戚會(huì)轉(zhuǎn)

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)以及新興技術(shù)在各行各業(yè)的深度應(yīng)用，給企業(yè)帶來(lái)了全新發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，與之相應(yīng)地，企業(yè)也同時(shí)面臨著更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此，新形勢(shì)下，必然地對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)管理提出了更高質(zhì)量、更為嚴(yán)格的要求。眾所周知，檔案是記錄企業(yè)各個(gè)階段生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等方方面面細(xì)節(jié)的一種形式，檔案的重要性不言而喻，一方面，檔案可以起到有效的參考作用，在企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展決策中提供有效的資料支持。所以，檔案管理質(zhì)量的高低直接關(guān)系到企業(yè)日常管理的效率，與企業(yè)文化、安全生產(chǎn)息息相關(guān)?；跈n案管理具有范圍廣、標(biāo)準(zhǔn)要求高等特點(diǎn)，所以加快檔案管理規(guī)范化、法治化、信息化建設(shè)，必須要借助于先進(jìn)的管理手段，這樣才能夠有效提升檔案管理質(zhì)量，并且使檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用。先進(jìn)的檔案管理手段有利于檔案的提取、調(diào)閱和利用等，最大程度地利用好檔案資源，以此來(lái)更好地促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案規(guī)范化建設(shè);檔案管理法治化;途徑

前言

檔案資源的有效管理與利用，不僅僅關(guān)系企業(yè)管理現(xiàn)代化水平的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)關(guān)系到企業(yè)檔案資源的開發(fā)與利用，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)管理水平和技術(shù)的提升尤為重要。以下文章就從檔案規(guī)范化、法治化建設(shè)的重要意義，以及現(xiàn)階段部分企業(yè)檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析，并就加強(qiáng)企業(yè)檔案規(guī)范化、法治化以及信息化建設(shè)的有效策略進(jìn)行簡(jiǎn)單闡述，以供參考。

一、加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)，促進(jìn)檔案法治化管理的重要意義

檔案是企業(yè)一路走來(lái)的重要?dú)v史憑證，詳盡地記錄了企業(yè)各個(gè)時(shí)期生產(chǎn)、管理的全過(guò)程，對(duì)于企業(yè)未來(lái)的發(fā)展有著十分重要的參考意義。在經(jīng)濟(jì)與科技活動(dòng)始終處于高速發(fā)展的新形勢(shì)下，企業(yè)的管理項(xiàng)目與生產(chǎn)規(guī)模越來(lái)越多樣化，管理手段與生產(chǎn)技術(shù)水平也越來(lái)越先進(jìn)，由此延伸出越來(lái)越多的檔案資源管理需求，也因此而對(duì)檔案管理的質(zhì)量與效率提出了更高的要求。眾所周知，檔案管理是構(gòu)筑企業(yè)信息系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)，唯有采取科學(xué)化、精細(xì)化的手段加強(qiáng)企業(yè)檔案資源的規(guī)范化、法治化建設(shè)與管理，才能使得檔案資源在企業(yè)未來(lái)的可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮出重要的作用。時(shí)代在不斷發(fā)展，但是企業(yè)與技術(shù)的進(jìn)步需要不斷地積累經(jīng)驗(yàn)，檔案資源可以在生產(chǎn)技術(shù)的研發(fā)與創(chuàng)新中起到很好的參考借鑒作用。所以，無(wú)論是從企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展角度，還是出于提升企業(yè)管理質(zhì)量的需要，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、法治化建設(shè)都是進(jìn)一步提升企業(yè)的管理質(zhì)量與技術(shù)水平的重要途徑，能為企業(yè)的加速發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。所以說(shuō)，加強(qiáng)檔案資源的規(guī)范化、法治化管理是促進(jìn)企業(yè)管理現(xiàn)代化的重要前提，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步和可持續(xù)發(fā)展具有重要的參考意義和促進(jìn)作用。

二、加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)，促進(jìn)檔案法治化管理的具體要求

1.要實(shí)現(xiàn)檔案資料收集的精準(zhǔn)性

要加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，促進(jìn)檔案法治化管理，首先要實(shí)現(xiàn)檔案資料收集的精準(zhǔn)性，因?yàn)?，企業(yè)不同階段的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展中必然會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，而對(duì)這些資料進(jìn)行識(shí)別、收集、分類、歸納，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的資料是檔案管理規(guī)范化的重要前提。很顯然，當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，隨著互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)的深度應(yīng)用，使得企業(yè)檔案的管理方向更加明確化，同時(shí)也使得各種檔案信息的收集方式更為便捷，收集質(zhì)量更為精準(zhǔn)以及高效。通過(guò)利用互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)的便捷優(yōu)勢(shì)與強(qiáng)大的技術(shù)功能，快速且精準(zhǔn)地識(shí)別檔案資料的數(shù)據(jù)保證檔案數(shù)據(jù)的完整性、有效性。為企業(yè)檔案的規(guī)范化管理以及后續(xù)檔案資源的利用與精準(zhǔn)服務(wù)的進(jìn)一步開展指明了方向。與此同時(shí)，將信息技術(shù)利用在檔案資源的規(guī)范化建設(shè)中，還能夠有效節(jié)省檔案使用人員的時(shí)間，快速檢索、調(diào)閱所需要的檔案，節(jié)省時(shí)間保證檔案管理的服務(wù)效率，將檔案管理的作用充分發(fā)揮出來(lái)。很顯然，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的應(yīng)用保證了檔案管理從量變到質(zhì)變的飛躍，保證檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的有效進(jìn)行，使其銜接更為緊密，同時(shí)為檔案管理的規(guī)范化、法治化建設(shè)鋪平道路。

