孫蕓蕓

（淄博市文化館，山東 淄博 255000）

檔案管理工作是社會各個領域都需要的重要工作之一，其檔案管理應隨著我國信息技術的發(fā)展進行改革。在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，通常是紙質(zhì)的方式進行管理，為促進檔案管理水平應利用信息技術實現(xiàn)數(shù)字化統(tǒng)一管理，以此提高檔案管理工作的創(chuàng)新與安全防護。在當前社會的快速發(fā)展下，檔案人員必須能夠適應時代的發(fā)展，利用網(wǎng)絡環(huán)境進行檔案管理工作，建設出電子化的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展與創(chuàng)新性。

1 在網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新內(nèi)容

1）開展線上檔案管理工作。在網(wǎng)絡環(huán)境下，應根據(jù)信息內(nèi)容實現(xiàn)準確性的檔案資源管理，檔案管理部門應在符合網(wǎng)絡環(huán)境下進行信息收集工作，積極開展線上服務，對公眾信息形成一套標準的管理體系。針對網(wǎng)絡化檔案管理工作中存在的薄弱問題進行解決，完善日常管理、檔案審核、服務建設、組織保障等各項機制，同時應補充收集、接受標準形成與網(wǎng)絡環(huán)境配套的管理辦法。檔案管理人員應利用線上轉接、查閱、審核、校對等不同的功能，實現(xiàn)對公共檔案、社會檔案的線上管理，以全覆蓋的形式實現(xiàn)檔案數(shù)字化采集工作，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案以數(shù)字化錄入工作，同時也可以借助如OCR、圖像識別工具、文字識別技術等對數(shù)字檔案進行深度核對，以此提高線上檔案工作的管理水平[1]。

2）利用信息共享模式，實現(xiàn)檔案資源管理。檔案管理人員在網(wǎng)絡環(huán)境帶領下應利用信息建立起信息共享模式，實現(xiàn)檔案的快速查閱、審核、交接等工作，實現(xiàn)檔案資源管理工作的效率。避免出現(xiàn)硬件建設水平不高，檔案管理分散、保管條件不好，人員不能固定、業(yè)務素質(zhì)不高，信息不能共享、民眾利用不便等情況。檔案管理部門應創(chuàng)新理念，迎難而上，調(diào)整工作思路和舉措，在所在地區(qū)創(chuàng)新管理模式，建設信息化的檔案中心。

例如，現(xiàn)階段各級人民政府及其有關部門利用信息化的檔案資源管理模式，對市民的電子證照進行電子檔案管理，在政務服務中實現(xiàn)證照共享和推廣應用，能夠通過在線政務服務平臺提取、生成達到信息共享模式，最大化實現(xiàn)了信息儲存技術、網(wǎng)絡檔案資源管理模式。例如可通過服務企業(yè)為群眾住房登記、不動產(chǎn)登記等實現(xiàn)檔案共享方式，檔案管理部門應與相關單位實施城建檔案基礎資料電子化網(wǎng)上傳輸工作[2]。

3）創(chuàng)新檔案管理方向，建立統(tǒng)一的管理方式。為建立統(tǒng)一的管理方式，檔案管理部門應完善管理體系，以專業(yè)化的管理團隊進行檔案管理工作，應經(jīng)常性開展檔案業(yè)務知識培訓、檔案信息化知識培訓等從而提升檔案管理人員的整體業(yè)務水平與綜合素質(zhì)能力，實現(xiàn)檔案資源管理工作的效率與質(zhì)量。同時也應健全監(jiān)督管理信息，建立紀檢、組織、信訪、審計等部門對信息共享平臺進行監(jiān)督管理，全面掌握檔案情況。為了更好的實施監(jiān)督信息管理，可增強監(jiān)管合力，切實發(fā)揮短信舉報平臺作用，建立信訪問題聯(lián)合查辦機制，健全和拓寬群眾監(jiān)督渠道。

檔案資源管理可建立統(tǒng)一化的標準，規(guī)范整個信息化的文件儲存，其中包括規(guī)范整理各個部門、業(yè)務的系統(tǒng)文件，從而構建完整的檔案資源信息共享平臺。并支持檔案管理全過程進行信息化處理與操作，其中包括采集檔案、移交檔案、接收檔案、更改檔案、借閱利用、歸檔發(fā)布等工作，同時也應進行業(yè)務管理與服務模式的轉化，可以將服務作為檔案管理的基礎，切實落實業(yè)務管理流程，在網(wǎng)絡環(huán)境下落實智能化管理服務系統(tǒng)[3]。

