王斌

摘 要：在我國的院校不斷發(fā)展的進程中，檔案管理越發(fā)受到關注。檔案管理在單位管理中是非常重要的一部分，可以保證單位工作順利運行。當前大部分院校的檔案管理工作都在規(guī)范化進程中，可以滿足上級的需求，但是檔案管理工作也存在許多困境，需要不斷研究工作方法，從而提高檔案管理工作的效果，這樣才能讓單位得到良好發(fā)展。

關鍵詞：新時期;檔案管理工作規(guī)范化;新途徑

在檔案管理工作進行中，可以充分考量自己學校的管理模式，并吸收其他學校的管理方式，創(chuàng)新檔案管理工作措施。但是，當前檔案管理工作并不能滿足學校的發(fā)展，效果也比較差，不能緊跟時代發(fā)展的進程。因此，山東省平原中等師范學校應該對從事檔案管理工作的人員進行培訓，從而提高其辦事效果。

一、學校檔案管理工作存在的困境

1.沒有制定完善的檔案管理制度

現今，大部分學校都有檔案室，但是并沒有制定完善的檔案管理制度，工作人員素養(yǎng)比較低，設備也不是非常完善，這樣檔案管理工作就是不完善的，工作人員的責任并沒有嚴格區(qū)分，學校應該注重對檔案管理制度有足夠的關注，不斷完善檔案管理制度，這樣才能提高檔案管理工作的效率。

2.管理控制工作沒有緊密相連

檔案管理工作主要分為收集、整理、存儲與分類等環(huán)節(jié)，其中收集與整理是非常重要的，特別是收集與整理和學生相關的資料，這需要學校中的所有部門一起努力，將每個部門與學生相關的資料發(fā)送給檔案室，讓檔案室進行整理。不過，當前大部分學校在對檔案進行管理的環(huán)節(jié)中，一般都認為檔案管理是檔案室的工作，其他部門不需要參與。因此，相關部門就不會配合檔案室的工作，這給檔案室的工作提供了難度，給檔案收集增加了難度，而且在發(fā)展的過程中也會出現困境。

3.管理方式滯后

在科技不斷發(fā)展的進程中，信息技術被運用到了各行各業(yè)中，這也是社會發(fā)展的大趨勢。信息技術給檔案管理提供了大量契機，不僅可以減少大量人力與時間成本，還能提高管理效果。不過，大部分學校的檔案都是運用紙張記錄，沒有緊跟時代的發(fā)展，這樣就不能將檔案細化，檔案內容也非常缺乏，這給檔案工作的發(fā)展帶來了阻礙。

二、新時期檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

1.找到工作效率低的因素

因為大部分中專院校中的檔案管理工作人員并沒有相關工作管理經驗，或者是依然采用以往的檔案管理方式，沒有緊跟時代的發(fā)展，也就沒有及時更新檔案管理的思想，對檔案管理工作沒有足夠的關注。這樣檔案管理工作就沒有認真進行部署，也沒有完備的工作設備，更沒有專人負責檔案管理，這樣檔案管理工作的安全就得不到保障。大部分院校都沒有關注檔案管理工作，這樣就不能促進檔案管理工作的順利實施，這也會阻礙學校其他工作的實施。

在信息化時代，檔案管理工作迎來了新的發(fā)展契機，大部分工作人員都可以借助電子文件對檔案進行管理。另外，信息技術設備比較快捷，傳輸速度比較快，也方便攜帶，雖然大部分文件也需要轉變?yōu)榧堎|文檔進行管理，但是二元制管理模式更能保障檔案管理的安全，并且工作效率也會有所提高。各大院校都在運用紙質文檔，沒有適當的運用電子文檔，這樣也就沒有適應時代的發(fā)展。因此，學校應該緊跟時代發(fā)展，這樣才能推動檔案管理工作順利發(fā)展。

在一些規(guī)模小、民辦學校中，因為資金或其他方面的影響，檔案管理工作有時不能及時完成。另外，一些院校在學校工作考核中并沒有將檔案室建設融入其中，學校領導也不關注檔案室的建設。因此，在學校的經費預算中，對檔案室建設也沒有投入適當的資金，沒有在科研與學術研究中有所投入，這樣檔案室就不能得到擴建，設備也比較缺乏。檔案室的建設如果沒有大量的資金投入，軟硬件設備也就不夠完備，不能保證檔案素材的完備性。

2.保證檔案管理工作的規(guī)范性

學校中的科研、學生以及教學信息都是由檔案工作人員進行管理，是學校發(fā)展的第一手資源。但是，大部分學校還在運用以往的檔案管理形式，都是運用紙質文檔對資源進行管理，這樣的管理形式會消耗大量的人力與時間，還需要大量的保存空間，在尋找檔案時也需要一定的時間，也不能保證檔案的完整性，這樣檔案資源就容易丟失。在信息化時代，推動檔案管理工作規(guī)范化主要是運用信息技術對檔案進行管理，這也是當前一種保存檔案的潮流方式，同時也可以提高學校的教學效率，保證檔案管理工作的效果。因此，在新形勢下，對檔案管理工作嚴格進行約束，將檔案管理工作落到實處，也可以保證管理工作的嚴密性，推動學校中的其他工作的辦事效果，提高學校的整體發(fā)展水平。

現今，我國的中專院校主要是給社會培養(yǎng)大量實用性人才，推動我們國家經濟的發(fā)展。在滿足社會需求的狀況下，技術型人才越來越少，中專院校的發(fā)展越發(fā)受到國家關注，并向中專學校撥入了一定的資金，這樣學校才會有大量的資金保證校園建設。在這樣的基礎上，學校檔案管理工作的要求也變得越來越高。為了推動中專院校的可持續(xù)性發(fā)展，給社會發(fā)展提供大量的能量，檔案管理人員應該緊跟時代的發(fā)展，滿足社會的需求，不斷創(chuàng)新檔案管理工作的模式。

3.及時更新檔案管理工作的思想

為了保證中專院校的可持續(xù)性發(fā)展，檔案管理人員應該不斷創(chuàng)新。學校領導應該對檔案管理工作有足夠的關注，檔案管理工作人員應該及時更新管理思想，樹立端正的檔案管理觀念，將檔案管理工作看作是學校工作中的一部分。在具體情況中，在學校的發(fā)展規(guī)劃中，應該將檔案管理工作內容融入其中，并規(guī)劃好檔案管理工作的細則，對相關工作人員進行考評，給工作人員提供完備的場地和設施，并投入一定的經費。另外，檔案管理應該以專業(yè)人員為主，但是為了促進檔案管理工作的順利實施，教師和學生也應該樹立一定的管理檔案的觀念。

首先，學校應該對相關專業(yè)人員進行培訓，這樣才能有效提高檔案管理工作的效果。其次，在平常的生活中，學校還要注重對檔案管理工作的宣傳，讓教師和學生都對檔案管理有足夠的關注，并配合相關專業(yè)工作人員的工作，從而推動學校檔案管理工作的實施。只要學校中的教師和學生都意識到檔案管理工作的重要性，相關工作人員才能得到教師和學生的支持，并且在教學環(huán)節(jié)中幫助檔案工作人員進行記錄，留住那些優(yōu)秀成果，并不斷對學校中的檔案素材進行拓展，一起促進學校檔案管理工作的發(fā)展。