倪晶

（廣州市南方人力資源評價中心有限公司，廣東 廣州 510000）

一、人事檔案概述

（一）人事檔案的內(nèi)涵意義

人事檔案是我國人事管理方面出臺的一項(xiàng)重要制度，檔案中詳細(xì)記錄了檔案持有人的工作經(jīng)歷以及政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容，對于個人的轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等方面起到憑證、依據(jù)和參考的作用。從檔案內(nèi)容方面來看，人事檔案相當(dāng)于個人的全面信息介紹，其中包括了個人的大部分成長歷程，在檔案中重要的人生節(jié)點(diǎn)信息在檔案中都會有明確的記錄。具體包括個人的求學(xué)經(jīng)歷、在高校的成績和專業(yè)技能學(xué)習(xí)情況、獲得的獎懲情況、工作履歷以及工作階段的升職任免等情況。同時人事檔案具有法律效益，檔案中記錄的信息都需要經(jīng)過人事部門的考核和程序上的肯定，因此人事檔案具有重要的使用和保存價值，加強(qiáng)人事檔案管理至關(guān)重要。另外人事檔案具備以下幾方面特點(diǎn)，分別是全面性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動態(tài)性、流動性和機(jī)密性。因?yàn)闄n案具備的特點(diǎn)及法律效益，以及我國人事檔案管理相關(guān)法律體系愈加完善，當(dāng)前幾乎所有的企業(yè)和事業(yè)單位在招收人才時，都會參考檔案內(nèi)容對人才的水平、職業(yè)素養(yǎng)、道德品質(zhì)等進(jìn)行考核。

（二）人事檔案的服務(wù)途徑

1.收集和完善人事檔案的信息。

隨著社會發(fā)展，人事檔案的作用愈加廣泛，隨著國家政策的要求，人事檔案與個人的職業(yè)發(fā)展及養(yǎng)老退休等關(guān)系愈加緊密，在對個人全面信息管理中發(fā)揮的作用愈加重要。同時檔案信息內(nèi)容不是一成不變的，隨著個人的經(jīng)歷，檔案中會逐漸添加各項(xiàng)信息內(nèi)容，因此，加強(qiáng)檔案信息收錄和更新至關(guān)重要。在傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)體制中，社會就業(yè)機(jī)會相對較少，再加上大眾的思想觀念狀況，人才流動現(xiàn)象相對較少，基于此，單位在開展信息收錄和統(tǒng)計時相對方便容易，并不需要花費(fèi)太多的時間和精力。隨著經(jīng)濟(jì)體制進(jìn)行改革，形成以市場為主導(dǎo)的經(jīng)濟(jì)體制，各行業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展活力得到激發(fā)，各領(lǐng)域逐漸擴(kuò)展規(guī)模形成新的經(jīng)營方式，市場的發(fā)展為人才提供了更多地選擇機(jī)會，人才流動頻率開始增加。到了大數(shù)據(jù)時代，人才的發(fā)展機(jī)遇數(shù)不勝數(shù)，職位或者單位變動情況十分常見，因此單位在統(tǒng)計人才信息時，難度增加，無法短時間內(nèi)準(zhǔn)確的記錄獲取真實(shí)信息，需要檔案管理部門加強(qiáng)與其他部門的聯(lián)系，如此才能有效地追蹤個人信息變化。

2.人事檔案信息數(shù)據(jù)精準(zhǔn)查詢。

隨著人事檔案相關(guān)管理政策逐漸完善，大部分單位在招聘、挖掘人才時都以檔案信息為參考，尤其是國有企業(yè)和政府部門對檔案信息的考核更加嚴(yán)格，基于此，在人才開發(fā)過程中起到關(guān)鍵作用的環(huán)節(jié)便是檔案信息查詢。由于人事檔案具有機(jī)密性，所以需要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行查詢。第一在查詢檔案信息時，需要出示有效證件或者有效工作文件。第二需要對前來查詢檔案數(shù)據(jù)的人員信息進(jìn)行收集詢問，做好記錄，從而有效規(guī)避檔案信息泄露風(fēng)險。第三，確定來人是否具備獲取相關(guān)信息的權(quán)限，并注意只提供涉及內(nèi)容，無關(guān)信息不能予以提供，做好人員信息保密工作。第四準(zhǔn)確核查待查詢信息的機(jī)密程度，嚴(yán)格按照等級權(quán)限提供檔案查詢服務(wù)。

