黃文

一、背景

技術(shù)進(jìn)步帶來了社會(huì)經(jīng)濟(jì)政治方方面面的發(fā)展和變化，2017年12月18的中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議提出：目前中國(guó)特色社會(huì)主義已經(jīng)開始進(jìn)入了新時(shí)代，如何促進(jìn)國(guó)家治理能力現(xiàn)代化，追求高質(zhì)量的發(fā)展已經(jīng)成為目前我國(guó)社會(huì)發(fā)展的根本要求?，F(xiàn)如今大數(shù)據(jù)和信息資源的爆炸增長(zhǎng)是信息時(shí)代顯著的特征，怎樣利用充沛的信息資源促進(jìn)我國(guó)治理能力現(xiàn)代化是一個(gè)非常重要的問題。企業(yè)作為社會(huì)發(fā)展一個(gè)重要組成，提升其現(xiàn)代化治理能力是提升我國(guó)整體治理能力現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。檔案工作管理作為企業(yè)信息資源治理的重要體現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮自己的作用，加快信息化轉(zhuǎn)型，逐漸建立起現(xiàn)代化的數(shù)字檔案室，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出：到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。本文對(duì)航空工業(yè)企業(yè)數(shù)字檔案館的建立作一些探討。

二、企業(yè)數(shù)字檔案館的定義

《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》中指出，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）是指企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對(duì)本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺(tái)。

三、企業(yè)數(shù)字檔案館的特點(diǎn)

1.文件數(shù)量龐大

航空工業(yè)作為大型的現(xiàn)代的集研發(fā)、生產(chǎn)制造為一體的企業(yè)，其產(chǎn)品的開發(fā)從可行性論證開始，經(jīng)過方案設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、飛行測(cè)試，最后到定型階段，每個(gè)階段都會(huì)有大量的文件產(chǎn)生。同時(shí)在各個(gè)過程中都會(huì)有大量的更改情況出現(xiàn)，這也意味著更多的檔案文件在此基礎(chǔ)上產(chǎn)生。例如，某所的檔案管理部門一年就收到了近10萬份型號(hào)文件。

另外，航空工業(yè)作為典型的軍工企業(yè)，其產(chǎn)品的制造往往呈現(xiàn)批量性的特征，無論是少品種多批量。還是多品種少批量，都有大量的產(chǎn)品產(chǎn)生，復(fù)雜多量的設(shè)計(jì)研發(fā)、制造文件給檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

2.協(xié)同性強(qiáng)，檔案復(fù)雜

航空工業(yè)涉及的行業(yè)和廠家非常的多，作為一個(gè)高技術(shù)制造產(chǎn)業(yè)，其產(chǎn)品的研發(fā)生產(chǎn)是一個(gè)異常龐大精密的產(chǎn)業(yè)體系。在外部來說，一個(gè)產(chǎn)品的誕生不僅需要設(shè)計(jì)和生產(chǎn)的主機(jī)場(chǎng)所的配合，同時(shí)關(guān)聯(lián)著上下游龐大的配套輔助企業(yè)。在單個(gè)單位內(nèi)部來說，在設(shè)計(jì)或者制造時(shí)其也需要各個(gè)部門的通力合作。這使得整個(gè)型號(hào)產(chǎn)生的文件異常的瑣碎和復(fù)雜，對(duì)檔案數(shù)字化提出了更高的要求，要力求歸檔文件的完整和協(xié)調(diào)。

3.保密性強(qiáng)，保密要求高

航空工業(yè)作為我國(guó)特大型的中央管理的國(guó)有企業(yè)，其業(yè)務(wù)范圍同時(shí)涉及軍用和民用領(lǐng)域。無論是為國(guó)防安全提供的先進(jìn)航空武器裝備還是為交通運(yùn)輸提供的先進(jìn)民用航空裝備，都涉及到了我國(guó)的國(guó)家安全和國(guó)家機(jī)密。在業(yè)務(wù)生產(chǎn)中產(chǎn)生的許許多多的文件也往往帶有商密甚至國(guó)家秘密，這就要求航空工業(yè)檔案管理部門在歸檔管理這些文件時(shí)尤其要注重整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的保密處理，在歸檔和利用時(shí)嚴(yán)格遵守保密要求。

四、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容

企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)不是一個(gè)一蹴而就的事情，筆者認(rèn)為應(yīng)該從檔案數(shù)字管理平臺(tái)、數(shù)字資源建設(shè)利用、檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)三個(gè)方面進(jìn)行長(zhǎng)期的探索。

1.檔案數(shù)字管理平臺(tái)建設(shè)

