周言

摘要：電子檔案是時(shí)代發(fā)展、科技進(jìn)步的結(jié)果，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤或其他數(shù)字設(shè)備為載體，大量存儲(chǔ)的人員或事件信息。電子檔案相較于紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)在于，其能在存儲(chǔ)大量信息的情況下，更簡(jiǎn)便的找到目標(biāo)信息，更具備紙質(zhì)檔案所不能及的圖片甚至影像資料。因?yàn)槠涫褂煤?jiǎn)單、儲(chǔ)存量大、信息保存時(shí)限長(zhǎng)等原因成為了現(xiàn)代企業(yè)單位最常用的檔案保存方式，但其管理模式和管理辦法依然存在不足，本文就信息時(shí)代電子檔案的管理進(jìn)行分析，希望對(duì)相關(guān)企業(yè)單位在電子檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;電子檔案;管理

電子檔案是現(xiàn)代人對(duì)科學(xué)技術(shù)的辦公化應(yīng)用，在科技極度發(fā)達(dá)的時(shí)代，人們?yōu)榱烁咝У耐瓿晒ぷ魅蝿?wù)，將計(jì)算機(jī)與數(shù)字信息結(jié)合，誕生了方便存儲(chǔ)信息的電子檔案。電子檔案極大程度改善了紙質(zhì)檔案的弊端，即易臟污、易損壞、易腐朽以及易褪色等問題，這些問題導(dǎo)致了紙質(zhì)檔案極難保持，而且不具備時(shí)效性，并且當(dāng)紙質(zhì)檔案過多，其巨大的筆記量也為其存儲(chǔ)和查詢使用帶來了困難。因此，電子檔案是人們優(yōu)化辦公程序的體現(xiàn)，也是時(shí)代的必然結(jié)果。

一、電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）電子檔案的存儲(chǔ)量和便利性

檔案，顧名思義，是對(duì)一個(gè)人或一件事的始末信息記載，其特點(diǎn)在于信息量大、種類繁多，因此，想要存儲(chǔ)檔案和使用檔案在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式中較為困難。電子檔案解決了之一難題，例如：現(xiàn)有的家用計(jì)算機(jī)其硬盤容量為1TB，單張D9刻錄盤容量為8.5GB，U盤的容量最大也為1TB。假設(shè)一張A4紙可記錄1000字，每字符2BIT，記錄一張A4紙的內(nèi)容相當(dāng)于2KB，在這個(gè)假設(shè)基礎(chǔ)上，可以計(jì)算單張D9刻錄盤能記錄的內(nèi)容相當(dāng)于450萬張A4紙的字節(jié)信息！龐大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所不能比較的巨大優(yōu)勢(shì)，而且在使用檔案時(shí)，紙質(zhì)檔案需要記錄檔案目錄才能在450萬張A4紙中找到目標(biāo)信息，電子檔案僅僅需要輸入“關(guān)鍵字”就能自動(dòng)檢索，找到目標(biāo)，其便利性也是紙質(zhì)檔案望塵莫及的[1]。

（二）電子檔案不可直讀

電子檔案有巨大的優(yōu)勢(shì)，也有較為鮮明的缺點(diǎn)，即為其不可直讀的特性。電子檔案一般存儲(chǔ)在光盤、計(jì)算機(jī)硬盤、u盤或其他信息載體中，這些載體的特性決定了人們?cè)谑褂眠@些信息時(shí)必須借助外力讀取其信息[2]。因此，若停電或計(jì)算機(jī)設(shè)備電量不足時(shí)即不可讀取其內(nèi)部信息，為人們?cè)诘墓ぷ髀裣铝藵撛趩栴}。

（三）電子檔案的安全性

電子檔案受其特性影響，必須在數(shù)字信息設(shè)備上讀取，因此，計(jì)算機(jī)設(shè)備的安全與否決定了電子檔案中的信息安全與否。如果存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)設(shè)備因人為操作感染惡意程序或他人設(shè)備惡意供給，設(shè)備內(nèi)存儲(chǔ)的檔案信息的安全難以得到保證。

二、提升電子檔案管理的辦法

（一）建立嚴(yán)格的管理制度

提升電子檔案管理效率的根本辦法在于建立科學(xué)有效的管理制度：

1.除檔案管理員外，任何人員不能操作電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，電子檔案因?yàn)槠涮厥庑?，其形成并存?chǔ)進(jìn)設(shè)備后，其他人員的“外規(guī)操作”極易造成檔案的泄露，對(duì)檔案信息安全造成嚴(yán)重威脅，因此，必須杜絕除檔案管理員外的人員接觸電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備。