3.人事檔案信息服務(wù)的個性化。

市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，導(dǎo)致各行業(yè)中企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，經(jīng)營項(xiàng)目不斷擴(kuò)增，同時對人才的需求也呈現(xiàn)多元化變化，對人才的具體需求標(biāo)準(zhǔn)不同，招聘挖掘人才時著重考察的項(xiàng)目也自然存在差異，例如金融單位更注重人才的品德素養(yǎng)和專業(yè)技能熟練程度；公安部門對個人品質(zhì)和職業(yè)經(jīng)歷等更為注重。不同的部門對人事檔案信息內(nèi)容關(guān)注的側(cè)重點(diǎn)不同，但當(dāng)前人事檔案數(shù)據(jù)是按照相關(guān)的條目進(jìn)行記錄的，這導(dǎo)致相關(guān)單位很難個性化的調(diào)取查詢所需的信息，因此為例更好地促進(jìn)人才開發(fā)，應(yīng)對當(dāng)事人的檔案信息進(jìn)行重新加工和整理，從而為客戶提供更具個性化的服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)時代背景為人才開發(fā)工作帶來的利弊

（一）帶來的益處

大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，為人事檔案的管理等工作帶來極大的便利，例如高科技技術(shù)研究理論和成果的應(yīng)用，幫助構(gòu)建數(shù)字化人事檔案；大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)檔案信息內(nèi)容共享，提高了信息的利用率；電子存檔的保存記錄，便于信息查找，開放式的檔案信息管理模式，為人才流動提供便利，信息平臺技術(shù)的支持，幫助人員可以在短時間內(nèi)完成人事檔案交接和轉(zhuǎn)存等。另外人事檔案在大數(shù)據(jù)技術(shù)幫助下，在人才開發(fā)中發(fā)揮了更大的作用，幫助企業(yè)準(zhǔn)確、迅速地將人員信息整理出來，便于往檔案上添加資料。

（二）帶來的弊端

大數(shù)據(jù)技術(shù)在為檔案管理和人才開發(fā)帶來便利的同時，也引發(fā)了一定的弊端，其中最為顯著的便是信息安全問題。電子檔案的普及，便于人們查找相關(guān)信息，但也帶來了不可控的安全風(fēng)險?，F(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)防護(hù)工作仍處于研究階段，無法確保全方位的信息安全，在受到病毒等惡意攻擊時，會出現(xiàn)信息泄露或者丟失現(xiàn)象，另外也存在遺忘或者數(shù)據(jù)錄入錯誤現(xiàn)象，這都為人事檔案信息安全造成了影響。基于技術(shù)帶來的弊端，在應(yīng)用大數(shù)據(jù)等技術(shù)時，對相關(guān)操作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)等有更高的要求，但結(jié)合實(shí)際情況來看，人事檔案管理人才缺口嚴(yán)重。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下人事檔案對人才開發(fā)的作用

