黃穎

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展改變了人類的生產(chǎn)生活方式，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的電子媒介改變了人們的思維方式與工作方式。電子媒介對(duì)職場(chǎng)產(chǎn)生了巨大的影響，以秘書工作為例，電子媒介改變了信息交流傳遞的方式，改變了職場(chǎng)關(guān)系，也改變了人們傳統(tǒng)的形象管理的方式。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò);秘書;電子媒介;溝通

中圖分類號(hào)：F49 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2021）04（b）--03

隨著第三次科技革命的結(jié)束，人類社會(huì)進(jìn)入了信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)成為這一時(shí)代的標(biāo)志。2018年1月31日，中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息中心（CNNIC）發(fā)布第41次《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》，報(bào)告顯示，截至2017年12月，中國(guó)網(wǎng)民規(guī)模已達(dá)7.72億，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)到55.8%，超過(guò)全球平均水平（51.7%）4.1個(gè)百分點(diǎn)，超過(guò)亞洲平均水平（46.7%）9.1個(gè)百分點(diǎn)[1]。我們生活在網(wǎng)絡(luò)的世界里，新的媒介充斥在人們的周圍，馬歇爾·麥克盧漢在其巨著《理解媒介——論人的延伸》中曾說(shuō)過(guò)“媒介即訊息”，“所謂媒介即訊息只不過(guò)說(shuō)：任何媒介（即人的任何延伸）對(duì)個(gè)人和社會(huì)的任何影響，都是由于新的尺度產(chǎn)生的;我們的任何一種延伸（或曰任何一種新的技術(shù)），都要在我們的事務(wù)中引進(jìn)一種新的尺度。”[2]網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，手機(jī)與電腦的普及及使用，使得我們感覺(jué)器官及意識(shí)得到了“延伸”，以前“支離破碎”的世界變得“整體化”了，我們可以突破時(shí)空來(lái)感知世界、思考問(wèn)題。傳統(tǒng)的面對(duì)面溝通交流方式發(fā)生了變化，微信、QQ等“所有這些溝通渠道都是媒介溝通（mediated communication）形式” [3]，這些新的媒介溝通形式對(duì)個(gè)體的心理及人際間的關(guān)系產(chǎn)生了影響，對(duì)現(xiàn)代職場(chǎng)產(chǎn)生了沖擊，工作方式在一定程度上發(fā)生了改變，職場(chǎng)關(guān)系也被重新定義與理解。秘書被認(rèn)為是領(lǐng)導(dǎo)的信息庫(kù)，是領(lǐng)導(dǎo)的耳目，在電子媒介的時(shí)代里，跟其他職業(yè)一樣，秘書工作的形式在慢慢發(fā)生著變化，這種變化既帶來(lái)工作上的便利，又讓我們重新認(rèn)識(shí)秘書工作的內(nèi)容與意義。

1 電子媒介影響信息的傳遞與呈現(xiàn)的方式

秘書通過(guò)向上司提供有效信息從而輔助上司作出決策，同時(shí)日常辦公也需要把相關(guān)的信息上傳下達(dá)，維持組織系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書人員可以充分利用外網(wǎng)及組織內(nèi)建立的各種內(nèi)部信息網(wǎng)，以及常規(guī)信息渠道，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地獲取所需要的信息。這需要秘書具有較強(qiáng)的信息意識(shí)，要注意從海量的信息中捕捉到各種有價(jià)值的信息。此外，還要使用正確的渠道，將獲得的有用信息及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞出去。傳統(tǒng)的信息傳遞渠道有面對(duì)面的傳遞，如對(duì)話、開(kāi)會(huì);還有文字傳遞，如信息簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告，還有電信式傳遞，如電話、傳真。其中面對(duì)面溝通可以馬上得到對(duì)方反饋，可以看到對(duì)方的表情與動(dòng)作，這種溝通方式互動(dòng)性最好。但有了網(wǎng)絡(luò)之后，秘書的電子媒介溝通成為工作常態(tài)，不再需要凡事都面對(duì)面?zhèn)鬟f信息，也不用每次都打電話告之對(duì)方，只要有網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)手機(jī)、電腦就可以隨時(shí)隨地傳遞信息。

