摘 要：互聯(lián)網(wǎng)5G時代，國際經(jīng)濟全球化背景下的國際貿(mào)易要求外貿(mào)函電的溝通和交流便捷而高效。從以互聯(lián)網(wǎng)為依托的外貿(mào)函電的特點入手，分析7C原則在提升外貿(mào)函電溝通效率中的優(yōu)勢和作用，討論在實際業(yè)務(wù)操作中，從外貿(mào)函電的布局謀篇、結(jié)構(gòu)層次、段落句式和遣詞琢句等方面應(yīng)用7C原則提高函電溝通效率，進而提高外貿(mào)交易的成功率的方法和技巧，具體提出結(jié)構(gòu)段落要精煉簡潔，邏輯條理要清晰，語言句式要簡單禮貌，技術(shù)運用和事實要正確合理等等措施。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);7C原則;外貿(mào)函電;溝通效率

2020年底區(qū)域全面經(jīng)濟伙伴關(guān)系協(xié)定（RECP）正式簽署，中歐投資協(xié)定談判成功，中日韓自貿(mào)協(xié)定和全面與進步跨太平洋伙伴關(guān)系協(xié)定（CPTPP）逐步推進，“一帶一路”建設(shè)快速發(fā)展。在此背景下，中國同世界各國的經(jīng)貿(mào)關(guān)系會更加緊密，經(jīng)貿(mào)往來會愈加頻繁。同時，數(shù)字時代的到來，使得國際貿(mào)易變得更加方便快捷。外貿(mào)函電作為國際貿(mào)易中談判交流的重要書面溝通工具和媒介，其溝通效率的高低直接影響交易的成敗。因此，如何對函電進行布局謀篇，安排其結(jié)構(gòu)層次和段落句式，如何遣詞琢句變得至關(guān)重要。

一、互聯(lián)網(wǎng)時代外貿(mào)函電的特點

外貿(mào)函電是進行對外貿(mào)易過程中所使用的溝通媒介，是正式的商業(yè)信函，既是指傳統(tǒng)的通過郵局遞送的手寫或打印的信函、電報和傳真，也指互聯(lián)網(wǎng)下的電子郵件和通過QQ或微信或其他互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用發(fā)送的信函消息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，各貿(mào)易伙伴間的函電往來更多采用電子郵件的形式，其主要有三大特點。

（一）溝通快速即時

使用電子郵件發(fā)送外貿(mào)函電，在保持網(wǎng)絡(luò)暢通的情況下，無論貿(mào)易伙伴在哪個國家和地區(qū)，都能夠即時操作，即時送達，由此而節(jié)約了時間成本。回復(fù)函電亦是如此。因此，若對方即時回復(fù)，互聯(lián)網(wǎng)下的函電溝通，除了看不見對方的動作和表情，幾乎就等同于面對面的交流和談判，而且還比面對面的交流和談判有更多思考和討論的空間，所以表達的觀點、立場和應(yīng)對策略更全面、清晰和明確。如果函電不能即時回復(fù)，電子郵件形式的外貿(mào)函電也可以隨時隨地通過電腦或手機進行查看和處理，即使不是工作時間或不在辦公室，甚或在旅途中都可以回復(fù)對方函電郵件，比如詢盤或進行報盤等。

（二）查詢快捷便利

由于電子郵件的自動保存功能，使得函電查詢相對方便，可以在收件箱列表中按時間查詢、按發(fā)件人查詢、按主題查詢等。也是由于郵箱信件自動保存，所以函電基本不會丟失，這也是外貿(mào)函電廣泛使用電子郵箱發(fā)送的原因。

在實際業(yè)務(wù)操作中，使用QQ或微信或其他社交平臺進行貿(mào)易溝通也比較常見，似乎也更方便，但其實只能是一些細節(jié)的隨機討論，不可能在QQ或微信的對話框里以對話形式發(fā)送一封信函，一是太過不正式，二是在對方?jīng)]有即時下載時，函電可能會失效或丟失。唯一可行的方式只能先建立WORD檔，按傳統(tǒng)函電的標準版式和結(jié)構(gòu)來進行打字排版，然后以Word或PDF文件發(fā)送，如果有附件則需要另行再次發(fā)送或打包發(fā)送。但是其直觀性較差，收件人并不能一目了然的看到寫信人、主題、附件、抄送等等，同時不能隨時查看，文件一旦過期就無法查詢。

