李喆 任琳琳 陳瑩

摘? 要：通過(guò)業(yè)務(wù)流程生命周期和文檔生命周期（下稱“雙周期”）交互的全程視角探究業(yè)務(wù)流程管理和文檔管理交互關(guān)系的本質(zhì)。首先從業(yè)務(wù)流程管理和文檔管理兩方面分析企業(yè)文檔管理的現(xiàn)狀并提出“雙周期”交互的理念，明確“雙周期”概念并闡述“雙周期”交互的內(nèi)涵。再次探討“雙周期”交互的實(shí)質(zhì)，并從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和文檔信息的層面將“雙周期”的交互關(guān)系具象化。最后提出相應(yīng)的文檔管理方法，以期為企業(yè)“文檔—業(yè)務(wù)”交融管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：文檔生命周期;業(yè)務(wù)流程生命周期;文檔管理;業(yè)務(wù)流程管理;企業(yè)文檔

Abstract： This paper explores the nature of the interaction between business process management and document management from the perspective of the whole interaction between business process lifecycle and document lifecycle （hereinafter referred to as 'double cycle'）.Firstly， the paper analyzes the present situation of enterprise document management from two aspects of business process management and document management and puts forward the concept of' double cycle' interaction， clarifies the concept of double cycle and elaborates the connotation of 'double cycle' interaction. Secondly， The essence of the 'Double cycle' interaction is discussed and the 'double cycle' interaction relationship is embodied from the level of business data and document information. Finally， the paper puts forward the corresponding document management method， in order to provide reference for the 'document-business' integration management of enterprises.

Keywords： Records lifecycle business process lifecycle records management business process management; Enterprise document

市場(chǎng)需求的多變和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整要求企業(yè)不斷提升自身價(jià)值，而業(yè)務(wù)流程作為企業(yè)運(yùn)行的脈絡(luò)，直接決定企業(yè)的作業(yè)邏輯;業(yè)務(wù)流程運(yùn)行是否通暢、快捷則直接關(guān)系到企業(yè)運(yùn)行的效率和效益。[1]因而企業(yè)需要持續(xù)關(guān)注并優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，以更好地協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)伙伴關(guān)系、提升對(duì)顧客需求的響應(yīng)能力。完整的業(yè)務(wù)流程管理應(yīng)包括流程建模、流程實(shí)施、流程評(píng)價(jià)和流程改善等幾個(gè)階段，它們相互依存、相互聯(lián)系，共同構(gòu)成了流程管理的完整生命周期。[2]同時(shí)，企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理實(shí)質(zhì)上是信息流、物流、資金流和一系列相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)的集合，而信息流的作用則體現(xiàn)為對(duì)業(yè)務(wù)流程中資源的執(zhí)行和控制。[3]文件、檔案作為信息流的載體貫穿于企業(yè)業(yè)務(wù)流程的全過(guò)程管理，是支撐企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，形容文檔為“業(yè)務(wù)活動(dòng)的血液”恰如其分。[4]

在信息和數(shù)據(jù)爆炸的時(shí)代，企業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到文檔管理的重要性，改變了文檔人員“只是扮演保管者角色”的固有印象，并從文檔著手進(jìn)行信息分析和信息挖掘，幫助企業(yè)明晰市場(chǎng)發(fā)展動(dòng)向，提取其中隱含的有用信息和知識(shí)以應(yīng)用于企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展。因而進(jìn)行文檔管理與業(yè)務(wù)管理的交融、發(fā)揮文檔對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)的支持作用逐漸成為學(xué)者研究的重點(diǎn)，如構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的歸檔集成框架[5]、實(shí)現(xiàn)數(shù)字環(huán)境中文件管理系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)相結(jié)合[6]、建立業(yè)務(wù)分類方案和后端存儲(chǔ)系統(tǒng)相結(jié)合的文件存儲(chǔ)庫(kù)模型[7]等。然而現(xiàn)有研究對(duì)于二者的關(guān)系缺乏從全程觀，即文檔生命周期和業(yè)務(wù)流程生命周期的視角研究。

