劉學(xué)如

（國(guó)電四川電力股份有限公司南椏河發(fā)電廠，四川 成都 640041）

辦公室文書(shū)檔案記載著社會(huì)發(fā)展的腳步，其文件對(duì)于企業(yè)以及社會(huì)的發(fā)展可以提供基礎(chǔ)支持。對(duì)于現(xiàn)階段文書(shū)檔案的管理工作也應(yīng)當(dāng)更加重視，在檔案的收集和歸檔階段，工作人員的重視程度也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)，盡全力的保證文書(shū)檔案的完整性和真實(shí)性，檔案立卷的質(zhì)量提高也需要不斷進(jìn)行，才為檔案管理的規(guī)范性提供有利幫助，從而在檔案的開(kāi)發(fā)和使用上更加的便捷，為企業(yè)和社會(huì)提供重要的后勤保障。

1 辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔的重要性

文書(shū)檔案的收集和歸檔工作是檔案管理中的關(guān)鍵組成部分，對(duì)于單位的檔案管理工作效率和工作質(zhì)量有直接的關(guān)系。具體重要性可以分為以下幾點(diǎn)；第一；加強(qiáng)文書(shū)檔案的收集和歸檔工作對(duì)于檔案管理的工作效率能夠得到有效提升；第二；文書(shū)檔案收集和歸檔主要是收集了企業(yè)或單位的發(fā)展過(guò)程，可以為企業(yè)的發(fā)展和科學(xué)決策提供幫助。例如；企業(yè)在某個(gè)時(shí)間的進(jìn)行的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，在工作開(kāi)展中就會(huì)產(chǎn)生大量的文件：工程申請(qǐng)、計(jì)劃申請(qǐng)書(shū)、審計(jì)報(bào)告、談話記錄、審批過(guò)程、后勤報(bào)表、工程日期決定等等。對(duì)于其中產(chǎn)生的文件進(jìn)行收集和歸檔，使得所有材料井然有序，更加的規(guī)范。如果在后期還有類似活動(dòng)開(kāi)展時(shí)，能及時(shí)查閱以往資料，對(duì)于工作的開(kāi)展提供良好的幫助。第三，決策者能夠根據(jù)辦公室文書(shū)檔案的收集和歸檔對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況清晰了解，因此收集和歸檔工作應(yīng)當(dāng)引起關(guān)注，落實(shí)其工作內(nèi)容，為企業(yè)和單位發(fā)展提供幫助。

2 辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

就目前來(lái)看，辦公室檔案收集和歸檔工作中還是存在了一些問(wèn)題，使得檔案管理工作的開(kāi)展不順利，對(duì)于其中出現(xiàn)問(wèn)題一一說(shuō)明。

1）工作重視程度不夠以及材料收集不全面。辦公室文書(shū)檔案的收集和歸檔在實(shí)際的操作過(guò)程中，材料收集不全面的問(wèn)題日益顯現(xiàn)出來(lái)，就是在檔案的收集中出現(xiàn)了些沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案人員記錄在案的資料，而且還存在著一些檔案材料嚴(yán)重丟失的情況。在此之外，還有一些本部分的材料出現(xiàn)在其他部門(mén)的現(xiàn)象，凸顯了檔案收集過(guò)程中的水平低、重視程度不夠。主要是因?yàn)楣芾砣藛T在收集過(guò)程中，對(duì)于檔案收集的重視性不夠，導(dǎo)致辦公室文檔收集雜亂無(wú)章，工程程序多變。

2）材料的收集力度不夠。當(dāng)下，辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔的實(shí)際工作中，存在了很多材料收集力度不夠的問(wèn)題，從而對(duì)于檔案的立卷歸檔工作起到了負(fù)面影響。因?yàn)闄n案管理人員本身的意識(shí)薄弱，辦公室文書(shū)檔案管理流程不規(guī)范，導(dǎo)致了這一問(wèn)題的出現(xiàn)。例如，在實(shí)際檔案管理中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案隨意擺放的現(xiàn)象，致使收集的難度增加，使得收集過(guò)程中經(jīng)常敷衍了事。因此有關(guān)部分在文件得收集歸檔工作中，應(yīng)當(dāng)設(shè)立監(jiān)督管理崗位，嚴(yán)格得控制工作人員的材料收集和歸檔工作，使得其到達(dá)收集力度得增加，為文件的收集和歸檔工作提供幫助。除此之外，文件在收集過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文件材料不完整、單位的落款不清晰等，也是其中關(guān)鍵問(wèn)題，影響到了檔案收集和歸檔。

