芮秀云

【關(guān)鍵字】電子發(fā)票；財(cái)務(wù)報(bào)銷；高校

一、引言

自2011年開始，《中國(guó)電子發(fā)票藍(lán)皮書》的發(fā)布打開了我國(guó)電子發(fā)票的序幕.從電商行業(yè)開始，一步步向金融等行業(yè)逐漸放開。近幾年，財(cái)政票據(jù)及醫(yī)療票據(jù)也加入其中，現(xiàn)如今，電子發(fā)票已基本涵蓋我們生活的方方面面。

電子發(fā)票之所以能夠在全國(guó)范圍內(nèi)得以推廣和使用，是因?yàn)槠渥陨砭哂械膬?yōu)點(diǎn)。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票而言，電子發(fā)票具有方便獲得和保存的優(yōu)點(diǎn)，相比之下，傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票則需要銷售方在線開具或者去稅務(wù)主管部門代理開具，開具完成之后，還需現(xiàn)場(chǎng)打印或以郵寄的形式送到購(gòu)買方手里，中間的流轉(zhuǎn)程序過(guò)于復(fù)雜，且很可能出現(xiàn)獲得紙質(zhì)票據(jù)保存不當(dāng)而產(chǎn)生丟失和損壞的問(wèn)題，最后造成在單位報(bào)銷的困難。而電子發(fā)票可以以電子形式保存，根據(jù)個(gè)人習(xí)慣隨時(shí)保存在郵箱或者拍照保存，在需要報(bào)銷時(shí)隨時(shí)打印，減少了流轉(zhuǎn)過(guò)程中的人力及材料浪費(fèi)，也直接減少了開票單位的開票成本。但與此同時(shí)，推行電子發(fā)票在財(cái)務(wù)報(bào)銷的實(shí)際工作中并不是一帆風(fēng)順的。

二、電子發(fā)票在高校財(cái)務(wù)報(bào)銷中的問(wèn)題

1.同一張發(fā)票重復(fù)報(bào)賬的風(fēng)險(xiǎn)增加

電子發(fā)票保存一下可以重復(fù)打印，如果高校的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)無(wú)法做到查重和認(rèn)證，那就會(huì)存在重復(fù)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。同一張發(fā)票如果不經(jīng)過(guò)查重認(rèn)證，無(wú)法做到票據(jù)入賬的唯一性，財(cái)務(wù)審單人員根本無(wú)法從肉眼上辨別出每張發(fā)票的唯一性，因此對(duì)于一線財(cái)務(wù)報(bào)銷審核的會(huì)計(jì)來(lái)說(shuō)，無(wú)形之中帶來(lái)了巨大的審單壓力。

2.電子發(fā)票信息的真實(shí)性難以辨別

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，某些摳圖軟件可以輕易地替換電子文檔上的任何信息，電子發(fā)票是一種電子存檔的文檔，很容易被一些不法分子當(dāng)成目標(biāo)，僅僅通過(guò)修改一下金額或者抬頭，發(fā)票代碼及校驗(yàn)碼等不更改，從發(fā)票表面根本無(wú)法發(fā)現(xiàn)被篡改的痕跡，甚至在國(guó)稅網(wǎng)的查驗(yàn)系統(tǒng)如果不仔細(xì)核對(duì)每一項(xiàng)內(nèi)容都不會(huì)輕易發(fā)現(xiàn)。

