孫美玉
摘 要:檔案信息資源的開發(fā)和利用在經濟發(fā)展和社會進步中發(fā)揮著重要作用,是我國當今檔案管理工作的重點。本文從剖析目前阻礙檔案信息資源開發(fā)、利用和管理的問題入手,指出需全方位、多角度、因地制宜地開展檔案信息資源開發(fā)利用工作,不僅要關注提高檔案信息資源本身的質量,還應通過充分發(fā)掘檔案信息資源的應用手段和方法從而提升其社會化服務水平,不斷完善檔案管理工作隊伍和制度的建設,合理利用信息網絡手段推進檔案信息資源工作等。只有充分認識到檔案信息資源開發(fā)利用工作的重要意義,及時發(fā)現并積極解決工作中存在的問題,完善檔案信息資源的管理機制,才能進一步優(yōu)化對檔案信息資源的開發(fā)利用,保持資源的可持續(xù)發(fā)展。
關鍵詞:檔案信息資源開發(fā)和利用;檔案管理;信息化改革
檔案信息作為人文、政治、社會和經濟的真實記錄,是國家各行業(yè)察往知來的重要依據,在經濟社會資源結構中具有不可替代的地位。近年來,隨著國家信息化建設不斷取得進展,檔案信息資源數量和質量均有提高,這為促進我國現代化建設及實現經濟社會全面協(xié)調可持續(xù)發(fā)展提供強勁的支持。在信息化社會的發(fā)展中,檔案部門的工作重心也從傳統(tǒng)檔案整理轉移到檔案信息資源開發(fā)和利用,以期滿足當今國家各事業(yè)對檔案信息日益迫切的需求。本文縱觀當下檔案信息資源開發(fā)利用工作態(tài)勢,旨在對阻礙檔案信息資源開發(fā)利用工作的主要問題展開分析與討論,并根據問題分析提出合理化的解決方案,以不斷提升檔案信息資源開發(fā)利用工作效能,從而加快推進檔案信息資源開發(fā)利用步伐和促進檔案事業(yè)在新時期持續(xù)健康協(xié)調發(fā)展。
一、阻礙檔案信息資源開發(fā)和利用的問題
1.檔案信息資源開發(fā)類型中存在的問題
各級單位在檔案采集方面仍存在諸多問題和缺陷,具體體現在采集與整理的檔案信息類型過于單一。其中,檔案信息中有關宏觀的綜述概括明顯多于微觀深入的分析,有關上級指示性文件遠多于基層實際工作指導與報告,再就是對于行政類工作的概要和文書的采集在總體檔案信息中占比遠高于經濟類和科技類相關文獻資料。產生這些“多”和“少”的信息類型缺陷問題的原因主要集中在以下幾個方面:一是檔案管理相關人員在檔案收錄和編審工作中不夠仔細,在整理檔案信息時并沒有對其內容進行有效的審核和分析。二是部分檔案管理工作者缺乏專業(yè)知識和宏觀信息識讀能力,因此并不能做到就其所整理的檔案信息類別有全面了解,更無法進一步就收錄的檔案信息類型開展有針對性的增補或是篩查。三是各檔案管理工作人員在需整理的檔案信息類型和內容的理解方面千差萬別,導致對檔案信息收錄整理的標準和側重點不同,進而是檔案收錄工作重心出現偏離,產生總體收錄檔案類型不均衡的情況。此外,結合當下檔案信息資源開發(fā)和利用工作情況,檔案信息載體類型也是影響檔案信息資源質量的重要因素。例如,現階段紙本檔案信息的收錄明顯多于電子檔案信息,但由于紙本材料保存受氣候、時間和環(huán)境制約較大,如不能妥善保管反而會帶來信息流失。因此,檔案信息的收錄與整理不能夠完全依賴于單一類型檔案信息載體,在保持傳統(tǒng)方法的同時應開發(fā)利用多樣化信息資源手段,以提高信息保存質量、拓展檔案信息類型多樣化,同時為檔案信息的管理、查找和呈現帶來新的思路。
2.有關檔案信息資源管理效果的問題
