中國電子科技集團(tuán)公司第十研究所 朱燁

隨著科研單位信息化水平的不斷提升，近些年眾多科研單位圍繞科研生產(chǎn)主業(yè)務(wù)建設(shè)了許多的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，其中產(chǎn)生了大量的電子文件，使得檔案工作的主要管理對象正日益由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為電子文件。

隨著信息化技術(shù)的持續(xù)深入應(yīng)用，用戶對于檔案的利用需求逐漸由紙質(zhì)檔案借閱向電子文件及電子檔案網(wǎng)絡(luò)化利用轉(zhuǎn)變。利用歸檔的電子文件能夠直接借鑒以往科研項(xiàng)目研究成果，有助于提高研發(fā)效率，縮短研發(fā)周期，支撐科研生產(chǎn)及科技創(chuàng)新等工作。

一、科研電子文件利用過程中存在的問題

由于部分管控手段的缺失，對科研電子文件的利用也造成了較大的影響，具體表現(xiàn)在以下方面：

（一）可利用的電子文件資源離散

雖然國家相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)均要求：業(yè)務(wù)系統(tǒng)中辦理完畢且具有歸檔價值的電子文件，應(yīng)通過歸檔接口納入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。但由于種種原因，很多業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)時仍然缺少歸檔接口，使得大部分電子文件未納入歸檔管理。在這種分散管理模式下，電子文件資源處于離散狀態(tài)，歸檔率低或沒有歸檔，造成可利用的電子文件資源有限，不僅給用戶查找?guī)聿槐悖ɑ虿恢牢募鎯υ谀膫€系統(tǒng)中，或受限于系統(tǒng)權(quán)限無法查詢），也不符合國家檔案管理相關(guān)規(guī)定的要求，難以真正發(fā)揮電子文件價值。

（二）電子文件利用過程缺少安全技術(shù)手段保障

由于缺乏有效的防擴(kuò)散技術(shù)手段，現(xiàn)有電子文件資源提供在線服務(wù)時受到限制（或下載到本地后無法控制，或不開通下載），難以開展多層次利用服務(wù)。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件利用一般受限于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)的人員權(quán)限，缺少針對跨團(tuán)隊(duì)的文件利用賦權(quán)，不利于系統(tǒng)間或系統(tǒng)內(nèi)電子文件的共享利用和知識經(jīng)驗(yàn)的借鑒。

由于缺少對電子文件利用的控制手段，也造成了利用服務(wù)模式單一的問題，只能被動地提供查詢檢索服務(wù)，無法針對用戶需求實(shí)現(xiàn)電子文件資源的共享利用與主動推送。

二、以利用為導(dǎo)向的科研電子文件管理體系的構(gòu)建

為改善科研電子文件離散、利用不足的現(xiàn)狀，充分發(fā)揮科研電子文件的價值，應(yīng)從科研項(xiàng)目全生命周期著眼，分析每個階段形成的文件，根據(jù)科研檔案管理的要求對相關(guān)的電子文件進(jìn)行梳理，逐步建立融合化的科研生產(chǎn)電子文件管理體系。

整體建設(shè)思路為：明確科研電子文件歸檔范圍，制定科研生產(chǎn)電子文件歸檔管理要求，構(gòu)建科研生產(chǎn)電子文件集中統(tǒng)一的管理框架；整合各業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件資源，建立基于項(xiàng)目的電子文件數(shù)據(jù)庫；通過擴(kuò)展現(xiàn)有檔案系統(tǒng)功能，建立電子文件利用中心，創(chuàng)新利用服務(wù)手段，為電子文件的廣泛利用提供資源保障（見圖1）。

圖1 科研電子文件管理體系總體建設(shè)思路

（一）科研電子文件管理體系整體框架

基于對科研電子文件特點(diǎn)的分析與研究，建立完整的檔案管理體系，不斷完善規(guī)章制度，優(yōu)化管理方式，提升電子文件的管理效率，有效維護(hù)電子文件的完整與安全，保證電子檔案的有效利用，使得檔案管理工作與科研單位各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。通過電子文件管理體系的建設(shè)，使得設(shè)計(jì)人員能夠在項(xiàng)目研究初期便知曉該項(xiàng)目所屬電子文件的歸檔管理范圍與歸檔時機(jī)，熟悉電子檔案歸檔管理流程，為管理層提供齊全的歸檔管理視圖與檔案信息資源，支撐科研、生產(chǎn)等各項(xiàng)工作（見圖2）。

