李霞

【摘? ?要】隨著社會(huì)的不斷建設(shè)與發(fā)展，事業(yè)單位的檔案不僅僅局限于紙質(zhì)檔案的管理，電子檔案也是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。如今已經(jīng)步入信息化時(shí)代，在事業(yè)單位的檔案管理工作中使用信息化管理能夠使繁雜的檔案管理工作變得簡(jiǎn)單。本文首先詳細(xì)闡述了目前事業(yè)單位信息化檔案管理中存在的問題，指出了檔案管理工作相關(guān)人員專業(yè)性較差和缺乏完善的設(shè)施等問題，然后提出了事業(yè)單位信息化檔案管理工作如何開展實(shí)施進(jìn)行了全面總結(jié)，為事業(yè)單位信息化檔案管理工作提出有效的理論措施。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;信息化;檔案管理

引言

檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展不可或缺的部分，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)， 做好檔案管理工作，對(duì)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)社會(huì)民生具有不可替代的作用。目前來看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在檔案管理缺乏規(guī)范性、重視程度不夠、缺乏資金、缺乏復(fù)合型人才、安全存在隱患等問題，影響著信息化進(jìn)程。檔案信息化后，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索準(zhǔn)確性，大大提高了工作效率。

1.事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1檔案管理相關(guān)人員缺乏專業(yè)完善的管理知識(shí)

檔案管理的工作量較大，而且需要檔案管理人員具有極強(qiáng)的耐心，更重要的是對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)具有較高的要求，比如專業(yè)性強(qiáng)，具有豐富的專業(yè)知識(shí)以及技能，還有較強(qiáng)的責(zé)任心。目前，在很多事業(yè)單位檔案管理工作并沒得到重視，一些單位的檔案管理工作分配到其他一些崗位上兼職實(shí)施，并沒有設(shè)置專業(yè)的檔案管理崗位進(jìn)行該項(xiàng)工作。目前進(jìn)行檔案管理工作的人員同時(shí)也在從事其他工作，沒有經(jīng)歷過專業(yè)的檔案管理工作相關(guān)知識(shí)和技能培訓(xùn)工作，檔案管理知識(shí)儲(chǔ)備較差，這就導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏完善性和專業(yè)性。這樣也就導(dǎo)致檔案管理工作存在不規(guī)范的問題，在檔案管理上，沒有嚴(yán)格按照國(guó)家檔案管理相關(guān)規(guī)定收集、征集和歸檔處理，導(dǎo)致之后的檔案管理工作存在諸多不便的地方，甚至導(dǎo)致檔案管理和信息化之間的融合有一定的難度。

1.2事業(yè)單位檔案管理缺乏完善的設(shè)備設(shè)施

因?yàn)橐恍┦聵I(yè)單位檔案管理工作并沒有得到重視，仍舊使用陳舊的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檔案管理工作，即使是一些事業(yè)單位進(jìn)行設(shè)備更新，但也僅僅限于打印機(jī)和電腦等基礎(chǔ)設(shè)備的更新?lián)Q代，其他檔案管理信息化設(shè)施設(shè)備不完善。事業(yè)單位的檔案管理工作信息化建設(shè)離不開完善的基礎(chǔ)設(shè)備。因?yàn)椴痪哂袑I(yè)的信息化檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致一些事業(yè)單位檔案存放的環(huán)境不達(dá)標(biāo)。不符合紙質(zhì)檔案管理的條件，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案保存時(shí)間較短，甚至容易造成紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)期保存中出現(xiàn)信息缺失、紙質(zhì)破損、材料缺失和字跡不清楚等情況的出現(xiàn)，給事業(yè)檔案管理帶來較大的問題。

2.開展事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

檔案信息化建設(shè)面臨機(jī)遇也存在挑戰(zhàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案建設(shè)亟需正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要意義、優(yōu)勢(shì)和存在的問題，并提出行之有效的策略建議，使檔案管理工作發(fā)揮最大作用。

