李 璐

（云南省昭通市永善縣檔案館，云南 昭通 657300）

1 電子檔案的概念與缺陷

電子檔案管理的實(shí)現(xiàn)，主要依靠信息化技術(shù)對(duì)檔案存儲(chǔ)方式進(jìn)行數(shù)字化、信息化的轉(zhuǎn)變，如借助掃描等技術(shù)等將紙質(zhì)文檔信息轉(zhuǎn)換為電子版的檔案，然后存儲(chǔ)在硬盤、光盤等信息化媒介上，通過更小的物理空間存儲(chǔ)更多的檔案信息[1]。

具有永久保存價(jià)值的電子文件應(yīng)當(dāng)被長(zhǎng)期保存，但電子文件存儲(chǔ)載體脆弱，容易受高溫、高濕、灰塵、電磁干擾等環(huán)境的影響，從而造成信息丟失。軟硬件技術(shù)更新和設(shè)備老化容易造成電子文件不可讀取，因此在大力推動(dòng)檔案電子化發(fā)展的過程中，需要對(duì)如何提升信息化檔案資料的存儲(chǔ)性，增強(qiáng)電子檔案壽命加以重視。

2 國內(nèi)外與本項(xiàng)目相關(guān)的科學(xué)技術(shù)現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)

《中國檔案報(bào)》2018年4月2日 總第3201期 第一版報(bào)道2018年3月16日，電子檔案長(zhǎng)期保存研討會(huì)在北京召開。挪威Piql（音譯為“皮科”）公司的首席執(zhí)行官魯內(nèi)·比耶克斯特蘭為電子檔案長(zhǎng)期保存提出一個(gè)全新思路：將重要的數(shù)據(jù)和信息記錄在感光膠片上，其留存時(shí)間最長(zhǎng)可超過500年，這種新的離線儲(chǔ)存方式其實(shí)是將原來的數(shù)碼數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換成一種二維碼，通過這種方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)可以被方便地讀取與備份。

3 擬采用的研究方法和技術(shù)路線

3.1 建立完善的安全管理制度

清楚、明確且具有高度合理性、操作性的規(guī)章制度，是提高電子檔案管理規(guī)范性與質(zhì)量的必要條件。為此需要加強(qiáng)電子檔案管理規(guī)章制度建設(shè)，我國當(dāng)前已經(jīng)出臺(tái)了《中華人民共和國檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律與政策，這些規(guī)定能夠作為電子檔案管理制度的基本約束，在此基礎(chǔ)上檔案管理可以根據(jù)檔案信息的實(shí)際情況、實(shí)際需求，進(jìn)行電子檔案管理的規(guī)章制度細(xì)化，使之更加符合實(shí)際管理情況。信息化建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)著重建設(shè)數(shù)據(jù)庫，以個(gè)人用戶為對(duì)象進(jìn)行數(shù)據(jù)索引的構(gòu)建，同時(shí)公示于互聯(lián)網(wǎng)上，將登錄網(wǎng)站即可查詢的服務(wù)提供給查詢?nèi)藛T，不但能為其基本知情權(quán)提供保障，而且還能將各個(gè)查詢?nèi)藛T的具體需要有效滿足[2]。此外，以業(yè)務(wù)部門為對(duì)象時(shí)，要求有效對(duì)接各個(gè)業(yè)務(wù)，將相關(guān)部門管理范圍及措施全面把握，參照其工作要求構(gòu)建特色數(shù)據(jù)庫，將強(qiáng)有力的支持供于各個(gè)部門工作的開展。此外，也要重視檔案數(shù)字化載體的建設(shè)與優(yōu)化，積極建設(shè)數(shù)字檔案館軟硬件，將檔案數(shù)據(jù)整合及共享平臺(tái)等一系列工作做好。