圖2 科研生產(chǎn)電子文件管理體系整體框架示意圖

（二）科研電子文件前端控制與全程管理流程梳理

將科研電子文件從形成起就納入檔案管理的視野，把電子文件形成、電子文件處理、電子文件歸檔和電子檔案管理作為一個整體，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保文件機(jī)構(gòu)內(nèi)部、文件機(jī)構(gòu)之間、文件與檔案機(jī)構(gòu)之間有關(guān)電子文件信息的及時流動與管理，實(shí)現(xiàn)電子文件和檔案一體化管理的無縫銜接（見圖3）。

圖3 科研電子文件前端控制與全程管理流程圖

以科研文件中的質(zhì)量數(shù)據(jù)為例，通過對質(zhì)量數(shù)據(jù)類型的分析，開發(fā)了結(jié)構(gòu)化的產(chǎn)品質(zhì)量樹對產(chǎn)品全生命周期的質(zhì)量數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，能夠支持多種數(shù)據(jù)的錄入方式，可以采用結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檢驗(yàn)?zāi)０暹M(jìn)行數(shù)據(jù)記錄，數(shù)據(jù)記錄支持采用移動式手寫屏幕方式采集數(shù)據(jù)，也支持自動測試產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，同時兼顧擴(kuò)展運(yùn)維階段相關(guān)記錄的追加，能夠通過掃描或者導(dǎo)入進(jìn)行檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，能夠進(jìn)行權(quán)限或版本控制，并能有效解決數(shù)字簽名的可靠性，通過一系列的有效方案解決質(zhì)量過程數(shù)據(jù)填寫效率低下、查詢效率低下、數(shù)據(jù)電子化保存等等問題（見圖4）。

圖4 基于產(chǎn)品分解結(jié)構(gòu)的產(chǎn)品質(zhì)量文件結(jié)構(gòu)樹

（三）科研電子文件安全利用管控手段

針對用戶需求，對檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行優(yōu)化和擴(kuò)展，提供“一站式”用戶登錄界面。既方便用戶一站式搜索、快速定位檔案資源和發(fā)起流程審批，同時根據(jù)用戶個性化需求，定制推送相關(guān)目錄、關(guān)鍵詞等檔案信息；實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享利用與主動推送。

檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)安全防護(hù)體系結(jié)合，通過引入動態(tài)水印、終端控制等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了電子文件的防擴(kuò)散、防篡改，使電子文件管理與利用實(shí)現(xiàn)全程安全、可控。同時，提出了基于文件密級的利用服務(wù)權(quán)限控制，為電子檔案的深化應(yīng)用提供了更為安全的保障（見圖5）。

圖5 科研電子文件安全利用功能框圖

三、結(jié)語

科研電子文件管理的興起是大勢所趨，如何能夠有效提升科研電子檔案的利用頻次，是檔案工作價值的重要體現(xiàn)。通過系統(tǒng)構(gòu)建科研電子文件管理體系，可以實(shí)現(xiàn)科研電子文件資源的有效整合與利用，避免資源流失、浪費(fèi)，減少“電子文件煙囪”，豐富組織資產(chǎn)積累，從而為科研電子檔案的利用“保駕護(hù)航”。

相關(guān)鏈接

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會的歷史過程。與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱為信息化生產(chǎn)力。 [1-2] 信息化以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對所研究對象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大的提高各種行為的效率，并且降低成本，為推動人類社會進(jìn)步提供極大的技術(shù)支持。

隨著中國經(jīng)濟(jì)的高速增長，中國信息化有了顯著的發(fā)展和進(jìn)步，縮小了與發(fā)達(dá)國家的距離。我國信息化已走過兩個階段正向第三階段邁進(jìn)。第三階段定位為新興社會生產(chǎn)力，主要以物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算為代表，這兩項(xiàng)技術(shù)掀起了計(jì)算機(jī)、通信、信息內(nèi)容的監(jiān)測與控制的4C革命，網(wǎng)絡(luò)功能開始為社會各行業(yè)和社會生活提供全面應(yīng)用。