李 志

巴中市恩陽區(qū)節(jié)能監(jiān)測中心 四川 巴中 636000

1 引言

隨著改革的不斷深化和經(jīng)濟環(huán)境的復(fù)雜變化,經(jīng)濟社會發(fā)展進入新常態(tài),事業(yè)單位發(fā)展壓力不斷提升,作為社會治理服務(wù)體系的主要構(gòu)成,事業(yè)單位承擔(dān)著重要的社會服務(wù)職能,對推動經(jīng)濟社會發(fā)展提供重要基礎(chǔ)保障。文書檔案管理的高效開展對推動單位業(yè)務(wù)工作能力和管理水平的提升起到積極作用,但是在實際的檔案工作中存在著一些問題,制約著檔案價值的實現(xiàn),需要管理部門充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢,推動檔案管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型,推動檔案資源價值的高效實現(xiàn)。

2 文書檔案信息化管理的意義

文書檔案管理是對單位管理運行中產(chǎn)生的文書資料進行全面的收集、整理、歸檔、分類、存儲和利用過程,能夠?qū)挝话l(fā)展歷程形成全面的記錄,對單位業(yè)務(wù)和管理工作開展提供有效的數(shù)據(jù)支持,起到重要的憑證作用。信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,推動了社會生產(chǎn)生活模式的轉(zhuǎn)變,大量的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)在單位運行中出現(xiàn),需要檔案部門對數(shù)字化資料進行有效的處理,先進技術(shù)的運用推動了信息化管理模式的科學(xué)構(gòu)建,對提升檔案管理水平起到積極作用。[1]一是提升檔案管理效率,文書資料內(nèi)容和種類較為繁瑣,特別是隨著單位業(yè)務(wù)范圍的不斷拓寬和管理制度的不斷完善,文書資料管理壓力不斷增大,信息化管理體系的構(gòu)建能夠利用技術(shù)手段,實現(xiàn)對各個管理環(huán)節(jié)的高效整合,推動傳統(tǒng)檔案存儲載體的數(shù)字形式轉(zhuǎn)變,使管理人員能夠利用信息設(shè)備實現(xiàn)對資料的高效管理,并能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑實現(xiàn)檔案資料和管理指令的高速傳遞,提升檔案管理效率。二是推動規(guī)范化管理模式的構(gòu)建,信息化管理模式利用技術(shù)手段保證檔案管理制度的貫徹執(zhí)行,能夠提升管理活動的規(guī)范化開展,對傳統(tǒng)的資源管理模式形成有效的規(guī)范,能夠?qū)Y料信息進行細致的審核,保證檔案真實有效,利用統(tǒng)一的信息化管理流程,提升管理活動的規(guī)范性。[2]三是增強檔案資源利用效率,數(shù)字化的資料存儲形式能夠有效提升檔案資源的利用效率,根據(jù)實際使用需求,實現(xiàn)對文書資料的準確定位,有效滿足不同的使用需求,推動檔案價值的高效實現(xiàn)。

3 當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理中存在的不足

3.1 檔案管理思路較為傳統(tǒng) 文書檔案管理工作涉及到單位管理運行的各個環(huán)節(jié),特別是隨著改革的高速推進,單位管理模式和組織結(jié)構(gòu)發(fā)生了很大的變化,傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無法適應(yīng)信息化環(huán)境下的檔案工作需求。但是當(dāng)前單位對檔案工作的重視和支持力度相對不足,對檔案工作的重要性無法形成正確的認識,檔案管理思路較為傳統(tǒng),無法有效單位發(fā)展形勢。[3]同時管理部門缺乏主動創(chuàng)新意識,對先進的管理理念和方式方法缺乏有效的引進,無法實行檔案管理模式的升級。同時單位整體的檔案管理意識相對薄弱,相關(guān)管理崗位缺乏規(guī)范化的管理意識,對檔案工作的重要作用缺乏有效的認識,不能積極配合檔案工作開展,對自身行為缺乏有效的規(guī)范,容易影響檔案管理效果。

3.2 管理制度不夠完善 完善的管理制度是保障檔案管理水平的重要基礎(chǔ),但是當(dāng)前缺乏長效管理機制,相關(guān)的管理規(guī)范相對固定,無法根據(jù)檔案工作實際情況進行及時的調(diào)整,無法實現(xiàn)對管理流程的全面規(guī)范,容易出現(xiàn)管理漏洞。同時責(zé)任機制落實不到位,崗位職能不夠明確,對管理人員的權(quán)責(zé)義務(wù)無法形成準確的界定,責(zé)任意識較為薄弱,無法保證管理制度的嚴格執(zhí)行。同時缺乏完善的監(jiān)管機制,對管理流程缺乏全面的監(jiān)督,監(jiān)督體系無法形成對管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋,對管理工作中存在的問題和不足無法做到及時的發(fā)現(xiàn)解決,不能實現(xiàn)對管理制度的有效完善。同時缺乏完善的保密機制,保密等級設(shè)置不夠科學(xué),無法為文書資料保密工作開展提供制度保障,容易造成泄密問題的出現(xiàn)。[4]

3.3 信息化建設(shè)相對滯后 信息技術(shù)的運用對提升檔案管理水平起到積極作用,在實際的管理工作中,信息資源配置較為完善,引進構(gòu)建了較為完整的信息化管理體系。但是隨著信息技術(shù)革新速度的不斷提升和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜變化,現(xiàn)有的信息設(shè)備和管理系統(tǒng)得不到有效的升級和維護,影響信息化管理效率。同時單位對檔案工作的資金投入相對不足,軟硬件設(shè)備得不到有效的提升。特別隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不斷復(fù)雜,網(wǎng)絡(luò)安全威脅對檔案管理系統(tǒng)的安全性造成嚴重影響,病毒、木馬和惡意入侵等安全隱患,對文書資料安全形成嚴重的沖擊。而當(dāng)前管理部門的網(wǎng)絡(luò)安全意識相對不足,對網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的引進和利用較為滯后,無法實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)安全威脅的有效抵御,容易造成文書資料的丟失或損壞。[5]