在傳統(tǒng)的面對(duì)面溝通中，人們可以通過(guò)面部表情、聲音語(yǔ)調(diào)等獲取更多的信息，秘書在工作中就要較好地控制好自己的表情、聲調(diào)、姿勢(shì)等，以免引起不必要的誤解。“媒介溝通渠道會(huì)‘過(guò)濾掉人們?cè)诿鎸?duì)面溝通時(shí)可以看到的非語(yǔ)言線索”。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的電子媒介溝通的這種“劣勢(shì)”給予秘書溝通的某種便利性，只要不是特別必要的事情，秘書只要?jiǎng)右幌率髽?biāo)就可以把信息傳遞出去，不用擔(dān)心暴露過(guò)多無(wú)關(guān)的非語(yǔ)言線索?！懊鎸?duì)面溝通的內(nèi)涵是豐富的，因?yàn)槌渥愕姆钦Z(yǔ)言線索不僅可以幫助我們明晰對(duì)方話語(yǔ)的含義，而且暗示了對(duì)方的感受。相比之下，社交媒體傳遞的信息就要精簡(jiǎn)得多了。”這種溝通的“單一性”對(duì)于事務(wù)繁忙的秘書來(lái)說(shuō)是好事，純粹傳遞信息不用附加過(guò)多的情感因素，信息傳遞變得更簡(jiǎn)潔，也更快速。

秘書通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)以及社交平臺(tái)如QQ、微信可以把信息一次性地發(fā)送給許多人，“分享性”這一網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的特性提高了秘書工作的效率。借助電子媒介溝通還有一個(gè)好處就是“信息永久記錄”，這對(duì)于秘書的工作來(lái)說(shuō)也是一個(gè)福音。對(duì)于很多人來(lái)說(shuō)，秘書就是一個(gè)“資料庫(kù)”，領(lǐng)導(dǎo)同事經(jīng)常會(huì)來(lái)詢問(wèn)一些資料，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代群共享就是一個(gè)最好的“資源庫(kù)”，秘書可以隨時(shí)隨地抽取其中的資料發(fā)送給需要的領(lǐng)導(dǎo)和同事。除非進(jìn)行特別的設(shè)置，否則文字、圖片等存在于媒介中的信息會(huì)永久記錄。

“每一種媒介同時(shí)又是一件強(qiáng)大的武器，它可以用來(lái)打垮別的媒介，也可以用來(lái)打垮別的群體”電子媒介時(shí)代秘書工作似乎變得更容易，但信息傳遞的“隨時(shí)性”與“精簡(jiǎn)性”，同時(shí)也是信息繁雜冗余的體現(xiàn)，秘書面對(duì)比傳統(tǒng)媒介方式更多的信息流，工作變得更加復(fù)雜與多樣，需要對(duì)更多的信息進(jìn)行分類與整理。電子媒介下的信息不但會(huì)以文字形式出現(xiàn)，還會(huì)以圖像、音頻、視頻等形式出現(xiàn)，秘書在減少面對(duì)面?zhèn)鬟f面部表情機(jī)會(huì)的同時(shí)，卻需要在信息變得更立體與多樣方面下工夫，掌握更多的信息處理技術(shù)，以利于他人從視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)等方面去接收信息。電子媒介下，職場(chǎng)中傳統(tǒng)等級(jí)制被削弱了，信息的流轉(zhuǎn)快速又直接，不需要逐層傳遞，信息可以快速“分享”，秘書的信息“樞紐”的位置受到了威脅。同時(shí)電子媒介下信息的“分享性”與“永久保存”帶來(lái)安全上的問(wèn)題，秘書的工作需要更加“謹(jǐn)慎”，在發(fā)送信息前一定要深思熟慮，以免不良信息流出。

