李安波

（上海市精密計(jì)量測(cè)試研究所，上海 201109）

信息技術(shù)因?yàn)樽陨淼膬?yōu)越性已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到了企業(yè)內(nèi)部管理中，尤其是檔案管理中，企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，傳統(tǒng)的檔案管理常常采用人工交接的方式，導(dǎo)致管理效率低下、管理效果不佳。將信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理，可以高效存儲(chǔ)、利用企業(yè)檔案，并對(duì)檔案信息進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)存儲(chǔ)，促使查找檔案更好便捷、高效、精準(zhǔn)，也避免了信息的丟失，因此企業(yè)在應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息管理時(shí)也需要根據(jù)企業(yè)實(shí)際現(xiàn)狀進(jìn)行科學(xué)應(yīng)用，從而促使企業(yè)管理向著現(xiàn)代化、智能化的方向發(fā)展。

1 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

1.1 促使企業(yè)檔案管理系統(tǒng)化

信息化的檔案管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理方式，無(wú)論是在效率上還是質(zhì)量上都有較大的優(yōu)勢(shì)，信息技術(shù)可以增加檔案數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)量，也可以增加電子信息的保密性。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化檔案可以?xún)?yōu)化檔案信息的存儲(chǔ)環(huán)境，便于人們隨時(shí)調(diào)取檔案信息資源，并依靠各種信息技術(shù)為企業(yè)提供一套信息化的檔案管理系統(tǒng)。另外，將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案資源管理中可以實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)的數(shù)字化、智能化，促使檔案資源目錄管理、內(nèi)容調(diào)取、資料分析等業(yè)務(wù)可以進(jìn)行信息化處理。且企業(yè)也可以根據(jù)自身檔案管理實(shí)際需求，將財(cái)務(wù)系統(tǒng)、信息化管理系統(tǒng)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)等進(jìn)行一體化運(yùn)作，最終促使其成為集成化的信息系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)可以對(duì)各種檔案存儲(chǔ)形式進(jìn)行分析，對(duì)企業(yè)的各種制度、人力、生產(chǎn)狀況、財(cái)務(wù)信息等都進(jìn)行自動(dòng)分析處理，最終在系統(tǒng)內(nèi)形成一個(gè)規(guī)劃性的執(zhí)行方案。以上這種信息自成的方式可以方便檔案管理人員對(duì)各種檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理[1]。

1.2 幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理

現(xiàn)代化企業(yè)的優(yōu)勢(shì)和標(biāo)準(zhǔn)就是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、集約化、信息化等，這些優(yōu)勢(shì)和標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)現(xiàn)，需要企業(yè)立足于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境、自身內(nèi)部信息、行業(yè)現(xiàn)狀等，并整合自身發(fā)展資源，制定優(yōu)質(zhì)的內(nèi)部管理制度。檔案管理作為企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的一個(gè)分支，更需要進(jìn)行精細(xì)化管理，但是部分企業(yè)認(rèn)為檔案管理是一種簡(jiǎn)單、傳統(tǒng)的工作，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理無(wú)法發(fā)揮實(shí)際作用。一些企業(yè)就將檔案管理上升到企業(yè)運(yùn)營(yíng)戰(zhàn)略上，利用發(fā)展性、前瞻性的眼光看待檔案管理，并利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，促使檔案管理工作向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。無(wú)論是檔案管理還是企業(yè)其他部門(mén)的管理工作都可以借鑒這種信息化工作模式，積極引用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，獲取市場(chǎng)有利的信息，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的精細(xì)化管理。

2 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的具體應(yīng)用

2.1 利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案基礎(chǔ)管理工作

信息技術(shù)可以應(yīng)用在基礎(chǔ)性檔案管理工作中，對(duì)于檔案的借閱、檢索、統(tǒng)計(jì)等基本流程可以利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化運(yùn)作，企業(yè)可以引進(jìn)一些信息軟件，對(duì)檔案借閱、檢索、統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行工具編制，技術(shù)操作人員可以利用軟件工具將整個(gè)檔案目錄編制成信息庫(kù)，然后根據(jù)實(shí)際需求對(duì)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)編制。企業(yè)內(nèi)部管理人員可以通過(guò)專(zhuān)題目錄、案卷目錄、分目錄等進(jìn)行信息查找，另外，企業(yè)也可以借用信息技術(shù)建立檢索信息檔案，根據(jù)檢索者的各種需求，自動(dòng)將各種檔案原件、檔案目錄進(jìn)行檢索、排列，最終向檢索者展示檔案整體內(nèi)容，供檢索者選擇[2]。且企業(yè)也可以利用信息技術(shù)對(duì)定期存儲(chǔ)的檔案資料進(jìn)行根據(jù)存儲(chǔ)時(shí)間進(jìn)行自動(dòng)更新，對(duì)各種出庫(kù)、存入、借閱、瀏覽等信息進(jìn)行自動(dòng)管理，最終實(shí)現(xiàn)智能化的檔案信息匯總。

