臧玉瑋 周 清

（江西省九江學(xué)院，江西 九江 332005）

檔案資源集成是目前大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化發(fā)展的重要內(nèi)容，也給檔案資料管理提出了更高的要求。利用大數(shù)據(jù)工具來實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)數(shù)據(jù)資源的集成，這對學(xué)校檔案工作的開展都有很強的促進作用。

1 大數(shù)據(jù)下高校檔案信息集成服務(wù)的問題

1）用戶對于檔案需求與檔案管理能力的矛盾。在目前大數(shù)據(jù)時代下，檔案用戶比較看重于檔案信息價值時效性，高質(zhì)量數(shù)據(jù)化檔案信息要求越來越高。高校檔案部門要為用戶提供更多的信息資源，但是目前學(xué)校內(nèi)大數(shù)據(jù)資源不豐富，檔案信息化管理水平偏低。目前很多檔案成果僅僅停留在數(shù)字化加工方面，無法通過全文檢索來提供更有效的數(shù)字資源，數(shù)據(jù)非結(jié)構(gòu)化問題比較突出。

2）檔案管理人員的服務(wù)意識薄弱。在學(xué)校檔案工作中，有些管理人員的思想觀念比較傳統(tǒng)，仍然比較重視圖書存儲、檔案資料保存，但是忽略了檔案資料的流轉(zhuǎn)和數(shù)據(jù)的共享。學(xué)校的檔案館并不明白實際用戶的需要，及學(xué)校師生對于檔案提出的資料服務(wù)要求，服務(wù)意識薄弱，共享意識低下。

3）檔案數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一，不夠規(guī)范。學(xué)校對于大數(shù)據(jù)提升檔案信息資源的建設(shè)不太關(guān)注，也沒有一個長期統(tǒng)一檔案理規(guī)劃，人員的關(guān)系上封閉傳統(tǒng)，單一封閉式的檔案管控方法，往往是用行政命令方式、縱向?qū)蛹壒芾恚瑱M向分工力度比較薄弱，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)的檔案部門數(shù)據(jù)標準不規(guī)范和統(tǒng)一。

4）檔案部門的線上服務(wù)偏弱。國內(nèi)多數(shù)高校檔案服務(wù)還是在線下辦理，在線上預(yù)約審核辦理這種方式比較繁瑣，效率偏低，還不能夠滿足師生們對于檔案資源的要求。在大數(shù)據(jù)時代下，用戶要得到更多的數(shù)據(jù)資源，使用互聯(lián)網(wǎng)式的線上服務(wù)，才能夠滿足師生的大數(shù)據(jù)要求。

5）檔案管理人員的專業(yè)能力不足。目前，學(xué)校的一些檔案管理人員專業(yè)能力和信息化能力偏弱，還不能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代對于檔案工作發(fā)展要求，會帶來海量數(shù)據(jù)運營帶來的挑戰(zhàn)，工作人員的主動開發(fā)處理數(shù)據(jù)的能力偏弱，職業(yè)意識較弱，這會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計也不夠全面，基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)缺失，導(dǎo)致數(shù)據(jù)共享質(zhì)量偏低[1]。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案資源的集成管理策略

1）檔案組織及人員功能集成。在學(xué)校內(nèi)，有效地將學(xué)校檔案資料信息集成，建立檔案數(shù)據(jù)庫，并能夠匯集各部門的數(shù)據(jù)，形成一個完善高效系統(tǒng)的組織體系。在保證現(xiàn)大格局大方向不變的前提下，以學(xué)校檔案部門為主，進一步加強學(xué)校和部門的協(xié)調(diào)，建立跨部門組織，跨學(xué)校的檔案組織及設(shè)計相應(yīng)的協(xié)調(diào)機制。學(xué)校內(nèi)檔案人員的集成，并且要重視檔案管理組織運作，使各檔案工作人員能夠協(xié)調(diào)地運作。建立高校檔案組織隊伍，并認可檔案工作人員的價值，使人員能夠通力協(xié)作配合，來形成高效的組織隊伍。在高校內(nèi)，要實現(xiàn)檔案館組織技術(shù)整合，檔案數(shù)據(jù)信息流轉(zhuǎn)，并實現(xiàn)無障礙的數(shù)據(jù)互聯(lián)共享，也能夠使部門成為學(xué)校內(nèi)永久的信息集成中心和信息基地[2]。