3.電子發(fā)票報(bào)銷過(guò)程中手續(xù)相對(duì)繁雜

以本校財(cái)務(wù)報(bào)銷管理辦法中針對(duì)電子發(fā)票入賬報(bào)銷的規(guī)定要求為例，電子發(fā)票報(bào)銷必須在預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)中進(jìn)行認(rèn)證才可入賬，如未按規(guī)定進(jìn)行電子發(fā)票認(rèn)證，則審核人員必須將報(bào)銷單退回至經(jīng)辦人，經(jīng)辦人必須重新補(bǔ)認(rèn)證并重新完成審批，才可最終完成報(bào)銷工作。在實(shí)際工作中有些老師往往忽略這一步，造成報(bào)銷單反復(fù)多次退單，退單之后領(lǐng)導(dǎo)必須重新審批，造成了領(lǐng)導(dǎo)簽字審批的難度，有時(shí)候?yàn)楸苊庵貜?fù)簽批還必須在報(bào)銷系統(tǒng)中的已審批中查找核對(duì)，以防重復(fù)審批。同時(shí)反復(fù)退單使得財(cái)務(wù)審核工作效率大大降低，也加大了報(bào)銷人員與老師之間產(chǎn)生摩擦的風(fēng)險(xiǎn)。

4.電子發(fā)票并未從根本上實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化報(bào)銷

今年3月，財(cái)政部與國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)），明確電子會(huì)計(jì)憑證的范圍、法律效力以及如何電子化入賬歸檔。這一舉措最終是要實(shí)現(xiàn)發(fā)票的電子化和無(wú)紙化。但在實(shí)際工作中并未真正實(shí)現(xiàn)電子票據(jù)報(bào)銷流程的無(wú)紙化，以本校為例，雖然在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了電子發(fā)票的報(bào)銷，但線下還是必須提供紙質(zhì)的打印出來(lái)的電子發(fā)票存檔，與之前的紙質(zhì)票據(jù)報(bào)銷存檔一樣，并無(wú)實(shí)際改變，且此類情況可能在短期內(nèi)仍會(huì)持續(xù)。

三、解決電子發(fā)票在高校報(bào)銷中問(wèn)題的建議

1.依托網(wǎng)上預(yù)約財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票認(rèn)證查重

為適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)背景下對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的更高要求，很多高校在電子發(fā)票推出之前就實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上預(yù)約的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票認(rèn)證查重。報(bào)銷人通過(guò)手機(jī)掃描電子發(fā)票左上角的二維碼即可對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行認(rèn)證，點(diǎn)擊認(rèn)證即可返回查驗(yàn)結(jié)果，成功即顯示為“查驗(yàn)成功”，基本在1—2秒就會(huì)彈出認(rèn)證信息。該系統(tǒng)是與國(guó)稅查驗(yàn)平臺(tái)相連接的，認(rèn)證成功后發(fā)票就自動(dòng)傳到個(gè)人發(fā)票庫(kù)中。需要報(bào)銷時(shí)可隨時(shí)勾選，接著填入相應(yīng)的項(xiàng)目代碼、金額等報(bào)銷內(nèi)容，即可完成電子發(fā)票的報(bào)銷。在打印出來(lái)的報(bào)銷單上會(huì)有本次報(bào)銷的電子發(fā)票的發(fā)票內(nèi)容和“已認(rèn)證”的字樣。財(cái)務(wù)審核人員在審核預(yù)約單時(shí)只需查看報(bào)銷單上是否有“已認(rèn)證”的字樣。這一做法在很大程度上杜絕了電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷的問(wèn)題。但目前針對(duì)醫(yī)院和學(xué)校的財(cái)政票據(jù)無(wú)法在國(guó)稅網(wǎng)上認(rèn)證，因?yàn)檫@兩種電子票據(jù)需要在規(guī)定的其他平臺(tái)進(jìn)行認(rèn)證，但預(yù)約系統(tǒng)可以做到電子發(fā)票查重的功能，與增值稅電子發(fā)票認(rèn)證方式一樣，只是最終出現(xiàn)在報(bào)銷單上的字樣由“已認(rèn)證”變?yōu)椤耙巡橹亍?，同樣重?fù)報(bào)銷的問(wèn)題依舊可以解決。

