李慧瑩

摘 要：設(shè)備是企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)必要的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支撐，如何通過改善優(yōu)化設(shè)備檔案管理工作，將其價值最大限度地挖掘出來供利用，是企業(yè)檔案管理工作面臨的重要課題。本文從企業(yè)設(shè)備檔案管理工作的獨特性與重要性入手，分析存在問題，提出相應(yīng)策略，供參考。

關(guān)鍵詞：設(shè)備檔案;管理;企業(yè)

設(shè)備是企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)必要的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支撐，如何認(rèn)識設(shè)備檔案管理工作的重要性，采取相應(yīng)的策略，解決存在的問題，是我們面臨的重要課題。

1 企業(yè)設(shè)備檔案管理工作的獨特性與重要性

設(shè)備是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所必須具備的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支撐，企業(yè)的設(shè)備檔案管理則是設(shè)備管理工作的重要基礎(chǔ)。企業(yè)的設(shè)備檔案是作為企業(yè)固定資產(chǎn)的機器設(shè)備和儀器、儀表等從其購置、驗收或從規(guī)劃、設(shè)計、制造，再到安裝調(diào)試、運行、管理、維護(hù)、檢修、改造、更新、報廢等過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體的真實記錄，同其他檔案相比，有其獨特的技術(shù)特征。

1.1 處于動態(tài)管理中

設(shè)備自企業(yè)投入使用后，隨著企業(yè)對其使用、維護(hù)、升級改造、移動，設(shè)備檔案的材料會不斷地增加，直到該設(shè)備報廢或賣出，資料增加的行為才會終止。企業(yè)對設(shè)備檔案的管理是一個動態(tài)的過程，而不僅僅是單純的靜態(tài)保管。

1.2 載體種類增多

設(shè)備檔案很大一部分是圖表、圖紙形式的載體，隨著設(shè)備信息化、自動化程度的提高，以數(shù)據(jù)、程序以及音像等數(shù)據(jù)流形式存在的數(shù)字化設(shè)備檔案不斷增多，載體增多，幾乎不存在僅保存文字資料的企業(yè)設(shè)備檔案。

1.3 促進(jìn)企業(yè)知識積累

設(shè)備檔案不僅是對設(shè)備相關(guān)信息的直接記錄，也包含了大量對企業(yè)有利的高價值技術(shù)信息。企業(yè)可通過對設(shè)備檔案進(jìn)行有效的深度探索，提取積累知識，總結(jié)經(jīng)驗，形成科學(xué)系統(tǒng)的知識結(jié)構(gòu)，為企業(yè)設(shè)備故障排除、維保方案制定、設(shè)備更新改造，甚至同類設(shè)備自主研發(fā)等工作提供強有力的技術(shù)支持，充分發(fā)揮設(shè)備的利用率，降低成本，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。

從上述設(shè)備檔案的技術(shù)特征看，企業(yè)只有配備熟悉相應(yīng)專業(yè)技術(shù)的檔案管理人員，才能將動態(tài)化、多樣性的設(shè)備檔案資料收集、整理好，并結(jié)合自身專業(yè)素質(zhì)，為企業(yè)深入發(fā)掘有效知識，提高設(shè)備維修速度與工作效率，縮短產(chǎn)品研發(fā)時間等，提升企業(yè)設(shè)備檔案利用率，最大限度地挖掘設(shè)備檔案的價值供企業(yè)所用，節(jié)省更多的資產(chǎn)，創(chuàng)造更多的價值。這充分說明企業(yè)設(shè)備檔案管理工作的重要性，其工作的好壞，與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展密不可分，對提高企業(yè)產(chǎn)品產(chǎn)量和質(zhì)量、增加經(jīng)濟(jì)效益具有重要作用。

2 企業(yè)設(shè)備檔案管理工作存在的主要問題

2.1 設(shè)備檔案收集不齊全

有些企業(yè)在設(shè)備入廠開箱時，相關(guān)部門并未通知設(shè)備檔案管理人員到現(xiàn)場參加設(shè)備開箱驗收，無人對開箱設(shè)備資料進(jìn)行清點核對，造成設(shè)備檔案資料缺失;有些企業(yè)不能及時將設(shè)備維修、保養(yǎng)、改造記錄等文件材料移交存檔，隨處存放，不僅給日后的設(shè)備維修造成不便，也對后期編制資料匯總、制定維保方案等工作帶來麻煩，減少企業(yè)有效知識積累，阻礙企業(yè)利用設(shè)備檔案獲取更多經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 未配備設(shè)備檔案管理人員

