高煥強(qiáng)

隨著科技強(qiáng)檢步伐的快速推進(jìn)，檢察機(jī)關(guān)的紙質(zhì)、音像、電子、實(shí)物等傳統(tǒng)檔案載體得到普遍應(yīng)用外，信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化形式也已經(jīng)成為檢察機(jī)關(guān)檔案的重心。在推進(jìn)依法治國(guó)的進(jìn)程中，對(duì)檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案的利用率也隨之提高，傳統(tǒng)的案卡查閱、目錄查詢、實(shí)體查卷手段顯然已不能滿足當(dāng)前現(xiàn)代化檔案管理需求。通過(guò)對(duì)檔案規(guī)范化、專業(yè)化、信息化管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化處理手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置、資源共享，提高檢察機(jī)關(guān)檔案管理水平和檔案的利用率。

一、規(guī)范化是信息化條件下檢察機(jī)關(guān)檔案管理的基礎(chǔ)

結(jié)合檢察檔案工作的特點(diǎn)，建立健全規(guī)范的檔案信息化管理制度，明確檔案收集、錄入等相關(guān)的技術(shù)規(guī)范和流程是檢察機(jī)關(guān)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。

統(tǒng)一檢察檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)檢察機(jī)關(guān)檔案信息化管理的檔案制度。以訴訟檔案為例，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：訴訟檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)、目錄要求標(biāo)準(zhǔn)、保管期限標(biāo)準(zhǔn)及各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，這些標(biāo)準(zhǔn)，是檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)中的基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)科室兼職檔案員按照最新的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)做好紙質(zhì)檔案的整理，不能新舊標(biāo)準(zhǔn)混用，表標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案是數(shù)據(jù)信息化資源共享的前提。

配套的安全設(shè)施。一是檔案庫(kù)房的環(huán)境安全。檔案庫(kù)房要配備滅火器、除濕器、吸塵器、空調(diào)、監(jiān)控，每周監(jiān)測(cè)溫濕度等環(huán)境參數(shù)是否適宜，根據(jù)具體情況采取相應(yīng)有措施，并做好記錄。二是保證電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全。檔案網(wǎng)絡(luò)要啟用準(zhǔn)入制度，安裝防火墻;檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器要做好雙重備份，檔案終端要安裝殺毒軟件，保證對(duì)電子文件和電子檔案的安全性、穩(wěn)定性和完整性。

做好檔案收集管理工作。各業(yè)務(wù)部門的專職檔案人員要嚴(yán)格按照檔案入檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)做好檔案收集工作，這就需要了解本科室工作特點(diǎn)、檔案類別、保管期限、立卷歸檔業(yè)務(wù)規(guī)范，把檔案閱卷工作作為業(yè)務(wù)工作的一部分，不能搞兩張皮，以便將辦結(jié)的案件或應(yīng)當(dāng)歸檔的文書及時(shí)歸檔，確保檔案不遺失、檔案內(nèi)容真實(shí)全面。

二、專業(yè)化是檢察機(jī)關(guān)檔案信息化管理的關(guān)鍵

檔案管理工作有其特有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)又具有一定的專業(yè)性。

檢察機(jī)關(guān)檔案管理人員的現(xiàn)狀。據(jù)了解，目前基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理人員的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，不但是專業(yè)人員的缺少，還有是人員不固定問(wèn)題。檔案管理常常被當(dāng)作是一個(gè)邊緣部門，招錄公務(wù)員重點(diǎn)是法律專業(yè)人才，基本很少考慮到檔案管理這一門類，將檔案崗位或者作為老同志退休前的中轉(zhuǎn)站，有時(shí)候還會(huì)以工作需要為由，頻繁地調(diào)換檔案員，并且缺乏檔案工作上的銜接。從一定程度上影響了檢察檔案管理工作的正常開(kāi)展，進(jìn)而影響檢察檔案利用工作。

