田 敏

（青州市社會保險事業(yè)中心，山東 青州 262500）

在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，個人信息檔案管理作為個人信息的總結以及有效體現(xiàn)，在人的生活以及工作過程中是非常重要的。而傳統(tǒng)的社會保險檔案管理中，紙質的管理方式為管理人員帶來了非常多管理困難，信息技術的高速發(fā)展以及應用能夠顯著改善這種管理現(xiàn)象，幫助社會保險檔案管理實現(xiàn)管理創(chuàng)新，提高管理效率，使社會保險檔案管理形式呈現(xiàn)多樣化特征。

1 數(shù)字化信息技術應用于檔案管理中的意義

隨著科技的不斷發(fā)展，信息技術應用于各行各業(yè)中，為緊跟時代要求，必須將檔案管理方式進行創(chuàng)新與改進，而信息技術作為當下的主流技術，不僅能夠通過對信息的管理提高管理效率，同時也能夠加強管理工作人員的管理力度，使檔案管理在信息技術的參與下實現(xiàn)高效質量，且有效的管理，促進檔案管理事業(yè)發(fā)展。

同時，通過社會保險檔案管理信息化建設，能夠提高管理過程中的透明度，無論是誰？都可以通過對相關信息的檢閱，實現(xiàn)對人的了解以及總結，從而使社會保障水平不斷提高，加強個人利益的保障措施，是政府在社會保障工作進行過程中實現(xiàn)公平有效的，保障，為失業(yè)人員或者就業(yè)政策提供一定的參考依據(jù)。

2 數(shù)字化信息技術的優(yōu)勢

通過在社會保險檔案管理過程中應用數(shù)字化信息技術，能夠顯著提高社會黨保險檔案管理的效率。并且，在檔案庫中建立相應的個人檔案，實現(xiàn)檔案的快速檢閱，避免當需要對使用該檔案時，還需要從一大堆的紙質檔案中找尋相關的個人檔案現(xiàn)象發(fā)生。同時，相較于紙質檔案，數(shù)字化信息社會保險檔案更有利于保存，避免因紙質檔案長時間保存出現(xiàn)檔案損壞、遺失的情況發(fā)生。除此之外，通過對數(shù)據(jù)庫中構建相應的社會保險檔案，實現(xiàn)對社會保險檔案的容災管理，避免當社會保險檔案出現(xiàn)損失時，無法對該檔案進行信息的修補的情況發(fā)生。

另一方面，通過數(shù)字化信息技術的使用，使社會保險檔案管理緊跟時代發(fā)展，能夠適應年輕人的生活、工作習慣，加強社會保險檔案管理的建設力度，使社會保險檔案管理的發(fā)展速度逐漸提升。

3 數(shù)字信息化檔案管理的必要性

隨著時代的高速發(fā)展，數(shù)字化信息檔案管理的必要性，對于相關社會保險檔案管理是非常重要的，通過對當前數(shù)字化信息檔案管理的必要性進行介紹與分析，能夠體現(xiàn)該方案的有效性，從而加強數(shù)字化信息檔案建設發(fā)展。

1）傳統(tǒng)紙質社會保險檔案管理的缺點。在現(xiàn)階段的社會保險檔案管理過程中，仍有很大一部分管理工作單位在管理過程中應用傳統(tǒng)的管理手段進行社會保險檔案的管理，這種落后的管理理念和管理方法，無法達到當前的管理要求。并且，該種管理方式不僅管理效率低，而且保密性不好。

當相關部門需要進行檔案的查詢時，需要花費大量的時間在檔案的查詢過程中，造成時間的浪費。其次，紙質的檔案管理方式，容易發(fā)生檔案信息的缺失以及遺漏。并且，在保存過程中，由于蟲噬、水分侵蝕以及紙質本身的老化，都會造成社會保險檔案管理有效性下降。而且當前的管理單位中，管理人員的管理思想落后，不注重新型的管理方式學習以及應用，導致我國的檔案管理水平一直落后于他國。