3）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不過(guò)關(guān)。辦公書(shū)文書(shū)檔案的收集和歸檔實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)有檔案管理人員的素質(zhì)不高的問(wèn)題出現(xiàn)。首先表現(xiàn)在檔案管理人員在實(shí)際的收集歸檔工作中的管理意識(shí)缺乏，對(duì)于部分的重要文件的標(biāo)識(shí)標(biāo)注工作沒(méi)有重視，影響到了整體的文件歸檔的質(zhì)量。所以在檔案管理的收集工作中，應(yīng)當(dāng)對(duì)于此類問(wèn)題重點(diǎn)關(guān)注。其次，部分檔案管理人員的責(zé)任心不夠，也對(duì)于檔案管理質(zhì)量起到了影響。例如，有的檔案管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)，在收集和歸檔的過(guò)程中對(duì)于部分模糊不清不材料沒(méi)有進(jìn)行查證，導(dǎo)致了立卷材料的真?zhèn)涡缘貌坏奖Ｕ?。因此，有關(guān)部分必須對(duì)于其中問(wèn)題開(kāi)展相應(yīng)的措施，為檔案收集和歸檔正確工作提供保障，以此來(lái)提高辦公室檔案材料的質(zhì)量提高辦公室檔案材料的質(zhì)量

3 辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

1）加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)。一個(gè)合格的檔案管理人員，不但要具備豐富的檔案管理知識(shí)，還要具備較強(qiáng)的管理能力。與此同時(shí)，更要利用本身的空閑時(shí)光進(jìn)行自我能力的提升，還可以參加當(dāng)?shù)氐臋n案局檔案管理培訓(xùn)中，來(lái)不斷的提高檔案管理能力以及專業(yè)水平。另外，單位和企業(yè)更要對(duì)于檔案管理的兼職工作者進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，要讓兼職管理人員也能夠掌握文檔收集和歸檔的范圍、了解歸檔流程、檔案的分類、整理、特殊檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)、立卷、妥善保管、借閱管理體系等方式方法，對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量大有脾益。在檔案管理的過(guò)程可能會(huì)出現(xiàn)形形色色的多種問(wèn)題，檔案管理的工作人員應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門(mén)反映，并且要求有關(guān)部門(mén)對(duì)于問(wèn)題進(jìn)行整改。對(duì)于其他部門(mén)的人員，也要給予相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)，為檔案管理工作提供了保障，對(duì)檔案收集的失誤能夠減少。單位和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和同事們對(duì)于檔案管理工作也要支持和配合，杜絕在檔案收集過(guò)程中出現(xiàn)“打太極”的現(xiàn)象，各單位相互協(xié)作才能確保文書(shū)檔案收集和歸檔工作順利展開(kāi)。

2）建立文書(shū)檔案收集和歸檔制度和合格管理體系。檔案管理者對(duì)于檔案的收集時(shí)間和歸檔范圍及保管年限及方式，都要進(jìn)行一個(gè)書(shū)面形式的明確規(guī)定，為檔案的收集和整合工作展開(kāi)提供基礎(chǔ)內(nèi)容。還要結(jié)合實(shí)際情況，按照職工編制以及國(guó)家法律進(jìn)行管理制度的完善，結(jié)合實(shí)際的檔案文件材料進(jìn)行管理體系的制定，幫助收集和規(guī)定工作的進(jìn)行。對(duì)于重要文件的歸檔日期進(jìn)行確定，要求有關(guān)部門(mén)在期限時(shí)間內(nèi)及時(shí)的將材料遞交，確保收集歸檔工作的進(jìn)行。文件收集范圍和歸檔時(shí)間期限確立，能夠有效的提高工作效率，檔案管理的人員工作積極性也有所提高。企業(yè)和單位也應(yīng)該根據(jù)自身的發(fā)展情況對(duì)文書(shū)管理制度進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新，以此滿足其在不同階段對(duì)于文書(shū)檔案的要求。

3）臨時(shí)文件收集力度加強(qiáng)。由于單位是不斷的發(fā)展的，人員的變動(dòng)也會(huì)隨之產(chǎn)生，有的檔案可能在人員調(diào)整中遺失，導(dǎo)致辦公室的檔案文件無(wú)法正確收集和歸檔。在此情況下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行定期的對(duì)于各部分的材料進(jìn)行征收，特別是臨時(shí)檔案的收集和歸檔。例如，單位臨時(shí)召開(kāi)的黨委會(huì)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)的通知參與部分對(duì)于會(huì)議材料的收集。在人員發(fā)生調(diào)動(dòng)或者離職時(shí)，對(duì)于其交接工作要做好，要求他們把單位相關(guān)資料上交，及時(shí)進(jìn)行收集和歸檔。檔案管理人員發(fā)生了變動(dòng)，更要做好檔案移交工作，要面面俱到，要求調(diào)動(dòng)人員打印一份有關(guān)所有檔案的歸檔材料以及擺放位置清單。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，辦公室文書(shū)檔案管理的重心在于，收集和歸檔工作。單位要結(jié)合自身情況，對(duì)于檔案收集和歸檔中問(wèn)題作出相應(yīng)的措施，為總體的檔案管理工作提供良好的幫助。