肖述

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)無(wú)法滿足日常工作的需要。為此，建立一套適合目前形勢(shì)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已迫在眉睫。文章以一所本科院校為例，詳細(xì)介紹了學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求分析與設(shè)計(jì)，對(duì)于建立其他高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;OA系統(tǒng);信息化

0 ? 引言

在“互聯(lián)網(wǎng)+”信息時(shí)代，特別是新冠疫情暴發(fā)以來(lái)，我們學(xué)習(xí)和辦公模式發(fā)生了深刻的改變。雖然目前辦公自動(dòng)化模式得到了普遍認(rèn)可和較廣泛使用，但各高校的辦公自動(dòng)化信息層次仍有較大的提升空間[1]。例如比較多的高校線上辦公主要集中在公文處理和信息發(fā)布上，而校外來(lái)文管理、會(huì)議管理、督辦管理和合同管理等功能并未得到廣泛開(kāi)發(fā)，OA辦公系統(tǒng)并未得到系統(tǒng)性全面性建設(shè)。本文結(jié)合學(xué)校實(shí)際，介紹了在建設(shè)OA辦公系統(tǒng)中涉及的功能、原則、前提條件最后達(dá)到的效果。

1 ? 建設(shè)目標(biāo)和建設(shè)原則

1.1? 建設(shè)目標(biāo)

減少辦公開(kāi)支，降低辦公成本;內(nèi)部共享各種信息資源，實(shí)現(xiàn)知識(shí)規(guī)整與管理;加強(qiáng)員工間的交流、增強(qiáng)人員責(zé)任感、高整體工作效率;通過(guò)后臺(tái)的統(tǒng)計(jì)匯總功能，制作報(bào)表;對(duì)日常的工作進(jìn)行記錄，以備事后隨時(shí)查詢。

1.2? 建設(shè)原則

（1）系統(tǒng)須遵循開(kāi)放性原則，必須與學(xué)校智慧服務(wù)信息化平臺(tái)全面集成，包括統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)、數(shù)據(jù)交換平臺(tái)、統(tǒng)一門(mén)戶等，進(jìn)而與學(xué)校其他信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接。（2）系統(tǒng)須遵循安全性原則，應(yīng)符合信息安全等級(jí)保護(hù)二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)OA系統(tǒng)要采取有效的安全機(jī)制，包括系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全、日志審計(jì)以及操作痕跡保留等。需采用靈活的授權(quán)管理機(jī)制，按照不同用戶、不同角色分配不同的操作權(quán)限。（3）系統(tǒng)在安裝配置上應(yīng)遵循簡(jiǎn)潔化原則。PC桌面端采用瀏覽器工作，無(wú)須安裝客戶端軟件，支持盡可能多的主流瀏覽器，無(wú)須復(fù)雜的瀏覽器客戶端設(shè)置即可順利訪問(wèn)系統(tǒng)。（4）系統(tǒng)對(duì)待歷史數(shù)據(jù)須遵循延續(xù)繼承原則，完成原OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移，方便在新系統(tǒng)中調(diào)閱歷史數(shù)據(jù)和文件。（5）系統(tǒng)須遵循穩(wěn)定性原則，能夠平穩(wěn)流暢運(yùn)行，優(yōu)化軟件設(shè)計(jì)和源代碼，不卡頓。

2 高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能模塊

2.1? 公共模塊管理和發(fā)文管理

（1）公共模塊管理，包含通訊錄管理、日程管理、待辦事項(xiàng)。

（2）發(fā)文管理，分為學(xué)校發(fā)文和二級(jí)單位發(fā)文兩大類(lèi)，學(xué)校發(fā)文是校級(jí)層面的公文，二級(jí)單位發(fā)文是二級(jí)單位內(nèi)部的公文。第一，發(fā)文管理可支持?jǐn)M文簽和正文在一個(gè)屏中完全顯示，并可以通過(guò)權(quán)限控制查看正文內(nèi)容。第二，學(xué)校發(fā)文包含黨務(wù)文件、行政文件、函件、會(huì)議紀(jì)要等。流程主要有文件起草、負(fù)責(zé)人審批、部門(mén)會(huì)簽、秘書(shū)辦文、辦公室審批、校領(lǐng)導(dǎo)審批、校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、套紅、蓋章、分發(fā)等環(huán)節(jié)。發(fā)起人可以通過(guò)系統(tǒng)提醒下一環(huán)節(jié)處理人。辦文過(guò)程中，可查看辦文的修改痕跡。第三，可以通過(guò)擬文簽中的任何字段進(jìn)行模糊查詢，找到系統(tǒng)中的相關(guān)文件。第四，發(fā)文流程流轉(zhuǎn)完成后，可實(shí)現(xiàn)一鍵轉(zhuǎn)格式（文件格式可實(shí)現(xiàn)為PDF和Word），并進(jìn)行自動(dòng)歸檔