（三）功能多樣且操作簡便

之前很多人認為電子郵件不夠正式，因為其結(jié)構(gòu)過于簡單，不夠完整—letterhead（信頭）、inside address（封內(nèi)地址）、date（日期）、reference No.（查詢編號）、attention line （注意行）、subject line （主題行）、carbon copy（抄送）、enclosure（附件）等部分無法與salutation（稱呼）、body（信體）、complementary close（結(jié)尾敬語）、signature（簽名）等融為一體，整體感不強。然而事實并非如此。

通過表1的對比發(fā)現(xiàn)，電子郵件發(fā)送的外貿(mào)函電，只是某些組成部分放置的位置和次序與傳統(tǒng)函電不同，結(jié)構(gòu)依然完整，而且操作起來會更加簡單方便。傳統(tǒng)的函電會由于版式的不同，相同位置次序的部分會放在左、中、右不同的位置，比如，主題行在全部齊頭式里頂格寫，而在縮行式中則放在中間;各個組成部分會由于每封信函的不同需要而進行取舍。電子郵件就無需考慮版式和放置位置次序的問題，只需按照給出的固定格式和位置結(jié)合實際情況按部就班地進行填寫即可。比如，收信人、主題等;有些部分無需填寫自動生成，比如發(fā)件人和發(fā)件時間。

另外，電子郵件可以承載的信息比較多樣化，外貿(mào)業(yè)務(wù)中可能需要的產(chǎn)品圖片、設(shè)備儀器的具體操作的視頻等也可通過郵箱上傳，使得商務(wù)溝通更便捷，由此而節(jié)約了交通、人力成本。而電子郵件的抄送功能使得交流更廣泛，相同的函電發(fā)給不同的收件人一目了然，比如像一般性詢盤、推銷、廣告等函電，使得溝通更加高效，提高工作效率。

基于上述特點，通過電子郵箱發(fā)送的外貿(mào)函電更正式規(guī)范，能即時查看和處理，且易于操作和保存查詢，從而使得外貿(mào)函電的溝通既簡單方便又快速高效。

二、 7C原則在提升外貿(mào)函電溝通效率上的優(yōu)勢

這里的溝通效率使指雙方通過函電往來在外貿(mào)業(yè)務(wù)上能夠進行有效溝通，友好合作，并達到快速達成交易的目的。互聯(lián)網(wǎng)下的外貿(mào)函電傳輸速度快、操作處理簡單方便，已無需過多地考慮外貿(mào)函電由哪些部分組成及其位次如何安排，但這并不完全意味著溝通上的事實高效率。要想真正提升互聯(lián)網(wǎng)下的外貿(mào)函電溝通效率，依然要應(yīng)用傳統(tǒng)函電寫作所遵循的基本原則--7C原則，即courtesy（禮貌）、consideration（體諒）、concreteness（具體）、completeness（完整）、clarity（清楚）、conciseness（簡潔）和correctness（正確）原則，在函電寫作的態(tài)度、內(nèi)容等方面進行指導(dǎo)。

（一）courtesy和consideration原則有利于提高談判溝通的和諧度

我們常說的“態(tài)度決定一切”雖然有些夸張，但卻強調(diào)了態(tài)度的重要性。外貿(mào)函電里的態(tài)度是通過寫作的“禮貌和體諒”來體現(xiàn)的。外貿(mào)函電是書面的談判和交流，在無法得知對方表情動作和語音語調(diào)的情況下，使用禮貌和體諒原則，能讓對方感知到貿(mào)易合作的誠意和對對方的尊重，有利于創(chuàng)造和保持友好和諧的書面溝通談判氛圍。禮貌既體現(xiàn)發(fā)件人良好的個人素質(zhì)，同時更多的是代表企業(yè)精神和企業(yè)文化。貿(mào)易上的合作很多時候并不是單純的產(chǎn)品或業(yè)務(wù)本身的合作，建立業(yè)務(wù)關(guān)系需要禮貌，后續(xù)的詢盤報盤還盤等等都需要禮貌和體諒來維系合作關(guān)系，得體舒適的交流是影響雙方最終達成交易、簽訂合同的重要因素。即使雙方暫時無法合作，也是各自的潛在客戶，維系良好的關(guān)系為未來合作打下基礎(chǔ)，同時對方的客戶也許就是自己下次要合作的對象。因此說良好的溝通氛圍是影響交易成敗的重要因素。