2 檔案管理工作的安全防護策略

1）保障檔案管理工作的完整性。在網(wǎng)絡環(huán)境下應保障檔案管理工作的完整性，與可讀性。應符合國家規(guī)定的《信息化檔案管理辦法》達到國家要求的檔案管理標準，檔案的內(nèi)容如憑證類、文章類、文獻類等進行期限永久的保管，但例如資料、文檔、出報表等需按照信息化檔案管理辦法根據(jù)時效性進行保管。由于網(wǎng)絡環(huán)境檔案信息儲存規(guī)模較大，在信息通過網(wǎng)絡進行傳輸?shù)臅r候，應在檔案數(shù)據(jù)錄入過程中就把信息引入到數(shù)據(jù)庫中，為實現(xiàn)檔案管理工作的安全防護功能，應保障檔案管理工作的完整性，加強對網(wǎng)絡檔案信息數(shù)據(jù)庫的維護工作，要做到檔案規(guī)范化、科學化、信息化、完整化，有效起到安全防護的作用，對檔案編目、檔案提交入庫、接收入庫、檔案信息維護等加強管理工作，確保檔案信息不會出現(xiàn)任何錯誤，避免影響其他工作的開展[4]。

2）確保檔案數(shù)據(jù)的長期可操作性。隨著計算機網(wǎng)絡技術和條形碼技術的飛速發(fā)展，在現(xiàn)有的技術條件下，為確保檔案數(shù)據(jù)可長期進行操作，可應用RFID技術，RFID技術是一種信息識別、追蹤、檔案自動化控制的新型技術，可有效防護檔案的丟失率。隨著數(shù)字檔案的建設，在網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理也存在著一些問題，比如在事業(yè)單位中，需要對事業(yè)單位人員檔案進行信息數(shù)據(jù)保存和應用時，是不能夠隨意更改檔案格式的，為保持檔案的持久有效性，應對保管檔案的軟件進行及時更新，采取一定技術避免檔案數(shù)據(jù)因不穩(wěn)定因素造成丟失、損壞等。

例如為確保檔案數(shù)據(jù)的長期可操作性，某市依托大數(shù)據(jù)平臺，開發(fā)了綜合管理系統(tǒng)，通過綜合管理系統(tǒng)，為某市人們建立了個人檔案、電子檔案、可查檔案等，使人們可以隨時隨地實時查詢、全程跟蹤、隨時監(jiān)督、全程可視化查看自己的檔案以及相應資料。而且通過建立綜合管理系統(tǒng)有效防止了數(shù)據(jù)檔案丟失的情況發(fā)生，實現(xiàn)了對檔案管理工作的安全防護策略。

3）加強信息安全管理。在網(wǎng)絡環(huán)境影響下，信息安全管理是一項非常重要的工作，為維護公共網(wǎng)絡信息安全檔案建設，應確保檔案管理系統(tǒng)中各項安全管理措施以及信息管理措施的工作落到實處。將計算機網(wǎng)絡與信息安全檔案管理中心進行結合，從軟件層面需要構建完整的防毒防黑客攻擊體系，建立防火墻與客戶端殺毒工具。同時，需要對檔案管理人員進行定期培訓，提升檔案管理人員的安全意識，在進行軟件操作信息保管時加強安全防護能力。通常檔案保存格式有兩種格式，一種是MATLAB默認格.mat，可以直接用U盤等移動端進行讀取，而另一種是.txt格式，這種格式可以被多種軟件工具讀取，也是最常見的一種檔案保存格式。在進行信息數(shù)據(jù)處理時，檔案管理人員需要知道兩種格式的文件應先后讀取，并驗證不同格式對存儲數(shù)據(jù)的方式進行批量分析，避免出現(xiàn)文檔損壞，信息丟失等情況發(fā)生，以此來加強信息安全管理工作。

3 結束語

綜上所述，在網(wǎng)絡環(huán)境下為加強檔案管理工作，應遵循網(wǎng)絡環(huán)境對檔案管理工作進行創(chuàng)新，加強檔案管理人員的安全意識，并以科學的態(tài)度進行檔案管理工作，嚴格按照信息化檔案管理制度進行檔案管理，并且能夠充實自身檔案管理知識、提升檔案管理水平，從而為人們提高高效、精準的檔案信息服務。