2.2? 校外來(lái)文管理

校外來(lái)文管理主要是處理上級(jí)來(lái)文和其他單位來(lái)函等。（1）每個(gè)流程按照學(xué)校的實(shí)際定制。在這些流程的每一環(huán)節(jié)，可以通過(guò)系統(tǒng)提醒下一環(huán)節(jié)處理人。（2）可以按標(biāo)題、創(chuàng)建時(shí)間進(jìn)行搜索，以及全文檢索，并能在“收文登記簿”中以年份、收文字號(hào)、起止編號(hào)進(jìn)行檢索并導(dǎo)出檢索結(jié)果。 （3）辦文流程流轉(zhuǎn)完成后，進(jìn)行自動(dòng)歸檔。第四，辦文流程結(jié)束之后可實(shí)現(xiàn)一鍵轉(zhuǎn)督辦，實(shí)現(xiàn)文件流轉(zhuǎn)的全閉環(huán)管理。

2.3? 會(huì)議管理

會(huì)議管理包括會(huì)議室申請(qǐng)、參會(huì)人員管理、座位安排、材料管理等方面。（1）會(huì)議室申請(qǐng)：由用戶根據(jù)相應(yīng)的流程申請(qǐng)登記使用。系統(tǒng)可按照會(huì)議申請(qǐng)審批情況每周生成會(huì)議安排表和會(huì)議室使用情況一覽表。校黨委常委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)、重要專題會(huì)議等，包括議題申報(bào)、議題審議、上會(huì)資料上傳、會(huì)議通知、會(huì)議提醒、參會(huì)人員統(tǒng)計(jì)等功能。（2）參會(huì)人員管理：根據(jù)會(huì)議類(lèi)別，對(duì)二級(jí)單位人員進(jìn)行合理分類(lèi)，建立工作群組。提供校園卡、二維碼、身份證等簽到功能，實(shí)時(shí)顯示應(yīng)到會(huì)單位數(shù)和實(shí)際到會(huì)單位數(shù)。（3）會(huì)議材料管理：會(huì)前承辦單位可上傳會(huì)議議程、擬討論材料等文檔，并合并在參會(huì)提醒中提醒各單位提前查看;會(huì)后承辦單位可上傳草擬的會(huì)議紀(jì)要供相關(guān)部門(mén)討論。（4）一周會(huì)議安排：學(xué)校每周五前，各單位向?qū)W校辦公室提交下周會(huì)議申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議室地點(diǎn)、出席校領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)人員等信息，由學(xué)校辦公室工作人員審核匯總，按程序?qū)彾āl(fā)布。管理維度包括會(huì)議室登記、參會(huì)人員管理、材料管理、電話會(huì)議等方面。系統(tǒng)根據(jù)會(huì)議申請(qǐng)審批情況每周生成會(huì)議安排表和會(huì)議室使用情況一覽表，一覽表能動(dòng)態(tài)更新。

2.4? 督辦管理

（1）學(xué)校督查督辦事項(xiàng)主要由學(xué)校辦公室根據(jù)學(xué)校會(huì)議、文件和領(lǐng)導(dǎo)的批示要求來(lái)立項(xiàng)的。已立項(xiàng)的督辦事項(xiàng)由學(xué)校辦公室送達(dá)承辦部門(mén)（單位）辦理，學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)跟蹤督辦，及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況。承辦單位反饋承辦過(guò)程及承辦情況，并在要求時(shí)限內(nèi)辦結(jié)事項(xiàng)。（2）督辦各流程可指定人員、時(shí)間、頻次等對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行提醒、系統(tǒng)內(nèi)及時(shí)通信推送。（3）督辦查詢：按人員、部門(mén)、時(shí)間維度統(tǒng)計(jì)處理數(shù)、平均處理時(shí)長(zhǎng)、總處理時(shí)長(zhǎng)、按時(shí)完成率、超期處理數(shù)、超期處理比例。

2.5? 合同管理

（1）合同發(fā)起：根據(jù)學(xué)校目前已有合同模板，制作電子檔合同會(huì)簽單，根據(jù)不同權(quán)限設(shè)定對(duì)應(yīng)人員發(fā)起，合同以附件形式流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)支持可以修改附件，并且支持修改留痕。系統(tǒng)支持對(duì)每個(gè)合同進(jìn)行分類(lèi)自動(dòng)編號(hào)。（2）合同生成：合同審批流程最終節(jié)點(diǎn)到合同管理員，由學(xué)校合同管理員一鍵生成最終版合同，并且同步生成二維碼和水印。（3）合同分類(lèi)：按照學(xué)校目前合同類(lèi)別，實(shí)現(xiàn)不同合同類(lèi)別的流轉(zhuǎn)。 （4）合同統(tǒng)計(jì)：支持合同統(tǒng)計(jì)，可以按照年、月、發(fā)起人、合同類(lèi)別等設(shè)置條件進(jìn)行合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。（5）合同追蹤：合同流轉(zhuǎn)過(guò)程中可以對(duì)合同進(jìn)行追蹤，可查看流程進(jìn)行中、流程完結(jié)等狀態(tài)。

