劉 婧

（河北省水文工程地質(zhì)勘查院，河北 石家莊 050000）

現(xiàn)代人事檔案管理是人事管理的基礎(chǔ)，其中包括工作人員的入職信息、工作信息、調(diào)動信息、離職信息等等，對進行人事管理工作具有十分重要的作用，因此，事業(yè)單位在建設(shè)的過程中要提高對人事檔案的重視，并不斷地優(yōu)化其管理工作，使其對人事管理工作產(chǎn)生積極的影響。在使用人事檔案進行工作時，要對人事檔案的概念進行有效地分析，并認識到檔案管理工作中存在的問題，通過采取針對性的措施有效提升檔案管理工作的質(zhì)量，從而促進事業(yè)單位的快速發(fā)展。

1 現(xiàn)代人事檔案簡析

1）人事檔案概念。人事檔案是組織、人事、勞動（或人力資源管理）部門在人事管理活動中形成的，記述和反映人員經(jīng)歷、德能勤績和工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄，是國家檔案的重要組成部分。組織、人事、勞動（或人力資源管理）部門在人事管理活動中形成的、反映個人情況的文件材料，由于用人的需要而有意識地保存下來，就成為檔案。人事檔案會跟隨員工一生，涵蓋人員的個人經(jīng)歷與德才表現(xiàn)，能夠準確記錄人員的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、工作狀況及獎勵處罰等信息，是事業(yè)單位進行人才選擇的重要指標。而事業(yè)單位在發(fā)展過程中，也逐漸認識到加強人事檔案管理工作的重要性，通過提高人員管理質(zhì)量，從而促進事業(yè)單位的快速發(fā)展[1]。

2）進行人事檔案管理的意義。進行人事檔案管理工作是為了對員工的信息進行統(tǒng)一管理，減少無用信息的出現(xiàn)，進而加強對事業(yè)單位內(nèi)信息的分析，以此為事業(yè)單位做出決策奠定基礎(chǔ)。進行人事檔案管理工作可以提升事業(yè)單位信息的條理性，確保事業(yè)單位在使用員工信息時快速獲取相關(guān)信息，進而對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生積極作用。

2 現(xiàn)代人事檔案管理中普遍存在的問題

1）對人事檔案管理認識不足。事業(yè)單位在優(yōu)化自身工作中，并未加強對人事檔案管理工作的認識，缺乏對人事檔案管理工作的重視，片面地認為檔案管理工作僅僅是對資料進行存儲和保管，并非在信息儲存后對其進行分析與利用，而相關(guān)工作并不會直接為事業(yè)單位帶來經(jīng)濟收益，導(dǎo)致事業(yè)單位無法提高對相關(guān)工作的重視，在一定程度上限制著其進行戰(zhàn)略性發(fā)展[2]。

2）人事檔案管理制度有待完善。在多數(shù)事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，均出現(xiàn)了人事檔案管理制度有待完善的現(xiàn)象，這對檔案管理工作產(chǎn)生了極大的負面影響。由于事業(yè)單位的重視程度不夠，對其利用效率不足，在實際的應(yīng)用過程中并沒有對使用中出現(xiàn)的問題進行有效地分析，也沒根據(jù)這些問題完善相關(guān)制度，導(dǎo)致檔案管理工作的漏洞始終存在。而且，對檔案管理人員的考核與培訓(xùn)工作的制度沒有完善，沒有相應(yīng)的激勵機制，使得檔案管理人員的工作熱情不高，限制著人事檔案管理工作質(zhì)量的提升[3]。

3）資金投入力度不足，設(shè)備陳舊。檔案管理工作并非可以直接帶給事業(yè)單位經(jīng)濟利益，因此，在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，管理人員并沒有在檔案管理方面投入足夠的資金，導(dǎo)致相關(guān)部門無法緊跟社會發(fā)展潮流，在建設(shè)的過程中及時更換硬件設(shè)備和更新軟件設(shè)備，從而限制了檔案管理工作質(zhì)量的提升，降低了檔案管理工作水平，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。