數(shù)字檔案管理平臺(tái)不是一個(gè)簡(jiǎn)單的檔案管理軟件系統(tǒng)，它是用于管理數(shù)字檔案的信息平臺(tái)，是應(yīng)具備收集、整理、鑒定、組織、保存和利用存檔數(shù)據(jù)的控制工具。檔案數(shù)字管理平臺(tái)應(yīng)包括以下功能：（1）可以滿足檔案的基本業(yè)務(wù)管理需求，對(duì)企業(yè)在日常的業(yè)務(wù)生產(chǎn)中產(chǎn)生的文件進(jìn)行數(shù)字歸檔，并對(duì)這些檔案進(jìn)行分組、組卷、保存和信息交互、檔案檢索、利用和反饋功能，滿足日常檔案管理的基本需要。（2）從文件全生命周期出發(fā)對(duì)企業(yè)產(chǎn)品模型開發(fā)數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，在目前實(shí)際的業(yè)務(wù)工作中，文件與檔案不是一個(gè)簡(jiǎn)單的轉(zhuǎn)變歸檔過程，在許多涉及對(duì)外的業(yè)務(wù)當(dāng)中，本單位的文件已經(jīng)實(shí)現(xiàn)歸檔，但從大的領(lǐng)域來看，該文件仍處于文件流轉(zhuǎn)過程，仍在發(fā)揮業(yè)務(wù)作用，這就使得我們不能孤立的認(rèn)識(shí)歸檔的概念，簡(jiǎn)單的處理文檔的管理工作，我們應(yīng)把這整個(gè)流程看做一個(gè)完整的生命周期，以實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)據(jù)從接收、分發(fā)、評(píng)估和銷毀的控制和管理功能。（3）從前端控制的思想出發(fā)，檔案數(shù)字管理平臺(tái)的建設(shè)不能僅僅關(guān)注自身系統(tǒng)的管理，不能被動(dòng)地等待文件流程進(jìn)入系統(tǒng)當(dāng)中。由于現(xiàn)實(shí)工作業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，產(chǎn)生的文件往往具有多種多樣的格式和屬性，這對(duì)文件的歸檔提出了很大的挑戰(zhàn)，在設(shè)計(jì)檔案數(shù)字管理平臺(tái)時(shí)應(yīng)當(dāng)從一開始的業(yè)務(wù)系統(tǒng)介入，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)研發(fā)時(shí)就考慮到歸檔的需求，加入一開始的設(shè)計(jì)，使得檔案數(shù)字管理平臺(tái)得到無縫連接和完整的收集和歸檔數(shù)據(jù)。（4）隨著數(shù)字化技術(shù)手段在設(shè)計(jì)和制造過程中的應(yīng)用，文件類型已經(jīng)出現(xiàn)了越來越多的三維數(shù)據(jù)，對(duì)原有的多用于滿足二維文件歸檔的檔案管理要提出更高的要求，在新的檔案數(shù)字管理平臺(tái)中要充分考慮到二維圖紙文件和三維數(shù)模的歸檔要求。

同時(shí)，檔案數(shù)字管理平臺(tái)在滿足業(yè)務(wù)要求的基礎(chǔ)上要加入保密管理的功能。具體來說，在構(gòu)建安全保證系統(tǒng)時(shí)，我們必須首先維護(hù)基于加密技術(shù)的文件傳輸，維護(hù)傳輸和應(yīng)用程序的安全環(huán)境。其次，通過對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的防火墻、反病毒、反入侵檢測(cè)技術(shù)，我們能夠?qū)S護(hù)電子文件的真實(shí)性做出一些保護(hù)。在日常的管理利用中，我們可以進(jìn)行權(quán)限控制，通過設(shè)置管理、審計(jì)、安全權(quán)限劃分，對(duì)不同的用戶進(jìn)行多層級(jí)安全權(quán)限控制，設(shè)置不同的權(quán)限，能有效保障電子文件的機(jī)密性和文件的安全性。通過建立對(duì)物理載體的保護(hù)事項(xiàng)，采取電子文件備份等措施能有效防止電子文件損壞丟失情況的發(fā)生。

2.數(shù)字資源建設(shè)利用

數(shù)字資源的建設(shè)和利用是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容。豐富的數(shù)字資源庫(kù)是支持產(chǎn)品型號(hào)研制的重要資源，對(duì)流通中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來說，檔案數(shù)字管理系統(tǒng)要能及時(shí)地處理業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，進(jìn)行自動(dòng)采集，并經(jīng)檔案管理人員鑒定整理之后保存，以加速傳統(tǒng)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，提高電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)各種形式的檔案更加準(zhǔn)確，可靠和全面。同時(shí)，企業(yè)中往往保存有大量的實(shí)物檔案，包括以前保存的大量紙質(zhì)文件和聲像、照片等。檔案管理人員不能忽視對(duì)存量檔案的數(shù)字化工作，考慮到原有檔案數(shù)量十分多，檔案人員應(yīng)先對(duì)其進(jìn)行鑒定，收集重要的和保存時(shí)間過久的檔案資源，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案資源。因此要進(jìn)行一些基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)，包括數(shù)字檔案館（室）獨(dú)立的辦公場(chǎng)地、配置完整的檔案數(shù)字化設(shè)備如計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等。

