張麗燕

（濱州市沾化區(qū)泊頭鎮(zhèn)人民政府，山東 濱州 256809）

21世紀，檔案管理正在步入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代。在網(wǎng)絡(luò)等信息通信技術(shù)發(fā)展基礎(chǔ)上形成的“大數(shù)據(jù)”，“以開放、平等、參與的方式重構(gòu)商業(yè)模式和人的行為方式”。這種技術(shù)帶動下，社會變革深刻影響著檔案管理工作，社會需求也促進著檔案管理工作變革。檔案管理工作處在體制改革和技術(shù)進步兩大挑戰(zhàn)的“夾縫”狀態(tài)，充滿著未知、選擇、競爭和機會，因此，檔案管理工作的思維和技術(shù)“不斷發(fā)展變化，以便適應(yīng)文件性質(zhì)、文件形成結(jié)構(gòu)、文件保管系統(tǒng)和文件利用等方面的劇烈變化，適應(yīng)社會、文化、法律、技術(shù)、哲學(xué)等方面的發(fā)展趨勢”。

1 檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的重要意義

1）有利于提高檔案管理效率。當前，我國科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到迅速發(fā)展，我國的檔案管理工作已開始廣泛應(yīng)用信息化技術(shù)手段，力求在極大程度上提高檔案管理的成效。通過實現(xiàn)檔案管理信息化，能夠較好地提高檔案信息的收集速度，也能夠進一步優(yōu)化檔案管理工作，從而全面提高我國檔案管理的工作質(zhì)量和效率。在以往的檔案管理工作中往往受到多種因素的限制，而實現(xiàn)信息化后，這一問題就得到了有效處理，人們可以隨時隨地查閱和傳送檔案信息，也可以有效利用網(wǎng)絡(luò)來高效且迅速傳送檔案文件。同時，在檔案管理中引入計算機技術(shù)，可提高檔案管理工作的效率，還能夠減輕工作人員的工作負擔，大大提升檔案信息的管理和查閱速度，實現(xiàn)檔案管理的存檔和分類，最終有效提升檔案的利用率。

2）有利于實現(xiàn)檔案管理信息資源的共享。在檔案管理過程中，通過對計算機信息技術(shù)加以有效運用，有利于更加有序地開展檔案管理工作，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案管理工作人員借助網(wǎng)絡(luò)共享相關(guān)數(shù)據(jù)庫，達到檔案目錄共享的目的，也有利于相關(guān)人員隨時隨地調(diào)閱檔案卷宗。同時，通過將信息化技術(shù)手段檢索功能引入到檔案管理中，可在極大程度上提高檔案信息的查詢速度，僅需輸入關(guān)鍵詞就能夠迅速檢索到相關(guān)信息，這就大大提升了檔案信息的查閱速度和數(shù)據(jù)庫信息的提取速度，以此來更加高效且科學(xué)地存儲和運用檔案信息。除此之外，通過將信息技術(shù)手段引入到檔案管理中能夠大大提高檔案信息的傳輸速度，對信息傳送流程進行簡化，實現(xiàn)檔案使用效率的最大化，最終有效解決以往檔案管理中效率較低的問題。

2 基層政府檔案管理的現(xiàn)狀

一方面，基層政府部門對自己部門的專業(yè)事務(wù)十分在行，但在檔案管理工作的實際開展過程中缺乏充足的專業(yè)人才，從而妨礙了檔案管理工作的順利進行。再加上部分部門領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，對檔案管理資金的投入較低，進而導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量和效率差強人意。另一方面，基層政府部門在檔案管理工作中運用的技術(shù)方式單一，難以滿足現(xiàn)代化發(fā)展的要求，一直沿用著傳統(tǒng)管理方式，未建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，使檔案管理工作本身具有的作用很難得到充分發(fā)揮。

3 新形勢下基層政府加強檔案管理的有效途徑

1）社會記憶思維。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)興起后，網(wǎng)絡(luò)成為傳統(tǒng)媒體時代“沉默的大多數(shù)”討論公共事務(wù)、平等表達觀點、記錄個人生活的活躍平臺。公眾在公共網(wǎng)絡(luò)上的各種活動形成了海量的原始數(shù)據(jù)，而對這些原始數(shù)據(jù)形成、貯存、檢索和傳遞等方面的有效管理成為檔案工作者必須面對的問題。來源于普通公眾社交行為的各種數(shù)據(jù)是數(shù)字時代社會記憶的有效留存，反映了當前大變革時代權(quán)力轉(zhuǎn)移的路徑，檔案工作者有義務(wù)介入這些原始數(shù)據(jù)的各環(huán)節(jié)。網(wǎng)絡(luò)“去中心化”讓電子形態(tài)的社會記憶與權(quán)力主體的變遷實現(xiàn)了有效的結(jié)合，電子文件的價值最好地詮釋了信息技術(shù)給權(quán)力轉(zhuǎn)移帶來的影響，也很好地詮釋了夾縫時代檔案工作者的“互聯(lián)網(wǎng)思維”。

