李志榮

（東莞市南城社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，廣東 東莞 523000）

0 引言

協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)結(jié)合辦公流程而專(zhuān)門(mén)搭建的一種辦公系統(tǒng)。目前市面上協(xié)同辦公軟件眾多，但各個(gè)單位部門(mén)的工作內(nèi)容都具有自身的特殊性，因此具備條件的單位都會(huì)根據(jù)自身的實(shí)際需求，以自主開(kāi)發(fā)的方式設(shè)計(jì)一套具有針對(duì)性的協(xié)同辦公系統(tǒng)，而中國(guó)疾控中心自主研發(fā)的協(xié)同辦公系統(tǒng)則是這類(lèi)自主設(shè)開(kāi)發(fā)協(xié)同辦公系統(tǒng)中較為成功的典范[1]。在線辦公軟件是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在云端創(chuàng)建Word、Excel等各類(lèi)型的數(shù)據(jù)文檔，用戶(hù)可通過(guò)計(jì)算機(jī)、智能手機(jī)等多種設(shè)備同時(shí)對(duì)云端數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)編輯和查看，且云端數(shù)據(jù)具備實(shí)時(shí)更新及保存的功能。

1 協(xié)同辦公工具的現(xiàn)況分析

1.1 協(xié)同辦公系統(tǒng)。OA系統(tǒng)的初衷是通過(guò)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化等新技術(shù)的介入，使辦走向無(wú)紙化、數(shù)據(jù)化、程序化，從而達(dá)到提高辦公效率及質(zhì)量的目的。我國(guó)辦公系統(tǒng)從1985年的起步至今已經(jīng)歷了兩個(gè)發(fā)展階段，在此發(fā)展期間辦公系統(tǒng)不僅完成了無(wú)紙化、數(shù)字化的目標(biāo)，而隨著計(jì)算機(jī)性能的提升、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的革新及計(jì)算機(jī)編程從業(yè)人員的增長(zhǎng)，各種協(xié)同辦公系統(tǒng)的性能都有了明顯的進(jìn)步。企事業(yè)單位通過(guò)購(gòu)買(mǎi)或自主開(kāi)發(fā)協(xié)同辦公系統(tǒng)，使得單位內(nèi)部的日常工作能夠以流程自動(dòng)化、規(guī)范化的方式，快速有效地處理單位內(nèi)部的各種事務(wù)。

1.2 在線辦公軟件。在線辦公軟件是一種基于云端技術(shù)的軟件，目前市面上使用最為廣泛的在線辦公軟件有谷歌文檔、騰訊文檔、金山文檔、石墨文檔等。此類(lèi)軟件以云端為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)軟件的架構(gòu)和功能，用戶(hù)只需通過(guò)在云端創(chuàng)建Word、Excel等數(shù)據(jù)文檔后即可隨時(shí)隨地與他人協(xié)同編輯文檔。在線辦公軟件能夠?qū)崟r(shí)保存數(shù)據(jù)，而在無(wú)網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)編輯的數(shù)據(jù)亦可以在網(wǎng)絡(luò)恢復(fù)后同步到云端，最為重要的是在線辦公軟件支持多人多設(shè)備同時(shí)在線編輯，實(shí)現(xiàn)即時(shí)性的協(xié)同辦公。

2 在線辦公軟件工作原理及優(yōu)勢(shì)

2.1 在線辦公軟件與OA系統(tǒng)的對(duì)比。OA系統(tǒng)中的文檔數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)是其中最重要的一項(xiàng)功能，尤其在應(yīng)急狀態(tài)下文件數(shù)據(jù)處理效率和質(zhì)量將直接影響應(yīng)急任務(wù)的執(zhí)行與決策[2]。因此整個(gè)OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是圍繞文檔數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)過(guò)程而搭建的，目前OA系統(tǒng)的文檔數(shù)據(jù)處置流程多為流水線式結(jié)構(gòu)，見(jiàn)圖1。

與OA系統(tǒng)相比較，在線辦公軟件同樣具備諸如權(quán)限控制、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)加密、數(shù)據(jù)追溯等必要的功能。不同的是在線辦公軟件更強(qiáng)調(diào)文檔數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享和協(xié)同編輯，通過(guò)縮減數(shù)據(jù)在員工傳遞過(guò)程中滯留時(shí)間從而提高數(shù)據(jù)處理的效率。在線辦公軟件數(shù)據(jù)處置流程見(jiàn)圖2。