（二）correctness、concreteness和completeness原則有利于提高函電內(nèi)容的準確度

一封好的外貿(mào)函電，要想實現(xiàn)高效率的溝通，所傳遞的信息要正確、具體、完整。電子郵件形式的外貿(mào)函電雖然方便快捷，但如果貿(mào)易雙方或一方的函電內(nèi)容書寫得不完整或不具體，邏輯條理不清晰，那就需要就函電內(nèi)容進行反復(fù)的或詢問或修改或補充，一方面說明發(fā)件人工作能力較差，影響公司形象，另一方面主要是降低了工作效率，影響了交易進度。再如果傳遞信息有誤，比如產(chǎn)品的型號規(guī)格數(shù)量質(zhì)量、裝船日期、支付金額等等，甚至只是寫錯了一個標點符號，也許就不僅僅是影響形象和交易進度的情況了，造成的損失或許無法估量。

（三） conciseness和clarity原則有利于提高信息的接受度

在禮貌和體諒原則的基礎(chǔ)上，應(yīng)用簡潔和清楚原則可以使得收件人不必花費過多的時間和精力就能輕易地獲得發(fā)件人發(fā)送的正確、具體和完整的函電信息。簡潔既是指表面上的篇幅短、段落短、句子短，更是指內(nèi)容上的言簡意賅--語言精練但傳遞的信息清楚全面具體。簡潔和清楚的表述，簡潔和清楚原則不是禮貌體諒原則和correctness（正確）、concreteness（具體）和completeness（完整）原則的矛盾體，一篇高效率的函電，要同時滿足這7個原則?？梢赃@樣理解，簡潔的語言和簡單的語法能夠使收件人快速輕松地了解函電內(nèi)容并作出反應(yīng)，是禮貌和體諒的體現(xiàn);簡潔的篇幅和段落能夠清楚準確地表達完整具體的信息，是高效的保證。

三、7C原則在提高外貿(mào)函電溝通效率中的應(yīng)用

7C原則是相輔相成的關(guān)系，溝通效率的提高需要7個原則相互配合，不能割裂開來理解和使用。具體完整地表述是禮貌和體諒的體現(xiàn)，清楚簡潔的同時也要求具體完整和正確，禮貌和體諒不是不要正確，強調(diào)簡潔也不是不顧具體和完整。以下從函電布局謀篇和遣詞琢句等方面就7c原則的應(yīng)用情況作以討論。

（一）應(yīng)用禮貌（courtesy）和體諒（consideration）原則創(chuàng)造友好的溝通氛圍

為了最終達成交易，函電雖然是書面語言，但一定要使“談話”的氣氛友好和諧融洽，提出的要求或不同看法使對方在情緒上易于接受，至少在語言上能夠拉近與對方的距離，增加親切感，與對方達到“共情”。所以要站在對方角度，使用You Attitude來考慮對方的需求、愿望、利益和問題。談話不需要拐彎抹角，過分禮貌顯得虛偽。簡單直接地進行討論，這樣會節(jié)約溝通成本，也更高效。

1.用禮貌的語氣和禮貌用語或句式。禮貌的語氣可以通過使用禮貌用語比如thank you for，we are pleased that，we are highly appreciated that 或在句中加入would，could，might 等來實現(xiàn)。

例1. You are requested to make the delivery by June.

改為：Please make the delivery by June.

例2. That is impossible.

改為：Unfortunately， that would not be possible.

2.用肯定句或肯定的表達方式。做到簡單直接，充分肯定。

例3. We dont believe you will have cause for dissatisfaction.

改為：We believe you will entirely satisfied.

3.及時回復(fù)對方來函。外貿(mào)函電所體現(xiàn)的禮貌不應(yīng)該僅停留在字面上，用些禮貌用語或禮貌句式，還應(yīng)該在行動上或反應(yīng)上有所表現(xiàn)，即當收到對方函電要及時回復(fù)，不管信函內(nèi)容是否接受或提出的條款是否同意。如果是接受，那么雙方因及時處理而使交易快速進展，如果不接受，那就禮貌地說明合理的理由，也就無需等待，可以去尋找另外的合作者，進入下個階段，或者發(fā)件人提出可以變通的合理化建議，比如無現(xiàn)貨的情況下可以向?qū)Ψ教峁┨娲返取＿@樣對雙方來說都有利于提高交易效率。

4.充分了解文化差異以減少誤會和分歧。由于交易的客戶有著不同的文化背景，可能存在著語言、表達方式差異、表達習(xí)慣等方面的差異，相同的字詞或句式在不同的國家可能有著不同的含義。比如，quite在英式英語中就是fairly， but not much（中等，不很）的意思;而在美式英語中，quite是very（非常）的意思，那么下面的句子意義就不同了：We would quite like to do business with you.英式英語的意思就是“一般想做交易”，美式就是“特別想”。所以在函電的寫作中除了盡量避免使用本身語義不清或語義過多的表達之外，就是要充分了解雙方的文化差異，多考慮對方的文化背景，這也是“you attitude ”，這樣既是禮貌的表現(xiàn)，同時也能避免產(chǎn)生不必要的誤會或分歧，有利于提高溝通的效率。當然，一旦出現(xiàn)無法理解或確定對方函電的真實意思的情況，一定不要按自己的想法來猜測或判斷，請對方改用其他表述來進一步明確。