有些企業(yè)未配備專職或?qū)I(yè)人員管理設(shè)備檔案，一些設(shè)備檔案管理工作無人管，檔案形成初期就存在很大問題，好多資料收集不齊全、不準(zhǔn)確、不真實，檔案分類、排列、編號等不規(guī)范，設(shè)備檔案管理雜亂無序。

2.3 管理手段落后

一些企業(yè)的其他部門已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化辦公，但對于設(shè)備檔案管理工作卻遲遲沒有邁出數(shù)字化這一步，工作方法依舊沿用老一套作法，紙質(zhì)的臺賬查詢檢索起來格外費力，這使得設(shè)備檔案管理與企業(yè)其他管理體系嚴(yán)重脫軌，浪費企業(yè)寶貴的人力及時間等資源。

2.4 知識提取利用不足

有些企業(yè)雖按時將設(shè)備使用時產(chǎn)生的記錄信息歸檔，但卻并未安排專人收集整合，提取有效知識。這些已歸檔的數(shù)據(jù)在日后設(shè)備的維修與保養(yǎng)方面沒有提供太大的幫助，使得設(shè)備檔案的利用率大大降級，設(shè)備檔案的利用價值得不到開發(fā)。

造成這些問題的主要原因，在于企業(yè)對設(shè)備檔案管理工作重視度不夠，管理制度不健全，管理方法和措施不科學(xué)、不落實。

3 改進(jìn)提升企業(yè)設(shè)備檔案管理工作的措施

3.1 提高企業(yè)整體檔案意識

企業(yè)應(yīng)自上而下提升整體檔案意識，把設(shè)備檔案管理工作作為一項重要內(nèi)容，納入檔案工作的重要議事日程，與時俱進(jìn)地引入先進(jìn)管理理念，加大管理力度，不斷創(chuàng)新管理方法，強化管理團(tuán)隊，保障企業(yè)設(shè)備檔案管理工作良性運轉(zhuǎn)，為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)價值。

3.2 完善設(shè)備檔案管理制度

企業(yè)應(yīng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)和自身設(shè)備檔案管理工作的實際需要，建立健全本企業(yè)設(shè)備檔案管理體制機制，明確規(guī)定企業(yè)設(shè)備檔案管理的范圍、主責(zé)部門、工作流程及要求配套的設(shè)備檔案管理人員隊伍。設(shè)備檔案因其獨特性，其管理制度中不僅應(yīng)包含一般檔案管理制度中的收集、整理、保管、利用、銷毀等內(nèi)容，還應(yīng)增加符合其獨特性的相關(guān)條款。如根據(jù)設(shè)備檔案的動態(tài)化特點，應(yīng)將設(shè)備檔案的收集工作滲透到設(shè)備管理相關(guān)的各個環(huán)節(jié)中去。設(shè)備檔案無法實現(xiàn)“一步到位式”的歸檔，必須根據(jù)它的使用周期，分階段的收集每一時期的相關(guān)資料。企業(yè)應(yīng)把設(shè)備檔案的這項特性融入到設(shè)備及設(shè)備檔案管理制度之中，確保設(shè)備檔案的齊全完整。還應(yīng)建立相應(yīng)考核機制，比如在設(shè)備進(jìn)廠開箱時，如有考核制度的制約，就會大大減少設(shè)備檔案管理人員缺席開箱清點核驗情況的發(fā)生。再比如根據(jù)設(shè)備檔案的多樣性，企業(yè)應(yīng)在設(shè)備檔案管理制度中增加所能涉及的各類載體的相關(guān)款項，包括其歸檔要求、保管條件等。

3.3 設(shè)備維護(hù)與知識收集同步

設(shè)備一旦投入使用，其日常維護(hù)數(shù)據(jù)便會實時發(fā)生改變，設(shè)備檔案應(yīng)做到同步更新，管理人員跟隨設(shè)備使用過程隨時收集更新記錄。這樣做不僅能及時掌握設(shè)備的使用情況，杜絕設(shè)備與設(shè)備檔案脫節(jié)的現(xiàn)象，也對設(shè)備檔案管理者日后編纂相關(guān)匯編材料提供知識儲備上的保證。