人事檔案在傳統(tǒng)的管理模式中，通常只對本單位或者上級部門提供服務(wù)，在更新時，也以本單位人員為主，主要是對人才在本單位期間的德政勤績廉狀況進(jìn)行記錄，屬于封閉式的管理形式，此種方式收集的檔案信息存在不完整現(xiàn)象，使得檔案信息無法得到充分利用，阻礙了檔案共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而這是計劃經(jīng)濟(jì)體制下的獨(dú)有產(chǎn)物，對人才流動和人才配置造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。在社會高速發(fā)展?fàn)顩r下，當(dāng)前處于市場經(jīng)濟(jì)體制，同時科學(xué)技術(shù)得到大力發(fā)展，科技力量幫助企業(yè)拓展了新的發(fā)展領(lǐng)域，也導(dǎo)致人力資源市場的需求標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生了變化。結(jié)合當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時代背景，創(chuàng)新型、技能多樣化人才是關(guān)注重點(diǎn)。市場體制下，各行業(yè)之間競爭趨于白熱化，為了確保自身在激烈的競爭中占據(jù)更大優(yōu)勢，采用多元化的方式吸納人才。在此種背景下，人事檔案信息相關(guān)要求發(fā)生改變，對其數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性作出了嚴(yán)格的規(guī)定。另外人事檔案發(fā)揮的作用越來越大，逐漸形成了社會全民化趨勢，同時檔案的作用得到更多企業(yè)的認(rèn)識，調(diào)動、查閱檔案成為常見任務(wù)，因此采用開放式檔案管理制度是必然趨勢。結(jié)合大數(shù)據(jù)時代要求，人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理是發(fā)展重點(diǎn)，現(xiàn)階段大部分人事檔案內(nèi)容已經(jīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，相關(guān)部門充分借助網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建網(wǎng)上檔案信息數(shù)據(jù)庫，不僅有效實(shí)現(xiàn)信息共享也提高了信息利用率。同時網(wǎng)上檔案數(shù)據(jù)庫的建立對于流動人員而言有更大的幫助。最后人事檔案信息逐漸公開化對于人才開發(fā)也極為有利，人事檔案對個人信息記錄較為全面，對于各企業(yè)而言，在選拔人才時可提供更為準(zhǔn)確可靠的依據(jù)，進(jìn)而保證人才選拔質(zhì)量。

四、人事檔案在人才開發(fā)活動中的具體應(yīng)用

企業(yè)的發(fā)展離不開人才的幫助，為了更好地擴(kuò)展自身經(jīng)營業(yè)務(wù)項(xiàng)目，企業(yè)需要結(jié)合自身發(fā)展經(jīng)營情況，制定人才吸納計劃，然后采用多種渠道挖掘人才，并結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略需求對人才進(jìn)行培訓(xùn)，在上述過程中，人事檔案發(fā)揮了重要作用，因此合理運(yùn)用人事檔案對單位的人才開發(fā)工作有重要作用。

（一）人才招聘

招聘是企業(yè)合理挖掘人才的重要措施之一，尤其是國有企業(yè)和國家政府部門等機(jī)構(gòu)在招聘人員時，人事檔案都是重要的考核依據(jù)，查閱檔案也是選拔篩選人才的基礎(chǔ)工作。通常情況下，求職者通過多方面渠道了解招聘單位的基礎(chǔ)信息和招聘要求，以及對招聘崗位設(shè)置的要求，然后對照自身?xiàng)l件判斷相符程度，并決定是否參與應(yīng)聘，從而在海量招聘信息中找到與自身情況最符合的工作崗位，更好地展示自身才華，在崗位中作出成就。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用的時期，網(wǎng)絡(luò)招聘平臺數(shù)不勝數(shù)，為求職者提供了更為方便快捷的求職信息獲取通道，同時招聘單位也可以從招聘平臺快速了解求職者的基礎(chǔ)信息，然后準(zhǔn)確進(jìn)行定位選擇，與最為相符的人員開展交流，從而節(jié)省招聘時間。篩選出合適人選后，企業(yè)單位的檔案管理部門會收集人才的檔案資料，依據(jù)人事檔案對人才的個人信息進(jìn)行確認(rèn)以及核實(shí)求職者的經(jīng)歷，從而更好地為招聘錄取提供支持。

（二）人才培養(yǎng)