（二）應(yīng)用正確具體（concreteness）和完整（completeness）原則提高信息傳遞的效率

1.使用“三段式”結(jié)構(gòu)布局謀篇。外貿(mào)函電是正式的商業(yè)信函，寫作格式有其相對固定的套路或規(guī)律：要求寫作條理要清晰，表達意思要清楚，段落結(jié)構(gòu)要完整。正文部分可以按照所謂的“三段式”來寫，即：the opening（開頭）、the main body（主體）和the closing（結(jié)尾）。開頭和結(jié)尾一般各一段，起承前啟后的作用，段落不要過長。中間主體部分的段落數(shù)根據(jù)詢盤、報盤、還盤等內(nèi)容的具體情況而定。

開頭部分主要用來確認收到和感謝對方來函，簡略提及對方來函內(nèi)容，收到對方來函后寫信方采取了哪些行動以及本函主要內(nèi)容。開頭部分的確認和感謝可采用的表達方式如：

Thank you for your email dated 12 January， 2021.

Thank you for your Order No.134 for 1000 sets of ...

We are glad to note from you email of 12 January，2021 that ...

We refer to you Enquiry No...

結(jié)尾部分主要表達希望對方盡快回復(fù)和希望雙方能夠合作的愿望。如：

We look forward to hearing from you.

We are awaiting your order with keen interest.

Your early attention to this enquiry will be highly appreciated.

We trust you will give us an early reply

2.擬定具體完整的主題行內(nèi)容。主題行是提示所寫函電的主要內(nèi)容和相關(guān)信息，很多時候收件人會根據(jù)主題來確定其重要程度而決定是否閱讀處理或安排處理的順序。為使函電內(nèi)容一目了然并被快速處理，主題最好認真填寫，并且要具體、全面。比如：Your offer N0.445 for Haier Refrigerator，而不要寫成Your offer;Enquiry for your hand- embroidered silk scarfs（對手繡絲圍巾的詢盤），不要寫成Enquiry。

3.合理運用技術(shù)和陳述事實。在外貿(mào)函電內(nèi)容的寫作過程中，語法、拼寫、標點要正確，語言要標準、數(shù)字要準確、表述事實要具體清楚、專業(yè)術(shù)語要理解運用得當。為避免把自己一方陷入被對方發(fā)現(xiàn)錯誤后帶來的尷尬，甚至是給當次業(yè)務(wù)或給公司帶來的不必要的麻煩和影響，在函電發(fā)出前需要務(wù)必做細致的檢查核對。

例4.日期寫法正確。

為避免產(chǎn)生誤解，在函電正文中出現(xiàn)的日期建議使用日期（數(shù)字），月（全拼），年（數(shù)字）的順序或月（全拼），日期（數(shù)字），年（數(shù)字）的順序。比如11 December， 2021 或 December 11，2021. 當然，寫成11st December， 2021 或 December 11st，2021 也未嘗不可。但是，最好不要寫成2021.12.11，這種年月日的數(shù)字順序目前為止并沒有在世界上得到一致的認可。

例5.語法正確。

誤：Our competitors prices are 2%-3% lower than us.

正：Our competitors prices are 2%-3% lower than ours.

例6.實事求是。

We are well-established exporters of all kinds of goods made in Japan.

all kinds of goods有些夸張?？梢赃M行如下改動：

We are well-established exporters of Swedish sundry goods， such as Toys， buttons and stationary.

例7.事實要具體清楚。

We have drawn on you as usual under your L/C.表述不夠具體，使得事實不夠清晰，修改如下：

We have drawn on you our sight draft No.773 for the Invoice amount， US$3500，under your L/C No.258 of the China Bank.