在數(shù)字資源利用方面，要進(jìn)行檔案信息利用平臺(tái)建設(shè)，依托企業(yè)的數(shù)字檔案資源庫(kù)，建立檔案資源門戶網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)信息資源的檢索瀏覽、下載及利用，共享檔案信息與資源，利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)提供企業(yè)的日常生產(chǎn)，運(yùn)營(yíng)和管理信息支持和幫助。使用現(xiàn)代知識(shí)管理和大數(shù)據(jù)管理概念及新興技術(shù)創(chuàng)新企業(yè)檔案的利用，提供智能、全面的信息和決策支持。特別是在航空相關(guān)工業(yè)中，要注重單位主營(yíng)業(yè)務(wù)檔案資料的收集利用，保持型號(hào)檔案的完整性，以便隨時(shí)供設(shè)計(jì)研發(fā)利用。同時(shí)，要改變既往的被動(dòng)的接受查詢提供服務(wù)的方式，利用數(shù)字挖掘技術(shù)、知識(shí)圖譜技術(shù)等主動(dòng)提供信息給用戶，主動(dòng)組織檔案編研，為用戶的利用提供豐富完整的數(shù)據(jù)，且參與到企業(yè)成果資料編研合作中去，提供有用全面的檔案資源，加強(qiáng)數(shù)字資源的利用能力。

3.檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理人員是關(guān)系企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)工作效果的直接因素。首先應(yīng)提高檔案管理人員思想認(rèn)知水平，改變?cè)S多人存在的被動(dòng)工作、缺乏積極性的觀念。同時(shí)采取一定的獎(jiǎng)勵(lì)措施使得檔案管理人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性、積極主動(dòng)地參與到企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)中來，在工作中保持熱情和繼續(xù)學(xué)習(xí)的動(dòng)力，切實(shí)解決遇到的困難和問題，從思想上認(rèn)識(shí)到建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館的必要性和重要性。其次，數(shù)字檔案館建設(shè)離不開信息技術(shù)和一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)。而目前許多的檔案管理人員存在著知識(shí)結(jié)構(gòu)老化的問題，對(duì)檔案管理的認(rèn)知仍停留在紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，不具有建設(shè)數(shù)字檔案館的能力素養(yǎng)。一方面要定期開展信息技術(shù)基本知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)培訓(xùn)，使他們了解掌握相關(guān)的基礎(chǔ)信息技術(shù)，能夠擁有解決基礎(chǔ)數(shù)字問題的能力。同時(shí)能夠比較準(zhǔn)確了解和運(yùn)用數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和具體操作，提高各級(jí)檔案管理人員的綜合素質(zhì);另一方面要引進(jìn)一些同時(shí)掌握信息技術(shù)和檔案知識(shí)的復(fù)合型人才，建立檔案研究小組，對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行課題和專業(yè)研究。此外應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與本單位信息技術(shù)部門的溝通和交流，開拓思路，促進(jìn)發(fā)展。

五、建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館的意義

企業(yè)檔案信息資源作為企業(yè)信息數(shù)據(jù)資源的重要組成部分，在大數(shù)據(jù)推進(jìn)國(guó)家治理能力現(xiàn)代化的背景下，建設(shè)數(shù)字檔案館對(duì)于企業(yè)的改革發(fā)展來說，有著重要的意義。

1.有助于提高企業(yè)檔案管理能力

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式下，檔案管理往往是被動(dòng)的，往往是文件產(chǎn)生部門提供什么文件資料，檔案管理部門就歸檔這些資料，常常有檔案歸檔不全、價(jià)值不高的情況出現(xiàn)。建設(shè)數(shù)字檔案館之后，從前端控制出發(fā)將檔案歸檔范圍和要求納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)要求當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)文件歸檔的自動(dòng)化處理，大大增加了檔案管理的主動(dòng)性。同時(shí)，將檔案管理系統(tǒng)與各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口，建立起標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔制度和管理要求，有利于改變過去的數(shù)據(jù)資料格式混亂、管理分散的狀態(tài)。通過對(duì)文件各個(gè)流程的掌控，檔案管理不再是一個(gè)孤立的過程，整個(gè)檔案管理從文件的產(chǎn)生到文件的使用再到文件的歸檔成為一個(gè)整體的周期，有助于實(shí)現(xiàn)文件的全生命周期管理。

