李曉

中國(guó)船舶第七一三研究所

現(xiàn)在社會(huì)水平的不斷提高，各種研究開展的也越來(lái)越多，研究所在不同階段發(fā)展中都會(huì)產(chǎn)生大量的科研資料，這些科研資料反映了研究所的科研水平，做好科研檔案管理可以方便科研人員對(duì)資料的隨時(shí)取用，對(duì)以前的研究方法進(jìn)行借鑒和論證，提高科研水平。當(dāng)前研究所的科研檔案管理現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，科研資料管理太過(guò)分散，集中性比較差，檔案信息化管理水平較低，在查找資料和利用的時(shí)候，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的資料，在一定的程度上影響了科研水平的提升。所以，研究所應(yīng)該重視科研檔案管理的創(chuàng)新性，建立專門的檔案管理部門，保證醫(yī)學(xué)科研檔案的安全性、有效性、整體性[1]。本文根據(jù)研究所科研檔案特點(diǎn)和當(dāng)前存在的管理弊端，提出科研檔案管理對(duì)策，希望對(duì)研究所的發(fā)展有所幫助。

一、科研檔案的重要性和管理的意義

科研檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱，是在進(jìn)行科學(xué)研究時(shí)產(chǎn)生的各種資料的記錄，包括數(shù)據(jù)、音頻、視頻、圖紙等不同形式的資料，對(duì)高校的發(fā)展起著很重要的作用。它是對(duì)高?？蒲谢顒?dòng)的記錄，是高校勞動(dòng)的成果證明，也是高校發(fā)展的基礎(chǔ)。在明確科研檔案管理的重要性后，就要切實(shí)的做好科研檔案管理，因?yàn)楣矙n案資料才能使其的價(jià)值發(fā)揮最大的價(jià)值，促進(jìn)高校的發(fā)展[2]。做好科研檔案管理工作是很重要的。在一個(gè)高校里科研檔案記錄代表著高校科學(xué)研究的發(fā)展進(jìn)程，彰顯了高校在科學(xué)領(lǐng)域的地位，也保障了高校教學(xué)和研究的發(fā)展。通過(guò)科研檔案豐富自身，為未來(lái)發(fā)展科研教育提供了重要的保障。教師通過(guò)科研檔案能夠豐富教學(xué)的內(nèi)容，提升教學(xué)的質(zhì)量，改進(jìn)教學(xué)的方法，學(xué)生通過(guò)科研資料能夠增長(zhǎng)知識(shí)、開拓思維、豐富自身的知識(shí)儲(chǔ)備，有助于成為促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的優(yōu)秀人才，科研檔案是高校研究活動(dòng)的證明，作為高校檔案管理的重要部分，對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)歸類整理能保障科研檔案管理工作的質(zhì)量，并且在之后的研究中需要這些檔案資料的時(shí)候能快速的找到。

二、目前研究所檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案室功能不明確

現(xiàn)在很多的研究所都只是把檔案當(dāng)成一個(gè)物品，直接和雜物堆放在一起，有的直接把檔案室當(dāng)成雜物間，認(rèn)為檔案資料是不重要的東西，直接把所有的檔案都隨便的堆放起來(lái)，等到需要查找資料的時(shí)候就很麻煩，降低了工作效率[3]。因此，科研檔案必須受到重視，要進(jìn)行有效的管理，不能隨便胡亂堆放。

（二）檔案管理方式不明確

隨著社會(huì)的進(jìn)步，科技的發(fā)展，科研的成果豐富，科研資料也就越來(lái)越多。由于我們國(guó)家現(xiàn)在還沒(méi)有完善科研檔案管理的制度，各大研究所使用的檔案管理軟件也不統(tǒng)一，因此在進(jìn)行資料交換和傳輸?shù)臅r(shí)候就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。在人員的調(diào)度方面也沒(méi)有規(guī)范制度，就會(huì)導(dǎo)致工作交接不完整，造成檔案的丟失[4]。

（三）檔案管理人員不專業(yè)

要保證檔案管理工作的順利進(jìn)行和發(fā)展，和檔案管理人員的綜合素質(zhì)有很大的關(guān)系。擔(dān)任研究所檔案管理的人員要有一定的專業(yè)素養(yǎng)和品質(zhì)道德，因?yàn)榻?jīng)常會(huì)因?yàn)樵诠ぷ髦幸驗(yàn)楣芾頇n案的人員不夠?qū)I(yè)導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)偏差[5]。由于部分檔案管理人員不是專業(yè)人員，缺乏專業(yè)的知識(shí)，加上工作時(shí)候不盡心，導(dǎo)致檔案丟失，對(duì)于檔案管理工作是很不利的。