例8.稱呼和結(jié)尾敬語要正確。

互聯(lián)網(wǎng)下的函電用語逐漸趨于口語化，直接稱呼人名的稱呼，如Dear Mr. Henry 更常見，其對應(yīng)的結(jié)尾敬語顯得更加親密和友好一些，如，Yours， with best/kind regards， Regards， Best （Wishes）， Best等。

（三）應(yīng)用清楚（clarity）和簡潔（conciseness）原則提高信息接收的效率

外貿(mào)函電雖然是正式的商業(yè)信函，但不意味著要使用陳舊的格調(diào)、句式和表達。隨著時代的發(fā)展，特別是追求高效率的互聯(lián)網(wǎng)時代，在英語語言本身也在發(fā)生著變化的同時，外貿(mào)函電使用的語言也逐漸趨于直接和簡單，甚至一些口語表達也會出現(xiàn)在函電里。比如It doesnt， youre 等。由于外貿(mào)函電寫作是以最終達成交易為目的，因此，在寫作過程中，要盡量使用常用的詞匯和簡單句子結(jié)構(gòu)，讓對方容易理解，且不需要花太多的時間。用簡短和平實的語言清楚完整地表達必要和相關(guān)的信息即可。

1. 多使用簡短熟悉常用詞匯，而不選擇生僻低頻詞匯。常用的典型詞匯舉例見表3。

2. 避免使用冗長、舊式或重復(fù)的表達。簡單的句子結(jié)構(gòu)，更加容易理解。

例9. Enclosed herewith pl- ease find two copies of invoice.（舊式表達，且herewith重復(fù)）

改為：We enclose two copies of invoice.

例10.Will you ship us any time during the month of December， or even November would suit us just as well.

改為：Please ship us by the end of November.

3.不用模棱兩可或表達不清楚或容易產(chǎn)生歧義的詞匯。所謂意思表達清楚就是要讓自己在函電中想要表達的意思和對方理解到的意思相契合，如果使用了本身就帶有多重含義或表達不明確的詞或詞匯，就會帶來不必要的麻煩，雙方再次溝通確認或重寫函電，都會增加溝通成本，影響交易的進程。比如bimonthly有兩個含義一個是“twice a month”（一個月兩次），另一個是“once two months”（兩個月一次），那么從句子“As to the steamers sailing from New York to Hong Kong， we have bimonthly direct services.”中能否判斷出還是每兩月一次呢？顯然不能。可做如下改動：we have two direct sailings every month from New York to Hong Kong.（從紐約到香港的直達輪每月兩次。）

4.使用單詞或較短的短語來代替較長的短語。比如可以用now， because， usually， if， even though來相應(yīng)代替at this time， due to the fact that， more often than not， in the event that， in spite of the fact that

5.用簡單句子代替長句。句子簡單，易讀易理解。

例11. Please see that an enquiry is conducted to determine the reason.（長）

Please find out the reason.（短）

6.長句拆分短句。有研究表明，7-20個單詞的句子表達更清晰，而27個單詞以上的句子理解起來會有困難或使人覺得厭煩。所以我們盡量用較短的句子來表達，將一個長句，復(fù)合句拆分成幾個簡單句來表達。

例12. It has been decided that due to the present situation of the company concerning a decrease in sales， coupled with the increasing cost of raw materials， radical cost savings are to be implemented by each division.（復(fù)合句）

The company is facing a decrease in sales and an increase in the cost of raw materials. Therefore， each division must implement cost savings.（簡單句）

四、結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)的普及，加快了我國同世界各國間的貿(mào)易往來。應(yīng)用7C原則，提高外貿(mào)函電的溝通效率，有助于提高交易的成功率。寫作前要認真布局謀篇，結(jié)構(gòu)要合理，層次要清晰，邏輯性要強;寫作過程中要選擇合適的寫作格式，使用（You Attitude），以禮貌誠懇友好的語氣用簡單平實精煉的語言進行表述，使句子乃至整篇信函簡短，易讀易理解?；貜?fù)函電要及時，使用與對方相同或相近的風(fēng)格或格式;寫作完成后需要進行通篇檢查是否存在錯誤或遺漏，包括拼寫、標點，數(shù)字、日期、名稱等等?？傊?，短小精悍、表述清晰、信息完整正確的外貿(mào)函電才是溝通效率高的外貿(mào)函電。

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[3] 耿海粟.跨文化背景下商務(wù)英語函電寫作研究[J].黃河.黃土.黃種人，2020（13）：53-54.

[基金項目]本文系遼寧省社會科學(xué)規(guī)劃基金項：FDI福利效應(yīng)與遼寧裝備制造業(yè)產(chǎn)業(yè)安全耦合效用的運行機理及策略研究（基金編號：L18AJY009）。

[作者簡介]王妍（1971—），女，遼寧工業(yè)大學(xué)經(jīng)濟管理學(xué)院副教授;研究方向：區(qū)域經(jīng)濟。