3 高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)滿足條件和要求

3.1 負(fù)載要求

（1）系統(tǒng)必須支持足夠多用戶同時(shí)在線，支持PC端至少足夠多并發(fā)用戶數(shù)。（2）OA系統(tǒng)應(yīng)支持包含全校所有教師用戶數(shù)以上的用戶規(guī)模。

3.2 系統(tǒng)集成要求

（1）系統(tǒng)必須與學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)對(duì)接，師生用戶通過(guò)統(tǒng)一的賬號(hào)密碼認(rèn)證登錄使用系統(tǒng)，教職工用工號(hào)，學(xué)生用學(xué)號(hào)，須關(guān)閉系統(tǒng)自身的登錄入口、注銷(xiāo)入口以及修改密碼功能。（2）必須與學(xué)校數(shù)據(jù)中心和數(shù)據(jù)交換平臺(tái)對(duì)接，提供數(shù)據(jù)庫(kù)的完整只讀訪問(wèn)權(quán)限，通過(guò)該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)與其他相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)自動(dòng)同步更新。（3）系統(tǒng)必須與學(xué)校統(tǒng)一門(mén)戶對(duì)接，方便師生用戶使用。面向師生的服務(wù)應(yīng)集成到統(tǒng)一門(mén)戶中運(yùn)行。

3.3 系統(tǒng)兼容性要求

系統(tǒng)要有良好的兼容性，在PC端采用B/S模式，用戶在PC客戶端無(wú)須安裝專門(mén)的應(yīng)用軟件，直接通過(guò)瀏覽器登錄系統(tǒng)，能很好地支持IE（9、10、11）、Chrome、360、Firefox、Safari、百度、傲游、搜狗、QQ等常用瀏覽器，使用過(guò)程中能針對(duì)不同操作系統(tǒng)和瀏覽器能一鍵式安裝公文插件，能良好地兼容Microsoft Office、WPS等通用辦公軟件，對(duì)操作系統(tǒng)無(wú)限制[2]。

3.4 系統(tǒng)安全性要求

（1）辦公系統(tǒng)必須具有高度的安全性。本系統(tǒng)必須符合國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)制度要求。（2）系統(tǒng)應(yīng)有嚴(yán)密的操作權(quán)限控制，確保用戶賬號(hào)的安全。登錄系統(tǒng)后，在限定時(shí)間內(nèi)無(wú)操作時(shí)，用戶賬戶自動(dòng)退出，再次登錄需重新進(jìn)行身份認(rèn)證。（3）服務(wù)器端要有完善的安全機(jī)制，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)全備份，備份策略用戶可設(shè)置，核心數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)。備份的數(shù)據(jù)能夠在新安裝系統(tǒng)中全部恢復(fù)，提供數(shù)據(jù)恢復(fù)方法。

4 結(jié)語(yǔ)

以日常行政辦公工作實(shí)際作為切入點(diǎn)，全方位多角度無(wú)死角解決在線行政辦公所碰到的問(wèn)題，教職工在辦公室就能完成全流程。相對(duì)于傳統(tǒng)的OA辦公系統(tǒng)，新建設(shè)的OA辦公系統(tǒng)在流程簡(jiǎn)化、用戶登錄、數(shù)據(jù)同步、系統(tǒng)安全、易用性、適用性和兼容性等方面有了顯著提升，在數(shù)據(jù)管理層面也更進(jìn)一步優(yōu)化。特別是疫情期間，這一特性克服了物理空間隔離給人們工作帶來(lái)的影響[3]，提升辦公效率。

[參考文獻(xiàn)]

[1]賈向煒，任煒.基于工作流技術(shù)的西安交通大學(xué)全新OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2018（14）：73-75.

[2]梁濤，劉詠國(guó)，楊非非，等.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下創(chuàng)新高校OA系統(tǒng)運(yùn)行模式與發(fā)展路徑的研究[J].信息技術(shù)與信息化，2018（11）：186-190.

[3]程彪.試談疫情背景下的OA系統(tǒng)應(yīng)用[J].電腦編程技巧與維護(hù)，2020（10）：90-91.

（編輯 傅金睿）