應(yīng)全員開展知識管理。單靠設(shè)備檔案管理員對包含大量高價值技術(shù)信息的設(shè)備檔案進(jìn)行知識管理，不能完全挖掘出設(shè)備檔案的全部價值。企業(yè)應(yīng)鼓勵凡是參與設(shè)備管理的相關(guān)員工主動積累設(shè)備操作保養(yǎng)維修經(jīng)驗，經(jīng)匯集、審核后形成規(guī)范性技術(shù)文件，成為企業(yè)寶貴的知識庫。其類型可為設(shè)備前期管理文件，使用操作說明的培訓(xùn)教材，維修保養(yǎng)、故障排除的指引手冊，適用于同類型設(shè)備自主研發(fā)的相關(guān)技術(shù)參數(shù)等，都應(yīng)該納入設(shè)備檔案收集管理范疇。

3.4 提高設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)

因設(shè)備檔案所具有的特性，其管理工作應(yīng)盡量配備專職或?qū)I(yè)管理人員來完成，如達(dá)不到該標(biāo)準(zhǔn)，則至少要做到上崗前的專業(yè)培訓(xùn)，確保設(shè)備檔案管理的人員力量。企業(yè)設(shè)備檔案管理人員應(yīng)具備如下一些素質(zhì)：

3.4.1 具有與設(shè)備有關(guān)的專業(yè)技術(shù)知識，最好有一定的設(shè)備管理或使用經(jīng)驗，了解設(shè)備運作管理的基本流程和要求。

3.4.2 檔案管理專業(yè)技能過硬，掌握科技檔案包括建設(shè)項目檔案工作流程。因為這兩者中包含有關(guān)設(shè)備檔案的內(nèi)容，一部分設(shè)備檔案往往也涵蓋在建設(shè)項目檔案之中，需納入建設(shè)項目檔案管理中。

3.4.3 具備提取有效知識、根據(jù)采集數(shù)據(jù)資料編纂可供企業(yè)利用的規(guī)范性技術(shù)文件的能力。

3.4.4 擅長溝通交流，能與設(shè)備管理員或資料提供單位保持聯(lián)絡(luò)，相互反饋傳達(dá)管理方法、經(jīng)驗及其更新，完善有效知識的深度挖掘。

3.4.5 適應(yīng)時代發(fā)展需求，不斷學(xué)習(xí)信息化知識，具備信息化工作技能，讓企業(yè)的設(shè)備檔案管理工作信息化與企業(yè)整體辦公信息化接軌。

3.5 大力推進(jìn)設(shè)備檔案管理信息化

企業(yè)設(shè)備檔案信息化建設(shè)是企業(yè)檔案管理適應(yīng)新時代發(fā)展的必然趨勢。當(dāng)今時代，設(shè)備不斷更新升級，產(chǎn)生的資料逐步趨向于電子化，再加上企業(yè)設(shè)備檔案的動態(tài)化特質(zhì)使其更新速度快于一般檔案，老一套的傳統(tǒng)管理模式早已不再適用，而企業(yè)設(shè)備檔案載體的多樣性更是讓企業(yè)設(shè)備檔案管理工作信息化成為剛需。為了滿足這些需求，企業(yè)可以采取以下方法。

3.5.1 企業(yè)購買相應(yīng)信息化平臺軟件，先實現(xiàn)信息化自動檢索，再實現(xiàn)查詢利用數(shù)字化檔案，逐步完成向企業(yè)設(shè)備檔案管理信息化的過渡，享受數(shù)字時代帶來的查詢便捷。

3.5.2 企業(yè)利用檔案信息化管理平臺，實時跟蹤記錄設(shè)備信息，及時更新從設(shè)備檔案中汲取到的有效知識，整合檔案資源，讓檔案信息化管理平臺成為采集、管理有效知識的工具，確保設(shè)備檔案管理工作在新時代為企業(yè)最大限度地發(fā)揮作用。

3.5.3 制定培訓(xùn)計劃，定期開展設(shè)備檔案管理隊伍信息化建設(shè)方面的培訓(xùn)，組織設(shè)備檔案管理員學(xué)習(xí)信息化辦公軟件的使用技能，鼓勵員工自主學(xué)習(xí)、摸索新的工作方法。

在科技飛速發(fā)展的今天，企業(yè)正在逐步實現(xiàn)全面信息化辦公。企業(yè)設(shè)備檔案管理者已不能采取等待新工作模式降臨再做相應(yīng)調(diào)整變更的方式，那樣會使企業(yè)設(shè)備檔案管理工作與企業(yè)整個管理體系脫軌，影響企業(yè)整體的正常運轉(zhuǎn)，拉慢企業(yè)前進(jìn)的腳步。企業(yè)設(shè)備檔案管理者應(yīng)認(rèn)清這種形勢，主動出擊，為設(shè)備檔案管理工作實現(xiàn)全面信息化做積極的努力。

（作者單位：中車長春軌道客車股份有限公司）