歐陽(yáng)瓊

（湖南省科學(xué)技術(shù)信息研究所，湖南 長(zhǎng)沙 410000）

檔案記載著歷史與成就，是一個(gè)科研機(jī)構(gòu)最寶貴的財(cái)富?？梢?jiàn)，檔案管理的工作更不容小覷，雖然檔案管理工作是科研機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)的工作，但同樣擔(dān)任著重要責(zé)任，為科研機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展提供有利的資源。在檔案館內(nèi)，不僅存放著日常的檔案，還有實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，科學(xué)研究方面的數(shù)據(jù)，還有各方面的研究報(bào)告，專(zhuān)題論文等等。這些都是科學(xué)研究機(jī)構(gòu)的寶貴財(cái)富，對(duì)我國(guó)的未來(lái)發(fā)展方向起到導(dǎo)向的作用?？梢?jiàn)，科研檔案管理工作在科研機(jī)構(gòu)中也同樣占用著重要的地位。

一、科研檔案信息化管理的特點(diǎn)及意義

（一）特點(diǎn)

1.工作量大。

科研項(xiàng)目是由多個(gè)子課題組成的，其中的每個(gè)子課題和主項(xiàng)目在每個(gè)階段都需要專(zhuān)人來(lái)管理，這樣才能保證其成果和目標(biāo)得到定期考核。同時(shí)每一個(gè)科研項(xiàng)目都有立檔單位，會(huì)涉及不同種類(lèi)的學(xué)科。這樣就使檔案工作量增加，大量的資料需要及時(shí)有效的歸類(lèi)和存檔。

2.周期長(zhǎng)。

科研項(xiàng)目要進(jìn)行很多工作流程，其中包括申請(qǐng)、立項(xiàng)、組織、檢查、評(píng)估、驗(yàn)收、鑒定、申報(bào)、推廣、入庫(kù)等，通常最長(zhǎng)需要3年時(shí)間來(lái)完成，如果再加上一些客觀因素影響，那么就會(huì)使科研檔案管理的周期延長(zhǎng)。

3.保密性強(qiáng)。

科研檔案具有一定的保存和利用價(jià)值，很多涉及的領(lǐng)域較廣，甚至有一些資料涵蓋著較高的技術(shù)精準(zhǔn)，檔案內(nèi)容需要進(jìn)行保密處理，如果外漏，將會(huì)造成巨大的損失。所以，科研檔案心理化管理工作具有保密性，要求管理人員有針對(duì)性地采取保密性、安全性管理措施。

4.有服務(wù)性和借鑒性特征。

科研檔案信息化管理整個(gè)工作凝聚著研究人員的大量心血和智慧，以及經(jīng)驗(yàn)和方法，具有一定的創(chuàng)新性和使用功能。隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，利用信息技術(shù)來(lái)強(qiáng)化科研檔案管理作用，能告別過(guò)去紙質(zhì)檔案管理，提高科研檔案管理技術(shù)含量。

（二）意義

科研檔案信息化平臺(tái)的創(chuàng)設(shè)有助于提升科研檔案現(xiàn)代化管理質(zhì)量，有益于科研檔案信息化管理模式的創(chuàng)新。將科研檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，這樣能夠使更多的資源和信息得到有效的保存，同時(shí)也能建立專(zhuān)門(mén)的科研檔案信息化管理資源庫(kù)，時(shí)檔案服務(wù)更安全、更快捷，使檔案管理更科學(xué)有效，另外，最重要的是能促進(jìn)科研檔案的信息資源的共享。

一方面，科研檔案可以進(jìn)行長(zhǎng)期的保存，因?yàn)榧堎|(zhì)的科研檔案保存期限短，甚至有些年久損壞等，在查閱時(shí)造成了很大的不便。另一方面，在信息化環(huán)境下，利用信息技術(shù)來(lái)處理和規(guī)范數(shù)據(jù)信息，能大大提升數(shù)據(jù)質(zhì)量和效率，同時(shí)也能減少一些不必要的工作時(shí)間，提高工作效率?？蒲袡n案的信息化管理還能對(duì)具體的科研項(xiàng)目進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理?？蒲袡n案信息化可以拉近科研人員及管理人員之間的情感，增加他們之間的交流、合作，使科研檔案信息化管理各項(xiàng)工作能穩(wěn)定進(jìn)行。

二、當(dāng)前科研檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）科研機(jī)構(gòu)的檔案管理設(shè)施匱乏