4）管理人員素質(zhì)較低，檔案利用效率不高。在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，管理人員素質(zhì)較低是管理工作中出現(xiàn)的主要問題，其不能按照行業(yè)發(fā)展的方向，提升自身的能力，不僅不具備專業(yè)的檔案管理知識，其責任心也有限，不能根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展需求提升自身工作水平，這些限制著事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的提升。而對檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致管理人員沒有加強對檔案管理中數(shù)據(jù)的利用，降低了其利用效率。

3 解決人事檔案管理問題的相關(guān)對策

1）提高人事檔案管理認識，健全相關(guān)管理制度。在明確事業(yè)單位現(xiàn)代人事檔案管理工作中存在的問題后，事業(yè)單位要針對相關(guān)的問題，采取針對性的措施。在完善檔案管理工作中，相關(guān)管理人員首先要對檔案管理的信息儲存、分析、使用、獲取權(quán)限等方面完善相關(guān)制度，保證檔案管理人員可以在完善的制度下，明確自身職責，按照制度進行信息管理[4]。并且完善考核與培訓(xùn)制度，根據(jù)檔案管理工作的需求與檔案管理人員的水平，制定合理的檔案管理指標，完成考核后根據(jù)獎懲制度激發(fā)工作人員的工作積極性。另外，要加強的人事檔案管理制度的宣傳工作，幫助內(nèi)部員工明確人事檔案管理對工作人員個人及事業(yè)單位發(fā)展的重要性，以此加強對檔案管理工作的認識，提高工作人員的積極性。

2）加大資金投入，進行設(shè)備更新。在人事檔案建設(shè)的過程中，事業(yè)單位在提高對檔案管理工作的認識后，要加大對檔案管理工作的投入，保證在信息管理方面有充足的資金支持。在資金投入的過程中，管理人員要認識到，想要實現(xiàn)信息化管理，加強對檔案管理工作的建設(shè)，需要計算機、照相機、掃描儀以及各種軟件的支持，因此，在建設(shè)的過程中，要定期的更換硬件及更新軟件設(shè)備，保證相關(guān)設(shè)備可以支持先進技術(shù)的應(yīng)用[5]。

3）建立長效機制，提升人事檔案管理人員專業(yè)水平。首先，事業(yè)單位要根據(jù)檔案管理工作的工作量，招聘檔案管理人員，保證由專業(yè)人才負責檔案管理工作。其次，在組織建設(shè)中要認識到提升檔案管理人員工作水平的重要性，根據(jù)檔案管理相關(guān)制度，通過培訓(xùn)和考核來提高檔案管理人員的工作能力，確保其能夠高質(zhì)量完成自身工作。最后，要提高檔案管理人員的責任意識，規(guī)范管理人員的行為，進而提高檔案管理工作的質(zhì)量。

4）加強有效溝通，提高人事檔案利用率。人事檔案管理建設(shè)工作的最終目的是為事業(yè)單位的發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考，提升決策的科學(xué)性。這就要求事業(yè)單位提高人事檔案的利用率，促使其發(fā)揮應(yīng)該有的作用。管理人員應(yīng)當對檔案管理工作進行有效的宣傳，并且提高自身的服務(wù)意識和服務(wù)水平，保證在各個部門調(diào)取信息時，檔案管理部門可以為其提供高質(zhì)量的服務(wù)，從而提升檔案的利用率。另外，要建立一定的信息共享平臺，減少檔案信息獲取工作中的步驟，進而提升信息的利用效率。

4 結(jié)論

在現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展的過程中需要加強對人事檔案信息的應(yīng)用，要意識到現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中依然存在著問題，比如忽視人事檔案管理工作，工作制度不完善，資金投入不足，管理人員能力不足等，這些都限制著檔案管理水平的提高，也阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。在優(yōu)化人事檔案管理工作中，要根據(jù)出現(xiàn)的問題采取針對性的措施，進而提升檔案管理工作的質(zhì)量，確保事業(yè)單位在行業(yè)中始終占領(lǐng)發(fā)展優(yōu)勢。