（四）科研檔案比較分散，集中性太差

科研是循序漸進(jìn)的一個(gè)過(guò)程，從開始的規(guī)劃到后期項(xiàng)目交付，經(jīng)歷的時(shí)間比較長(zhǎng)，在這個(gè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多的材料，這些資料的保管很重要，有很重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這些資料也存放在不同的部門，像實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)一般在實(shí)驗(yàn)中心，項(xiàng)目材料資料一般在科研人員的電腦里。但是我們國(guó)家很多的研究所對(duì)于這些資料沒(méi)有進(jìn)行合理的收集和整理，科研資料依然分散在各部門的系統(tǒng)中，并且存在嚴(yán)重流失情況。

（五）科研資料保存時(shí)間較長(zhǎng)

在長(zhǎng)期的科研過(guò)程中，科研資料的保存時(shí)間也比較長(zhǎng)，保存過(guò)程中還會(huì)產(chǎn)生其他的資料，這樣就會(huì)導(dǎo)致資料保存重復(fù)，一些價(jià)值不高的材料長(zhǎng)期存在檔案中，在之后查找資料的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)大量的資料，不利于科研人員查看，科研工作由于檔案管理不善導(dǎo)致中途停止[6]。

（六） 科研檔案管理的真實(shí)性、客觀性、可靠性較差

研究所科研檔案的管理中存在一定的檔案資料真實(shí)性和客觀性不強(qiáng)，數(shù)據(jù)可靠性較差等問(wèn)題，主要有兩部分，首先原始資料保存不規(guī)范，不嚴(yán)謹(jǐn)，科研背景資料介紹不夠詳細(xì)，科研數(shù)據(jù)的記載也不準(zhǔn)確，很多數(shù)據(jù)有遺漏，很多的研究細(xì)節(jié)交代不清楚，重點(diǎn)內(nèi)容不突出，主要都是研究者的主觀意見，數(shù)據(jù)修改比較多，不同形式載體實(shí)驗(yàn)結(jié)果保存不夠全面。其次就是科研文件分類不明確，常見的資料內(nèi)容分類不全，立卷的方式不標(biāo)準(zhǔn)，檔案不科學(xué)、不規(guī)范、不合理的內(nèi)容比較多，促使科研人員對(duì)于文獻(xiàn)的參考價(jià)值并不高。

（七） 科研檔案管理信息化水平較低

當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展比較快，電子信息技術(shù)應(yīng)用在多個(gè)領(lǐng)域中，但是研究所科研檔案的信息化方面做得還不到位，科研檔案的管理還是采用手工和電腦錄入相結(jié)合的方法，達(dá)不到大面積數(shù)字化的需要，信息技術(shù)的真正發(fā)揮受到了很大的限制。研究所對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)做的也還不夠到位，很多管理員對(duì)于檔案的管理制度、檔案法律規(guī)范和檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)不夠了解，工作效率并不高。

（八）科研項(xiàng)目涉及的主體較多

研究所的工作特點(diǎn)就是會(huì)涉及很多個(gè)項(xiàng)目，和其他單位擬的合作項(xiàng)目也比較復(fù)雜，由于社會(huì)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，在研發(fā)過(guò)程中自然會(huì)產(chǎn)生大量的科研資料。大量的創(chuàng)新性技術(shù)不斷的應(yīng)用在科研當(dāng)中，在檔案管理中不能因?yàn)榧夹g(shù)的創(chuàng)新對(duì)之前的科研成果資料棄之不管，所以從科研檔案的特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，檔案中涉及的內(nèi)容較多并且很復(fù)雜，應(yīng)用的類型也比較多，這決定了研究所科研檔案管理工作是很重要的一項(xiàng)工作，必須對(duì)其進(jìn)行良好的創(chuàng)新。

三、研究所科研檔案管理創(chuàng)新策略

（一）建立科研檔案的統(tǒng)一，分級(jí)制度管理

對(duì)于研究所檔案管理的重要性，研究所應(yīng)該建立科研檔案專門檔案室，選擇合適的檔案員，檔案室在所長(zhǎng)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)中，開展檔案管理工作，研究所的其他部門要協(xié)助科研檔案室完成檔案的管理工作。研究所要實(shí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法規(guī)和條款，制定合理的檔案管理準(zhǔn)則，做好檔案的收集、整理、分類。積累和保存有價(jià)值的科研檔案，并且要保證檔案的完整性和安全性，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的監(jiān)控，杜絕檔案信息的泄露[6]。

