聶景麗

（河北省石家莊市贊皇縣，河北 石家莊 051200）

管理人員需要加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，不斷提升檔案管理的效率和質(zhì)量已經(jīng)成為未來檔案管理的必然趨勢(shì)。綜合分析檔案信息化管理現(xiàn)狀，為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化管理水平，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)引進(jìn)和培養(yǎng)一批素質(zhì)過硬、專業(yè)水平高的檔案管理人員，同時(shí)轉(zhuǎn)變公司檔案管理人員及員工的意識(shí)理念，將信息化融入到日常的工作中，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，改善檔案信息服務(wù)。

1 檔案管理信息化的重要性與現(xiàn)實(shí)意義

1）實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。企業(yè)需要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。當(dāng)今信息化技術(shù)已然成為當(dāng)今世界和社會(huì)勢(shì)不可擋的發(fā)展潮流，網(wǎng)絡(luò)已在人們的生活與工作中如影隨形，企業(yè)對(duì)高效信息的需求也越來越大，但傳統(tǒng)的檔案管理理念已不能適應(yīng)未來市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要，極有可能面臨淘汰的危機(jī)，因此，筆者呼吁我國企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)勢(shì)在必行。由于世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的本質(zhì)是資源的共享，所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)具備輕松存儲(chǔ)內(nèi)部檔案和交換外部信息的能力，從而提高辦公高效性，建立與經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)更密切的聯(lián)系。優(yōu)質(zhì)的信息化檔案管理不僅不會(huì)使公司的內(nèi)部資料外泄，還能使企業(yè)的內(nèi)部資料得到有效的共享。建立良好的信息管理是企業(yè)的一個(gè)挑戰(zhàn)，需要更多的技術(shù)和資金的投入。

2）減輕企業(yè)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。檔案管理信息化建設(shè)帶來的優(yōu)勢(shì)是減輕企業(yè)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，人員通過手工整理和人腦分析的方式進(jìn)行低效率的工作，不僅工作時(shí)間長(zhǎng)，疲勞度加大，還容易出現(xiàn)人為的錯(cuò)誤。但實(shí)行信息化管理能使工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，檔案數(shù)據(jù)只需要錄入一次便可以重復(fù)利用和共享。

3）便于企業(yè)保密工作推進(jìn)的重要性。檔案的信息化管理更有利于企業(yè)資料的保密性。通過無紙化錄入的方式能輕易檢查信息的完整性和準(zhǔn)確性，比紙質(zhì)保存更加便捷，使檔案的保密性和安全性都得到了有效地保障。同時(shí)，管理人員還可通過高級(jí)設(shè)置進(jìn)行權(quán)限管理，使內(nèi)部資料劃分為不同的獲取級(jí)別，不僅兼顧保密，還節(jié)省了企業(yè)管理資源。

4）提高信息檢索工作效率的重要性。檔案信息化有助于快速檢索和提高辦公效率。隨著信息技術(shù)的日新月異，電腦的數(shù)據(jù)處理能力不斷提高，而保守地使用舊式的檢索方法一冊(cè)一冊(cè)地查找檔案不僅費(fèi)時(shí)還費(fèi)力，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，可大大提高檔案信息的查準(zhǔn)率，減輕企業(yè)人員的工作強(qiáng)度。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理還存在著儲(chǔ)藏室空間狹小、儲(chǔ)物位置緊缺等問題，更重要的是紙質(zhì)資料因保存時(shí)間過長(zhǎng)，容易受損發(fā)黃引起變質(zhì)，甚至還會(huì)因搬遷等因素造成直接損壞或者遺失的不良結(jié)果。顯然，這種落后管理方式已然無法適應(yīng)當(dāng)下的工作需求。因此，建設(shè)檔案管理信息化的任務(wù)可以使專門從事檔案管理的人員從繁重的手工程序中解脫出來，從而更好地進(jìn)行更高級(jí)的信息化檔案整理工作，提高部門和企業(yè)的工作效率。

5）檔案管理的革新與未來趨勢(shì)。企業(yè)檔案管理的信息化對(duì)社會(huì)公共服務(wù)也作出了重要的貢獻(xiàn)，這也是企業(yè)信息化建設(shè)將面臨的革新方向，它是我國企業(yè)獲得國內(nèi)外市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)力的重要前提。企業(yè)服務(wù)的終端是客戶，古人云：“先克己，再利人”，唯有企業(yè)具有不斷地學(xué)習(xí)與挑戰(zhàn)的精神，才能融入世界發(fā)展的潮流，將提升自身產(chǎn)品與服務(wù)價(jià)值作為長(zhǎng)期的可續(xù)性發(fā)展目標(biāo)，從而提供給社會(huì)更多更好的服務(wù)。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，將檔案管理技術(shù)更好地與企業(yè)各項(xiàng)階段成果相連接，做好內(nèi)部制度的完善工作，配合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，使企業(yè)能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)地生存與發(fā)展。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)原則