同時(shí)，檔案管理人員需要將信息資源合理分類，建立完善的信息內(nèi)容篩選體系，方便使用人員在查詢數(shù)據(jù)庫信息時(shí)可以快速將所需資料找出。在檔案管理工作開展期間，依托信息化技術(shù)能夠自動(dòng)化管理電子檔案、自動(dòng)上傳檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快捷、迅速查詢與搜索，服務(wù)質(zhì)量與水平自然也就得到提升。并且要根據(jù)電子檔案管理的工作崗位體系，明確的劃分職能與責(zé)權(quán)體系，制定電子檔案各管理崗位的崗位制度、電子檔案管理的索引歸檔制度、電子檔案?jìng)浞荼４嬷贫?、電子檔案管理用戶權(quán)限調(diào)用制度、電子檔案保密及銷毀制度等，通過這一系列的制度，保證電子檔案管理的推進(jìn)有據(jù)可依，從而提高電子檔案管理的規(guī)范性與質(zhì)量。做好安全管理制度系統(tǒng)化工作分配，定期對(duì)工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高工作人員數(shù)字檔案安全保障技術(shù)水平。嚴(yán)守制度，防止外來人員進(jìn)入數(shù)字檔案保存系統(tǒng)，避免各種竊取和破壞行為。得益于信息化技術(shù)的幫助，在電子檔案管理工作當(dāng)中，工作人員的工作壓力大大的減輕，但是對(duì)于其檔案管理工作的責(zé)任體系，依然需要明確的劃分、嚴(yán)格的建立，避免出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象和問題。具體來說，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各個(gè)電子檔案管理工作的崗位設(shè)置，合理劃分為其工作內(nèi)容，以及工作責(zé)、權(quán)，并編制成明確的工作手冊(cè)，為檔案管理工作的實(shí)踐，提供基本指導(dǎo)。而要達(dá)成這一目的，就需要在電子檔案管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)的建設(shè)中，合理的劃分系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置，保證權(quán)限分配與其工作需求相適應(yīng)即可，避免系統(tǒng)權(quán)限的粗放式分配，否則在后期可能引起諸多的混亂，并且不利于責(zé)任的追究。在實(shí)際的電子檔案管理工作當(dāng)中，任何的操作都只能通過登錄自己的賬號(hào)進(jìn)行，不能相互之間交換使用賬號(hào)，更不能交換登錄密碼。

3.2 合理選擇數(shù)字化檔案存儲(chǔ)載體

存儲(chǔ)載體要提供更快速的響應(yīng)、更集中的管控、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、更協(xié)同化的工作進(jìn)度等等。大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息數(shù)據(jù)臃腫且復(fù)雜，在進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)取時(shí)，常常面臨響應(yīng)時(shí)間慢，服務(wù)質(zhì)量差等問題，且隨著工作推進(jìn)，數(shù)據(jù)量越來越巨大，當(dāng)下的儲(chǔ)存架構(gòu)已經(jīng)難以滿足海量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及信息資料分析處理加工需求，因此檔案管理人員需結(jié)合未來的業(yè)務(wù)需求，改良信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方案，提供數(shù)據(jù)容量和數(shù)據(jù)精確性。即采取以虛擬化、分布式計(jì)算技術(shù)構(gòu)建出的IT虛擬資源和物理資源集合而形成的信息數(shù)據(jù)資源庫[3]。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合數(shù)字化檔案信息具體不可更改的特性，在考慮其載體安全性、耐久性，保障數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整條件下，應(yīng)選擇質(zhì)量好、存儲(chǔ)容量大、安全性高、符合國家相關(guān)技術(shù)水平的介質(zhì)載體。在選擇和建立儲(chǔ)存載體時(shí)，確保數(shù)據(jù)庫可以有效整合各種IT硬件資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息數(shù)據(jù)的處理、歸納和整合，讓電子檔案在資料管理中發(fā)揮更大、更有效的作用。