3.4 檔案利用效率降低 當(dāng)前的檔案利用模式較為固定,只能提供相應(yīng)的查詢、調(diào)用服務(wù),服務(wù)效率相對較低,無法有效滿足使用需求。同時對文書資料缺乏有效的分析整理,資料排序和存放不夠科學(xué),對傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料的轉(zhuǎn)化不夠到位,影響文書資料的完整性。

3.5 管理人員的素質(zhì)能力存在不足 文書檔案管理具有較強的專業(yè)性,對管理人員的素質(zhì)能力要求較高,而當(dāng)前檔案管理隊伍建設(shè)較為滯后,管理人員的素質(zhì)能力存在不足,對工作人員的管理力度較為薄弱,缺乏完善的培訓(xùn)教育體系,無法有效滿足檔案工作實際需求。[6]

4 優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理工作的有效路徑

4.1 優(yōu)化檔案管理思路 文書檔案管理工作的高效開展是保障單位管理運行的重要基礎(chǔ),管理部門要提升對文書檔案工作的認識,充分結(jié)合單位發(fā)展需求,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思路,提升主動創(chuàng)新意識,積極引進先進的管理理念和方式方法,對管理模式進行科學(xué)優(yōu)化,充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢,推動信息化管理體系的科學(xué)構(gòu)建。同時管理部門要深入到單位業(yè)務(wù)工作和管理活動中,進行全面細致的調(diào)研,對單位發(fā)展形勢形成準確的了解,有效掌握檔案資源需求,推動檔案工作的針對性開展。同時要加強與干部職工的溝通交流,對檔案工作成效形成及時的反饋,推動以人文本發(fā)展理念的科學(xué)實踐,提升檔案工作的科學(xué)性。

4.2 完善檔案管理制度 管理部門要構(gòu)建長效管理機制,結(jié)合檔案工作實際情況,對相關(guān)規(guī)章制度進行及時的調(diào)整,特別是信息化管理模式的構(gòu)建使得傳統(tǒng)的管理流程和方式發(fā)生了很大的變化,現(xiàn)有的管理制度已經(jīng)無法有效適應(yīng)實際管理情況,需要對相關(guān)管理環(huán)節(jié)進行及時優(yōu)化,實現(xiàn)對管理流程的科學(xué)規(guī)范。要對檔案保密機制進行優(yōu)化,嚴格按照檔案法律法規(guī)要求,結(jié)合單位業(yè)務(wù)工作實際,制定完善的檔案保密規(guī)范,對文書資料的保密等級進行科學(xué)評估,保證保密制度的嚴格執(zhí)行。要落實責(zé)任機制,明確權(quán)責(zé)劃分,提升管理人員的責(zé)任意識,保證管理制度的貫徹執(zhí)行。同時要完善評價機制,積極聽取意見建議,形成對檔案管理成效的及時反饋,為后續(xù)管理工作開展提供科學(xué)依據(jù)。

4.3 加強信息化建設(shè) 管理部門要加強對信息化建設(shè)的重視和投入力度,積極引進先進的信息技術(shù)和設(shè)備,實現(xiàn)對管理體系的及時升級,重視設(shè)備維護,提升管理系統(tǒng)運行效率。同時要加強對網(wǎng)絡(luò)安全防護工作的重視,合理利用網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè),有效抵御網(wǎng)絡(luò)安全威脅的入侵。如利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對系統(tǒng)防火墻進行優(yōu)化,構(gòu)建智能防火墻,實現(xiàn)對數(shù)據(jù)交互環(huán)節(jié)的全面監(jiān)控,實現(xiàn)對異常數(shù)據(jù)的及時發(fā)現(xiàn)和處理。

4.4 提升檔案資源利用效率 管理部門要利用技術(shù)手段,對文書資料進行全面分析,建設(shè)完善的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)對文書資料的高效整理和科學(xué)分類,能夠根據(jù)使用需求實現(xiàn)對資料的準確定位。同時要優(yōu)化檢索機制,對使用人員的歷史需求進行分析,推薦針對性的檢索關(guān)鍵詞,提升檢索效率。要利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢,將管理系統(tǒng)與單位網(wǎng)站進行高效對接,實現(xiàn)對文書資料的遠程調(diào)用,使用者能夠按照自身權(quán)限,進行相關(guān)資料的調(diào)用。

4.5 強化管理隊伍建設(shè) 管理部門要加強自身地位建設(shè),積極引進優(yōu)秀的檔案專業(yè)人才和信息技術(shù)人才,充實管理隊伍。同時要完善培訓(xùn)教育體系,根據(jù)檔案工作中的實際問題,制定科學(xué)的培訓(xùn)策略,將信息知識技能作為重要的培訓(xùn)內(nèi)容。要完善考核評價機制,結(jié)合具體崗位職能,設(shè)置相應(yīng)的考核標準,將考核結(jié)果與激勵政策進行有效結(jié)合,激發(fā)管理人員的工作積極性和責(zé)任心。

5 結(jié)語

文書檔案管理工作的高效開展對推動事業(yè)單位發(fā)展起到積極作用,管理部門要充分結(jié)合單位發(fā)展形勢和檔案工作實際,強化信息化建設(shè),完善管理制度,推動管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型,提升檔案資源利用效率,為單位發(fā)展提供有效支持。