“全程管理”在文件管理領(lǐng)域是由何嘉蓀、傅榮校等為代表的學(xué)者提出來(lái)的管理觀念，強(qiáng)調(diào)文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期的全過(guò)程管理。[8][9]根據(jù)“全程管理”的理念，筆者認(rèn)為“全程觀”可拓展至其他具有生命周期性的管理過(guò)程，如業(yè)務(wù)流程生命周期的管理。本文從“全程觀”的視角出發(fā)，嘗試探究“雙周期”間的交互，并將其具化為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流和文檔信息流之間的交互，旨在探究業(yè)務(wù)流程管理和文檔管理交互關(guān)系的本質(zhì)，并在此基礎(chǔ)上提出基于全程觀的企業(yè)文檔管理性方法。

1 企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀分析

在企業(yè)中，由于不直接創(chuàng)造價(jià)值，文檔管理部門往往只作為非主流的功能性部門存在，甚至多數(shù)企業(yè)未設(shè)單獨(dú)的文檔部門，而將文檔管理的工作依次分布于文檔各形成部門，僅有少部分企業(yè)如核電企業(yè)設(shè)有專門的文檔信息處，并進(jìn)行文檔管理與業(yè)務(wù)管理交融的實(shí)踐。本文將企業(yè)文檔管理方面存在的不足歸納如下。

1.1 企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理較少重視文檔連續(xù)管理。企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理在業(yè)務(wù)流程的建立和規(guī)范的基礎(chǔ)上，主要聚焦于業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和業(yè)務(wù)流程重組兩個(gè)方面。[10][11]

但是，企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和重組的相關(guān)實(shí)踐較少提到對(duì)文檔資源的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和利用，同時(shí)缺乏對(duì)文檔進(jìn)行全過(guò)程的連續(xù)管理，導(dǎo)致企業(yè)文檔管理難以按照其全生命周期的正常規(guī)律開(kāi)展。在企業(yè)管理中，雖然業(yè)務(wù)系統(tǒng)較為重視文件資源，[12]卻忽略了文檔管理對(duì)業(yè)務(wù)流程管理的支持作用。

1.2 企業(yè)文檔生命周期管理未延展至業(yè)務(wù)前端。近年來(lái)，企業(yè)逐漸重視文檔管理在業(yè)務(wù)流程中的作用，并引入“文檔全生命周期”的思想。[13]然而，囿于業(yè)務(wù)主導(dǎo)，企業(yè)“業(yè)務(wù)文檔化”思維仍未轉(zhuǎn)變。[14]因此，企業(yè)未將文檔生命周期管理深入企業(yè)業(yè)務(wù)前端，未對(duì)業(yè)務(wù)文檔信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和挖掘并以此為依據(jù)調(diào)整業(yè)務(wù)活動(dòng)，“文檔業(yè)務(wù)化”[15]模式尚未形成。

2 理念提出：基于全程觀的“雙周期”交互

“雙周期”并不是對(duì)兩周期名詞概念的簡(jiǎn)單合并，而是探索文檔生命周期和業(yè)務(wù)流程生命周期之間的交互關(guān)系。對(duì)于業(yè)務(wù)流程管理來(lái)說(shuō)，能更好地分析和挖掘業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以指導(dǎo)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與重組;對(duì)文檔管理來(lái)說(shuō)，能更好地以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，發(fā)揮對(duì)業(yè)務(wù)的原動(dòng)力作用。

