嚴 婕

（上海市城市建設檔案館，上海 200336）

隨著科學技術的迅猛發(fā)展信息時代的到來，現(xiàn)代通訊技術及網絡技術的應用已滲透到各個領域，建設工程檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢。在實際工作中，運用現(xiàn)代電子技術能大大提高人們的工作效率和工作質量，促使檔案管理的根本性變革，因此，實際工作中建設工程電子文件是建設工程電子檔案管理的一項重要內容，充分認識工程電子文件的特點對于我們做好建設工程電子文件管理工作，維護工程電子檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng)，都是十分必要的。

1 建設工程電子檔案及其特點

1.1 建設工程電子檔案具有共享性和及時性

電子檔案可以拷貝、在局域網或廣域網上傳播；能及時地將異地的圖像、圖形、聲音、文字等信息及時、方便地傳到指定地點；可以隨時將前期的檔案資料及業(yè)主、工程師、承包商間的要求、意見及具體指令等發(fā)送到目標位置。電子檔案的共享性和及時性可以充分實現(xiàn)在建工程跨區(qū)域管理的需要，對提高異地工程管理效率具有很現(xiàn)實的重要意義。

1.2 建設工程電子檔案多媒體集成性

電子檔案文字、圖形、聲音、影像等信息可以單獨也可以組合在一起構成電子檔案的信息內容。電子檔案資料圖文并茂，音畫齊全，能夠生動形象地再現(xiàn)出建設工工程各環(huán)節(jié)工作實施狀況。電子檔案多媒體集成性，可以動態(tài)地再現(xiàn)工程各階段的建設狀況，尤其是隱蔽工程的施工過程，可以再現(xiàn)所用施工材料規(guī)格是否符合設計要求、施工工序質量控制是否滿足工程施工質量標準，再不像從前僅僅有紙質檔案，只能看到工程所用材料、構配件質量證明文件、檢測報告及施工測試、檢查記錄等一些數(shù)據(jù)、說明。

1.3 電子檔案具有一定的風險性。

電子檔案形成過程中，簡單的操作失誤或對程序應用生疏都有可能導致電子資料丟失、失真等現(xiàn)象發(fā)生。電子檔案是由計算機系統(tǒng)生成和處理的，電子檔案的制作和存儲需要一系列的軟件來完成，載體所載檔案與計算機軟硬件平臺是否一致，機型的變化或軟件的不兼容。都有可能導致檔案資料信息面臨不可讀、失效、失真等風險。

1.4 建設工程電子檔案利用依賴性

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，其查閱的全面性及準確程度、效率是紙質檔案無法比擬的。然而，紙質檔案的內容不會發(fā)生改變，并可以直接閱讀，一目了然，無需借助任何輔助手段，無論客觀條件如何，都能對所藏檔案進行查閱和利用，不受客觀條件的影響和限制。建設工程電子檔案和其他電子文件一樣，在存儲和識讀方面對系統(tǒng)具有依賴性，離開了賴以支持的軟硬件設備系統(tǒng)，電子檔案就無法讀取、利用，也無法對電子檔案進行傳遞和管理。

1.5 電子檔案缺乏憑證作用

電子檔案由于其易于修改、復制的特點，定稿者也無法留下自己的確認簽字筆跡，單位責任人也無法在形成的檔案磁盤上簽發(fā)，因此其真實性，合法性的鑒別在一般人看來受一定條件的制約。但從紙質文件檔案自身狀態(tài)看，紙質檔案上的單位印章，制作部門責任人的簽字等都清晰可見，難于偽造和篡改，其真實性、合法性比較容易鑒別，在任何時間和地點都可為法律提供有力證據(jù)，是電子檔案無法替代的。

2 工程電子檔案的歸檔要求

1）建設單位應負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的工程電子文件的形成、積累和立卷歸檔工作，并對其歸檔文件資料的內容及質量進行檢查，確保文件的齊全完整。工程建設項目應在工程竣工驗收備案后三個月內，將竣工紙質文件和電子文件一并向各級檔案部門移交，并附有電子文件目錄及說明。

2）建設工程電子文件歸檔范圍，應依據(jù)紙質工程文件的歸檔內容，整理與紙質檔案完全一致的電子檔案。一是文本文件，包括重要的可行性研究報告、施工組織設計、沉降評估咨詢報告、竣工驗收報告等；二是CAD圖樣文件，包括全套施工設計圖紙文件、變更設計、竣工形成的圖紙文件及掃描后的圖片等；三是各種檢測文件，包括產品質量證明文件，原材料、質檢站的各項檢驗檢測報告等；四是各類表格文件，包括分部、分項工程質量驗收記錄、隱蔽工程質量驗收記錄、竣工驗收報告等。

