孫爭(zhēng)磊

（承德市衛(wèi)生健康委員會(huì)，河北 承德 067000）

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

在我國，事業(yè)單位是社會(huì)發(fā)展的重要支撐，是為大眾提供公共服務(wù)的載體，所以，做好檔案管理工作，可以推進(jìn)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展，也可以滿足人們的物質(zhì)文化需求。事業(yè)單位檔案管理對(duì)社會(huì)的進(jìn)步起到重要作用，它不僅記錄了社會(huì)發(fā)展的歷史，還成為維護(hù)社會(huì)健康的有效工具。在新時(shí)期，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，可以促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展與繁榮。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，只有采取信息化管理，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，更好地將數(shù)據(jù)資料保存下來，以此推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理時(shí)效性較低

從目前來看，事業(yè)單位當(dāng)中還存在著一系列的問題，其中最為突出的一點(diǎn)就是檔案管理時(shí)效性低。當(dāng)下是一個(gè)高速發(fā)展的時(shí)代，很多的事業(yè)單位都面臨快速轉(zhuǎn)型升級(jí)的問題，然而低時(shí)效性的檔案管理以及不規(guī)范的事業(yè)單位檔案管理方式，卻不能為事業(yè)單位的快速轉(zhuǎn)型提供有效地幫助和支持。檔案管理是否高效極大的影響著事業(yè)單位檔案價(jià)值的發(fā)揮，只有保障事業(yè)單位檔案管理的時(shí)效性，才能讓事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)揮出積極的作用，更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。

2.2 對(duì)檔案管理信息化沒有明確的概念

作為一名事業(yè)單位工作人員，在當(dāng)前信息化的大環(huán)境中，必須要時(shí)刻了解信息化的發(fā)展動(dòng)向，革新理念，放眼大局。在過去的工作中，我們受老舊觀念的影響，認(rèn)為檔案只能起到記錄作用，沒有其他的適用方向，對(duì)于檔案的其他功能不去了解，也不去思考。所以檔案管理信息化始終進(jìn)展緩慢。其個(gè)人在檔案建設(shè)管理中的作用微乎其微。各式各樣的傳統(tǒng)做法以不合規(guī)矩，無人操作等因素嚴(yán)重制約著檔案管理的發(fā)展。

2.3 缺少對(duì)應(yīng)的檔案信息化管理網(wǎng)站

互聯(lián)網(wǎng)作為信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)就需要對(duì)應(yīng)的網(wǎng)站支撐，這樣才可以實(shí)現(xiàn)有效的信息傳輸。但是，現(xiàn)階段很多事業(yè)單位都沒有對(duì)應(yīng)的檔案信息網(wǎng)站支持。主要表現(xiàn)在：第一，沒有對(duì)應(yīng)的網(wǎng)站來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的查詢、傳輸以及歸檔。第二，沒有通過網(wǎng)站的形式提供對(duì)應(yīng)的檔案服務(wù)工作。第三，在事業(yè)單位的信息系統(tǒng)中沒有安裝檔案管理系統(tǒng)。此外，軟硬件設(shè)備的缺失也是需要面對(duì)的一個(gè)問題。

3 提高檔案管理工作有效性的策略

3.1 樹立信息化的管理理念

長時(shí)間以來，事業(yè)單位雖然關(guān)注檔案管理工作，但是不注重對(duì)管理方法的改革和創(chuàng)新，造成了一個(gè)直接結(jié)果就是檔案管理十分落后，無法適應(yīng)事業(yè)單位改革建設(shè)的工作要求。在信息化時(shí)代環(huán)境之下，各行各業(yè)都開始在信息化建設(shè)方面積極探索，廣泛地將信息技術(shù)應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，也獲得了顯著的成效，極大程度上提高了工作效率和質(zhì)量。在這樣的情況下，事業(yè)單位在明確檔案管理價(jià)值的同時(shí)，要注重對(duì)傳統(tǒng)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用與融合，為檔案管理的信息化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)自己的管理觀念進(jìn)行更新，明確檔案信息化管理的突出價(jià)值，并將其納入單位核心管理體系當(dāng)中。

3.2 便于事業(yè)單位保密工作推進(jìn)的重要性

在保存檔案數(shù)據(jù)資料的過程中，需先有效選擇資料的媒介，明確資料數(shù)據(jù)的具體保存位置，提升檔案資料保存的安全性。同時(shí)在保存的時(shí)候，需要掌控存儲(chǔ)介質(zhì)的溫度與濕度，以免對(duì)檔案的使用與調(diào)取產(chǎn)生影響。能夠利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能來實(shí)施有關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，進(jìn)而緩解員工的工作壓力，使工作效率獲得提高。對(duì)此，員工需要充分建設(shè)各種檔案庫，選取適宜的閱讀以及檢索方式，提高信息的調(diào)取效率。檔案編排需要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下開展，如此可以有效提升編排工作的質(zhì)量，強(qiáng)化與其他單位之間的交流以及溝通。

3.3 完善事業(yè)單位檔案管理信息化網(wǎng)站系統(tǒng)

檔案管理信息化建設(shè)，能夠助推檔案管理工作的深入發(fā)展，在當(dāng)前已經(jīng)取得了顯著成效。故此，處于新時(shí)代背景下，檔案管理人員應(yīng)該充分考慮信息站點(diǎn)的現(xiàn)實(shí)條件，并按照檔案管理信息化服務(wù)的基本需求，完善檔案管理網(wǎng)站的查詢、查閱、共享信息資源等功能，在促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，完善管理系統(tǒng)，提升檔案管理綜合化水平，為檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展基礎(chǔ)。在促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的階段中，應(yīng)該將檔案管理體系與事業(yè)單位系統(tǒng)之間建立聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)一體化管理模式，進(jìn)而推動(dòng)資源共享的實(shí)現(xiàn)，以便于增強(qiáng)檔案管理的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。

4 結(jié)束語

隨著社會(huì)的進(jìn)步和信息科技的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展已是大勢(shì)所趨。但在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的系統(tǒng)工程中，作為檔案管理人員要通過各種條件的創(chuàng)設(shè)，努力提升自身的管理素質(zhì)與專業(yè)素養(yǎng)，以促進(jìn)檔案利用價(jià)值的最大化，真正推進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。