朱 靜

（濟寧市公共就業(yè)和人才服務中心，山東 濟寧 272000）

流動人員人事檔案是作為我國人事檔案的有效構成部分，占據(jù)重要地位，是不可或缺的一部分。管理流動人員人事檔案的部門主要是縣級或縣級以上人社部門所屬的公共人力資源服務機構，根據(jù)相關規(guī)定，其他任何單位和個人都沒有權力進行擅自管理。流動人員人事檔案中記載了個人經歷，以及求學經歷、思想政治狀況，用人單位對人才個人表現(xiàn)的記錄等，是流動人員工作生活的憑證和依據(jù)，對其自身的實際利益具有直接的影響。隨著社會人口流動的不斷加劇，傳統(tǒng)的流動人員人事檔案管理日益表現(xiàn)出不足，管理模式和使用方法越來越不能適應市場經濟和社會發(fā)展需求。因此探索和研究流動人員人事檔案管理新模式，加快流動人員人事檔案管理信息化建設，保證流動人員人事檔案合理流動及信息及時更新，成為新時代人社部門非常重要的基礎性工作。

1 流動人員人事檔案管理當前問題與不足分析

1.1 檔案工作人員素養(yǎng)有待提升

整體上來看流動人員數(shù)量多，這就導致人事檔案工作數(shù)量大，且工作枯燥，做起來耗時費精力。配置的工作人員少，經常還身兼數(shù)職，有的還是借調人員，這就會在具體工作實踐中，使得工作人員缺少對檔案管理工作的投入，影響管理工作的效率和人員的工作積極性，還容易出現(xiàn)人事檔案缺失、漏洞及認識材料造假等，降低了人事檔案最原始的價值。當今社會已進入信息科技時代，但部分檔案工作人員學習型不強，知識結構更新慢，信息化技術掌握不足，整體信息素養(yǎng)有待進一步提升。

1.2 檔案管理缺乏規(guī)范性和時效性

規(guī)范化管理流動人員人事檔案，可使其作用得到最大化發(fā)揮，實現(xiàn)資源共享。然而在現(xiàn)階段，還有不少單位因為人員流動大，人事檔案的來源較為發(fā)散，內容質量不高，管理方式的先進性和創(chuàng)新性不強，紙質檔案管理方式在很大程度上還在沿用，不能實現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化管理。此外，加上檔案管理工作內容比較復雜，涵蓋的內容較多，很多流動人員因為調動情況以及外出出差無法及時更新檔案信息，導致檔案管理時效性差，很多流動人員的人事檔案資料還處于最原始的狀態(tài)，很多實際情況都沒有得到補充，影響了人事檔案的時效性。

1.3 檔案轉遞工作有待完善

流動人員人事檔案于公共人力資源服務機構進行存放后，一旦當其在異地就業(yè)后，不僅需要進行調檔，在此過程中，流動人員需要跑多個部門辦理人事檔案轉遞手續(xù)，這就會花費不少時間和精力，而且檔案傳遞速度緩慢，效率低。此外，檔案轉遞途徑不夠規(guī)范，盡管機要途徑傳遞檔案具有較高的安全性，不過速度較慢。

