后，需要注重內(nèi)部人員培養(yǎng)工作，從外部引進專業(yè)人員的資本投入要明顯高于內(nèi)部員工培養(yǎng)，在進行企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設時，要對企業(yè)所有員工進行數(shù)字化培訓，要求所有員工按照數(shù)字化要求來完成檔案錄入。

結(jié)束語

檔案管理既是現(xiàn)代企業(yè)管理者統(tǒng)籌企業(yè)運營、加強企業(yè)監(jiān)管的重要依據(jù)，也是企業(yè)開展并購重組、基建項目管理及重大資產(chǎn)管理等工作的有效抓手。只有加強檔案管理工作，提升檔案管理能力，才能使企業(yè)在競爭中保持優(yōu)勢地位

參考文獻

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