2.1 業(yè)務(wù)流程生命周期和文檔生命周期的概念

2.1.1 業(yè)務(wù)流程生命周期。與產(chǎn)品的一生需經(jīng)歷調(diào)研、設(shè)計(jì)、工藝、制造、銷售、維修、報(bào)廢等多階段類似，業(yè)務(wù)流程也具有鮮明的階段性特點(diǎn)。[16][17]這些特點(diǎn)包括識(shí)別需求、設(shè)計(jì)流程、執(zhí)行并優(yōu)化流程、流程重組，[18]或流程設(shè)計(jì)、建模、實(shí)施到流程評(píng)價(jià)和優(yōu)化等。[19]本文從時(shí)間角度將業(yè)務(wù)流程劃分為識(shí)別需求階段、設(shè)計(jì)流程階段、執(zhí)行流程階段、流程優(yōu)化階段和流程重組階段五個(gè)全生命周期過(guò)程，并將它稱為業(yè)務(wù)流程生命周期（Business Process Life Cycle，BPLC）。[20]

2.1.2 文檔生命周期。文件生命周期理論是檔案學(xué)的基礎(chǔ)性理論，國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)“文件生命周期”的概念界定基本一致，指的是文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程，并有明顯的階段性特征。[21]澳大利亞檔案學(xué)者弗蘭克·阿普沃德等人對(duì)此提出文件連續(xù)體的概念。[22]在文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論的基礎(chǔ)上，文檔一體化管理成為現(xiàn)代企業(yè)重要的文檔管理理念與方法。

本文以此為基礎(chǔ)，提出新環(huán)境下“文檔生命周期”的概念，強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)內(nèi)容：一是文檔現(xiàn)行階段、半現(xiàn)行階段和非現(xiàn)行階段的階段邊界模糊性;二是對(duì)文檔生命運(yùn)動(dòng)的不同時(shí)間里所采取的捕獲、保管、處置、利用和保存等行動(dòng)的階段劃分模糊性和此類行動(dòng)的文檔生命周期代表性。

2.2 業(yè)務(wù)流程生命周期和文檔生命周期的交互。從“雙周期”間的關(guān)系上看，文檔的全程管理強(qiáng)調(diào)的是自文件產(chǎn)生之初將其捕獲、保管、處置、利用等工作環(huán)節(jié)有機(jī)聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期的管理。[23]業(yè)務(wù)的全程管理則是指把業(yè)務(wù)無(wú)縫銜接起來(lái)，使各部門協(xié)同辦公，保障主體信息在空間和時(shí)間上的完整性和延續(xù)性，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的一體化管理。[24]

“雙周期”交互的核心思想是從全程觀的角度，即業(yè)務(wù)流程生命周期和文檔生命周期的視角出發(fā)，以企業(yè)業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，調(diào)整文檔管理與業(yè)務(wù)管理相適應(yīng)。

首先，全程觀視角要求以業(yè)務(wù)流程生命周期為主線，關(guān)注各業(yè)務(wù)流程的階段特點(diǎn)，在識(shí)別需求階段以業(yè)務(wù)目標(biāo)為導(dǎo)向了解流程設(shè)計(jì)考慮因素，設(shè)計(jì)流程階段明確資源消耗、功能設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)支持，執(zhí)行流程階段記錄流程運(yùn)行實(shí)例，流程優(yōu)化階段診斷并解決流程問(wèn)題，流程重組階段參考流程知識(shí)數(shù)據(jù)完成流程再造，并及時(shí)生成業(yè)務(wù)流程圖。[25]

其次，由于企業(yè)文檔數(shù)據(jù)資源往往伴隨企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生，企業(yè)的業(yè)務(wù)過(guò)程對(duì)于企業(yè)的文檔管理至關(guān)重要，全程觀視角要求企業(yè)文檔管理人員明晰企業(yè)各業(yè)務(wù)流程圖，進(jìn)而以此為依據(jù)繪制并定期修改“數(shù)據(jù)流程圖”，以調(diào)整“數(shù)據(jù)流程圖”與企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)變化相適應(yīng)，從而保證文檔人員能夠了解并反映企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展的實(shí)際情況。[26]