2 流動人員人事檔案管理信息化建設策略

2.1 開展信息化建設的價值

人事檔案信息化建設的內涵，是指依據(jù)國家檔案行政管理機關統(tǒng)一標準，在檔案管理和應用中引進現(xiàn)代信息技術，將檔案內容轉變?yōu)閿?shù)據(jù)信息，全面實現(xiàn)人事檔案資源處置、管理和使用信息化。流動人員人事檔案管理信息化建設，實現(xiàn)檔案內容信息的網絡化、存儲數(shù)字化和標準化管理，可以促進人事檔案管理和利用實現(xiàn)現(xiàn)代化，實現(xiàn)檔案信息標準化管理。工作人員利用先進的系統(tǒng)和軟件，對流動人員檔案內容按一定的標準進行分類、編目和排序，就能實時地進行統(tǒng)一接收、存儲和傳遞、利用等；實現(xiàn)人事檔案信息資源共享，通過這種措施，可以促進檔案管理工作提高效果與質量，為社會市場經濟發(fā)展提供更好的服務作用。實現(xiàn)信息化的流動人員人事檔案管理，還能為人力資源管理奠定良好的基礎，提高企事業(yè)單位人力資源管理有效性。將人事檔案信息化、數(shù)字化，將有助于使用者隨時隨地進行方便快捷地查閱、利用檔案信息。同時，還是疏通堵點的有效手段，通過這種方式，傳統(tǒng)檔案管理中的信息壁壘就會被打破，用人單位和檔案管理單位就能促進溝通交流，實現(xiàn)政務服務“一網通辦”，變群眾跑腿為數(shù)據(jù)跑路，極大地提高了群眾辦事的便捷性。此外，從人事檔案發(fā)展趨勢來看，信息化建設也是一個主流的方向，信息化、標準化、便民化的檔案管理方式，從戰(zhàn)略層面上也契合“放管服”的改革要求，將能有助于推進審批服務便民化。

2.2 信息化建設的策略

第一，立足實際構建完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫建設能將全國各地之間流動人員人事檔案資料進行共享，使流動人員人事檔案信息化管理建設的基礎。在具體實踐中，構建檔案信息數(shù)據(jù)庫之前，需要結合實際對各個系統(tǒng)模塊進行統(tǒng)一規(guī)劃和標準化設計，確保數(shù)據(jù)庫具有較高的普適性和統(tǒng)一性，這樣方便信息共享和管理全過程自動化。嚴禁自行設計，以免出現(xiàn)設備、軟件不匹配、不兼容等問題。同時，要優(yōu)選政治素質和專業(yè)水平較高的檔案管理人員，對流動人員的人事檔案內容進行信息化和標準化處理，錄入數(shù)據(jù)庫。要結合實際情況分別設置數(shù)據(jù)庫不同等級的查詢權限，用戶憑借相應的權限來進行查詢，以防止個人信息泄露，避免發(fā)生信息篡改等，確保流動人員人事檔案信息安全、真實和完整。

第二，加快網絡聯(lián)動建設速度?？山梃b美國的“微縮技術”開展人事檔案管理，確保其檔案利用合理和高效。應用先進的軟件對人事檔案中的資料進行分類處理，使流動人員人事檔案資料更加規(guī)整。這樣才查詢或利用時，通過查找關鍵詞，就能找出相關的資料。應在各城市之間加強局域網絡以及互聯(lián)網絡建設，使流動人員人事檔案能在各城市之間進行有效資源共享，提高檔案利用的便利性和檔案管理的實效。

第三，建立個人信用檔案。人事檔案在誠信建設方面，因受到種種因素制約，還有一些問題，導致人事檔案可信度不高。在信息化建設過程中，應增加個人信用檔案模塊，及時納入流動人員的個人信用狀況。從具體應用領域看，個人信用檔案模塊能幫助政府、企業(yè)、個人掌握流動人員的信用狀況，實現(xiàn)社會經濟往來有真實資料可供依據(jù)，也方便流動人員應聘中，用人單位能對其綜合情況進行全面了解，此外，還能規(guī)范流動人員的行為等。

3 結語

綜上所述，當前我國流動人員數(shù)量增加迅速，給流動人員人事檔案管理工作帶來很大困難，引發(fā)了一系列社會問題。充分利用現(xiàn)代先進信息技術手段，提高流動人員人事檔案信息化水平，可有效解決上述問題。在實踐中，一定要結合實際進行科學規(guī)劃和創(chuàng)新，推動流動人員人事檔案信息數(shù)字化建設快速、高效地推進，使檔案信息在穩(wěn)就業(yè)、促進人才流動和暢通職業(yè)轉換等方面充分發(fā)揮其作用。