永善縣檔案局館自2013年啟動(dòng)檔案信息化建設(shè)以來，該縣通過派出專業(yè)骨干到省、市局跟班學(xué)習(xí)和采用向社會(huì)購買服務(wù)的方式現(xiàn)已有檔案數(shù)字化成果32萬條目錄數(shù)據(jù)、300萬頁畫幅、2.8T數(shù)據(jù)。硬件設(shè)施有1臺(tái)服務(wù)器、1套磁盤陣列、5臺(tái)電腦、4臺(tái)掃描儀和1套監(jiān)控系統(tǒng)，技術(shù)力已經(jīng)足夠支持高效信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方案的開發(fā)，檔案管理人員通過在物理機(jī)上部署ESXi系統(tǒng)，并在服務(wù)器集群中安裝虛擬化管理軟件v Center Server便能實(shí)現(xiàn)所有的服務(wù)器之間的資源共享，在使用Hadoop這一分布式系統(tǒng)架構(gòu)開發(fā)分布式存儲(chǔ)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立高效化、快捷化的檔案存儲(chǔ)載體，以此來容納各種文件形式、內(nèi)容的數(shù)據(jù)信息。

依靠這樣的檔案存儲(chǔ)載體，可以全面提升信息數(shù)據(jù)資源庫的數(shù)據(jù)共享能力，提高響應(yīng)速度，實(shí)現(xiàn)集中管控，將計(jì)算資源CPU總數(shù)和內(nèi)存資源分配率提高到最佳狀態(tài)，提高主機(jī)虛機(jī)的集約比，實(shí)現(xiàn)資源超分，發(fā)揮資源集約的優(yōu)勢(shì)。

采用合理的數(shù)字化存儲(chǔ)載體能帶來多方面效益，方便電子檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)和使用，檔案管理人員要根據(jù)信息數(shù)據(jù)資源庫分配使用效益情況判斷方案的使用效果，考核指標(biāo)包括局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的主機(jī)、虛機(jī)、CPU總數(shù)、CPU分配、內(nèi)存總數(shù)、內(nèi)存分配和集約比七個(gè)模板，以SPSS20.0統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，根據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)果分析存儲(chǔ)方案的有效性[4]。

合理的檔案存儲(chǔ)載體分為物理層、數(shù)據(jù)鏈路層、網(wǎng)絡(luò)層、傳輸層、會(huì)話層、表示層和應(yīng)用層七層，通過聚合橫向的方式實(shí)現(xiàn)七層同類功能，以聚合設(shè)施中的計(jì)算存儲(chǔ)等資源形成統(tǒng)一可調(diào)度運(yùn)維的大信息數(shù)據(jù)資源庫。不過，隨著檔案信息化工作的不斷推進(jìn)，該縣的服務(wù)器使用壽命將到，且安全技術(shù)上還缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，數(shù)字檔案系統(tǒng)的維護(hù)幾乎依靠合作公司程序員的協(xié)作，因此要進(jìn)一步加強(qiáng)設(shè)備更新與維護(hù)，同時(shí)提高與本縣及外地區(qū)域的院校合作深度，建立完善人才的輸送體系，提升本縣的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才儲(chǔ)備。

3.3 加強(qiáng)數(shù)字檔案安全保存技術(shù)

嚴(yán)格控制服務(wù)器和管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，為了保證所有的檔案信息都可以得到快速、全面的收集，管理人員應(yīng)當(dāng)主要做的是健全電子檔案管理平臺(tái)邏輯結(jié)構(gòu)，要基于現(xiàn)有的信息化電子檔案管理平臺(tái)，建立局域網(wǎng)，避免數(shù)字檔案接觸互聯(lián)網(wǎng)，盡量減少使用移動(dòng)設(shè)備，安裝病毒警報(bào)服務(wù)系統(tǒng)，擴(kuò)展、延長(zhǎng)其終端，使信息化電子檔案管理平臺(tái)可以覆蓋各方面的工作范圍，在相關(guān)工作前端產(chǎn)生相應(yīng)的檔案信息后，便被立即收集到電子檔案管理平臺(tái)匯總、分類，等待下一步的編撰、分析、存儲(chǔ)與利用，這樣一來就可以避免所有的電子檔案信息被快速、及時(shí)、全面的回收，不會(huì)發(fā)生任何的遺漏，提高檔案信息收集的效率與完整性。

