胡宗國

（五蓮縣街頭鎮(zhèn)文化旅游服務(wù)中心，山東 日照 262309）

既然要使用文件資料，就要涉及使用中的人事資料的安全和保密問題。由于檔案保密工作是檔案管理工作的重要內(nèi)容，必須加強領(lǐng)導(dǎo)重視、制度保障、嚴(yán)格管理、合理利用，處理好管理利用與保密的關(guān)系，切實發(fā)揮人事檔案資源的價值，確保人事檔案的完整性和安全性。

1 事業(yè)單位人事檔案管理與保密的重要性

文件是國家發(fā)展的重要信息資源，在經(jīng)濟、文化全球化趨勢不斷增強的背景下，各國為增強自身核心競爭力，急需人才資源競爭，在國家發(fā)展新形勢的背景下，中國將進一步深化事業(yè)單位改革，切實轉(zhuǎn)變政府和相關(guān)部門職能，目的是為社會大眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，其中人事檔案管理和保密工作是事業(yè)單位人才隊伍穩(wěn)健的重要依據(jù)。事務(wù)所人事檔案記錄了個人的社會經(jīng)歷、政治面貌、技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、職務(wù)變動以及在職期間的重要工作記錄，一般涉及國家、單位和個人的秘密，如果不能進行有效的管理和保密工作，將損害國家和單位的利益。檔案保密要依靠先進完善的管理工作，提高新時期檔案管理部門的指導(dǎo)和各崗位工作人員對檔案管理和保密的重視程度，調(diào)查化解信息安全風(fēng)險，為事業(yè)單位人才隊伍的先進性和純潔性提供有效保障。

2 事業(yè)單位人事檔案的管理措施

1）利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，完善人事檔案管理方式。事業(yè)單位應(yīng)該加大資金投入，同時不斷健全并優(yōu)化人事檔案管理工作，支持人事檔案管理工作的順利開展，不斷創(chuàng)新人事管理技術(shù)，充分利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機設(shè)備，提升人事檔案管理水平。對以往的人事檔案管理經(jīng)驗，要取長補短。事業(yè)單位的人事檔案管理者要通過利用互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)優(yōu)勢，不斷加強工具設(shè)備的創(chuàng)新，選擇規(guī)范合理的技術(shù)方式，提高人事檔案管理的實效性。比如，管理工作者可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案進行數(shù)字化管理，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)資源庫，給予信息查詢提供更好的條件，提高工作的效率。再比如事業(yè)單位人事檔案管理人員可以依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建人事檔案管理官方網(wǎng)站，為服務(wù)對象提供資料查閱以及其他服務(wù)的信息化平臺。2）改變管理方式，進行信息化管理，完善管理制度。傳統(tǒng)的管理方式不適合快速發(fā)展的現(xiàn)代，人們在適應(yīng)潮流，管理方法也應(yīng)與時俱進，不能出現(xiàn)人往前走，但是信息卻在停步不前，甚至后退的趨勢，這會導(dǎo)致人事信息出現(xiàn)漏洞，影響工作?，F(xiàn)在是一個網(wǎng)絡(luò)時代，身邊事物都已信息化，因此人事信息也需要適應(yīng)時代的步伐進行信息化管理。信息化管理方便而且快捷，可以在最大程度上提升工作人員的工作效率，也可以加大幅度完善人事信息。其次，需要完善管理制度。傳統(tǒng)的管理方式比較浪費工作人員的時間，因此，信息管理中一旦完善過后直到下一次信息修改才會直接完善，無法在統(tǒng)計錯誤信息后及時發(fā)現(xiàn)問題。完善過后的管理制度，應(yīng)該做到日結(jié)、周結(jié)，也就是說，在人事信息統(tǒng)計時，需要標(biāo)注日期、修改內(nèi)容，以便在當(dāng)天檢查的時候及時發(fā)現(xiàn)錯誤進行修改。再每周需要進行一次大匯總，做到二次查對，以免發(fā)生遺漏出現(xiàn)錯誤的人事信息。3）提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)，促進工作更好發(fā)展。加強事業(yè)單位人事檔案管理員工的教育以及培訓(xùn)，不斷地提升員工的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)人事檔案管理工作者的計算機操作技能，利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，推進人事檔案管理工作的有序進行。及時地找到人事檔案工作中所存在的問題，針對問題進行優(yōu)化和改進，落實好檔案管理工作。比如事業(yè)單位可以通過開辦講座的形式，對人事檔案管理人員進行專業(yè)的技能宣講，保護檔案信息資料。另外，人事檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)加強自身的道德素養(yǎng)培訓(xùn)，不斷地提高服務(wù)意識，針對不同部門所涉及的人事檔案管理事務(wù)做好服務(wù)指導(dǎo)以及相關(guān)的支持，從而提高人事檔案管理工作人員的管理意識，促進事業(yè)單位更快更好發(fā)展。4）創(chuàng)建資源共享平臺，整合數(shù)據(jù)庫。信息化時代提倡一個名詞：云分享，在人事管理進行信息化之后，保證隱私的前提下，可將個人信息通過云分享的模式建立共享平臺，以便當(dāng)事人及時查看信息，發(fā)現(xiàn)錯誤?；?qū)⒖晒_信息整合成數(shù)據(jù)庫，進行透明化，保證人事系統(tǒng)的公平公正、公開透明。有利于解決人事評優(yōu)評先的疑惑，讓每一位工作人員都感到放心，從而提高工作人員的積極性，激勵工作人員的上進心。創(chuàng)建資源共享平臺，不僅可以讓事業(yè)人員有一個更好的學(xué)習(xí)氛圍，也可以在平臺上進行表彰或各種激勵，提高管理人員的綜合素質(zhì)，吸引更多更優(yōu)秀的信息化人才加入到單位中。工作人員也可以積極地利用網(wǎng)上溝通軟件建立工作組，創(chuàng)作工作平臺，分享工作資源，提高工作效率，也讓不同層次的管理人員積極地發(fā)揮自己的作用。5）提高檔案管理人員的綜合能力。提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效果，與檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)有直接關(guān)系。事業(yè)單位人事檔案管理工作的特殊性要求相關(guān)人員不僅要具備檔案專業(yè)素養(yǎng)，而且要有較高的政治思想文化意識。這樣才能在工作中發(fā)揮自己的職業(yè)道德素養(yǎng)，完成自己的責(zé)任使命，事業(yè)單位人事檔案管理工作有序進行。檔案管理部門在進行人才招聘時，要篩選責(zé)任心強、事業(yè)心強、檔案管理專業(yè)能力強、具有較高政治思想意識的人才，在日常工作之余加強對相關(guān)人員的崗位技能培訓(xùn)和政治思想教育，嚴(yán)格執(zhí)行考核制度，提高檔案管理工作的效率。