專業(yè)化是檔案管理的關(guān)鍵。提高檢察機(jī)關(guān)的檔案管理信息化水平，專業(yè)化人才是關(guān)鍵。一是領(lǐng)導(dǎo)和人事部門在人才招錄要向工作有所傾斜;二是對(duì)現(xiàn)任職的檔案員進(jìn)行教育培訓(xùn)，優(yōu)化檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素能;三是重視檔案管理的交接工作，交接的不僅是程序，還要是管理的真經(jīng)，通過(guò)前輩帶后輩，了解檢察機(jī)構(gòu)的沿革發(fā)展史，熟悉檢察檔案的架構(gòu)。

保障檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性。一是加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)要從全局的高度重是檔案工作，檔案管理人員遇到問(wèn)題也要勤溝通、多請(qǐng)示，尋求領(lǐng)導(dǎo)的支持，及時(shí)調(diào)整和補(bǔ)充檔案信息化管理隊(duì)伍;二是積極為檔案人員營(yíng)造成長(zhǎng)進(jìn)步的良好環(huán)境，實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值與職業(yè)生涯的共同發(fā)展，既留住人也留住心，保障檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化和穩(wěn)定性。

三、信息化為檢察機(jī)關(guān)的檔案管理插上騰飛的翅膀

在檔案數(shù)據(jù)信息安全運(yùn)行的前提下，運(yùn)用現(xiàn)代信息化手段，健全科學(xué)、合理、高效的檔案管理機(jī)制，從而為更好地助力建設(shè)檔案管理信息化，更好地推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

配備統(tǒng)一規(guī)范的信息化設(shè)備。要實(shí)現(xiàn)檢察機(jī)關(guān)查詢檔案信息的快速、準(zhǔn)確、全面，紙質(zhì)檔案完成數(shù)字化是捷徑。一是計(jì)算機(jī)終端及網(wǎng)絡(luò)的普及。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案管理可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編目、檔案快速檢索、自動(dòng)存儲(chǔ)、檔案統(tǒng)計(jì)以及借閱檔案一體化審批管理等功能，為檢察機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。二是大容量存儲(chǔ)載體。隨著檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的加大，不但是檔案庫(kù)房面臨容積不足的問(wèn)題，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理后的電子檔案對(duì)存儲(chǔ)空間也提出有更高的要求，需要使用大容量的存儲(chǔ)載體和存儲(chǔ)備份載體。利用計(jì)算機(jī)高容量的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，不但可減輕管理人員的勞力之苦，而且能提高檔案工作效率。

建立統(tǒng)一的檔案軟件平臺(tái)。檢察機(jī)關(guān)檔案信息資源要想實(shí)現(xiàn)高效共享，需要有一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)和安全接口。目前，各省級(jí)檢察院使用的檔案管理平臺(tái)不一，建議由高檢院根據(jù)建立統(tǒng)一的檢察系統(tǒng)檔案信息管理平臺(tái)，或者是出臺(tái)一個(gè)統(tǒng)一的設(shè)計(jì)技術(shù)規(guī)范，建成一個(gè)上通高檢院、省院，下通基層檢察院的計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，滿足檢察系統(tǒng)的檔案資源庫(kù)共享的要求，并能與政府電子政務(wù)平臺(tái)的端口對(duì)接，實(shí)現(xiàn)全國(guó)、全省檢察機(jī)關(guān)各單位之間的互聯(lián)互通，保證上級(jí)檢察機(jī)關(guān)對(duì)基層院檔案資源的查詢管理，達(dá)到檔案信息資源的有效管理和共享利用的最大化。該平臺(tái)面向多用戶、易操作、功能齊全的特點(diǎn)。針對(duì)不同崗位的人員可設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，既滿足不同部門的使用需求又不能造成權(quán)限的冗余。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)具有檔案新增、批量導(dǎo)入、轉(zhuǎn)出、查閱、統(tǒng)計(jì)、維護(hù)、錯(cuò)誤提醒等多種功能，既利于檔案管理人員靈活操作，又便于檢察干警利用檔案信息化系統(tǒng)查詢所需的檔案資料。