隨著當(dāng)前社會(huì)科技的發(fā)展，信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，我國(guó)在各個(gè)領(lǐng)域上都取得了卓越的成果。與此同時(shí)，我們的科研所的檔案信息化管理上也有了新的進(jìn)展。如果從當(dāng)前工作的需求來(lái)看，科研檔案管理的配套設(shè)備還處于匱乏階段，這將影響檔案管理水平的提高。從當(dāng)前的大數(shù)據(jù)觀察到，科研檔案的管理現(xiàn)在已經(jīng)走向電子趨勢(shì)化，比如說(shuō)電子檔案，電算化等；還有視頻資料及半結(jié)構(gòu)化等檔案數(shù)據(jù)的歸檔管理。但是由于科研機(jī)構(gòu)配套資源短缺，都只是配備了比較基礎(chǔ)的設(shè)施，比如說(shuō)錄入信息的老式計(jì)算機(jī)，以及打印機(jī)和掃描儀等設(shè)備。這些設(shè)備很難滿足當(dāng)前工作的需要，很難對(duì)當(dāng)前的檔案進(jìn)行有效整合。這不僅給工作人員增添了工作壓力，也降低了工作人員的辦公效率，同時(shí)也降低了資源的綜合利用率。

（二）科研檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前，雖然我們已經(jīng)走進(jìn)信息化時(shí)代，但是還是有些科研機(jī)構(gòu)的檔案信息化管理存在初級(jí)階段，工作人員對(duì)管理的目標(biāo)不明確，而且在管理上缺乏統(tǒng)一性，即使在工作中已經(jīng)將要保存好的檔案保存好，但在實(shí)際應(yīng)用上出現(xiàn)了很多問(wèn)題，比如說(shuō)文件的格式不統(tǒng)一，或者兼容性及文件格式轉(zhuǎn)換等都出現(xiàn)了相應(yīng)的問(wèn)題。這將影響電子檔案在實(shí)際應(yīng)用中的利用率，也會(huì)增加管理人員的資源消耗。為此，科研機(jī)構(gòu)在檔案信息化管理上要有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，及統(tǒng)一的管理規(guī)范，才能真正提高檔案信息化管理水平。

（三）缺少檔案信息化管理的人才

一個(gè)國(guó)家最寶貴的財(cái)富就是人才，同樣在這個(gè)信息化的社會(huì)，人才是企業(yè)的重要戰(zhàn)略資源，沒(méi)有他們的支持在優(yōu)質(zhì)的配套也發(fā)揮不出最好的效率。從我國(guó)現(xiàn)階段的大數(shù)據(jù)顯示，科研機(jī)構(gòu)在加強(qiáng)檔案信息化管理的人才上處于匱乏狀態(tài)?，F(xiàn)有的檔案管理人員對(duì)信息化管理的模式的認(rèn)知不足，實(shí)際操控上存在缺陷，整體來(lái)說(shuō)就是缺乏具有專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)的信息化管理及維護(hù)的專(zhuān)業(yè)人才，從而造成我們的科研機(jī)構(gòu)的檔案信息化管理得不到創(chuàng)新和提高。

（四）信息安全出現(xiàn)極大威脅

科研檔案是通過(guò)科研人員在日常工作中將所積累的知識(shí)記錄下來(lái)，是科研機(jī)構(gòu)存儲(chǔ)信息的財(cái)富，科研檔案信息是否安全和國(guó)家保密事宜及國(guó)家利益息息相關(guān)。隨著我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子科研檔案開(kāi)始廣泛應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子科研檔案的存儲(chǔ)，不僅節(jié)約了一定的工作時(shí)間，同時(shí)還提升了工作效率，然而在享受信息技術(shù)便捷的同時(shí)，也會(huì)給科研檔案管理工作帶來(lái)極大威脅，比如說(shuō)，一些檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)泄密，計(jì)算機(jī)的防御功能被破壞，或者侵入一些電腦病毒等，使科研檔案一些數(shù)據(jù)和文件泄露。所以，科研檔案信息化管理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多安全隱患，需要加大科研檔案信息安全管理力度。