2.有助于提高企業(yè)檔案利用能力

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，首要職責(zé)是做好檔案的保存，往往不是很注重對(duì)檔案的服務(wù)利用。而《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》中指出：在新時(shí)代的背景下，企業(yè)數(shù)字檔案館要?jiǎng)?chuàng)新檔案利用方式和方法，對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次加工和知識(shí)化組織，以檔案利用需求為導(dǎo)向，有針對(duì)性地主動(dòng)為企業(yè)提供全方位、多層次的個(gè)性化檔案信息和決策支持服務(wù) 。建設(shè)數(shù)字檔案館能加強(qiáng)對(duì)檔案資源的挖掘整合，在企業(yè)館藏檔案中保存著很多科研、生產(chǎn)、管理等業(yè)務(wù)工作形成的有價(jià)值的資料，特別是軍工行業(yè)，更是保存了許多的研究成果、工藝技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等高價(jià)值的內(nèi)容，而在傳統(tǒng)的檔案管理中，這些信息資源往往被忽略，沒有得到很好的利用和開發(fā)。建設(shè)數(shù)字檔案館之后有利于對(duì)于檔案資源進(jìn)行深度的挖掘和整理分析，不斷完善和提高企業(yè)信息資源的收集、分析、利用的能力。例如在某型機(jī)以往的檔案資料進(jìn)行分析和處理之后，總結(jié)了該型機(jī)在設(shè)計(jì)、研發(fā)、生產(chǎn)、保障中出現(xiàn)的問題情況，形成了完整全面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從而對(duì)后續(xù)機(jī)型的設(shè)計(jì)生產(chǎn)提供幫助。另一方面來說，建設(shè)數(shù)字檔案館促進(jìn)了檔案用戶利用效率的提高。在傳統(tǒng)的檔案利用提供中，往往需要用戶先進(jìn)行利用審批，然后再前往檔案管理部門進(jìn)行查閱。由于場(chǎng)地和檔案管理人員的限制，這樣的檔案利用無疑是效率低下的。而當(dāng)檔案館館藏資源數(shù)字化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化時(shí)，信息利用時(shí)數(shù)據(jù)檢索無疑變得更加便捷、服務(wù)范圍變得更大。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用服務(wù)相比，同樣一份文件進(jìn)行數(shù)字化加工后以電子的形式存在可在同一時(shí)間內(nèi)供給多個(gè)用戶使用，檔案利用范圍被進(jìn)一步擴(kuò)大。同時(shí)由于檔案資源都是保存在電子載體上，對(duì)檔案利用的空間限制也被解除，用戶可以在多個(gè)地點(diǎn)進(jìn)行查閱利用，檔案利用空間被進(jìn)一步擴(kuò)大。并且檔案數(shù)字化以后，用戶可以隨時(shí)查閱需要的檔案文件，再加之新的網(wǎng)上檢索方式的進(jìn)步，用戶在查找自己需要的檔案資源所用時(shí)間進(jìn)一步減少，檔案資源的利用效率大大提高。

建設(shè)數(shù)字檔案館作為一種大數(shù)據(jù)利用的方式，有助于提高企業(yè)決策信息化、精準(zhǔn)化。在信息爆炸增長(zhǎng)的今天，企業(yè)想要在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中作出科學(xué)的決策，就離不開對(duì)于整個(gè)企業(yè)信息資源的分析和利用。數(shù)字檔案館能夠幫助企業(yè)精確了解和掌握各類信息，通過對(duì)內(nèi)部部門檔案資源的挖掘管理，有助于破除企業(yè)各個(gè)部門間存在的數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，進(jìn)而判定企業(yè)內(nèi)部部門協(xié)調(diào)發(fā)展?fàn)顩r以及企業(yè)自身發(fā)展趨勢(shì)變化，推動(dòng)企業(yè)管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，更好的發(fā)揮企業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]企 業(yè) 數(shù) 字 檔 案 館 （ 室） 建 設(shè) 指 南.2017年9月11日

[2]韓陽(yáng)，賀瑜，劉佳.關(guān)于企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的若干思考[J].機(jī)電兵船檔案，2020（01）：86-88.

[3]譚小勤.國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)解析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（35）：16-17.

[4]朱建.淺談企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)[J].機(jī)電兵船檔案，2019（05）：71-73.

[5]陳玉春. 用大數(shù)據(jù)助力國(guó)家治理能力現(xiàn)代化[N]. 人民郵電，2019-11-15（006）.

作者單位：中國(guó)直升機(jī)設(shè)計(jì)研究所