企業(yè)在發(fā)展過程中，會結(jié)合自身的發(fā)展需要，組織相關(guān)人員參與培訓(xùn)，提高員工的技能水平。例如在人員實(shí)際開展工作前的崗前培訓(xùn)，通過多種方式等讓員工對崗位工作任務(wù)有更為直觀地認(rèn)識，對企業(yè)實(shí)際組成和部門結(jié)構(gòu)等有一定的了解，這些內(nèi)容可以幫助員工盡快融入集體，有效開展工作。另外市場發(fā)展中，企業(yè)之間的競爭日益劇烈，為了提高自身的核心競爭力，企業(yè)也會定期組織員工開展技能培訓(xùn)，尤其是當(dāng)前處于大數(shù)據(jù)時代，新技術(shù)層出不窮，大數(shù)據(jù)被廣泛應(yīng)用到多個領(lǐng)域，比如財務(wù)、電子憑證等方面幾乎都涉及大數(shù)據(jù)技術(shù)，因此開展培訓(xùn)教育有實(shí)際意義。隨著社會的發(fā)展，培訓(xùn)方式呈現(xiàn)多元化發(fā)展，除了實(shí)地培訓(xùn)、實(shí)操培訓(xùn)外，還包括各種網(wǎng)上培訓(xùn)課程、網(wǎng)校教育等，培訓(xùn)內(nèi)容幾乎涵蓋各行各業(yè)所需知識，通過這些方式，對實(shí)現(xiàn)人才德、智、體全面發(fā)展有重要作用。現(xiàn)今多種培訓(xùn)方式中，例如網(wǎng)課、培訓(xùn)班等可以出具有效的結(jié)業(yè)證明，這些信息都屬于人事檔案資料內(nèi)容，可以將其添加到個人檔案中，對于個人日后發(fā)展有很好的輔助效果。

（三）人才使用

人才使用過程中，企業(yè)的人力資源管理部門會對人員的檔案信息進(jìn)行管理，負(fù)責(zé)記錄員工在本單位階段的具體崗位、工作成績、績效考核、繼續(xù)教育信息等多種內(nèi)容的收錄及管理，并根據(jù)這些信息內(nèi)容對員工的能力和工作態(tài)度作出具體評價，因此人事檔案是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管控的有力手段。在企業(yè)中，完善的人才管理制度建立是人才開發(fā)的必要條件，其中檔案管理制度是重要組成部分。企業(yè)多數(shù)都是通過實(shí)際調(diào)查和科學(xué)考核綜合來對員工進(jìn)行客觀評定，同時根據(jù)結(jié)果不斷調(diào)整人員組成結(jié)構(gòu)，還可根據(jù)員工的實(shí)際情況進(jìn)行崗位調(diào)整，將培養(yǎng)的人才安排在最合適的位置上，從而確保企業(yè)崗位人盡其才，為企業(yè)的發(fā)展作出真正的效用。盡可能地為企業(yè)節(jié)約人力資源成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

（四）人才測評

企業(yè)吸納人才后會通過實(shí)際情況判斷人才是否符合企業(yè)的發(fā)展需求。因此企業(yè)通常都會制定科學(xué)、合理的績效評定考核制度，并將其與員工的薪資待遇等相掛鉤，從而加強(qiáng)員工的工作積極性。所謂的人才測評考核的具體對象不是抽象的人，而是個體的內(nèi)在素質(zhì)及其表現(xiàn)出來的績效，通常分為人才測量和人才評價兩個部分，通過綜合評定結(jié)果對員工與企業(yè)的契合度進(jìn)行判斷，幫助企業(yè)加強(qiáng)對人才的深度了解，如今隨著科學(xué)技術(shù)的研究進(jìn)步，部分企業(yè)已經(jīng)通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行人才分析，科學(xué)、客觀地對員工的職位價值進(jìn)行評定，從而在技術(shù)手段支持下，充分挖掘人才的潛在價值，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)最大化奠定基礎(chǔ)。

（五）職業(yè)規(guī)劃

隨著社會發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)體制為企業(yè)提供了更多地發(fā)展機(jī)遇，也為人才帶來了多樣化的選擇渠道，較傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)體制而言，人才有更多的方式和途徑發(fā)揮自身的價值。例如網(wǎng)絡(luò)營銷、網(wǎng)上直播等新經(jīng)濟(jì)形式為人才帶來了多樣化的職業(yè)發(fā)展，同時也為員工的職業(yè)規(guī)劃帶來新的活力，而人事檔案的不斷完善，為員工的職業(yè)發(fā)展、自我未來規(guī)劃提供有力幫助。

五、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，充分發(fā)揮人事檔案的作用對人才開發(fā)活動有極大地幫助，隨著科技的發(fā)展，人事檔案管理方式越發(fā)先進(jìn)，同時也存在更多的安全問題，因此加強(qiáng)檔案管理制度完善，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)為企業(yè)人才選拔提供有力支持，另外檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了人才信息全覆蓋，對促進(jìn)社會發(fā)展有非凡意義。