楊思友

（威海市婦幼保健院，山東 威海 264200）

醫(yī)院的人事檔案能直接反應(yīng)出一個(gè)人的品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、以及工作狀態(tài)等方面內(nèi)容，只有加強(qiáng)醫(yī)院的人事檔案管理，才能在最短的時(shí)間內(nèi)獲取醫(yī)院人員最精準(zhǔn)的資料。而且醫(yī)院也能通過人力資源的合理配置，獲取更好的發(fā)展。本文將具體分析醫(yī)院人事檔案在發(fā)展過程中出現(xiàn)的一系列問題，并基于這些問題總結(jié)出對(duì)應(yīng)的優(yōu)化策略。

1 醫(yī)院人事檔案在發(fā)展過程中存在的問題

1）缺乏統(tǒng)一的管理制度。不同的檔案有不同的功能。對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)來說，人事檔案只是促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的一部分而已。現(xiàn)實(shí)工作中大多數(shù)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人不太重視人事檔案的管理，也不了解信息技術(shù)對(duì)檔案管理的具體作用。因此，醫(yī)院對(duì)人事檔案管理的投入就比較少，在人事檔案管理過程中缺乏統(tǒng)一的規(guī)章制度以及使用標(biāo)準(zhǔn)。致使人事檔案管理不僅混亂而且各部門之間沒有聯(lián)系、相關(guān)信息得不到有效整合，容易造成數(shù)據(jù)資源浪費(fèi)。

2）落后的管理方式。由于醫(yī)院檔案種類繁多而且形式各異，在日常管理中，醫(yī)院偏重于病歷方面的檔案管理，而對(duì)人事檔案管理方面的工作重視程度不高。目前醫(yī)院人事檔案管理主要以傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理方式為主，加上管理的檔案數(shù)量較多，醫(yī)院人事檔案管理工作效率偏低，管理質(zhì)量不高。例如檔案在借閱過程中容易出現(xiàn)丟失、泄密等情況。

3）檔案信息利用率低。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式不便于操作，多數(shù)都是手工錄入資料，且醫(yī)院對(duì)人事檔案也不太重視，沒有制定統(tǒng)一的管理制度，對(duì)信息化建設(shè)投入也不夠，這就容易導(dǎo)致一些重要材料被擱置，以前形成的材料被拿來利用的機(jī)會(huì)也比較少。這不僅影響了檔案管理工作效率而且還浪費(fèi)了一些寶貴的資料與信息。

4）缺乏專業(yè)的人才管理檔案。由于醫(yī)院行業(yè)性質(zhì)的特殊性，醫(yī)院人事檔案的管理人員一般都是兼職的，這就容易造成工作人員缺乏工作熱情，對(duì)人事檔案管理工作更多的是事務(wù)性應(yīng)付，使得工作中常出現(xiàn)檔案信息不準(zhǔn)確或內(nèi)容不完整等問題，或者一些應(yīng)該及時(shí)處理的問題未得到及時(shí)處理。而且多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，導(dǎo)致不能在短時(shí)間內(nèi)掌握文件的管理技術(shù)以及電子存檔技術(shù)，致使醫(yī)院檔案信息無法最大限度地被開發(fā)利用。

醫(yī)院工作人員本來就多，那些普通的紙質(zhì)檔案不僅調(diào)動(dòng)不方便，還很容易丟失。若沒有專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行分類、匯總或添加，想要調(diào)用一個(gè)人的資料簡(jiǎn)直就是大海撈針。因此缺乏專業(yè)的檔案管理人才，就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院缺乏人事信息的緊密性，無法在最短時(shí)間內(nèi)掌握相關(guān)部門的人事信息，對(duì)相關(guān)人員的調(diào)動(dòng)和使用計(jì)劃十分不利。

2 醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)化策略

1）完善檔案管理制度并有效落實(shí)。隨著醫(yī)院的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法完全滿足醫(yī)院的發(fā)展需要。因此電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，醫(yī)院首先得引起足夠重視。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)制定特定的規(guī)章制度，以此完善醫(yī)院人事檔案管理制度[1]。此外，醫(yī)院應(yīng)選用專業(yè)人員對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，在日常管理過程中，可以制定領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度、員工崗位職責(zé)制度等。以此來保證醫(yī)院人事檔案資料從接收到歸檔的每一個(gè)環(huán)節(jié)，都能受到一定程度的約束，從而達(dá)到規(guī)范工作人員的日常行為使新制度得到有效落實(shí)的目的。