2 電子媒介影響職場(chǎng)人際關(guān)系的建立與維護(hù)

“與其他人際關(guān)系相比，職場(chǎng)人際關(guān)系略有不同。在社會(huì)中，我們可以有選擇地與人交往，而在職場(chǎng)中我們卻沒(méi)有選擇。無(wú)論承認(rèn)與否，職場(chǎng)人際關(guān)系都在我們的人生中扮演著重要角色?！盵4]秘書工作的特點(diǎn)之一是輔助性，秘書需要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也要為同事服務(wù)。但在與他人的溝通中，秘書不能采用強(qiáng)制手段，而是通過(guò)令人信服的道理及良好的感情基礎(chǔ)，消除溝通中的分歧，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)一致。同時(shí)，秘書面臨比較復(fù)雜的職場(chǎng)人際關(guān)系，碰到的沖突與矛盾也較其他崗位要多。這些情況決定了優(yōu)秀的秘書必須要有一個(gè)良好的群眾基礎(chǔ)，有著超強(qiáng)的人際交往能力。傳統(tǒng)的溝通方式有助于建立良好的人際關(guān)系，因?yàn)槊鎸?duì)面可以進(jìn)行非語(yǔ)言溝通，通過(guò)表情、動(dòng)作、儀態(tài)等傳情達(dá)意，但是面對(duì)面交流不僅費(fèi)心費(fèi)力，也費(fèi)時(shí)，過(guò)多地關(guān)注于此，勢(shì)必會(huì)影響其他工作，這會(huì)讓秘書顧此失彼。網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，秘書借助電子媒介溝通建立起了全新的人際關(guān)系網(wǎng)。首先，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的電子媒介溝通消除了空間界限、時(shí)間界限?！熬W(wǎng)絡(luò)技術(shù)建構(gòu)了一種全新的媒介交往場(chǎng)景”[5]，秘書可以在網(wǎng)上發(fā)布信息，可以選擇“在場(chǎng)”“虛擬社區(qū)”（如QQ群、微信群），并在上面發(fā)聲，呼應(yīng)其他同事，就像平時(shí)聊天一樣，但秘書是虛擬的“在場(chǎng)”，可以同時(shí)忙其他事。面對(duì)面交流是同步的，但網(wǎng)絡(luò)下的電子媒介溝通則是“異步”的，也就是信息的傳遞與接收有一定的“延時(shí)”性，“異步溝通能讓溝通者靈活選擇發(fā)送、接收、回復(fù)信息的時(shí)間與方式?！边@在面對(duì)面的交流當(dāng)中是很難做到的。這種特性讓秘書在日常工作與人際關(guān)系建立兩者中運(yùn)用自如，如工作忙時(shí)可以虛擬式“不在場(chǎng)”，等有空時(shí)再回復(fù)。其次，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的電子媒介溝通“去中心化”帶來(lái)人們交往方式的變化，鼓勵(lì)更多的人參與其中。在人們最熟悉的QQ或微信群中，秘書可以發(fā)布一個(gè)信息，打開(kāi)話題，不管是什么性格的成員都會(huì)以聲音、圖片、文字的形式發(fā)聲，表達(dá)自己的“在場(chǎng)”。網(wǎng)絡(luò)中的每一個(gè)成員都可以成為交談的中心，而且因?yàn)榇嬖谟凇疤摂M空間”，沒(méi)有直接面對(duì)面的壓力，人們更容易直接表達(dá)內(nèi)心看法，“研究顯示，溝通者在網(wǎng)上會(huì)更誠(chéng)實(shí)坦率地表達(dá)自我，他們變得不那么謹(jǐn)慎，也較少進(jìn)行自我監(jiān)控?！薄胺钦Z(yǔ)言線索的減少和距離的增加會(huì)給溝通者提供一種‘網(wǎng)絡(luò)勇氣”，即使是最不善于表達(dá)的人，也會(huì)偶爾浮出水面，露一下臉。在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中“非正式化”“個(gè)人化”的表達(dá)讓交流變得輕松而自然，而且多樣化的傳播形式也產(chǎn)生了完全不同于傳統(tǒng)面對(duì)面的情感體驗(yàn)，如同事的一張笑臉圖、一個(gè)超大的“贊”字，都能引起大家情感的共鳴。