最后，全程觀視角要求以文檔生命周期為業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，一方面在業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展之初預(yù)估數(shù)據(jù)流的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，在業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中驗(yàn)證并捕捉業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流固化為文檔信息流作路徑參考;另一方面文檔在完成生命周期的流轉(zhuǎn)后，應(yīng)發(fā)揮其業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)的作用，即承載其產(chǎn)生、修改、提交、轉(zhuǎn)換等流轉(zhuǎn)過(guò)程中的版本控制、訪問(wèn)權(quán)限、技術(shù)背景等過(guò)程性記錄，更好地為企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展提供信息參考作用，從而提升企業(yè)業(yè)務(wù)的敏捷性。[27]

總的來(lái)說(shuō)，要使文檔管理以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，發(fā)揮業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的能動(dòng)作用，需要業(yè)務(wù)管理和文檔管理的統(tǒng)籌配合，并從生命周期的全程角度出發(fā)，在業(yè)務(wù)流程管理中考慮文檔的連續(xù)管理，同時(shí)將文檔生命周期管理延展至業(yè)務(wù)前端，如圖1所示。

3 關(guān)系構(gòu)建：“雙周期”中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和文件要素的交互

3.1 理論支撐：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與文件三要素。根據(jù)DIKW模型，文檔所承載的信息流為數(shù)據(jù)與其背景相結(jié)合的產(chǎn)物。[28]從業(yè)務(wù)的角度來(lái)看，其本質(zhì)是數(shù)據(jù)流。隨著企業(yè)數(shù)字化進(jìn)程的加快，企業(yè)的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的產(chǎn)品數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)等各類數(shù)據(jù)不斷流動(dòng)形成數(shù)據(jù)流。

從文檔的角度來(lái)看，其本質(zhì)是信息流。“文件組成三要素說(shuō)”認(rèn)為，文件是由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成的。 [29]以“文件三要素說(shuō)”為基礎(chǔ)的文檔管理在新時(shí)代背景下仍然具有旺盛的生命力，如業(yè)務(wù)文件的“內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、和背景”三要素便是特定業(yè)務(wù)場(chǎng)景下業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)目標(biāo)的有機(jī)結(jié)合。[30]

如圖2所示，以企業(yè)銷售業(yè)務(wù)為例，其中的發(fā)貨數(shù)據(jù)如收貨單位、運(yùn)輸方式、付費(fèi)方式等應(yīng)與相應(yīng)的銷售業(yè)務(wù)場(chǎng)景，包括銷售業(yè)務(wù)目標(biāo)、銷售業(yè)務(wù)具體活動(dòng)等結(jié)合起來(lái)，即通過(guò)文檔將銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)固化，以特定的信息結(jié)構(gòu)使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以信息流的方式不斷流轉(zhuǎn)。

3.2 企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與文件三要素的交互。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中對(duì)信息處理的數(shù)字化、共享和交互的要求越來(lái)越高，海量數(shù)據(jù)的生成導(dǎo)致文件存儲(chǔ)難度加大，部分學(xué)者聚焦于構(gòu)成文件的數(shù)據(jù)，而不是文件本身。然而，數(shù)據(jù)是從機(jī)器的角度出發(fā)，注重機(jī)器處理的便利性;文件是從人的角度出發(fā)，注重人的接收性，而業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的數(shù)據(jù)流是難以直接面向人使用的。[31]業(yè)務(wù)管理同時(shí)涉及人和機(jī)器兩個(gè)主體，不僅面向自動(dòng)化系統(tǒng)，而且離不開(kāi)人的推動(dòng)和指引。因此，需要將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與特定的業(yè)務(wù)場(chǎng)景結(jié)合起來(lái)，從而使以文件為載體的信息流帶動(dòng)企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)物料、資金的有序和高效流動(dòng)，提高業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展效率。

3.2.1 從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到文件信息?！皬臉I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到文件信息”的必要性體現(xiàn)在數(shù)據(jù)與背景和結(jié)構(gòu)關(guān)聯(lián)的重要性上。將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與其產(chǎn)生背景和展現(xiàn)形式相結(jié)合，不僅有利于固化業(yè)務(wù)流程的開(kāi)展和優(yōu)化成果，[32]還將保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，為接下來(lái)的活動(dòng)開(kāi)展提供依據(jù)。