四、保密性貫穿檢察機(jī)關(guān)信息化檔案管理的全部

檔案信息是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是檢察機(jī)關(guān)的無(wú)形資產(chǎn)，檔案管理安全工作，維護(hù)檔案資料的完整性、保密性，確保檔案信息資源不流失，保密工作在檔案管理過(guò)程中的顯得尤為重要。

實(shí)體檔案方面。紙質(zhì)檔案、音像檔案、實(shí)物檔案作為傳統(tǒng)檔案，是做好檔案保密的基礎(chǔ)，這個(gè)基礎(chǔ)必須夯實(shí)，落實(shí)防火、防潮、防盜、防鼠的專業(yè)防護(hù)要求。不斷完善檔案的保管條件，既要做到統(tǒng)一、整齊、規(guī)范，又要保證檔案庫(kù)房環(huán)境的安全可靠。確保檔案不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。

電子檔案方面。電子檔案的保密工作，應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的挑戰(zhàn)，保證電子檔案的安全已是當(dāng)務(wù)之急。一是檢察檔案網(wǎng)絡(luò)一定要與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離，決不許一機(jī)兩用，與外網(wǎng)互連互通;二是定期進(jìn)行網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)安全檢查，確保涉密信息不上網(wǎng)。三是在密級(jí)文件管理上，按規(guī)定做到專機(jī)專用專人管理，做到涉密文件不上網(wǎng)、上網(wǎng)文件不涉密，內(nèi)網(wǎng)上的各類信息資料不得轉(zhuǎn)載到外網(wǎng)或其他公網(wǎng)。四是涉密移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)不得在外網(wǎng)計(jì)算機(jī)上使用，廢舊電腦的硬盤必須統(tǒng)一處理等。

檔案的利用方面。檔案管理員必須對(duì)涉密檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)格管理，認(rèn)真區(qū)分普通、秘密、機(jī)密檔案，嚴(yán)格把控保密期限，嚴(yán)把解密的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)確定哪些檔案可開(kāi)發(fā)利用，哪些檔案的利用有范圍界限;哪些檔案處于保密期在本階段還不能提供利用。確保在不泄密的前提下，使檔案信息資源得到最大限度地利用。

五、提高檔案利用率是檢察檔案管理的價(jià)值所在

提高檔案利用率是檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，發(fā)揮檢察檔案的利用價(jià)值是檔案管理部門的職責(zé)使命。

在案件偵破、定罪量刑、案件復(fù)查中的指導(dǎo)價(jià)值。在自偵案件和監(jiān)察委辦理案件偵破過(guò)程中，通過(guò)查閱相關(guān)聯(lián)的訴訟檔案可以大大縮短辦案期限和節(jié)省辦案資源，通過(guò)查閱以往類似的疑難案件，借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)，觸類旁通，有利于追求辦案法律效果與社會(huì)效果的有機(jī)統(tǒng)一。另外，12309檢察服務(wù)中心在接待群眾來(lái)信來(lái)訪時(shí)，通過(guò)查閱相關(guān)的訴訟檔案，核查案件的相關(guān)證據(jù)，以便做到有理有據(jù)，及時(shí)答復(fù)舉報(bào)人和控告申訴人，助力檢察服務(wù)高效便捷運(yùn)行。

在檢察信息、調(diào)研工作提供服務(wù)。檢察檔案真實(shí)地記錄了本院的發(fā)展史和每年的機(jī)構(gòu)改革、人員變動(dòng)等重大事件，通過(guò)利用這些檔案資源，圍繞當(dāng)前檢察工作的重點(diǎn)以及領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)關(guān)注的問(wèn)題，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供有有價(jià)值的信息和調(diào)研，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，更好地支持和服務(wù)檢察工作的發(fā)展。

六、結(jié)語(yǔ)

信息化條件下檢察機(jī)關(guān)檔案管理是在規(guī)范化、專業(yè)化、信息化的基礎(chǔ)上，在保證檔案數(shù)據(jù)信息安全的前提下，加快現(xiàn)代化信息技術(shù)在檢察機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用，提高檢察機(jī)關(guān)檔案利用率，已成為目前檢察檔案管理工作的重中之重。