網(wǎng)絡(luò)下的電子媒介讓秘書在虛擬的場(chǎng)景下以有限的時(shí)間跟盡可能多的人產(chǎn)生互動(dòng)，相對(duì)于傳統(tǒng)的溝通方式，這種方式看上去能讓秘書省時(shí)省力營(yíng)造良好的職場(chǎng)人際關(guān)系。但實(shí)際上，通過(guò)電子媒介，時(shí)空界限被打破了，同一時(shí)間內(nèi)，多人交叉交流、多人同時(shí)交流等情況都可以進(jìn)行，秘書會(huì)面對(duì)比以往更加復(fù)雜的交際環(huán)境。虛擬空間更多，虛擬環(huán)境下的交際活動(dòng)也會(huì)變得更復(fù)雜。當(dāng)你面對(duì)十幾個(gè)甚至更多的社交群工作群時(shí)，此起彼伏的電子應(yīng)答聲成為職場(chǎng)煩人的聲音，哪個(gè)回避、哪個(gè)應(yīng)答、哪個(gè)離線、哪個(gè)在線，成為職場(chǎng)人日?？紤]的交際問(wèn)題，信息的虛假與情感的淺層交流有時(shí)成為應(yīng)對(duì)的策略。沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)電子媒介的時(shí)代，時(shí)空的天然屏障影響了我們的信息交流，我們得到的信息常是支離破碎的，斷斷續(xù)續(xù)的，需要花時(shí)間去求證去完善，這才有了人際間的碰撞與摩擦，也造就了職場(chǎng)人際關(guān)系。但網(wǎng)絡(luò)電子媒介的介入，信息的充分傳遞與接收卻在一定程度上影響了情感的交流，人們可以在社交平臺(tái)中深度情感卷入，但在職場(chǎng)中卻變得淡漠與任務(wù)化。不可否認(rèn)的是在電子媒介的影響下，人們的面對(duì)面溝通交際能力變?nèi)?，信息的真?shí)性與人際關(guān)系的深入性受到了影響，因而秘書在線上完成職場(chǎng)任務(wù)時(shí)，既要注意信息的真實(shí)性，又要注意適當(dāng)使用一些手段讓職場(chǎng)網(wǎng)上的交流充滿“人情味”，同時(shí)在重視電子媒介溝通的同時(shí)也不要忘記適時(shí)的線下交流，以增加職場(chǎng)溝通的質(zhì)量，夯實(shí)自己的職場(chǎng)人際關(guān)系。