“從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到文件信息”不同于傳統(tǒng)電子文件管理系統(tǒng)中的“業(yè)務(wù)文檔化”過(guò)程，即“以文件形式簡(jiǎn)單地記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)”，新環(huán)境下“從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到文件信息”的特點(diǎn)體現(xiàn)為以下兩個(gè)方面。一是記錄范圍發(fā)生變化，過(guò)去企業(yè)中各個(gè)部門的業(yè)務(wù)文檔記錄通常從本部門工作的開(kāi)展角度出發(fā)，然而業(yè)務(wù)部門與文檔部門的打通要求業(yè)務(wù)文檔記錄不僅考慮本部門活動(dòng)的開(kāi)展，還要考慮與其他部門的協(xié)作。二是記錄內(nèi)容發(fā)生變化，不僅包括業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生的事實(shí)結(jié)果記錄，還要對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行多元分析，從多個(gè)角度解讀業(yè)務(wù)開(kāi)展的事實(shí)過(guò)程，以形成過(guò)程性記錄，[33]并且在捕獲文件信息內(nèi)容的同時(shí)獲取文件形成與使用的背景信息等支持性元數(shù)據(jù)，以保持二者間的有機(jī)關(guān)聯(lián)。

3.2.2 從文件信息到業(yè)務(wù)流程?！皬奈募畔⒌綐I(yè)務(wù)流程”的必要性體現(xiàn)在企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展的連續(xù)性上。一方面，業(yè)務(wù)活動(dòng)的進(jìn)行離不開(kāi)數(shù)據(jù)信息的指導(dǎo)。企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)可分為“流程之中”的運(yùn)轉(zhuǎn)和“流程之間”的運(yùn)轉(zhuǎn)，[34]具體業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展由不同主體進(jìn)行，而文件作為業(yè)務(wù)信息的載體由不同主體調(diào)用，流轉(zhuǎn)于各個(gè)業(yè)務(wù)流程階段中，保證了業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)聯(lián)性和連續(xù)性。另一方面，如果說(shuō)“從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到文件信息”強(qiáng)調(diào)的是文件對(duì)事實(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行固化形成過(guò)程性和結(jié)果性信息，那么“從文件信息到業(yè)務(wù)流程”則不只是有利于人們結(jié)合情境對(duì)信息進(jìn)行準(zhǔn)確的解讀，更重要的是對(duì)文件信息進(jìn)行二次加工和挖掘，以捕捉文件信息中的規(guī)律，反哺業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展，形成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的價(jià)值閉環(huán)。[35]

因此，固化的文件信息作為可信任的資源在業(yè)務(wù)“流程之中”和業(yè)務(wù)“流程之間”運(yùn)轉(zhuǎn)，為業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展提供有效支撐，[36]并從業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的角度強(qiáng)調(diào)文件信息對(duì)業(yè)務(wù)的浸透。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與文件信息的交互關(guān)系如圖3所示。

4 實(shí)現(xiàn)方式：以“雙周期”交互為核心的文檔管理思路

本研究提出的文檔管理實(shí)現(xiàn)方式并非指技術(shù)性手段，而是指以文檔管理部門為主體所進(jìn)行的文檔管理活動(dòng)所需要的管理性方法。文檔管理分布于企業(yè)各業(yè)務(wù)部門和文檔管理機(jī)構(gòu)，在企業(yè)業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，明確企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流，實(shí)現(xiàn)“雙周期”交互的文檔管理需要相應(yīng)的管理思想和管理方法的支持。