2）檔案數(shù)據(jù)和信息的集成。搭建數(shù)據(jù)集成管理平臺，重點處理檔案數(shù)據(jù)庫資源，系統(tǒng)與需要各教學(xué)系統(tǒng)銜接，及重點處理各系統(tǒng)之間存在的信息壁壘。通過動態(tài)管理，來會匯集系統(tǒng)的資源，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源集成。將過去紙質(zhì)設(shè)計資料，通過電子化掃描方式來形成電子文檔。將學(xué)校內(nèi)不再使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的舊檔案資料，要及時地遷移到新系統(tǒng)內(nèi)，實現(xiàn)新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源的融合，將那些不能夠兼容數(shù)據(jù)庫，也要將大數(shù)據(jù)資源遷移。按照已經(jīng)規(guī)劃的內(nèi)容和體系，還要對這些檔案資料作出新的分類管理和合理地存放[3]。

3）檔案管理過程集成。檔案管理過程集成也是目前檔案工作重要環(huán)節(jié)，在單位管理中，涉及很多的文件資料的管理，文件資料的流轉(zhuǎn)和檔案管理部，業(yè)務(wù)運作流程的優(yōu)化處理。通過對檔案文獻資料的情況管控，使檔案規(guī)范達標，都融入到學(xué)校檔案系統(tǒng)中，實現(xiàn)在整個檔案使用周期內(nèi)的全業(yè)務(wù)管理。檔案資料與各業(yè)務(wù)運行一體化集成，并進一步構(gòu)建信息系統(tǒng)。使用大數(shù)據(jù)工具，通過利用文檔一體化的發(fā)展來實現(xiàn)檔案資料的收集、保存、利用等全部流程的合理管控，在高校內(nèi)的數(shù)據(jù)化對整體發(fā)展影響重大[4]。

4）標準和規(guī)范的集成。學(xué)校檔案部門應(yīng)該在分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下統(tǒng)籌管理，建立當信息化建設(shè)小組，指導(dǎo)學(xué)校內(nèi)所有檔案數(shù)據(jù)信息化的建設(shè)工作。由建設(shè)小組來逐步推動檔案資料標準化以及規(guī)范體系的優(yōu)化設(shè)計，并指導(dǎo)學(xué)校內(nèi)檔案資源的集中制定。當信息化建設(shè)的標準和法律法規(guī)和技術(shù)標準，只有統(tǒng)一數(shù)字化資源技術(shù)標準和規(guī)范，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案部門與其他部門之間的溝通聯(lián)系和數(shù)據(jù)共享流通，才能夠?qū)崿F(xiàn)大數(shù)據(jù)的集成。

5）技術(shù)集成。檔案工作發(fā)展與大數(shù)據(jù)相融合，也要發(fā)揮學(xué)校檔案數(shù)據(jù)信息資源優(yōu)勢，要使檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與實際運營相聯(lián)系，來保證檔案信息管理的穩(wěn)定性可持續(xù)性。學(xué)校重點關(guān)注新技術(shù)與信用檔案技術(shù)的融合，在高校內(nèi)，檔案部門還要以現(xiàn)有的技術(shù)為基礎(chǔ)，引入新型的技術(shù)，通過學(xué)校相關(guān)職能部門合作，來開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫。學(xué)校通過與外部軟件公司合作，實現(xiàn)軟件新技術(shù)聯(lián)合的研制開發(fā)，引入外部高端的技術(shù)。并借鑒數(shù)字化圖書館建設(shè)中的數(shù)據(jù)信息，集成個性化的服務(wù)等方面的經(jīng)驗和成果，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的集成。

6）人才的集成。引入外部高端技術(shù)人才，通過技術(shù)人才的培養(yǎng)，才可以為學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，而提供更多人才保障。優(yōu)化設(shè)計人才培養(yǎng)機制，進一步增強人員工作積極性，在學(xué)校內(nèi)，制定檔案部門的考核激勵機制和定崗定編，還調(diào)動職工工作熱情，并將學(xué)校檔案資料和檔案信息庫的開發(fā)進行分類管理，給不同的人員提供不同培訓(xùn)，重點去培養(yǎng)具備大數(shù)據(jù)才能的專業(yè)人才，提高對大數(shù)據(jù)資源的利用效率，進一步更新人才的知識儲備和知識結(jié)構(gòu)。

3 結(jié)束語

在當下國內(nèi)高校檔案工作的改革中，建立大數(shù)據(jù)庫信息庫，建立信息平臺來實現(xiàn)大數(shù)據(jù)資源信息化發(fā)展，進一步推動檔案數(shù)據(jù)化、信息化的發(fā)展，及建立大數(shù)據(jù)資源庫，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案現(xiàn)代化的運營。同時，制定統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標準格式，實現(xiàn)按照標準類型來劃分及識別，給參與檔案工作人員不同類型的管理培訓(xùn)。使資料能夠在學(xué)校內(nèi)合理流轉(zhuǎn)，分類的管理，并建立數(shù)據(jù)庫，還要有數(shù)據(jù)的加密解鎖功能，實現(xiàn)對同類型檔案資料的分類管理和合理存放，避免出現(xiàn)資料的丟失、遺失的問題產(chǎn)生。