3 電子媒介影響職場(chǎng)形象的管理

每個(gè)人要想在職場(chǎng)上獲得成功，就要對(duì)自己的社會(huì)角色有準(zhǔn)確的認(rèn)知與定位。這種準(zhǔn)確的認(rèn)知與定位又依賴于對(duì)他人與社會(huì)對(duì)自己角色期待的領(lǐng)悟，以及在規(guī)定的活動(dòng)范圍內(nèi)進(jìn)行角色實(shí)踐，做出符合其社會(huì)身份與地位的行為。著名的社會(huì)學(xué)家戈夫曼在其《日常生活中的自我呈現(xiàn)》一書中提出的“戲劇論”又稱為印象管理。他認(rèn)為社會(huì)交往就像戲劇舞臺(tái)，每個(gè)人都在扮演某個(gè)角色，在與他人的社會(huì)互動(dòng)中，每個(gè)人都竭力維持一種與當(dāng)前社會(huì)情境相吻合的形象，滿足他人的角色期待，以確保他人對(duì)其作出愉快的評(píng)價(jià)。秘書要想控制、管理他人對(duì)自己所形成的印象的過(guò)程相比其他崗位復(fù)雜些，秘書與他人的關(guān)系處于不斷的變化之中，同時(shí)還會(huì)身處不同的關(guān)系之中，領(lǐng)導(dǎo)、同事、客戶對(duì)秘書產(chǎn)生了多種角色期待，這常讓秘書應(yīng)接不暇?！耙粋€(gè)個(gè)體在與他人互動(dòng)中總是期望扮演某種社會(huì)角色來(lái)獲得自我的身份感，人們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)溝通中遵循著同樣的原理，即便網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)虛擬的世界，人們通過(guò)在線上的角色表演，也依舊是其努力建構(gòu)的社會(huì)身份的一部分?！盵6]網(wǎng)絡(luò)溝通讓秘書的印象管理有了更多的靈活性。時(shí)空界限的消失，讓秘書有更多的選擇性，可以選擇何時(shí)“在場(chǎng)”，何時(shí)“隱身”。網(wǎng)絡(luò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的方式還可以讓秘書自由選擇溝通對(duì)象，在方便集體打招呼時(shí)可以與群體進(jìn)行集體互動(dòng)，涉及私密問(wèn)題時(shí)也可以選擇私人化的“私聊”，至于談話內(nèi)容與表達(dá)方式，完全可以根據(jù)需要適時(shí)適度地展示給電腦的另一頭看。同時(shí)秘書也可通過(guò)朋友圈選擇性地發(fā)布自己“舞臺(tái)”下的私照、感想體會(huì)，分享自己的興趣、經(jīng)歷和價(jià)值觀，分享得越多，與他人的彼此了解也就越多。

網(wǎng)絡(luò)電子媒介下，常規(guī)的印象管理手段如穿著打扮、言行舉止仍然在起作用，只是呈現(xiàn)的方式變了?，F(xiàn)代人面對(duì)面的交流減少了，電話交流也減少了，線上交流的時(shí)間反而多了，通過(guò)文字、圖片、視頻來(lái)打造“人設(shè)”成為最常用的手段。秘書在工作中通過(guò)微信、QQ等方式與他人交流時(shí)，要考慮清楚對(duì)方的身份、角色及溝通的目的，再選擇合適的文字或圖片等進(jìn)行交流。如秘書線上找領(lǐng)導(dǎo)，僅用 “在嗎？”兩字與領(lǐng)導(dǎo)打招呼，就不大合適。網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)口語(yǔ)化、簡(jiǎn)潔化、娛樂(lè)化、個(gè)性化明顯，但職場(chǎng)溝通又是嚴(yán)肅與認(rèn)真的，找到兩者的平衡點(diǎn)就很重要，既能展示個(gè)性特征，又能服從崗位的需要;既能完成工作任務(wù)，又能形成良好的職場(chǎng)形象。

總之，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，秘書會(huì)更多地借助于電子媒介與他人溝通開(kāi)展工作。我們既要看到網(wǎng)絡(luò)溝通帶給秘書工作的便利性，又要注意克服其缺點(diǎn)，最終運(yùn)用好電子媒介工具，提高自己的工作效率。

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Analysis of Secretary's Electronic Media Communication Activities under the Network Background

Guangxi Electrical Polytechnic Institute ? HUANG Ying

Abstract： The rapid development of the internet has changed the way of human production and life， and the electronic media in the network era has changed people's way of thinking and working. Electronic media has a huge impact on the workplace. Taking secretarial work as an example， electronic media has changed the way of information communication， workplace relations， and traditional image management.

Keywords： network; secretary; electronic media; communication