1）科學(xué)性原則。所謂科學(xué)性原則，就是指企業(yè)檔案信息化建設(shè)要始終圍繞企業(yè)檔案信息化工作實(shí)際，以及企業(yè)自身經(jīng)營、發(fā)展理念，立足企業(yè)檔案信息化需求，以及館藏檔案資源，進(jìn)行合理的篩選，確定信息化建設(shè)進(jìn)度、范圍和步驟，優(yōu)先做好館藏特色檔案、新型技術(shù)檔案，以及企業(yè)管理領(lǐng)域重大決策資料等信息化。切實(shí)做好分層、分類、分步驟進(jìn)行信息化建設(shè)。

2）系統(tǒng)性原則。所謂系統(tǒng)性原則，就是指企業(yè)檔案信息化建設(shè)要從信息資源內(nèi)容及軟硬件管理兩個(gè)方面，以保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)成系統(tǒng)進(jìn)行，便于管理和理由。一方面，要對(duì)館藏檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)地、連續(xù)地信息化提取，以保證檔案信息資源之間內(nèi)部的連續(xù)、完整和系統(tǒng)，保證信息內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系；另一方面，要做好軟硬件配置及信息化建設(shè)的一致性，使企業(yè)檔案信息資源具有前后可繼承性，以及系統(tǒng)運(yùn)行的內(nèi)在可持續(xù)性。

3）整體性原則。所謂整體性原則，就是指企業(yè)檔案信息化建設(shè)要立足企業(yè)實(shí)際，從整體出發(fā)，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，整體推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。在此基礎(chǔ)上，要求企業(yè)內(nèi)部各生產(chǎn)、經(jīng)營和管理部門做到密切協(xié)作配合，按照統(tǒng)一的信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立完整的檔案信息資源體系。

3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)對(duì)策

1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識(shí)。想要做好企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，樹立檔案信息化的決心，從意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，逐步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變。對(duì)于檔案管理的信息化要重點(diǎn)關(guān)注資源整合、資源共享意義和作用，制定整體解決方案，將檔案信息化作為公司管理水平推動(dòng)管理水平升級(jí)的重要抓手。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式，認(rèn)清檔案發(fā)展的大方向，加強(qiáng)工作責(zé)任感，樹立現(xiàn)代化管理理念。通過領(lǐng)導(dǎo)與職工的共同努力，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2）加大檔案管理專業(yè)人才的招聘和培訓(xùn)力度。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)以及信息化理論培訓(xùn)，提升檔案管理人員的整體素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)水平，通過實(shí)操訓(xùn)練掌握檔案管理系統(tǒng)的使用方法和原理，做好理論與實(shí)踐相結(jié)合。除了公司內(nèi)部建立培訓(xùn)機(jī)制以外，同時(shí)還需要極大力度招聘專業(yè)的檔案管理人員的力度，豐富當(dāng)那管理人員隊(duì)伍，為檔案管理工作注入新鮮血液。檔案管理是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，要注重檔案管理人員的整體規(guī)劃能力、組織協(xié)調(diào)能力的培養(yǎng)，全面提升檔案管理人員素質(zhì)。

3）建立檔案信息化建設(shè)工作組。公司檔案信息化建設(shè)涉及各個(gè)部門，想要做好檔案管理的信息化建設(shè)就需要成立檔案信息化建設(shè)工作小組，專門組織檔案信息化建設(shè)工作，監(jiān)督檔案信息化工作嚴(yán)格按照既定的計(jì)劃實(shí)施。檔案管理是企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，要從基層員工抓起，激發(fā)他們工作積極性。

4 結(jié)束語

由于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，企業(yè)為了在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中生存，使用信息化進(jìn)行企業(yè)檔案的管理工作必將是未來發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，我國企業(yè)應(yīng)當(dāng)加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，通過運(yùn)用電子信息技術(shù)，將檔案信息數(shù)字化管理和并加以有效利用，使企業(yè)檔案能夠更好地為企業(yè)經(jīng)營服務(wù)。