2）利用現(xiàn)代信息技術(shù)強(qiáng)化檔案管理工作。由于醫(yī)院的人才流動(dòng)頻繁，給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來很大負(fù)擔(dān)。對(duì)此，醫(yī)院需引進(jìn)專門的技術(shù)軟件，以解決檔案管理問題。為了使人事檔案的管理思路更加清晰，醫(yī)院需加強(qiáng)硬件方面的投入，購買專業(yè)軟件，對(duì)需要隱私保護(hù)的相關(guān)檔案，增設(shè)防火防盜的安全系統(tǒng)并配備專業(yè)人員對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。如此才能為醫(yī)院的發(fā)展注入新活力，使人事檔案的開發(fā)過程更順利[2]。

醫(yī)院的人事檔案管理工作主要包括信息的錄入、分析、整理與導(dǎo)入四個(gè)環(huán)節(jié)，不管是借助于人力還是物力，醫(yī)院都必須做好投入的準(zhǔn)備。醫(yī)院在了解現(xiàn)代信息技術(shù)的重要性之后，需進(jìn)一步投入醫(yī)院的信息化建設(shè)，并配備專業(yè)人員。在管理檔案過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院的管理規(guī)定。為確保人事檔案能夠安全無誤的使用，每一個(gè)人事檔案的調(diào)動(dòng)都應(yīng)有各個(gè)科室的配合。要注意的是，在工作中需對(duì)電子檔案設(shè)置一定權(quán)限，避免檔案信息泄露。

3）加強(qiáng)信息化管理，提高醫(yī)院人事檔案的利用率。檔案的開發(fā)利用對(duì)醫(yī)院來說，是一種不可或缺的信息資源。因此醫(yī)院必須重視檔案管理工作，革新員工的工作理念，在日常工作（如檔案收集、整理保管等）的基礎(chǔ)上，做好檔案的編目、檢索等工作?？梢栽囍谱饕恍?shí)用的檢索工具，建立一個(gè)檔案檢索體系或檔案文件匯編平臺(tái)，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

4）吸納專業(yè)的檔案管理人才。利用信息技術(shù)一定程度上能提升醫(yī)院人事檔案管理效率，但是運(yùn)行模式與傳統(tǒng)檔案管理還是有區(qū)別的。尤其是電腦設(shè)備代替手工錄入檔案的時(shí)候，相關(guān)管理人員必須得熟悉相關(guān)的電子軟件并能熟練操作，然后才能根據(jù)檔案中顯示的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，得出最終需要的各種信息[3]。

因此，醫(yī)院應(yīng)提高招聘要求，有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才優(yōu)先錄用，與此同時(shí)，要對(duì)內(nèi)部工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，通過一定的考核之后再安排上崗。以此優(yōu)化并建立醫(yī)院自己的檔案管理團(tuán)隊(duì)，同時(shí)提高員工的業(yè)務(wù)水平。

5）重視檔案的開發(fā)形式。醫(yī)院在做好保密工作的前提下，應(yīng)重視檔案的開發(fā)形式（比如利用檔案撰寫學(xué)術(shù)論文），開發(fā)出一些容易操作，比較快捷的檔案形式?？梢詮倪@些方面考慮：找出檔案的主題思想并對(duì)其進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)；把握檔案的重點(diǎn)內(nèi)容；善于發(fā)現(xiàn)檔案的原點(diǎn)、疑點(diǎn)、異點(diǎn)以及連結(jié)點(diǎn)。

此外，還可以以“展覽陳列”的形式開發(fā)檔案。選擇一個(gè)公眾場(chǎng)所，放一些比較有吸引力的展品，以新穎的形式展出，搭配簡(jiǎn)要的解說詞?？梢砸苿?dòng)展覽也可以上傳到網(wǎng)上宣傳。亦或是以“網(wǎng)絡(luò)視頻”的形式開發(fā)檔案，每個(gè)專題的檔案可多可少，能夠根據(jù)實(shí)際情況靈活設(shè)定。每一個(gè)專題的前言部分，都是用來解說做該專題的作用和意義的。做好視頻檔案后再掃描成電子版加上標(biāo)題與生成檔案的日期，然后進(jìn)行存檔[4]。

3 結(jié)束語

總之，醫(yī)院人事檔案是所有工作人員信息的載體。信息時(shí)代的當(dāng)下，檔案管理工作已經(jīng)不局限于收集、保管、利用等方面，醫(yī)院在管理好人事檔案的同時(shí)也要利用好人事檔案。只有隨著檔案的發(fā)展趨勢(shì)，不斷地優(yōu)化檔案的管理方法，才能對(duì)人力資源開發(fā)起作用。醫(yī)院通過科學(xué)的檔案管理方法，不僅能優(yōu)化人力資源配置，也能提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率，確保醫(yī)院協(xié)調(diào)、有序、高效的運(yùn)行。