3 做好事業(yè)單位人事檔案保密工作的對策

1）實現(xiàn)管理規(guī)范化。檔案管理員必須嚴(yán)格遵守管理制度。掌握其規(guī)律性和規(guī)范化要求，在規(guī)定范圍內(nèi)工作，防止文件丟失和泄露。必須：公司的人事資料不全部借出。需要查閱文件的人可以拿著公司的介紹信，填寫借閱審查批準(zhǔn)書，填寫全名，經(jīng)管理領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后，到現(xiàn)場查閱。2）提高機密文件的數(shù)據(jù)處理意識。文件管理部門必須提高敏感文件的數(shù)據(jù)管理意識，將保密工作作為開展所有工作前的首要標(biāo)準(zhǔn)，提高文件保密工作的地位，切實提高文件管理的安全性。文件管理員在整理機密文件時必須重視詳細(xì)的工作處理，當(dāng)前的文件管理實現(xiàn)了無紙化的保存和調(diào)用，但在文件生成到歸檔的過程中需要經(jīng)過多個人工的過程，因此需要進行機密文件的打印、保存和調(diào)用必須加強銷毀等工作的規(guī)范化執(zhí)行，特別是在文件起草過程中對機密性內(nèi)容的破壞，降低機密文件向外傳播的概率。3）嚴(yán)格的審查制度化。在整理檔案的過程中，不存檔的資料必須妥善處理。主要方法有旋轉(zhuǎn)、后退、銷毀。周轉(zhuǎn)或退檔的材料必須認(rèn)真鑒別和登記：內(nèi)容包括材料名稱、件數(shù)、時間、原因、單位領(lǐng)導(dǎo)簽字等項目。拿一份登記表以備審查。對于要報廢的資料，必須填寫報廢材料登記表。包括姓名、工作單位、材料名稱、件數(shù)、報廢理由、鑒別人、批準(zhǔn)人、報廢人、審計人等項目，記錄準(zhǔn)確、清晰、易于核實。廢棄方法有廢紙、焚燒等，必須貫徹干凈，不留紙片、棱角，確保秘密安全。銷毀前應(yīng)避免將銷毀資料逐一登記、核對、誤登或漏登，切實反映銷毀資料的內(nèi)容、特征。銷毀過程中必須有兩名以上審計員，批準(zhǔn)全名。沒有監(jiān)理人員的，任何人不得擅自銷毀事務(wù)所的人事檔案。

4 結(jié)束語

有關(guān)部門要健全檔案管理機制，完善管理制度，加強數(shù)字化檔案建設(shè)，提高檔案管理人員能力，在做好管理工作的基礎(chǔ)上，規(guī)劃檔案涉密等級，加強涉密倉庫管理，區(qū)分涉密和非涉密資料系統(tǒng)，進行涉密檔案管理