2.要加強(qiáng)檔案資源的優(yōu)化與整合

檔案管理規(guī)范化建設(shè)的最終目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化與整合，從而便于后續(xù)的高效管理與利用。而信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的誕生與應(yīng)用，顯著地加速了各種信息與資訊的高效傳播，同時(shí)也為企業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)開辟了新路徑，拓寬了新渠道。所以，應(yīng)用信息技術(shù)參與企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，顯而易見，在加強(qiáng)企業(yè)檔案管理規(guī)范化上也是如此，規(guī)范化管理的前提是要實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化。很顯然，在加強(qiáng)檔案資源的優(yōu)化與融合上就要借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)推進(jìn)整合效率與整合質(zhì)量，利用信息技術(shù)為檔案資源的收集、整理、管理、利用開辟新路徑。利用信息技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)建立起數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，不僅僅能夠很好地突破傳統(tǒng)人工管理模式的封閉性與滯后性，更加顯著地增強(qiáng)優(yōu)化檔案的利用效果，而且可快速識(shí)別用戶的檔案需求，使檔案管理更加的人性化、便捷化。同時(shí)，還能夠快速整合各種信息資源，使不同部門的員工進(jìn)行檔案管理時(shí)更加的便捷，有效保證了檔案管理和使用效率的提高，降低人工成本和物力成本，使得企業(yè)的檔案管理更加優(yōu)質(zhì)與高效。同時(shí)，由于傳統(tǒng)的檔案管理都是紙質(zhì)文件、資料，不僅需要一定的空間，而且對(duì)于存儲(chǔ)環(huán)境有著十分特殊的要求，如防潮、防霉等等，而當(dāng)前將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，通過(guò)一些檔案管理的APP等實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案進(jìn)行云儲(chǔ)存，避免了檔案紙質(zhì)資料的損壞，而且在傳播和調(diào)閱的過(guò)程中，更加的方便快捷，無(wú)懼檔案丟失損壞的煩惱，而且數(shù)據(jù)存儲(chǔ)沒有空間的煩惱。所以，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化與整合，使檔案管理的路徑更加多樣化、立體化，顯著地提高了檔案資源規(guī)范化、法治化建設(shè)與管理的速度和質(zhì)量，不僅實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化檔案管理的基本前提，而且還大大加速了檔案管理信息化的進(jìn)程。

三、檔案規(guī)范化、法治化建設(shè)與管理中存在的不足

1.相關(guān)部門缺乏對(duì)檔案管理的重視

如前文所說(shuō)，檔案管理貫穿了企業(yè)的各個(gè)階段，所以必然的，檔案管理牽涉到各個(gè)領(lǐng)域，并且涵蓋了企業(yè)發(fā)展周期的全過(guò)程，包括文書、科技、人事、會(huì)計(jì)等內(nèi)容，要將這些內(nèi)容以及資料按規(guī)范要求來(lái)規(guī)范管理，顯然不是一件容易的事。除了技術(shù)層面的支持外，還需要高度的重視，調(diào)動(dòng)起全體成員對(duì)檔案管理的認(rèn)知，但是顯然，當(dāng)前企業(yè)相關(guān)部門對(duì)于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不清，片面地認(rèn)為檔案管理不過(guò)是些已經(jīng)過(guò)時(shí)了的資料，具體體現(xiàn)在幾個(gè)方面，首先在檔案管理隊(duì)伍上的投入不夠，沒有就檔案管理的流程進(jìn)行梳理，對(duì)于檔案管理的職責(zé)沒有進(jìn)行明確的分配，由于企業(yè)的發(fā)展以及管理需要，常常會(huì)產(chǎn)生很多反復(fù)更新的資料，由于檔案管理的重視度不夠，在譬如此類檔案資料的整理上往往未能即時(shí)地進(jìn)行更新替換處理，這就導(dǎo)致后續(xù)在利用時(shí)會(huì)出現(xiàn)偏差，尤其是一些技術(shù)性質(zhì)的檔案，必然會(huì)帶來(lái)困擾與阻礙;除此之外，對(duì)于檔案管理隊(duì)伍專業(yè)水平的重視度也不夠，多數(shù)企業(yè)在檔案管理人才的引進(jìn)上投入不夠，多是從企業(yè)內(nèi)部選拔檔案管理人員，或是一人身兼多職，這就導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理的質(zhì)量與效率得不到保障，具體表現(xiàn)在缺乏專業(yè)的檔案管理背景，對(duì)于檔案管理的流程與要求，以及對(duì)于檔案管理需要達(dá)到的目標(biāo)不明確，尤其是在信息化管理要求下，相關(guān)的檔案管理軟件操作能力低，種種不足都無(wú)法滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需求。