2.2 在線辦公軟件的優(yōu)勢(shì)。由于我國(guó)各省市的醫(yī)療資源條件存在不均衡現(xiàn)象[3]，部分欠發(fā)達(dá)地區(qū)可能并不具備購(gòu)買(mǎi)或自行研發(fā)OA系統(tǒng)的資金及技術(shù)條件，且OA系統(tǒng)中的各類(lèi)控件可能對(duì)瀏覽器、Word等常用軟件的版本有特殊要求，造成系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)升級(jí)存在改造困難[4]。在線辦公軟件一般分為個(gè)人免費(fèi)版本及商業(yè)（會(huì)員）付費(fèi)版本，免費(fèi)版在一般情況下就可滿(mǎn)足多人協(xié)同辦公的需求。由于在線辦公軟件支持目前大部分電腦、平板、智能手機(jī)等設(shè)備，且只對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境需求較低，因此基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)可以在不大量增加成本的情況下部署使用該軟件，若對(duì)在線辦公軟件有更多的功能需求則可以使用功能更強(qiáng)大的商業(yè)付費(fèi)版。因此與OA系統(tǒng)相比較，在線辦公軟件能以更低的成本、更快的速度搭建起一個(gè)協(xié)同辦公環(huán)境。

3 在線辦公軟件的實(shí)踐應(yīng)用

3.1 在新冠疫情中各鎮(zhèn)街協(xié)同辦公工具的使用情況。通過(guò)與我市多個(gè)鎮(zhèn)街新冠疫情隔離點(diǎn)工作人員進(jìn)行訪談，發(fā)現(xiàn)大部分鎮(zhèn)街的隔離點(diǎn)并無(wú)部署協(xié)同辦公系統(tǒng)。隔離點(diǎn)的文檔數(shù)據(jù)只能依靠Word、Excel等常用辦公軟件進(jìn)行處理。各鎮(zhèn)街政府部門(mén)高度重視新冠疫情的發(fā)生及發(fā)展，要求鎮(zhèn)街中各個(gè)隔離點(diǎn)每天統(tǒng)計(jì)上報(bào)各類(lèi)數(shù)據(jù)表報(bào)告，根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)信息對(duì)疫情做出研判及工作部署，但在實(shí)際工作中數(shù)據(jù)匯總涉及多個(gè)隔離點(diǎn)，且單個(gè)隔離點(diǎn)的多臺(tái)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)還需逐一統(tǒng)計(jì)。如果某個(gè)隔離點(diǎn)或某臺(tái)計(jì)算機(jī)不能及時(shí)匯總數(shù)據(jù)，則這個(gè)進(jìn)度緩慢的數(shù)據(jù)點(diǎn)將成為“木桶效應(yīng)”中的短板，導(dǎo)致時(shí)間消耗在數(shù)據(jù)的等待過(guò)程中。據(jù)此負(fù)責(zé)匯總數(shù)據(jù)信息的工作人員認(rèn)為，通過(guò)使用合適的協(xié)同辦公工具可令工作流程更順暢程、工作效率更高。

3.2 在新冠疫情中本鎮(zhèn)街協(xié)同辦公工具的使用情況。本鎮(zhèn)街隔離點(diǎn)在疫情初期部署使用騰訊文檔作為在線辦公軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄及匯總。由于騰訊文檔靈活的部署方式，隔離點(diǎn)的電腦等設(shè)備只要能連接互聯(lián)網(wǎng)即可使用它進(jìn)行協(xié)同辦公?？傌?fù)責(zé)人需要先在騰訊文檔中設(shè)計(jì)一個(gè)滿(mǎn)足工作需求的Excel文檔，然后根據(jù)崗位需求把文檔的查看、編輯等權(quán)限開(kāi)放給對(duì)應(yīng)的員工，員工即可通過(guò)電腦、智能手機(jī)等設(shè)備登陸此共享文檔進(jìn)行協(xié)同編輯辦公。騰訊文檔的部署及使用方式見(jiàn)圖3。

圖3 騰訊文檔的部署及使用方式

在新冠疫情初期大量返莞居民被帶往隔離點(diǎn)進(jìn)行留觀排查，其中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息需要逐一記錄。使用騰訊文檔的工作人員通過(guò)多臺(tái)設(shè)備同時(shí)錄入居民信息，而騰訊文檔的協(xié)同編輯功能會(huì)實(shí)時(shí)反饋所有員工的數(shù)據(jù)輸入狀態(tài)，大大降低數(shù)據(jù)的遺漏或重復(fù)錄入的情況。通過(guò)這種工作模式可以建立一個(gè)實(shí)時(shí)更新的數(shù)據(jù)庫(kù)，后期的數(shù)據(jù)匯總工作將能大量減少“木桶效應(yīng)”中的無(wú)效等待時(shí)間。新冠疫情期發(fā)生后多部門(mén)聯(lián)動(dòng)工作是一種新常態(tài)，但各部門(mén)OA系統(tǒng)往往是相對(duì)獨(dú)立的，這可能會(huì)造成部門(mén)間的數(shù)據(jù)交流出現(xiàn)困難或延遲，而在線辦公軟件的協(xié)同辦公模式能在各個(gè)OA系統(tǒng)之間建起一座數(shù)據(jù)共享的橋梁，通過(guò)高效的數(shù)據(jù)流通，從而提高各個(gè)部門(mén)的協(xié)同辦公效率。