隨著信息化辦公的推廣，當(dāng)前各單位已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了無紙辦公，大部分的工作信息都以電子化的形式存在，但依然有不少的信息，須得通過紙質(zhì)媒介來記錄和傳遞，尤其是在涉及一些對(duì)外的業(yè)務(wù)時(shí)，可能會(huì)產(chǎn)生不少的紙質(zhì)檔案，對(duì)此工作人員應(yīng)當(dāng)重視檔案信息的雙軌回收與電子化轉(zhuǎn)換，在收集電子檔案信息的同時(shí)，注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的收集，且要保證收集的及時(shí)、全面，避免發(fā)生遺漏，而且在收集到位后，要快速、無誤的將這些紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換為電子化形式，以便于后期的電子化管理，通過掃描或是人工錄入的方式，來實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)形式的轉(zhuǎn)換，在轉(zhuǎn)換過程當(dāng)中，依然需要注意準(zhǔn)確性的問題，不能出現(xiàn)錯(cuò)誤。同時(shí)利用用戶驗(yàn)證技術(shù)進(jìn)行用戶認(rèn)證，規(guī)定用戶和管理人員操作權(quán)限，防止失誤性的非法操作造成數(shù)字檔案系統(tǒng)安全問題，常用的保密方式是身份認(rèn)證，即以單位工作人員的身份作為檔案庫的訪問權(quán)限，這類保密方式是通過采取工作人員的個(gè)人信息，將其制作為口令形式來形成認(rèn)證門檻，開啟系統(tǒng)的時(shí)候用戶進(jìn)一步輸入認(rèn)證信息，系統(tǒng)把用戶輸入的相關(guān)信息以及用戶信息深入、有效開展對(duì)比，進(jìn)而對(duì)用戶的身份進(jìn)行有效、合理判斷。這類技術(shù)的缺陷十分明顯，口令認(rèn)證屬于明文保密，這種保密方式被破解的風(fēng)險(xiǎn)很高，外部人員可借助于搭線等方式獲得單位內(nèi)部的相關(guān)指令，就嚴(yán)重影響了檔案庫的安全性。為此，單位管理人員需要借助職員所擁有的物體進(jìn)一步開展認(rèn)證的方式，比如發(fā)放智能卡或者USB Key等。將職工的個(gè)人信息儲(chǔ)備到物理證件中，職員在調(diào)取單位機(jī)密數(shù)據(jù)時(shí)，需要借助智能卡或者USB Key來獲取系統(tǒng)相關(guān)資源。而單位系統(tǒng)首先對(duì)智能卡的有效性以及合法性進(jìn)行判斷，接著由智能卡對(duì)用戶身份進(jìn)行有效鑒別，如果用戶的身份合法，然后把智能卡里面的隨機(jī)數(shù)發(fā)送至AS開展深入認(rèn)證。這種認(rèn)證方式屬于一種雙因子的認(rèn)證方式，盡管物理設(shè)備或者PIN被別人竊取，依舊不能訪問檔案庫，這樣檔案庫的保密程度便有效加強(qiáng)，保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制安全可靠。

4 結(jié)語

綜合而言，檔案信息化發(fā)展是大勢(shì)所趨，為了適應(yīng)新時(shí)期的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和調(diào)閱需求，地區(qū)正在積極推動(dòng)本地檔案的信息化建設(shè)，加速該地域的檔案系統(tǒng)信息化轉(zhuǎn)變。但是，在加快檔案信息化建設(shè)的過程中，地方政府也要注意電子檔案所存在的問題，并制定可以長(zhǎng)期保存電子數(shù)據(jù)的方法與技術(shù)，為電子檔案信息的安全提供良好保障。