韓玉申

（邯鄲市人民政府辦公室，河北 邯鄲 056000）

近年來，隨著經濟社會高速發(fā)展，我國的信息技術極大發(fā)展，信息科技水平快速提高，并廣泛應用于各個領域的發(fā)展中，將信息化技術引進機關檔案管理工作，依托計算機軟硬件設備和網絡平臺采集、管理檔案資源，構建信息化管理模式，有利于破解檔案數(shù)量龐大、人工管理流程繁瑣等問題，推動檔案工作向高效節(jié)能、科學創(chuàng)新、靈活便利轉型，提高服務機關工作運轉、社會經濟發(fā)展的能力。

1 機關檔案工作的特點

1）嚴肅的政治底色。政治性是在機關單位的實際工作中形成，由檔案工作的性質決定的，區(qū)別于其他領域的檔案管理的根本性特點。具體體現(xiàn)在檔案涵蓋的內容范圍、檔案工作的方向，以及不同層級、類別的檔案的查閱權限、公開范圍和保密級別等方面。

2）根本的服務特性。檔案工作最為顯著的特點是服務性，具體而言，檔案工作為機關日常工作服務，為人民服務，為國家積累儲存政治、歷史史料，為促進社會經濟發(fā)展提供第一手經驗材料，是機關信息工作必不可缺的信息工具。

3）現(xiàn)代的科學管理。檔案工作是一項運用科學規(guī)律和方法管理檔案資源的專業(yè)性工作，通過采集、整理、利用、共享檔案資源，提供專業(yè)性服務。

4）嚴格的工作底線。首先，機關檔案工作開展具有嚴格的管理制度，對于檔案查閱利用權限、程序等有明確、嚴格的要求。

2 當前機關檔案信息化建設存在的問題

1）管理理念誤區(qū)桎梏信息化建設步伐。檔案信息化是以轉變觀念為前提的創(chuàng)新性工作，然而當前機關人員對于檔案管理認識普遍存在誤區(qū)，認為檔案工作就是簡單地收發(fā)材料、排序整理這樣毫無技術性和專業(yè)性的工作，導致信息化建設起步慢、步伐緩。

2）管理體系落后無法滿足信息化建設需要。信息化時代下，各機關單位雖積極引進各項信息科學技術進行檔案工作創(chuàng)新實踐，但現(xiàn)有的機關檔案管理體系已無法適應檔案信息化管理的發(fā)展需要和準確、即時、高效、安全的要求。

3）管理隊伍欠缺影響信息化建設效果。當前機關檔案管理人員的業(yè)務水平參差不齊，管理隊伍專業(yè)化建設嚴重不足。首先，大多數(shù)機關檔案管理人員檔案管理意識淡薄，缺乏對檔案工作重要性的認識，主動學習動力不足。

3 檔案信息化管理的優(yōu)勢

1）更加多元的“自動化”存儲。相比大量紙質檔案對儲存場地通風、溫度、濕度、防蟲等的高要求，信息化管理方式下利用硬盤、光盤等各種新型存儲介質，以電子檔案的形式存儲機關檔案展現(xiàn)出顯著的優(yōu)勢。

2）更加先進的“智能化”管理?，F(xiàn)有的檔案管理方式在進行檔案采集、歸類等環(huán)節(jié)時受人工因素影響較大，經常出現(xiàn)因管理人員業(yè)務不熟悉或疏忽，導致檔案管理不規(guī)范、出現(xiàn)誤差的情況。然而信息化時代將計算機系統(tǒng)應用于檔案管理，可實現(xiàn)檔案資料的智能化管理，準確規(guī)范，類別清晰。

3）更加便捷的“人性化”服務。當前嚴格按流程借閱檔案的工作程序雖然嚴謹、慎重，但有些過于繁瑣的環(huán)節(jié)耗時耗力，大大降低了檔案資源的利用率，也不利于檔案服務性的實踐。檔案信息化管理具有即時性、交互性、高效性的特點，使檔案的使用不受時間、空間的限制，根據(jù)不同的借閱人員、用途和檔案的保密級別設置好用戶權限，只要符合查閱的條件，就可以輕松獲得所需的檔案信息。

4 機關檔案信息化管理建設的優(yōu)化

1）進一步完善檔案信息化管理科學規(guī)劃。上文提到檔案信息化是以轉變觀念為前提的創(chuàng)新性工作，因此推動檔案信息化管理建設的進一步優(yōu)化，首先必須要轉變思想觀念，將檔案工作作為一項重點工作，列入機關單位工作的總體謀劃，做好整體布局。