（二）做好科研項(xiàng)目的檔案管理

和研究所相關(guān)的部門要實(shí)行監(jiān)督的作用，嚴(yán)格監(jiān)督項(xiàng)目檢定驗(yàn)收、成果上報(bào)等。在進(jìn)行項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收。成果申報(bào)之前，要由業(yè)務(wù)主管部門與檔案室的檔案員對(duì)研究過(guò)程的相關(guān)資料進(jìn)行審核，在鑒定完成后簽署意見并且蓋章，如果出現(xiàn)研究資料不完整、客觀數(shù)據(jù)異常等問(wèn)題，不能給予驗(yàn)收和存檔。如果科研項(xiàng)目獲獎(jiǎng)后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以將申報(bào)材料、獲獎(jiǎng)證書告訴研究所的科研處，通過(guò)管理員進(jìn)行歸檔。為了提升檔案管理的效率，可以將檔案管理質(zhì)量、效率等納入工作的職責(zé)中，進(jìn)行年終考評(píng)，對(duì)于工作不負(fù)責(zé)，丟失檔案的管理員取消年終優(yōu)評(píng)。

（三）做好科研檔案歸檔工作

研究所在對(duì)不同的科研資料進(jìn)行立卷歸檔的時(shí)候，應(yīng)該適當(dāng)?shù)谋ＷC文件的自然形成規(guī)律以及文件材料之間的聯(lián)系性，兼顧科研資料保存的價(jià)值，真實(shí)的反映科研人員的科研研究過(guò)程，方便查詢利用為主要原則。適當(dāng)?shù)脑黾託w檔的范圍，按照立卷要求進(jìn)行歸檔，并且檔案室應(yīng)該加強(qiáng)立卷歸檔的指導(dǎo)工作，使立卷歸檔制度化，做好檔案管理的前期工作。同時(shí)研究所要對(duì)檔案文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)膮^(qū)分，按照文件保管的時(shí)間分成永久、長(zhǎng)期、短期三種。如果是國(guó)家重大的科研項(xiàng)目，對(duì)于國(guó)家科研發(fā)展有價(jià)值的資料要列為永久的管理檔案，對(duì)于科研長(zhǎng)期利用有價(jià)值的檔案歸為長(zhǎng)期管理檔案，保存時(shí)間至少16年，在短期內(nèi)對(duì)研究有價(jià)值的檔案，歸為短期管理檔案，保管時(shí)間在15年以下。

（四）做好檔案文件的保管和利用

大部分科研檔案的利用價(jià)值都比較高，需要專門配備檔案室進(jìn)行保管，配齊防盜、防高溫、防潮等設(shè)施，對(duì)檔案室里的資料進(jìn)行科學(xué)的分類，按照編號(hào)進(jìn)行排列，便于查找的時(shí)候更方便，保管期限到了的檔案應(yīng)該讓有關(guān)部門的專家進(jìn)行鑒定，給予銷毀和繼續(xù)保存的意見。在銷毀過(guò)期的檔案或者利用價(jià)值較低的檔案的時(shí)候，需要有2個(gè)以上的人進(jìn)行監(jiān)督完成，銷毀人和批準(zhǔn)人在責(zé)任書上簽字確定。同時(shí)要提高電子科研檔案保管的力度，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和信息化檔案管理。通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行管理，避免只有一種保存方式出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法查看，在現(xiàn)在的云計(jì)算時(shí)代，電子檔案常用的儲(chǔ)存方式就是云儲(chǔ)存，這樣，電子檔案文件既可以存儲(chǔ)在磁盤、光盤中，也可以存儲(chǔ)在云端，方便科研人員尋找使用。

（五）嚴(yán)格規(guī)范管理制度，保證檔案質(zhì)量

科研檔案質(zhì)量的高低，對(duì)于指導(dǎo)科研人員科研工作幫助是很大的。在科研檔案管理中要納入科學(xué)的管理方法，檔案管理、課題管理、計(jì)劃管理和成果管理都有很大的聯(lián)系，實(shí)行同步的管理，保證檔案資料的完整和有效。并且同時(shí)對(duì)于各種不同的檔案進(jìn)行分類的管理，檔案室要適當(dāng)開展檔案的提供利用工作。研究所要分配具體的管理人員進(jìn)行工作，檢查和歸檔科研項(xiàng)目或者課題資料，及時(shí)進(jìn)行歸類管理。

（六）明確檔案管理的重要作用

在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，必須明確研究所檔案管理的重要性。只有在明確了工作定位后，工作人員才能根據(jù)工作的性質(zhì)給予應(yīng)有的重視程度。應(yīng)該對(duì)研究所科研檔案開展系統(tǒng)化的管理，規(guī)范管理操作，檔案人員要有正確的檔案管理意識(shí)，明白自身工作的重要性，進(jìn)而更加認(rèn)真的對(duì)待科研檔案管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)的不斷進(jìn)步，科技也在飛速的發(fā)展，科研資料也越來(lái)越重要，做好科研檔案管理的工作是很重要的[11]。建立完善的檔案管理制度，應(yīng)用先進(jìn)的理念和技術(shù)進(jìn)行科研檔案管理的研究和創(chuàng)新，運(yùn)用正確的方法管理科研檔案，建立更加完善的科研檔案管理系統(tǒng)，給未來(lái)科學(xué)研究的發(fā)展提供良好的優(yōu)勢(shì)。