2.1提高事業(yè)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度

檔案資料記錄著個(gè)人學(xué)歷、社會(huì)經(jīng)歷、人事變動(dòng)、工作成績(jī)等內(nèi)容，事關(guān)員工的檔案質(zhì)量，事關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，檔案的完整性和準(zhǔn)確性尤為重要。檔案管理工作在整個(gè)事業(yè)單位的建設(shè)過程中具有重要的意義，一方面需要提高事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。一個(gè)單位未來發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策等都會(huì)受到檔案管理的影響，因此事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作迫在眉睫。是日常的工作管理中，事業(yè)單位相關(guān)部門應(yīng)該重視檔案管理信息化建設(shè)，嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)開始實(shí)施。其次在檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該設(shè)置專門的檔案管理相關(guān)部門和辦公區(qū)域，為其配置齊全的檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施。提高事業(yè)單位檔案管理的保密性，安排專門的人員進(jìn)行檔案管理信息化相關(guān)工作，整理檔案管理相關(guān)查詢步驟程序。最后，事業(yè)單位需要定期開展事業(yè)單位檔案管理相關(guān)培訓(xùn)工作。

2.2實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的結(jié)合

傳統(tǒng)的檔案管理形式主要是保留已登記檔案信息的記錄，將其分類為紙質(zhì)檔案，并進(jìn)行館藏管理。由于目前我國(guó)的大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理工作上主要采取的紙質(zhì)檔案管理保存的方式，檔案管理信息化比較匱乏，因此在檔案管理信息化建設(shè)過程中，要堅(jiān)持循序漸進(jìn)的原則，不能急于求成，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合的管理模式，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

2.3建立健全的檔案管理信息化管理機(jī)制

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作開展中，完善檔案管理制度是工作順利開展的重要保證。檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)才能有據(jù)可循，使檔案管理更加科學(xué)高效，要結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)硬件和軟件標(biāo)準(zhǔn)一致、統(tǒng)一規(guī)范。事業(yè)單位檔案信息化管理需要完善的管理制度作為制度保障，在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位應(yīng)該堅(jiān)持因地制宜的原則，結(jié)合單位本身的發(fā)展?fàn)顩r，制定合適的檔案信息化管理機(jī)制，為單位檔案管理共工作提供制度保障。只有完善健全的檔案管理信息化制度才能保障事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)有效管理。并且，事業(yè)單位需要建立完善的檔案管理工作考核機(jī)制，針對(duì)在管理工作中表現(xiàn)比較突出的工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于在檔案管理中存在問題的情況，需要采取一定的懲罰措施，同時(shí)要及時(shí)找出解決的辦法，從而提高檔案管理相關(guān)工作人員的工作積極性。另外，事業(yè)單位還應(yīng)該專門組織檔案管理工作人員定期進(jìn)行國(guó)家檔案管理信息化相關(guān)制度的培訓(xùn)，從而保障事業(yè)單位檔案管理工作能在國(guó)家規(guī)范化和制度化下操作運(yùn)行。

2.4建立完善的檔案管理信息化設(shè)施設(shè)備

完善的物質(zhì)保障是促進(jìn)工作全面開展的基礎(chǔ)條件，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中，完善的信息化設(shè)施設(shè)備是其重要的物質(zhì)條件。數(shù)字化的辦公條件和辦公環(huán)境顯得尤為重要。主要包含獨(dú)立的辦公環(huán)境、專門的檔案存放室、獨(dú)立的檔案存放位置、電腦設(shè)施、彩色打印機(jī)、掃描儀等相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。另外在該項(xiàng)工作中，還應(yīng)該為其制定專門的電子檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)電子檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和完善工作。

3.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與完善，需要各個(gè)部門的共同支持。針對(duì)目前事業(yè)單位中檔案管理信息化建設(shè)比較匱乏的現(xiàn)狀，需要借助多方力量，提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量，為事業(yè)發(fā)展提供良好的檔案保存工作，為事業(yè)單位建設(shè)與管理提供良好的資源基礎(chǔ)支撐。

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