3）可分為網上和介質移交。網上移交是指有條件的地方在移交單位開通網絡技術的前提下，工程項目負責人向檔案部門傳輸電子文件；介質移交不通過網絡傳輸，歸檔時將電子文件拷貝后刻錄在光盤上移交給檔案部門。

3 建設工程電子檔案的現(xiàn)狀

3.1 建設工程電子檔案的管理現(xiàn)狀

1）建設工程電子檔案的內容和形式。在信息技術條件下，信息的共享性、開放性決定了電子檔案安全性、真實性難以保證。因此，計算機生成的電子檔案要及時轉換成紙質檔案，經責任人簽字，單位蓋章后整理保存，電子檔案基本上是通過對紙質檔案資料的掃描或計算機對原電子文件進行格式轉換并歸檔形成的，其與相對應的紙質檔案原件和原電子文件內容完全相同。

2）電子檔案管理水平有待提高。電子檔案的管理不同于紙質檔案，電子檔案管理人員既要掌握工程檔案的管理規(guī)范、標準、制度等，還要掌握足夠的計算機知識，能夠熟練地操作計算機及電子檔案管理所需的設備和軟件。由于建設工程電子檔案是近幾，年開始實行的，基本上還屬于掃描型電子檔案。對具有保存價值的可輸出打印型電子檔案，應同時將其制成紙質檔案，同時歸檔保存紙質和電子兩種版本檔案。

3.2 建設工程電子檔案的管理措施

1）加強建設工程檔案管理人員崗位培訓。建筑工程檔案管理工作的內容和方式隨著電子技術、信息技術的發(fā)展不斷在發(fā)生著變化，要想實現(xiàn)建筑工程檔案管理信息化的要求，就必須重視檔案管理人員的綜合業(yè)務素質，提高管理人員的信息化業(yè)務能力。電子檔案的形成、利用、傳輸?shù)染x不開現(xiàn)代化的辦公設備，因此，建筑工程檔案管理人員不僅要掌握豐富的檔案管理工作專業(yè)知識，具備扎實的檔案管理工作能力，還要能夠熟練地操作現(xiàn)代化和數(shù)字化的管理設備。當前建筑工程檔案管理工作內容不斷增加，工作形式逐步現(xiàn)代化，而工程建設檔案管理人員常常會由項目其他管理人員兼職完成，對兼職人員上崗之前進行必要的培訓和考核，使其既明確工程電子文件資料歸檔的意義，又熟悉建設工程電子檔案工作相關規(guī)定，并能熟練掌握工程電子檔案工作程序、操作技能，通過培訓工程檔案專兼職管理人員，不斷提高其專業(yè)素養(yǎng)，保障建設工程電子檔案工作的順利實施。

2）加強檢查、監(jiān)督指導，統(tǒng)一電子檔案制作標準。隨著電子檔案的大量產生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準。CAD電子圖紙以手工制作無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)，計算機設計的建筑施工圖使設計、存儲、查詢和修改變得既快捷又方便，而且保存電子圖紙比保存紙質底圖方便，還節(jié)省儲存空間。但是，CAD電子檔案是通過格式轉換成的與紙質的竣工圖并不完全一樣，不僅未蓋出圖、審圖、竣工圖等圖章，而且也沒有責任人簽字，內容上也不是——對應完全一致。移交檔案館的建設工程紙質檔案與電子檔案完全一致難以落實。

3）做好事前控制，提高管理效率?，F(xiàn)代社會是一個信息高速發(fā)展的社會，是一個科學技術不斷進步的社會，為適應現(xiàn)代信息領域電子化的趨勢，確保在建工程文件檔案資料保存多樣性及信息傳遞、利用，建筑工程招投標過程中，在與勘察、設計、監(jiān)理、承包商簽訂合同時，就應對工程電子文件的套數(shù)，質量、移交時間提出明確要求。各參建單位從工程的開始，便應著手建立電子檔案管理系統(tǒng)，與傳統(tǒng)紙質檔案同步開始申子檔案資料的制作、收集、 整理工作，避免紙質資料膠裝成冊后，具有一定的厚度，掃描電子文件難以保證質量等現(xiàn)象發(fā)生。建筑工程資料檔案管理工作是工程建設管理中一項重要的內容。我們應當重視分析建筑工程各種資料檔案在制作、整理、歸檔及應用的管理中存在的優(yōu)勢和劣勢，積極采取應對措施，使建筑工程資料檔案管理工作日臻完善，在工程建設管理過程中，及建筑物全壽命使用過程中發(fā)揮應有的作用。

4 結語

當前，我國也存在建筑市場面臨嚴峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建設工程電子檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存在較大的發(fā)展機遇和空間。我們應積極學習和借鑒國外先進的建設工程電子檔案的經驗，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建設工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結經驗，使建設項目檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。