羅春紅

（永州市新田縣人事考試中心，湖南 永州 425700）

1 引言

在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)科技化、科學(xué)化高速發(fā)展和人類社會(huì)高度文明的新時(shí)代下，事業(yè)單位各項(xiàng)工作只有保持與時(shí)代發(fā)展同步、協(xié)調(diào)的頻率才能夠更好地發(fā)揮其對社會(huì)發(fā)展的公益性服務(wù)作用，才能夠更好地推動(dòng)中國特色社會(huì)主義現(xiàn)代化的發(fā)展。因此，事業(yè)單位檔案管理工作也需要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷強(qiáng)化其規(guī)范化建設(shè)，以提高其利用效益，更好地服務(wù)于事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展中的各項(xiàng)工作。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題

2.1 管理程序不夠規(guī)范，管理制度不夠完善

檔案管理雖然是一項(xiàng)非常重要且需要嚴(yán)謹(jǐn)、精細(xì)的工作，但是當(dāng)前仍然有部分事業(yè)單位對該項(xiàng)工作沒有引起足夠的重視，在其檔案管理程序的運(yùn)行方面缺乏規(guī)范性，在其檔案管理制度的制定方面缺乏一定的漏洞和缺陷，仍然需要進(jìn)一步完善與改進(jìn)，這些問題的存在都會(huì)影響到檔案資料在事業(yè)單位各項(xiàng)工作當(dāng)中的利用效益，甚至帶來一些不必要的冗余工作。比如有的事業(yè)單位的檔案管理工作存在分類不夠精細(xì)，對于不同部門檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)參差不齊，在開展檔案管理工作的過程中表現(xiàn)出程序混亂的現(xiàn)象；還有的事業(yè)單位在收集檔案信息資料的過程中由于缺乏對工作人員必要的績效考核制度的監(jiān)管作用，從而導(dǎo)致工作人員在收集檔案資料的過程中往往會(huì)由于態(tài)度不認(rèn)真、責(zé)任心不強(qiáng)而導(dǎo)致一些重要檔案資料沒有收集齊全或者分類、存檔存在不合理情況，這就是檔案管理制度不夠完善所造成的結(jié)果。

2.2 檔案管理方式和方法比較落后

當(dāng)前仍然有不少事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式和人工存檔、查找和檢索的檔案管理方法，這與當(dāng)前數(shù)字化、信息化、智能化高速發(fā)展并廣泛推廣應(yīng)用的新形勢形成了鮮明的對比，明顯落后于新時(shí)代利用科技輔助工作開展的高效率、高質(zhì)量發(fā)展步伐。傳統(tǒng)檔案管理方法和方法不僅工作效率低下，而且保存檔案信息的紙質(zhì)材料和工具很容易由于老化損壞而造成重要檔案信息資料的丟失，從而使其失去參考利用價(jià)值，降低檔案資料利用效益。

2.3 檔案管理人員專業(yè)化水平和綜合素養(yǎng)參差不齊

檔案管理是一門專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，需要專業(yè)的工作人員來執(zhí)行才可以有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化管理和利用效益的提升。專業(yè)化的檔案管理人員不僅要具備專業(yè)化的檔案管理技能、較強(qiáng)的文字表達(dá)能力和邏輯思維能力，而且還要全面深入地了解國家針對檔案管理工作所制定的各項(xiàng)法律法規(guī)和各種相關(guān)政策等，同時(shí)還必須具備較強(qiáng)的責(zé)任意識和保密意識。但是，當(dāng)前有的事業(yè)單位中的檔案管理工作人員并不夠?qū)I(yè)，并且綜合素養(yǎng)參差不齊，這給事業(yè)單位檔案管理工作的開展效率、開展質(zhì)量以及檔案管理工作的利用效益造成了明顯的影響。

3 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理實(shí)現(xiàn)路徑

3.1 規(guī)范檔案管理程序，健全檔案管理制度

規(guī)范程序是提高效率的前提，健全制度是保證質(zhì)量的基礎(chǔ)。首先事業(yè)單位檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人員要對檔案管理工作引起足夠的重視，深刻認(rèn)識到檔案管理工作對于事業(yè)單位發(fā)展的重要價(jià)值和意義，將規(guī)范檔案管理程序、完善檔案管理制度作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作和主要目標(biāo)來執(zhí)行，以使檔案管理工作緊跟社會(huì)時(shí)代發(fā)展和事業(yè)單位發(fā)展的步伐；其次是及時(shí)、高效、合理地解決工作人員在檔案管理過程中遇到的各種問題，及時(shí)補(bǔ)充和引進(jìn)專業(yè)化人才，同時(shí)加強(qiáng)對在職檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，以有效提升事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化水平。最后，還要不斷強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理制度的法治化建設(shè)，不斷強(qiáng)化工作人員的責(zé)任意識、保密意識和法律意識。

3.2 運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理模式和方法

要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化及檔案資料利用效益的提升離不開與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化管理模式和方法的運(yùn)用和支持。在當(dāng)前信息化、數(shù)字化、智能化等高速發(fā)展且廣泛推廣應(yīng)用的新時(shí)代下，只有將現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)地運(yùn)用到工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)科技與工作模式的融合才會(huì)真正實(shí)現(xiàn)與社會(huì)時(shí)代的同步發(fā)展。事業(yè)單位要結(jié)合自身發(fā)展需求和實(shí)際情況不斷改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理模式和方法，充分利用現(xiàn)代化檔案計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理，提高檔案收集、分類歸檔和檢索查找的高效性。同時(shí)還要不斷強(qiáng)化和提高檔案管理工作人員自主學(xué)習(xí)、自主發(fā)展、自主成長的意識，引導(dǎo)其樹立先進(jìn)、科學(xué)的發(fā)展理念，培養(yǎng)其自身工作、檔案管理工作和事業(yè)單位同步發(fā)展的意識。

3.3 強(qiáng)化檔案管理工人員的專業(yè)化水平和職業(yè)素養(yǎng)

要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理和檔案資料利用效益的提升除了領(lǐng)導(dǎo)的重視、規(guī)范的程序、完善的制度以及科學(xué)先進(jìn)的檔案管理模式和方法以為還必須要有一支專業(yè)化水平較高、職業(yè)素養(yǎng)較高的人才隊(duì)伍來履職。檔案工作人員的專業(yè)化水平和職業(yè)素養(yǎng)會(huì)直接影響到事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化程度。因此，事業(yè)單位要選用專業(yè)化水平較高和職業(yè)素養(yǎng)較高的工作人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，同時(shí)還要不斷加強(qiáng)對檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)工作，不斷強(qiáng)化其責(zé)任意識、保密意識、危機(jī)意識、擔(dān)當(dāng)意識等，結(jié)合新時(shí)代發(fā)展要求不斷提高對檔案管理工作人員的工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，構(gòu)建一支高質(zhì)量的檔案管理人才隊(duì)伍，有效推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化開展。

4 事業(yè)單位檔案利用效益提升思路

要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案利用效益的有效提升，一是要不斷提升檔案管理工作人員對檔案資料的合理利用意識，做到檔案資料利用的最大化；二是要不斷提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資料服務(wù)的高效化、優(yōu)質(zhì)化、科學(xué)化。要想達(dá)到以上這兩個(gè)目標(biāo)，首先要建立健全檔案資料利用工作機(jī)制，構(gòu)建完善的檔案利用管理制度。通過檔案工作機(jī)制和管理制度的全面有效落實(shí)來提升檔案利用效率和檔案工作服務(wù)質(zhì)量；其次是將現(xiàn)代先進(jìn)的檔案信息化管理技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢、