汪敬

照片檔案是高校新校區(qū)建設(shè)項目檔案的重要組成部分，它不僅生動形象地記錄了新校區(qū)建設(shè)項目實施前的原始面貌，客觀真實地反映了建設(shè)項目的實際情況和學(xué)校發(fā)展變化的歷程，還能為日后編寫學(xué)校年鑒、宣傳校史文化、舉辦校史展覽提供寶貴的信息資源。新時期，隨著數(shù)碼相機和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)碼照片越來越凸顯了其重要的作用，與紙質(zhì)檔案相比，照片檔案具有形象生動的特點，因此，照片檔案管理工作也越來越得到了重視，本文將結(jié)合我院新校區(qū)建設(shè)項目照片檔案工作的實際，探討高校新校區(qū)建設(shè)項目照片檔案在收集與管理方面存在的問題以及可采取的措施。

一、高校新校區(qū)建設(shè)項目照片檔案管理存在的問題

1.照片檔案收集不齊全

由于大家對照片檔案的重要性缺乏足夠的認(rèn)識以及對照片檔案的歸檔意識不強，照片檔案收集難度大，收集不齊全，主要表現(xiàn)在以下兩方面：一是照片集中分散在拍攝者個人手里，沒有移交給建設(shè)項目檔案管理人員，這嚴(yán)重影響了照片檔案的完整性。以我院新校區(qū)建設(shè)項目為例，新校區(qū)建設(shè)項目的施工照片主要反映的是一些關(guān)鍵工序和隱蔽工程，這部分照片主要分散在現(xiàn)場的拍攝者個人手里，不容易收集齊全。二是反映新校區(qū)建設(shè)原始地形地貌的照片相對缺乏。這主要是因為大家對照片檔案沒有引起足夠的重視，照片檔案的歸檔意識也不強，更沒有指定專人負(fù)責(zé)拍攝，因此，這部分照片收集難度更大，收集不齊全。

2.照片檔案管理制度不完善

目前，一些高校新校區(qū)建設(shè)項目檔案管理工作的重心仍是紙質(zhì)檔案和電子檔案，對照片檔案關(guān)注較少，在實際工作中，照片檔案的收集、歸檔、移交、保管和利用等制度還不夠完善，這直接導(dǎo)致了照片檔案的歸檔工作無章可循，無據(jù)可依。以我院為例，與新校區(qū)建設(shè)有關(guān)的重大活動的照片一般是由宣傳部門負(fù)責(zé)拍攝，由于照片檔案歸檔、移交制度欠缺，沒有相關(guān)的制度約束以及可操作執(zhí)行的規(guī)范，這些照片仍分散在宣傳部門的相關(guān)人員手里，他們并沒有向新校區(qū)建設(shè)項目檔案管理人員移交，也沒有向?qū)W院檔案管理部門移交。因此，這部分照片檔案的移交歸檔工作仍處于空白狀態(tài)。

二、規(guī)范高校新校區(qū)建設(shè)項目照片檔案的措施

1.提高思想認(rèn)識，做好照片檔案的收集工作

高校檔案管理部門必須加強宣傳，轉(zhuǎn)變大家的思想觀念，增強相關(guān)部門及人員對照片檔案重要性的認(rèn)識，指導(dǎo)相關(guān)部門及時將照片檔案進(jìn)行歸檔。檔案管理部門還應(yīng)建立健全照片檔案的收集制度，從制度上來約束相關(guān)部門對于照片檔案的收集和移交工作，同時，新校區(qū)建設(shè)指揮部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場及隱蔽工程的拍攝，或者委托監(jiān)理負(fù)責(zé)拍攝，那么，指定的專人就要認(rèn)真履職，積極主動收集和移交與建設(shè)項目相關(guān)的照片檔案，確保新校區(qū)建設(shè)項目照片檔案的完整和齊全。

2.建立健全照片檔案管理制度

針對目前高校新校區(qū)建設(shè)項目照片檔案管理制度不完善問題，高校檔案管理部門應(yīng)按照國家《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合新校區(qū)建設(shè)實際，建立健全新校區(qū)建設(shè)項目照片檔案管理制度，建立收集、歸檔、移交、借閱、利用制度，建立監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查制度，制定具體切實可行的操作措施。將建設(shè)項目照片檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作納入制度規(guī)范，列入專兼職檔案人員的職責(zé)范圍，集中統(tǒng)一保管，使照片檔案的管理工作逐步走上正規(guī)化、制度化道路。

3.積極發(fā)揮職能部門的作用

要想做好照片檔案的收集歸檔工作，還應(yīng)充分發(fā)揮職能部門的作用。首先，新校區(qū)建設(shè)項目照片檔案的收集以基建、宣傳部門為主，基建部門和宣傳部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，將拍攝到的照片整理好后移交給新校區(qū)建設(shè)項目部檔案管理人員，新校區(qū)建設(shè)項目部檔案人員在檔案管理部門的指導(dǎo)下，對建設(shè)項目照片檔案進(jìn)行整理歸檔，待項目竣工驗收后再和項目檔案一起移交給綜合檔案室并留存一份目錄備查。因此，照片檔案的管理人員必須落實到位，明確各自的職能職責(zé)，相關(guān)部門之間還應(yīng)多溝通多協(xié)調(diào)，大家相互配合，共同做好照片檔案的收集和管理工作。

綜上所述，照片檔案豐富了館藏檔案，是高校檔案室（館）不可多得的寶貴資源。新校區(qū)建設(shè)項目照片檔案形象生動地記錄了基建工程的原始面貌和建設(shè)全過程，是可靠的歷史依據(jù)和重要的檔案信息資源，它通過真實、客觀的圖像，將新校區(qū)建設(shè)全過程生動地呈現(xiàn)在人們面前，給人以身臨其境的感覺，更容易讓人產(chǎn)生共鳴，不僅能起到宣傳教育的作用，還具有重要的歷史文獻(xiàn)價值。因此，高校檔案管理部門應(yīng)提高思想認(rèn)識，加強新校區(qū)建設(shè)項目照片檔案的規(guī)范化管理，建立健全照片檔案的收集與管理制度，指定專人負(fù)責(zé)，明確職能職責(zé)，切實做好照片檔案的收集與歸檔工作，充分發(fā)揮照片檔案在校園文化建設(shè)的宣傳和教育作用，增強照片檔案信息資源的開發(fā)和利用水平。

參考文獻(xiàn)

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