（五）在開(kāi)發(fā)利用檔案方面存在缺陷

由于科研檔案管理人員自身業(yè)務(wù)水平及管理方式不同，同時(shí)他們的工作思路受限，很多管理人員仍然沒(méi)有從過(guò)去紙質(zhì)檔案管理流程中走出來(lái)，依然每天按照過(guò)去的方法來(lái)處理檔案，經(jīng)過(guò)產(chǎn)時(shí)間的檔案堆積，檔案數(shù)量越來(lái)越多，這樣故步自封，缺乏創(chuàng)新，沒(méi)有跟隨時(shí)代發(fā)展步伐，那么，導(dǎo)致科研檔案管理工作舉步維艱。很多檔案信息不能及時(shí)得到有效利用，失去了應(yīng)有的參考價(jià)值。因此，在開(kāi)發(fā)和利用檔案過(guò)程中，應(yīng)該讓管理人員所吸取先進(jìn)的思想，從過(guò)去保守的工作模式中走出來(lái)，可以用過(guò)去嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度及責(zé)任心來(lái)勝任今天的科研檔案信息化管理工作的變革和創(chuàng)新。

三、科研檔案的信息化管理對(duì)策

（一）大力建設(shè)硬件設(shè)施

為了科研檔案信息化管理工作順利且高效進(jìn)行，必須大力建設(shè)硬件設(shè)施。其中要不斷完善采集、處理、存儲(chǔ)及檢索這四個(gè)設(shè)備，要從自身發(fā)展的狀況及發(fā)展需求，來(lái)打造出數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，同時(shí)還要從檔案信息化管理人員、信息化管理設(shè)施及科研檔案信息化管理技術(shù)這幾個(gè)方面來(lái)建立科學(xué)、安全的防范體系，確保信息化檔案得到有效保障，將不安全因素消除在萌芽狀態(tài)。另外，工作人員還可以開(kāi)發(fā)和使用云存儲(chǔ)技術(shù)手段，這樣可以有效對(duì)科研檔案進(jìn)行安全 存儲(chǔ)、動(dòng)態(tài)保存、備份、遷移、監(jiān)控，并且不斷提升了科研檔案的信息化管理水平。

（二）確立科研檔案信息化管理目標(biāo)，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范化管理方法

首先，確保目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建既科學(xué)又合理。當(dāng)前絕大多數(shù)的科研檔案信息化管理仍然停留在初級(jí)時(shí)期，要想使目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)范，就要事先了解目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)所涵蓋的工作內(nèi)容，其一，要了解自身檔案所隸屬的工作范圍；其二，電子檔案的制定要從季度開(kāi)始進(jìn)行詳細(xì)的記錄；其三，從自身的工作需求來(lái)切身開(kāi)發(fā)一些檢索軟件；其四，定期要做好數(shù)據(jù)庫(kù)的各項(xiàng)工作。

其次，推進(jìn)全文數(shù)字化的發(fā)展和應(yīng)用。其一，將現(xiàn)有的科研檔案資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字化模式；其二，對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行歸檔和分類(lèi)，同時(shí)還要建立相匹配的歸檔和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)；其三，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行認(rèn)真的審核和完善；其四，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的大背景下有效分析和總結(jié)科研檔案的信息化管理的方法和權(quán)限；其五，保證科研檔案的信息化管理平臺(tái)健全、完善，能隨時(shí)保證科研檔案信息化管理工作正常、健康、穩(wěn)定的運(yùn)行。

再次，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)和逐步完善。其一，建立一套詳細(xì)、準(zhǔn)確的科研檔案信息化管理工作體系；其二，在處理檔案工作時(shí)必須嚴(yán)格遵守檔案歸檔的保準(zhǔn)，無(wú)論是針對(duì)已經(jīng)生成的電子檔案，或是已經(jīng)投入工作狀態(tài)的檔案，都要進(jìn)行嚴(yán)格的歸檔處理，同時(shí)要達(dá)到安管的管理要求，不斷提升服務(wù)水平，在使用期間也要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范來(lái)約束；其三，從自身出發(fā)，選擇適宜的保存方法，以使檔案管理工作有序、可靠、安全運(yùn)行，保證各項(xiàng)工作既有實(shí)效性還能符合客觀規(guī)律。

最后，進(jìn)一步做好存量檔案數(shù)字化的建設(shè)工作，理清檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作流程，這樣能使科研檔案信息化管理工作有序、規(guī)范運(yùn)行，進(jìn)而使電子檔案的服務(wù)水平和使用效率都能得到提升，以全面實(shí)現(xiàn)科研檔案信息化資源的共享。

