石 燕

（四川紅華實(shí)業(yè)有限公司，四川 成都 610004）

1 檔案管理的問(wèn)題分析

1）管理分散。現(xiàn)在的檔案管理大致可以主要分為：文書(shū)檔案、人事檔案，財(cái)務(wù)檔案三類(lèi)，分別由相關(guān)部門(mén)單獨(dú)保管。由于目前檔案管理的實(shí)際情況，還不能提供專(zhuān)門(mén)保管檔案的良好設(shè)施條件，也沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)，無(wú)法實(shí)行集中統(tǒng)一的全面管理，而檔案管理人員均由辦公室文書(shū)工作人員兼任，致使檔案的收集整理只重視“文書(shū)檔案”的管理。

2）歸檔分類(lèi)不科學(xué)。檔案管理檔案來(lái)源廣、形式多樣，但正是由于檔案的繁多，從而導(dǎo)致歸檔分類(lèi)不科學(xué)，從而導(dǎo)致一些重要憑證信息丟失或缺失，降低了文檔資料保管質(zhì)量。加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理，需要分門(mén)別類(lèi)，才能實(shí)現(xiàn)管理最優(yōu)化。

3）相關(guān)規(guī)章制度不健全。檔案管理缺乏適用的辦事流程，主要體現(xiàn)在檔案管理日常工作中自主性較大，沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)程。檔案管理審批手續(xù)不全，部分項(xiàng)目資料不齊全、歸檔不及時(shí)，影響了檔案的完整性。而且，檔案在管理上還未達(dá)到規(guī)范化，無(wú)法為檔案管理領(lǐng)導(dǎo)決策及其他業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展工作提供及時(shí)有用的信息，便失去檔案管理的意義。加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理，需要健全規(guī)章制度。

4）管理模式傳統(tǒng)。檔案管理目前僅使用傳統(tǒng)的手工模式，停留在收發(fā)、查找的階段，雖然有部分先進(jìn)企業(yè)采用高科技手段改進(jìn)檔案管理，但是歸根結(jié)底，企業(yè)管理還是缺少先進(jìn)的管理設(shè)備，缺乏完整全面的檢索工具，調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確率無(wú)法達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，極大的影響了檔案的使用、利用。管理模式傳統(tǒng)，極大影響了檔案管理的效率。

2 對(duì)于檔案管理的建議

加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理，需要執(zhí)行檔案管理的相關(guān)操作，正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，在階級(jí)社會(huì)中，人們通過(guò)檔案可以清楚地了解人與人之間關(guān)系，充分發(fā)揮了檔案功能。在當(dāng)今社會(huì)，信息化社會(huì)迅速發(fā)展，檔案管理的保密工作也顯得十分重要，利用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)是具有政治性的。檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家利益，一旦遭到泄露就無(wú)法挽回，因此檔案管理需要嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)操作，盡量避免因工作失誤導(dǎo)致信息泄露，從而可能會(huì)導(dǎo)致國(guó)家以及黎民百姓身處險(xiǎn)境，因此檔案信息保密工作十分重要，每一個(gè)公民都應(yīng)該牢記這一點(diǎn)。國(guó)家的法律規(guī)章制度也在充分發(fā)揮檔案功能的同時(shí)，為檔案管理提供可靠的安全保障。本文建議如下：

1）設(shè)立檔案庫(kù)房。加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，檔案庫(kù)房需單獨(dú)興建，溫度要保持在14～24度之間，濕度在40%～60%之間，應(yīng)做到庫(kù)房與辦公室、用品庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。

2）完善檔案管理機(jī)制。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》、《檔案管理辦法》、《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，完善檔案管理機(jī)制，打造一套符合檔案管理實(shí)際的檔案法律法規(guī)。同時(shí)，建立配合管理制度，穩(wěn)固執(zhí)行力的“問(wèn)責(zé)制”“聘任制”、“考評(píng)制”等各種激勵(lì)機(jī)制，確保檔案收集及時(shí)、完整，檔案充分有效利用。

3）引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)。加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理，需要安排檔案管理人員到其他單位交流學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體操作技能，利用現(xiàn)代化手段整理檔案，將電子計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于管理，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，可以系統(tǒng)地完成文件的檢索、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，也大大提高了檔案管理的效率。

4）構(gòu)建檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)圖。加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理需要公司各部門(mén)、子公司明確一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案收集整理、查詢借閱，各部門(mén)檔案員按每月或每季度規(guī)定時(shí)間與檔案管理人員進(jìn)行對(duì)接，上報(bào)本部門(mén)的相關(guān)情況。從而構(gòu)建檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)圖，做到檔案管理的閉環(huán)管理。只有這樣，檔案管理才能做到?jīng)]有疏漏。

3 總結(jié)

總體來(lái)說(shuō)，只有嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理以及科學(xué)執(zhí)行檔案管理的相關(guān)操作，進(jìn)理念與高新技術(shù)的引進(jìn)，檔案資源得以開(kāi)發(fā)利用，與此同時(shí)，才能為檔案的完整度與安全性提供良好保障，檔案信息的管理的安全保密工作也面臨著嚴(yán)峻考驗(yàn)。新時(shí)代下，我們只有充分利用打好基礎(chǔ)。檔案管理工作的開(kāi)展，務(wù)必遵循集中統(tǒng)一采取有效手段.提升檔緊工作人員的業(yè)務(wù)水平與職業(yè)素養(yǎng)。積極落實(shí)原則。將所有檔案根據(jù)國(guó)家設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分級(jí)集中處理.，然后按實(shí)檔案管理的安全保密及信息收集工作，協(xié)調(diào)好信息檔案保密與照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定進(jìn)行要善管理。

一是抓好民生檔案工作。檔案管理無(wú)論是對(duì)于國(guó)家機(jī)關(guān)還是企業(yè)單位而言，都是十分重要的，明確檔案管理重要性，對(duì)于社會(huì)各個(gè)階層的人都十分重要。首先就需要著手土地確權(quán)檔案進(jìn)館準(zhǔn)備工作。服務(wù)好精準(zhǔn)檔案管理工作，主動(dòng)與市檔案管理對(duì)接，制訂檔案專(zhuān)項(xiàng)年度計(jì)劃，確保檔案工作在全市有序推進(jìn)。二是深入開(kāi)展查閱利用工作。由于檔案管理工作會(huì)涉及大利用的關(guān)系，才能為國(guó)家利益與人民利益提供可靠保障，為社會(huì)與量的文書(shū)工作，而文書(shū)工作又會(huì)直接接觸到文件。三是積極探索檔案信息化建設(shè)，按照存量數(shù)字化和增量電子化的要求穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字化檔案館建設(shè)，對(duì)進(jìn)館檔案做到接收與數(shù)字化處理同步進(jìn)行。四是強(qiáng)化檔案資源收集，進(jìn)一步豐富館藏資源。工作人員務(wù)必秉承良好的工作態(tài)度，嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)定，才能做到檔案管理工作。由于檔案管理工作會(huì)涉及大利用的關(guān)系，加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理，才能為國(guó)家利益與人民利益提供可靠保障，為社會(huì)與量的文書(shū)工作，而文書(shū)工作又會(huì)直接接觸到文件，為避免這一過(guò)程經(jīng)濟(jì)的發(fā)展添加不懈動(dòng)力。出現(xiàn)紕漏，工作人員務(wù)必格外認(rèn)真仔細(xì)。筆者認(rèn)為，可定期舉辦培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)文書(shū)工作人員業(yè)務(wù)水平，提高信息保密意識(shí)，構(gòu)建檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)圖，需要各方的努力。