2）運用信息技術(shù)，建立數(shù)字化系統(tǒng)。在信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展的背景下，各行業(yè)逐漸增強了對數(shù)字化管理系統(tǒng)的重視?；鶎诱芨黝惉F(xiàn)實因素的影響，使得數(shù)字化管理系統(tǒng)在建設(shè)方面存在不足，難以適應(yīng)新形勢下產(chǎn)生的變化。同時，某些部門依然運用著較為傳統(tǒng)的檔案管理方式。對此，基層政府應(yīng)重視對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，通過運用科學(xué)技術(shù)落實各項檔案管理工作，進而推動工作質(zhì)量與效率的提高，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，確保各項事務(wù)順利進行。此外，檔案管理工作人員還需重視對數(shù)字化系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)和操作方式的學(xué)習(xí)，完善自身所具備的知識能力，進而更好地適應(yīng)新形勢。

3）建立并優(yōu)化檔案管理機制。為了促進我國檔案管理信息化實現(xiàn)現(xiàn)代化和科學(xué)化的發(fā)展，需要建立且優(yōu)化檔案管理機制，具體做到以下幾點：（1）完善檔案信息化管理制度。無論是何種管理，完善的管理制度都是其重要的支撐條件，而檔案管理信息化建設(shè)也必須積極建立完善的相關(guān)管理制度，清晰地劃分相關(guān)人員的工作職責，確保工作人員的工作能夠有章可循、有據(jù)可依，以此來提高工作效率，強化檔案管理的信息化水平；領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)提高對檔案管理工作的重視程度，并建立科學(xué)合理的監(jiān)督制度，以此來確保相關(guān)管理制度能夠落到實處，最終有效提高檔案信息化管理。（2）完善檔案管理系統(tǒng)。需確保檔案管理方面具備足夠的資金投入，并結(jié)合自身具體的情況和工作需求，對檔案管理的硬件建設(shè)進行科學(xué)地規(guī)劃和實施，配備適合企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的相關(guān)設(shè)備，如專門的計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、錄像機、打印機等，還需配備符合檔案防蟲、防潮、防塵、防火、防盜、防污染等規(guī)范化庫房；同時，應(yīng)加強檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，涉及智能分類系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)及檔案管理軟件等建設(shè)，盡可能符合檔案管理收集、識別、分別、存儲及檢索等功能需求，從而有效實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

4）關(guān)聯(lián)式信息服務(wù)的實現(xiàn)。云計算作為當前信息化發(fā)展的重要運用，能夠提供技術(shù)支持實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)關(guān)系的挖掘。在當前海量數(shù)據(jù)環(huán)境下，最大的改變就是關(guān)注相互關(guān)系，依賴歷史數(shù)據(jù)的積累，進行進一步的挖掘。目前，大數(shù)據(jù)挖掘在我國檔案管理工作的檔案服務(wù)中有很廣的應(yīng)用空間。在檔案資源開發(fā)、開放的決策中，可以基于檔案用戶利用數(shù)據(jù)和需求數(shù)據(jù)的挖掘，在得到需求數(shù)據(jù)之后，再進一步挖掘館藏資源與需求之間的關(guān)聯(lián)，這樣可以實現(xiàn)精準服務(wù)和有效管理。這種尊重數(shù)據(jù)、基于數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的決策結(jié)果將更加有效。關(guān)聯(lián)式信息服務(wù)的推進將促使檔案資源內(nèi)在關(guān)聯(lián)得到挖掘，實現(xiàn)集成和增值，同時也將提升檔案信息服務(wù)的個性化和智能化水平，同樣大數(shù)據(jù)式的挖掘?qū)⒋偈箻?gòu)建更加完整細致的數(shù)字社會記憶資源庫。

4 結(jié)語

綜上所述，基層政府檔案管理工作在社會穩(wěn)定和服務(wù)群眾方面的作用極為顯著，所以基層政府需要加強對檔案管理的重視，通過現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化信息系統(tǒng)，促進工作效率的提高，并加強信息采集、處理以及保存能力。注重檔案管理人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠通過信息技術(shù)提升工作效率，加強基層政府檔案工作的公開化和透明化。