2.制定嚴(yán)格的錄入和查看記錄，檔案管理員要減少在電子設(shè)備上的電子文件傳輸和接收，在存儲(chǔ)檔案的設(shè)備上接收檔案以外的文件，會(huì)給惡意程序感染存儲(chǔ)設(shè)備的機(jī)會(huì)。并且檔案管理員即使將檔案設(shè)置為“只讀模式”，也無法防止“有心人”以打字錄入、手寫抄錄、拍照等方式記錄檔案[3]。因此，必須制定嚴(yán)格的檔案存入和查看管理規(guī)定，每次錄入都應(yīng)以手打錄入為主，杜絕設(shè)備感染惡意程序的可能，并且每次的檔案查看都要有記錄，為日后的查詢工作提高可追溯性。

3.對(duì)較為特殊的檔案給予“特殊照顧”，在信息化時(shí)代的背景下，信息是單位的立身之本。因此，針對(duì)電子檔案的安全問題必須進(jìn)行安全等級(jí)劃分，檔案管理員要根據(jù)不同的檔案內(nèi)容進(jìn)行不同等級(jí)的安全保護(hù)，周期性檢查訪問記錄，防止惡意程序在不知情的情況下查看檔案信息[4]。同時(shí)，劃分安全等級(jí)更便于電子檔案管理工作，能夠有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案安全的把控，在安全的基礎(chǔ)上提高電子檔案的利用率，提升電子檔案的安全性。

（二）提高自身操作能力

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)經(jīng)過長(zhǎng)久發(fā)展，已經(jīng)進(jìn)入了科技飛躍進(jìn)步階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)及其性能日新月異。檔案管理軟件以及檔案加密軟件技術(shù)也在逐步更新，為了更好的完成檔案管理工作，檔案管理員必須強(qiáng)化自身能力，積極參加相關(guān)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最新的檔案管理操作知識(shí)[5]。檔案管理員自身能力是電子檔案管理效率和安全的第一道保障，同時(shí)也是最后一道保障，只有檔案管理員具備了一定的操作能力，才能保障工作任務(wù)的順利完成，為單位其他部門的工作提供有利保障。

（三）控制電子檔案的準(zhǔn)確性

電子檔案是電子文件的辦公化形似，在計(jì)算機(jī)中對(duì)其進(jìn)行更改十分簡(jiǎn)單，并且復(fù)制一份電子檔案，也僅需要“復(fù)制—粘貼”兩個(gè)步驟即可完成，過分的簡(jiǎn)單操作對(duì)電子檔案的極大的影響了電子檔案的真實(shí)性和原始性。雖然檔案管理員都會(huì)對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，但對(duì)了解計(jì)算機(jī)知識(shí)的人而言，解密僅僅時(shí)間的問題，簡(jiǎn)單的修改檔案，會(huì)與原檔案形成極大的出入。因此，檔案管理員在錄入電子檔案時(shí)有必要加錄一份備份檔案，以保證電子檔案的準(zhǔn)確性。

結(jié)束語：

在信息極度膨脹的今天，電子檔案的管理工作是一個(gè)單位的立身之本，檔案的準(zhǔn)確性關(guān)乎于每個(gè)收錄人員的個(gè)人隱私，因此，需要檔案管理人員高度重視。檔案管理員應(yīng)積極學(xué)習(xí)新興的檔案管理相關(guān)技術(shù)和文件加密技術(shù)，為單位電子檔案安全提供保障，在計(jì)算機(jī)硬件和軟件兩方面著手，重視在技術(shù)方面的學(xué)習(xí)，并建立科學(xué)的管理工作規(guī)范，進(jìn)一步強(qiáng)化電子檔案的管理工作。

參考文獻(xiàn)：

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[3]蘭序亮. 淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院人事檔案電子信息化管理[J]. 卷宗，2020，10（16）：103.

[4]曹麗紅. 淺析信息化時(shí)代傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理[J]. 黑龍江科學(xué)，2017，8（3）：90-91.

[5]張淑萍. 淺析電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2021（2）：75-76.

吉林省公主嶺市衛(wèi)生監(jiān)督所 136100