2）數(shù)字化管理可以提高管理效率。在社會保險檔案管理過程中，通過對信息技術的引入，加強相關信息化檔案建設，能夠讓檔案在數(shù)據(jù)庫中保存。當要進行檔案的使用時可直接在檢索欄進行相關關鍵信息的檢索，快速調取相應人員的社會保險檔案進行使用。較于傳統(tǒng)的管理手段，更加的具備效率性。不僅減少樹木的消耗，保護環(huán)境，同時在管理效率上面也有非常大的提升，大大減少了對于社會保險檔案的檢索時間，同時也將土地資源保護做到位，增加土地的利用率。

3）數(shù)字化管理增強信息嚴密性。在傳統(tǒng)的紙質管理過程中，由于紙質這種載體對于信息的承載，導致管理過程中，如果因為管理工作人員的疏忽以及遺漏導致管理文件的丟失，一旦讓他人撿到過后，將會了解該檔案中的所有信息。而通過信息數(shù)字化的技術的引入，可以加強相關檔案的管理力度。同時，根據(jù)系統(tǒng)本身不同權限的分配，使不同權限的人，所能看到的信息檔案的完整性是不同的，比如管理人員，所能看到的檔案信息非常完整，而權限較低的個人賬戶只能查看自己的個人檔案信息，避免社會保險檔案管理過程中相關檔案信息的泄露，從而提升信息的保密性，避免檔案被篡改的現(xiàn)象發(fā)生。

4 數(shù)字化信息技術在社會檔案管理中的創(chuàng)新措施

為促進數(shù)字化檔案管理能夠在社會保險檔案管理過程中的有效運用，必須要加強創(chuàng)新措施的使用，使信息化技術能夠在檔案管理中體現(xiàn)出有效性。本文簡要介紹數(shù)字化信息技術在社會檔案管理中的創(chuàng)新措施。

1）促進檔案管理制度標準化發(fā)展。信息技術的出現(xiàn)，可以使當前的社會保險檔案管理制度得以建立，讓整個行業(yè)都能以一種更加標準的制度進行檔案管理工作。在信息化檔案管理制度建立過程中，需要根據(jù)檔案類別不同、個人工作狀況不同、部門不同進行檔案的分門別類，從中劃分出相同范圍的檔案，進行檔案的制度建立。對檔案的儲存、搜索、查詢、使用都要制定相應的流程，確保檔案管理的正規(guī)性。

2）提高管理人員管理質量和效率。眾所周知，傳統(tǒng)的紙質管理所帶來的缺陷影響十分大，造成管理人員在管理過程中的管理質量和管理效率下降。而通過對信息技術的引用，能夠使管理人員在檔案管理過程中快速地對所想要的檔案進行精確的查找與使用，確保在檔案的查詢過程中，能夠以最快的速度進行查詢，提高檔案的使用效率。并且，通過信息化技術的引入，對管理人員而言，能夠大大降低工作強度。主要體現(xiàn)于：改變過去管理人員對使用后的保險檔案需要進行重新的整理以及存放，而現(xiàn)階段使用信息技術，只需要直接調取相應的檔案進行使用，原先的檔案仍舊存在于數(shù)據(jù)庫當中，不需要進行檔案的復位，對于管理人員的管理效率起到一定的提升作用。

3）加強數(shù)字化管理的安全性。在所有的檔案信息管理過程中，最重要的就是檔案管理的安全性，很多問題事件發(fā)生的原因就是檔案信息的泄露，而傳統(tǒng)紙質所帶來的管理安全性十分低。通過信息技術的應用，讓所管理的保險檔案信息能夠儲存在服務器當中，通過對賬號設置服務器加鎖等操作，能夠保證檔案管理中的重要信息不會丟失。想提升檔案管理安全性，必須要加裝相應的防火墻，避免黑客篡改數(shù)據(jù)庫中信息，或者加裝相應的數(shù)據(jù)庫密碼鎖、增加相關的驗證措施，這樣能夠大大提高數(shù)據(jù)檔案管理的安全性。

5 結束語

綜上所述，為推進社會保險檔案的管理發(fā)展，提高管理水平，必須通過對數(shù)字化信息技術在其中的應用，從而使現(xiàn)階段信息技術能夠很好的應用在檔案管理中，提升檔案的管理質量和管理效率，加強檔案管理安全性。為確保檔案信息在使用以及管理過程中不會泄露，通過改變社會保險檔案管理模式，推動當前行業(yè)的發(fā)展進度，使信息化技術與社會檔案管理有效結合，提升人們的使用體驗。