2.2 利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享

隨著信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理上的普及，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了智能化檔案管理模式，但是一些企業(yè)仍然采取文件檔案存儲(chǔ)的形式，而信息技術(shù)的應(yīng)用會(huì)直接降低文件形式的檔案信息管理效率，導(dǎo)致信息化管理和文件形式的管理脫節(jié)，最終影響企業(yè)整體檔案管理效率。因此，企業(yè)可以借用信息技術(shù)，將檔案信息化管理和文件管理有效連接，從而實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資料信息共享，也保證了避免了檔案信息重復(fù)利用導(dǎo)致占用過(guò)多時(shí)間，提高了檔案信息管理的保密性。另外，企業(yè)也可以自行設(shè)計(jì)各種信息軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化辦公，促使檔案工作數(shù)字媒體化。

2.3 重視人才培養(yǎng)，提高信息技術(shù)在檔案管理中的精細(xì)化應(yīng)用

企業(yè)檔案管理是指對(duì)企業(yè)日常生產(chǎn)出現(xiàn)的各種文件、影像、圖片、影冊(cè)、錄音等各種影像資料進(jìn)行記錄，且記錄后及時(shí)將這些信息進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、應(yīng)用。企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，其中對(duì)于各種數(shù)據(jù)、信息需要保持較高的精確性，因此想要提高檔案管理質(zhì)量就需要應(yīng)用信息技術(shù)，促使企業(yè)檔案信息以系統(tǒng)化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)和整編。且應(yīng)用信息技術(shù)可以提高檔案搜索、查找速度，促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)良性運(yùn)轉(zhuǎn)，如何促使信息技術(shù)發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，還需要企業(yè)加強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用意識(shí)，并加強(qiáng)信息技術(shù)培養(yǎng)和教育，保證企業(yè)檔案管理人員掌握專(zhuān)業(yè)化的信息技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

2.4 創(chuàng)設(shè)多種條件，促進(jìn)檔案資源管理信息化建設(shè)

企業(yè)想要積極轉(zhuǎn)變自身的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式，不斷拓展自身業(yè)務(wù)，就需要對(duì)市場(chǎng)內(nèi)外環(huán)境信息進(jìn)行獲取和利用，最終為自身擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)提供信息支持，這些信息條件的獲取需要依賴(lài)一定的信息技術(shù)，因此企業(yè)需要利用信息技術(shù)優(yōu)化自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展的戰(zhàn)略決策，并加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員信息技術(shù)的培訓(xùn)，促使企業(yè)內(nèi)部管理人員可以科學(xué)決策。且企業(yè)也需要依靠信息技術(shù)對(duì)具備市場(chǎng)價(jià)值的檔案信息進(jìn)行提取和挖掘，企業(yè)在內(nèi)部建立檔案信息資源庫(kù)之后，可以將企業(yè)財(cái)務(wù)資金流通情況、企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理模式等信息都納入檔案信息資源庫(kù)之中，從而根據(jù)不同的項(xiàng)目有效提取檔案信息數(shù)據(jù)。另外，檔案資源管理信息化建設(shè)還需要檔案管理人員具備豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)、信息處理能力、信息素養(yǎng)等，從而可以熟練操作各種信息軟件、信息工具等對(duì)各種檔案資源、檔案內(nèi)容等進(jìn)行整合、管理，最終為企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展提供源源不斷的數(shù)據(jù)參考[3]。

2.5 建立檔案管理電子文件，提高檔案信息收集效率

信息技術(shù)也可以應(yīng)用在企業(yè)的辦公軟件中，尤其是各種辦公文件工作，更需要依賴(lài)信息技術(shù)進(jìn)行記錄、保存、使用等，但是對(duì)于軟件操作和信息管理之間還有很大的不同，這需要有一定技術(shù)優(yōu)勢(shì)的人才操作管理。因此企業(yè)需要利用信息技術(shù)建立檔案管理電子文件，并根據(jù)對(duì)應(yīng)性的文件管理檔案信息系統(tǒng)對(duì)各種電子文件數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)整理，最終提高檔案信息收集效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案信息管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，考慮當(dāng)前企業(yè)管理運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀，企業(yè)面臨的各種競(jìng)爭(zhēng)壓力，企業(yè)必須采用信息技術(shù)，不斷提升檔案管理質(zhì)量和效率，從而優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部運(yùn)用流程，提供企業(yè)市場(chǎng)活力，為企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展奠定管理基礎(chǔ)。另外，對(duì)于檔案管理企業(yè)需要重視其在現(xiàn)代化企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的地位作用，加強(qiáng)內(nèi)部檔案管理人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理精細(xì)化、自動(dòng)化。