2）進一步建立健全信息化管理整體體系。（1）建立完善信息化管理制度。根據(jù)各機關檔案工作的實際情況，制定嚴格的電子檔案標準和信息化管理要求，針對信息化管理的各個工作環(huán)節(jié)查漏補缺，完善應急處理、資源共享等各項檔案信息化管理制度，以高標準、嚴要求提升檔案工作質量。（2）完善信息化檔案管理流程。要全面掌握電子檔案從采集、入庫、分類、歸檔到查閱、開發(fā)的各個過程，制定全面完善的檔案信息化管理流程、應對措施以及規(guī)范條例，管理人員要嚴格遵守相關管理條例，加強溝通配合，確保每一個工作環(huán)節(jié)都能達到質量標準。（3）制定規(guī)范合理的考核機制。對檔案工作進行定期考核，將檔案工作列入機關管理責任制，同時進一步將檔案管理內容及信息化操作流程融入考核，以定期評優(yōu)獎勵、通報批評等方式考核工作人員的工作成效，激勵工作人員的工作和學習熱情。

3）進一步打造可靠的信息化管理系統(tǒng)。（1）選擇可靠適用的應用系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)需要包含各項業(yè)務流程、標準規(guī)范，實現(xiàn)與機關辦公自動化系統(tǒng)及其他各業(yè)務、信息系統(tǒng)的銜接，確保電子文件規(guī)范管理。在系統(tǒng)的構件上，可選用專業(yè)成熟的信息化系統(tǒng)，也可依托已有的自動化辦公系統(tǒng)，搭建相聯(lián)系的子平臺，直接在辦公系統(tǒng)中建立信息檔案數(shù)據(jù)庫，進行電子檔案歸檔、管理工作。（2）實現(xiàn)檔案資源的有效共享。建立信息共享機制，搭建內部檔案信息共享平臺，根據(jù)人員職責范圍和檔案信息級別設置不同的權限賬號，通過個人賬號登錄系統(tǒng)就能查閱相應范圍內的檔案材料，實現(xiàn)檔案資源共享。

4）進一步培養(yǎng)專業(yè)的信息化管理隊伍。（1）加快引進優(yōu)秀人才。任何建設工作的展開，其根本都需要依托于人來展開。因此機關檔案部門應重視人才，引入一批掌握專業(yè)信息技術的高素質人才，保證檔案管理隊伍中，有熟練掌握信息化管理知識的人才。（2）加大人員培訓力度。機關檔案信息化管理需要一支熟練操作檔案信息系統(tǒng)，具備檔案管理專業(yè)知識和實踐能力的專業(yè)團隊，機關單位要立足自身實際，制定人才培養(yǎng)整體規(guī)劃，加大培訓力度，定期組織人員集中學習信息化技術，鍛煉實際操作能力。

5）進一步強化檔案信息安全防護屏障。（1）提高工作人員安全意識。嚴格遵守制度條例和工作流程進行檔案歸檔、查閱、共享等工作，提高警惕性和敏感性，確保檔案工作各環(huán)節(jié)專人專責，簽訂保密協(xié)議，有效在人員層面鑄牢安全防護第一道墻。（2）完善信息安全機制。在檔案管理過程中，做好借閱登記、瀏覽痕跡化管理等工作，確保檔案查閱有跡可循。在資源共享過程中，針對不同用戶設定不同權限，依托可信的互聯(lián)網平臺，采用各種加密技術，保障資源保密。（3）健全備份保障制度。針對重要檔案，首先必須做好原件的安全保護，同時對原件進行數(shù)字掃描，備份電子版材料，然后封存原件，以保證案件信息的完整性。

5 結語

機關單位順應時代潮流，推進檔案信息化管理建設既是提高工作質量和工作效率的必然要求，也是機關單位創(chuàng)新發(fā)展的必然趨勢。在建設過程中機遇與挑戰(zhàn)并存，針對當前的困境和不足，要以實際情況為基礎，加大軟硬件設施投入建設和人才隊伍培養(yǎng)力度，積極探索，敢于革新；面對新技術、新模式帶來的機遇，要抓住時機，大膽嘗試創(chuàng)新，不斷地提升機關檔案工作水平，更好地服務于人民，服務于國家建設和社會發(fā)展。