（三）培養(yǎng)人才，提升人才專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

在科研單位的從業(yè)人員，應(yīng)該更要了解工作的屬性及自身肩負(fù)的責(zé)任，同時(shí)科研院所也要認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)人才的重要意義和作用。不斷對(duì)科研檔案信息化管理人員自身素質(zhì)及專(zhuān)業(yè)能力進(jìn)行培訓(xùn)和考核。一方面，科研院所要給工作人員創(chuàng)造一個(gè)舒適、溫馨、和諧的工作環(huán)境，并根據(jù)人員工作情況，建立一套完善的管理工作制度，從而來(lái)約束和杜絕不良的人員工作行為，這樣還能培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的管理人員。另外，還要不斷引進(jìn)和吸納高素質(zhì)、高職業(yè)、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)的人才，這樣可以使科研檔案信息化管理隊(duì)伍擴(kuò)大，也能注入生命活力；另一方面，科研院所還要全方位的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，無(wú)論是管理方面，或是技術(shù)層面，都需要進(jìn)行全面的培訓(xùn)，這樣才能提高人員的綜合能力和水平，以為科研檔案信息化管理工作儲(chǔ)備更多有業(yè)務(wù)實(shí)例、職業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)秀人才。

（四）建設(shè)科研檔案信息安全系統(tǒng)，嚴(yán)格遵守信息保密各項(xiàng)規(guī)定

科研機(jī)構(gòu)應(yīng)該嚴(yán)格遵守《保密法》的相關(guān)制度和規(guī)定，要推行檔案信息安全、保密各項(xiàng)規(guī)章制度及日常工作條例，并且時(shí)刻以信息安全這個(gè)主題，來(lái)細(xì)化工作流程和工作職責(zé)，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就能盡快落實(shí)到具體的個(gè)人身上，進(jìn)而有針對(duì)性地追究相關(guān)的責(zé)任。定期檢查網(wǎng)絡(luò)，排查網(wǎng)絡(luò)不安因素，同時(shí)查看檔案信息防毒系統(tǒng)是否癱瘓，是否缺乏安全防護(hù)，網(wǎng)絡(luò)安全是否出現(xiàn)了漏洞等問(wèn)題，經(jīng)過(guò)定期排查，將出現(xiàn)的問(wèn)題或者存在的隱患問(wèn)題盡早處置，另外還要檢查國(guó)內(nèi)網(wǎng)是否與互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)隔離，是否檢查出一臺(tái)電腦被二用的問(wèn)題。做好檔案信息的保密措施，從檔案信息的存儲(chǔ)到使用，人員有無(wú)泄密問(wèn)題等，來(lái)加強(qiáng)人員職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德方面進(jìn)行教育和培訓(xùn)，作為科研檔案信息化管理人員還要不斷約束自己，做到不被利益誘導(dǎo)，不喪失本心，一直能堅(jiān)守初心，把這項(xiàng)工作當(dāng)成平凡崗位，肩負(fù)起自身職責(zé)，做好自己工作分內(nèi)事，那么，科研檔案信息化管理工作就會(huì)走向文明、安全的隊(duì)伍中來(lái)。

（五）信息時(shí)代對(duì)接，打開(kāi)眼界

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，在科研檔案信息化管理工作中，應(yīng)該堅(jiān)持長(zhǎng)期發(fā)展的理念。科研檔案信息化管理開(kāi)始邁入了一個(gè)新的高度，不再是獨(dú)門(mén)獨(dú)戶的管理模式，應(yīng)該與信息對(duì)接，使科研檔案信息化管理的主體進(jìn)行多元互動(dòng)和多項(xiàng)大展，有效利用市場(chǎng)運(yùn)行機(jī)制，使得科研檔案信息化管理內(nèi)容進(jìn)一步拓展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科研檔案資源的相互補(bǔ)充和相互共享。

總之，放眼望去，信息化時(shí)代給各行各業(yè)帶去了便利，同時(shí)我們迎接的也是美好的生活。然而對(duì)于科研檔案管理工作來(lái)說(shuō)，要想將信息技術(shù)進(jìn)行有效融合。就要不斷挖掘信息技術(shù)的給科研檔案管理工作帶來(lái)的曙光，同時(shí)還要找到工作的弊端，這樣，才能利用信息技術(shù)不斷使科研檔案管理方式有所創(chuàng)新，才能有效利用信息技術(shù)來(lái)擴(kuò)大科研檔案存儲(chǔ)空間，使科研檔案資料能進(jìn)行電子存檔和備份，也方便工作人員存檔和收集資料。