4.1 以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向的文檔管理。從文檔的全生命周期的視角來(lái)看，以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向的文檔管理的關(guān)鍵在于文檔關(guān)鍵管理活動(dòng)中各業(yè)務(wù)部門的參與。第一，文檔產(chǎn)生前的標(biāo)準(zhǔn)制度規(guī)定。為保證各模塊做到統(tǒng)一制度、分級(jí)管理和人員管理文檔的一致性，企業(yè)在進(jìn)行文檔管理制度的頂層規(guī)劃、編寫和發(fā)布的過(guò)程中，需要將為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供信息服務(wù)作為其終極目標(biāo)和制定前提，以保證使文件的形成和管理有章可循。[37]第二，文檔管理過(guò)程中的內(nèi)容鑒定。在開(kāi)展文檔內(nèi)容鑒定工作時(shí)，立足于文件產(chǎn)生的原因，從而克服鑒定過(guò)程中的主觀性、增強(qiáng)鑒定過(guò)程的客觀性;鑒定工作小組應(yīng)由文件形成者、業(yè)務(wù)人員和文檔管理人員三方的參與，使企業(yè)文檔管理活動(dòng)尊重企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際特點(diǎn)，真正貼近企業(yè)業(yè)務(wù)的真實(shí)需求。[38]最后，文件歸檔時(shí)，建立跨部門的協(xié)同工作組。在領(lǐng)導(dǎo)體制和具體實(shí)施兩個(gè)層面上確定歸檔工作的具體權(quán)責(zé)，包括協(xié)調(diào)各參與方的合作關(guān)系、推進(jìn)文件歸檔工作，針對(duì)不同業(yè)務(wù)部門梳理業(yè)務(wù)流程及文件形成情況、制訂歸檔方案、實(shí)施歸檔工作等。[39]標(biāo)準(zhǔn)制定、內(nèi)容鑒定、文件歸檔等關(guān)鍵管理活動(dòng)將保證文檔在現(xiàn)行階段、半現(xiàn)行階段和非現(xiàn)行階段的有效管理。

4.2 嵌入業(yè)務(wù)的文檔管理機(jī)制。從“文檔-業(yè)務(wù)”融合的角度來(lái)看，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段同時(shí)建設(shè)文件管理系統(tǒng)是將文檔管理嵌入業(yè)務(wù)管理中行之有效的方法。一方面，將文檔管理嵌入業(yè)務(wù)管理有助于將文檔的捕獲、處置等管理活動(dòng)提前到業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段進(jìn)行研究和開(kāi)展，從而使得文檔借助系統(tǒng)的業(yè)務(wù)組件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理。[40]另一方面，將文檔管理嵌入業(yè)務(wù)管理有利于從業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段就明確文檔的分類組織，文檔分類是指在文檔管理活動(dòng)中依據(jù)分類體系中所規(guī)定的邏輯結(jié)構(gòu)、方法和程序規(guī)則，按照類目對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)和文件進(jìn)行的系統(tǒng)標(biāo)識(shí)和整理，[41]文檔分類“并不僅是為了描述文件的內(nèi)容或者便于檢索，其根本目的在于維護(hù)文件與產(chǎn)生文件的業(yè)務(wù)活動(dòng)之間的關(guān)聯(lián)，將文件置于業(yè)務(wù)活動(dòng)背景之中，使得一組相關(guān)聯(lián)的文件能夠重現(xiàn)產(chǎn)生文件的業(yè)務(wù)活動(dòng)之間的關(guān)聯(lián)”。[42]文件分類方案應(yīng)建立在對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程分析的基礎(chǔ)上，即在分類時(shí)就綜合考慮文檔生成的業(yè)務(wù)背景、業(yè)務(wù)目標(biāo)和業(yè)務(wù)活動(dòng)，以維護(hù)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件之間的有機(jī)關(guān)聯(lián)，便于文件在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中被更好地理解、管理和查找，從而不僅發(fā)揮文檔的記錄性作用，同時(shí)嵌入業(yè)務(wù)的文檔管理機(jī)制將更好地發(fā)揮文檔對(duì)業(yè)務(wù)的參考和反哺作用。

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（作者單位：李喆、陳瑩，福建福清核電有限公司;任琳琳，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院 來(lái)稿日期：2021-05-13）