2.積極在本校范圍加大對(duì)電子發(fā)票宣傳推廣

首先，學(xué)?？梢越ⅰ柏?cái)務(wù)聯(lián)系人”制度，財(cái)務(wù)一線報(bào)銷人員分工到位，深入院系宣傳和推廣相關(guān)財(cái)務(wù)知識(shí)。其次，開展專項(xiàng)培訓(xùn)，線上線下同時(shí)進(jìn)行。重點(diǎn)提醒老師在取得電子發(fā)票的同時(shí)仔細(xì)核對(duì)抬頭、金額、事項(xiàng)等關(guān)鍵要素，如對(duì)發(fā)票有任何疑問(wèn)可在國(guó)稅系統(tǒng)直接查驗(yàn)，若票據(jù)有問(wèn)題可直接退還商家，學(xué)會(huì)基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)知識(shí)，很大程度上可以在源頭杜絕不合規(guī)發(fā)票的產(chǎn)生。最后，向院系推廣電子發(fā)票的報(bào)銷流程，錄制相關(guān)操作視頻，方便老師直觀學(xué)習(xí)。一線財(cái)務(wù)報(bào)銷人員，在報(bào)銷人員因?yàn)殡娮影l(fā)票認(rèn)證不規(guī)范報(bào)銷單被退回的同時(shí)，耐心地幫助解決問(wèn)題，提高師生對(duì)財(cái)務(wù)部門的認(rèn)同感和報(bào)銷體驗(yàn)感。

3.加快信息化建設(shè)腳步，實(shí)現(xiàn)全面財(cái)務(wù)報(bào)銷工作無(wú)紙化

電子發(fā)票的使用流程如下所示。

根據(jù)財(cái)政部的要求，僅以電子形式保存電子發(fā)票，必須要對(duì)電子發(fā)票實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理且審批流程可追溯，同時(shí)元數(shù)據(jù)可保存、電子檔案與內(nèi)部紙質(zhì)憑證相聯(lián)系。以本校為例，雖已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約審批報(bào)銷，審批流程閉環(huán)線上審批，發(fā)票逐一查驗(yàn)且審批流程線上可追溯，但目前報(bào)銷過(guò)程無(wú)法做到無(wú)紙化，還是需要打印紙質(zhì)電子發(fā)票作為報(bào)銷附件。也沒有相關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)，故無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票報(bào)銷的全程無(wú)紙化。因此，高校須加快財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，引入一套適合高校的電子檔案管理系統(tǒng)，全面推進(jìn)財(cái)務(wù)報(bào)銷的無(wú)紙化進(jìn)程。

4.完善本單位關(guān)于電子發(fā)票相關(guān)制度

過(guò)去的票據(jù)管理制度只針對(duì)紙質(zhì)發(fā)票而制定，現(xiàn)如今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益革新，電子發(fā)票運(yùn)用之廣泛，各單位需重新梳理相關(guān)票據(jù)文件，結(jié)合新形勢(shì)下的相關(guān)國(guó)家出臺(tái)的法律法規(guī)，以及根據(jù)本單位實(shí)際重新撰寫新的票據(jù)相關(guān)制度，以制度出發(fā)，從根本上規(guī)范票據(jù)報(bào)銷、入賬、歸檔的規(guī)范性。

四、結(jié)語(yǔ)

在全國(guó)全面推廣電子發(fā)票的大背景下，高等院校在電子發(fā)票的使用過(guò)程中遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，但推行電子發(fā)票的電子檔案這兩項(xiàng)任務(wù)是兩項(xiàng)重要使命，唯有緊跟時(shí)代潮流，全面推進(jìn)本單位信息化的建設(shè)工作，盡早實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷的無(wú)紙化流程。與此同時(shí)，作為一名財(cái)務(wù)報(bào)銷一線工作人員，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家及單位相關(guān)法律法規(guī)，執(zhí)行政策，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)能力。未來(lái)對(duì)于這一方面的研究，在實(shí)際工作中會(huì)繼續(xù)堅(jiān)持下去，爭(zhēng)取提出一些可行性的建議。