一些事業(yè)單位在檔案信息資源管理的過程存在諸多問題,如檔案載體(通常是紙本載體)的缺失或者是破損,不僅增加了檔案信息資源泄露的風險,也使得該檔案信息本身失去了可靠性和價值性。產生檔案載體損壞的原因,可能包括幾個方面。首先,一些相關工作人員執(zhí)行檔案交接任務時不夠細致嚴謹,導致檔案在互相傳閱和移交的過程中發(fā)生損壞或丟失,在檔案被損壞或丟失后,并未及時開展相關補救及追責工作;其次,現今檔案管理工作領域對檔案載體類型的認知存在不足,并未意識到單一檔案載體類型對于信息資源的長期保存和使用帶來的風險。例如,檔案工作管理人員沒有嚴格按照紙本檔案材料保管要求來進行檔案的放置和管理,使得紙質檔案因其保存環(huán)境不佳出現蟲蛀、燒毀以及泛潮等損壞。此外,由于筆墨文字會隨著時間的流逝而逐漸淡化,繼而發(fā)生紙本檔案中文字“消失”這一情況,使得檔案信息缺失。這些情況極大影響到檔案信息保存的完整性。如果工作人員未能充分了解檔案載體的自身特點,或者沒有做好符合檔案自身特點的管理和儲存,檔案信息資源的損壞和缺失在所難免,有效的檔案管理工作便無法開展。最后,檔案信息資源管理的資源和經費不足在某種程度上導致檔案管理人員工作缺乏積極主動性、工作效率低下。另外,相關工作人員的自身業(yè)務水平和綜合素養(yǎng)不高也使得檔案信息資源管理工作困難重重,不夠規(guī)范。不正規(guī)、不負責的檔案信息管理必然會導致信息資源的流失,對于整體的檔案信息資源的高效合理利用也一定存在負面影響。
3.檔案信息資源應用模式的問題
近幾年,隨著檔案館藏功能、結構、服務范圍的變化,使得傳統(tǒng)的查閱模式不能滿足要求,傳統(tǒng)的檔案查閱模式也受到來自各方面的挑戰(zhàn)。但是,目前檔案管理工作還存在人員素質與新時期檔案管理要求不相適應,檔案的查閱模式比較落后的問題。比如,一些人想要查閱一些量大的信息資料,有時只搜題目搜不到,必須將檔案的整體信息告訴工作人員,才可以查找到相應的文件,這種查找檔案的方式很不方便,也相應增加了時間和成本,降低了工作效率。如果在查找檔案信息資源的過程中出現工作失誤,還會進一步導致檔案的查找難度。因此,加強新型查檔模式的研究非常重要,這就需要檔案館的檢索工具系統(tǒng)要更加完善,要編制更多的工具來方便檢索檔案,檔案管理工作人員注重新業(yè)務知識的學習,加強現代化檔案管理信息知識應用,改變現有的查閱模式,由單一的、傳統(tǒng)的檔案服務轉變?yōu)槿轿坏男畔⒒Y源服務。
4.檔案信息資源工作隊伍的問題
目前的檔案信息資源管理仍然存在檔案信息資源工作隊伍的問題,最重要的是由于一些檔案文件可能有一定的機密性,是需要進行妥善管理和儲存的,對于不同的單位檔案部門,應該處于一個相對獨立的工作狀態(tài),與其他部門缺乏了一定的互動和溝通,就會導致工作無法有效進行和開展。還有檔案工作缺乏一定的溝通和互動,也會導致它的創(chuàng)新性程度不高,檔案信息資源工作隊伍,也沒有辦法根據具體的實際情況來進行一個檔案的利用和可持續(xù)發(fā)展。另外,對于一些單位來說,相關的檔案部門被大家認為是沒有任何作用的部門,相關的企業(yè)領導對于檔案部門也沒有給予一定的重視。甚至一些企事業(yè)單位會把檔案信息資源工作人員認為是比較不負責任的,并且也會將一些能力、技術不夠出眾的人員分配到檔案部門工作中。我國當前的大部分檔案信息資源工作,很大一部分都是沒有足夠的知識水平和專業(yè)素養(yǎng)的人員來工作的,不利于整體的檔案資源信息的建設和專業(yè)化的發(fā)展。