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數字檔案館環(huán)境下企業(yè)數碼照片檔案管理的做法

2021-08-11 17:52:29李斌
檔案管理 2021年4期
關鍵詞:數字檔案館歸檔數碼照片

李斌

摘 要:本文對數字檔案館環(huán)境下企業(yè)數碼照片的現狀進行了分析,并對數碼照片檔案的收集、整理等提出了相應的解決對策。

關鍵詞:數字檔案館;企業(yè);數碼照片;歸檔;檔案管理

本文根據數字檔案館建設實踐,通過對數碼照片檔案的歸檔、整理、掛接及利用的實踐操作,提出具體管理的一些做法。

1 問題

目前數碼照片檔案管理存在諸多問題,有的單位數碼照片檔案歸檔職責部門不明確,讓各部門形成的照片都歸檔,結果是歸檔的數碼照片質量良莠不齊;將歸檔的數碼照片不按永久和定期的保管期限分開,統(tǒng)一劃分為永久,刻一張光盤歸檔;一組內照片未按典型張選出,同一場景十幾張,走入“有照必歸”的誤區(qū);組照片文字說明擬寫不規(guī)范;數碼照片文件名擬寫不規(guī)范,在數字檔案館系統(tǒng)中不方便檢索利用,等等。

為規(guī)范數碼照片管理,必須進一步創(chuàng)新管理方式,從歸檔職責入手,提高歸檔要求;從整理上下功夫,嚴守檔案規(guī)范;從利用上求便捷,方便查找利用。

2 做法

2.1 明確歸檔范圍?!稊荡a照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50-2014)中歸檔范圍很籠統(tǒng),可操作性差,可結合本企業(yè)的主要職能活動和工作性質確定具體可操作的歸檔范圍。企業(yè)網站上企業(yè)要聞及部門動態(tài)中的數碼照片及文字說明都屬于歸檔范圍。

2.2 明確歸檔責任部門。企業(yè)各職能部門形成的照片比較多,但一般都交由負責企業(yè)宣傳的部門如黨建部(或辦公室)審核后在網站上掛接,可由黨建部(或辦公室)第二年一季度將上一年所有掛接的照片和文字說明系統(tǒng)整理后,統(tǒng)一向檔案室移交歸檔。

企業(yè)建設項目或技改項目形成的工程照片,可由負責參建的施工單位和監(jiān)理單位在工程竣工后,經系統(tǒng)整理后向檔案室移交歸檔。

2.3 劃分保管期限。《數碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50-2014)4.2指出:數碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期,其中定期分為30年和10年,但怎么劃分未提及。企業(yè)可根據單位職能劃定保管期限,如表1所示。

2.4 細化組的命名?!稊荡a照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50-2014)5.2.2指出:照片組號:為4位阿拉伯數字,同一年度內的照片組從“0001”開始順序編號,也就是說,組號僅標識為四位數,未揭示主題內容。為便于揭示組內數碼照片的主要內容,可在組號四位數后加冒號,并注明數碼照片的拍攝時間和主要內容。如:0001:20190109 ××電廠召開安全生產委員會2019年第一次擴大會議。0002:20190111××電廠召開領導班子民主生活會征求意見座談會。0003:20190116 ××電廠召開2019年第一次技術監(jiān)督會。

2.5 規(guī)范組的排列。年度內照片組不多的,如不超過300組,可不分問題或部門,在保管期限內直接按時間順序排列。如果比較多的,可在同一保管期限內再分問題或部門,在每個問題或部門下再按時間排序,最后再統(tǒng)一排大流小號。

2.6 規(guī)范組內數碼照片文件的命名?!禗AT數碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T 50-2014)5.2.2指出,組內照片按保管期限、年度、照片組號、張?zhí)?、擴展名的格式命名,這樣標識,如果組內就一個照片可以,如果多張照片則區(qū)分不出每張照片的不同場景,所以應對組內多張照片逐張標識出不同場景。對于組內有多張照片的,文件命名可采用“文件名”+“主要場景”格式,如:C1302-ZP2019-Y-0008-0001大會主席臺領導.jpg;C1302-ZP2019-Y-0008-0002大會會場全景.jpg;C1302-ZP2019-Y-0008-0004黨支部×××書記進行了現場述職.jpg。

2.7 照片文字說明宜采用網頁宣傳稿件文字。照片文字說明可直接采用網頁宣傳稿件文字,內空翔實具體,將所有第一人稱改為第三人稱,另存為pdf文件,保存在組文件夾內。下例原為網頁宣傳稿件文字:

××電廠召開2019年黨的建設工作會議

2019年2月21日至22日,××廠在七樓會議室召開2019年黨的建設工作會議,總結2018年黨的建設工作,部署2019年黨的建設重點任務。

廠黨委書記、副廠長×××,廠長、黨委副書記×××出席會議并講話。廠領導×××、×××、××、×××、×××、×××參加會議?!痢痢链韽S黨委作黨的建設工作報告。

會議全面總結了2018年黨的建設主要工作。會議指出,……(略)

數字檔案館中著錄的文字說明應簡單概括,如:2019年2月21日至22日,××電廠召開2019年黨的建設工作會議,總結2018年黨的建設工作,部署2019年黨的建設重點任務。

2.8 檔案部門匯總年度數碼照片,并編制數碼照片目錄。檔案部門根據年度歸檔的企業(yè)宣傳數碼照片及建設項目等數碼照片,分開保管期限進行組號排列,并編制年度數碼照片目錄。數碼照片目錄項目主要包括:序號、年度、照片檔號(起止號)、 組號、照片張數、照片組題名、拍攝時間(起止)、保管期限、互見號、備注、攝影者、文字說明、歸檔部門、文件格式、開放狀態(tài)等。

2.9 導入數字館系統(tǒng)。檔案部門根據數字檔案館中數碼照片檔案元數據,完善數碼照片目錄著錄項目,并設置好導入數字檔案館系統(tǒng)的對應字段,將編制好的數碼照片目錄數據導入數字檔案館中,并按要求批量掛接數碼照片和文字說明,不需要在數字檔案館系統(tǒng)中重新錄入數碼照片檔案內容。[1]2.10 用戶可通過數字館系統(tǒng)查詢利用。企業(yè)用戶可用戶名、密碼及權限登錄數字檔案館系統(tǒng)對數碼照片檔案進行檢索利用。

3 效果及影響

本文能夠解決數碼照片檔案管理中的實操問題,實現數碼照片從歸檔、整理、命名、電子文件存儲、導入數據庫到實現線上利用等全過程的管理創(chuàng)新,同時也大大節(jié)省了數碼照片著錄數字檔案館的工作量,提高了數碼照片檔案的檢索利用效率。

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