4 數(shù)據(jù)安全及隱私問(wèn)題

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及智能技術(shù)等信息技術(shù)的的發(fā)展與普及，人們?cè)谙硎苓@些技術(shù)所帶來(lái)便利的同時(shí)，不可避免地接受這些技術(shù)依存的風(fēng)險(xiǎn)及負(fù)面影響，其中數(shù)據(jù)安全及隱私泄露是最常見(jiàn)的問(wèn)題。有調(diào)研報(bào)告指出黑客入侵、企業(yè)操作失誤是導(dǎo)致數(shù)據(jù)隱私泄露的主要原因，而云存儲(chǔ)技術(shù)的使用與企業(yè)操作失誤導(dǎo)致泄漏有密切關(guān)系[5]，因此以云端模式保存數(shù)據(jù)的在線辦公軟件就有必要考慮數(shù)據(jù)安全性及隱私保密性。

在線辦公軟件會(huì)從多角度保護(hù)數(shù)據(jù)的安全與保密，以騰訊文檔為例，該軟件的安全白皮書(shū)列舉了多種安全保密措施。如使用二次密碼，即便QQ、微信賬號(hào)不幸被盜取，對(duì)方也不能直接通過(guò)丟失的賬號(hào)直接登錄在線辦公軟件。在線辦公軟件的數(shù)據(jù)共享及協(xié)同編輯辦公是通過(guò)鏈接及二維碼發(fā)送給協(xié)助者，而文檔訪問(wèn)管理系統(tǒng)可以通過(guò)設(shè)定鏈接的有效時(shí)限、管理協(xié)助者使用權(quán)限等方式限制數(shù)據(jù)因過(guò)渡傳播而導(dǎo)致信息泄露，數(shù)據(jù)修訂記錄與回滾功能保證了數(shù)據(jù)處理的溯源及恢復(fù)。騰訊文檔不僅使用騰訊云TDSQL（一主一備）的方式儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，還會(huì)在異地再存儲(chǔ)一份文檔數(shù)據(jù)備份跟主實(shí)例數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步，通過(guò)多途徑數(shù)據(jù)備份的形式應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)丟失的情況。在運(yùn)維安全方面騰訊文檔運(yùn)用各種企業(yè)級(jí)安全軟件及系統(tǒng)防范以防止外部攻擊，保證數(shù)據(jù)安全性；企業(yè)內(nèi)部則通過(guò)開(kāi)發(fā)環(huán)境與正式環(huán)境的隔離，從而防止開(kāi)發(fā)人員直接接觸用戶(hù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)私密性。

5 結(jié)論

辦公的信息化、協(xié)同化是未來(lái)的趨勢(shì)，中國(guó)疾控中心自主研發(fā)的協(xié)同辦公系統(tǒng)展示了一種安全、高效的辦公模式，但由于各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展的差異及醫(yī)療資源分配不均衡等因素的影響，多數(shù)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)難以具備自主研發(fā)OA系統(tǒng)的條件。在線辦公軟件憑借部署成本低，使用難度低、多系統(tǒng)可用、多平臺(tái)可用、多人可協(xié)同、多部門(mén)可協(xié)同的優(yōu)勢(shì)，為資源緊缺的基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)提供一個(gè)協(xié)同辦公的新路徑。

可以預(yù)見(jiàn)，在經(jīng)歷新冠疫情后基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)與其他部門(mén)聯(lián)動(dòng)合作將更頻繁，而應(yīng)急狀態(tài)下部門(mén)間如何高效地進(jìn)行數(shù)據(jù)信息交流是必須面對(duì)的一個(gè)難題。開(kāi)發(fā)一套多部門(mén)適用的的協(xié)同辦公系統(tǒng)或許是一種最佳的選擇，但礙于時(shí)間、資源、技術(shù)等條件的限制，自行研發(fā)系統(tǒng)難度非常大。OA系統(tǒng)運(yùn)作流程擁有安全、穩(wěn)定的優(yōu)勢(shì)，適合單位內(nèi)部的協(xié)同辦公；而在線辦公軟件的協(xié)同編輯模式使得多人辦公更更靈活，數(shù)據(jù)共享模式使得數(shù)據(jù)交流更高效?；鶎俞t(yī)療機(jī)構(gòu)可以嘗試結(jié)合性地運(yùn)用OA系統(tǒng)和在線辦公軟件，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)和在線辦公軟件各自的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)高效地收集、管理及應(yīng)用突發(fā)公共衛(wèi)生事件中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)。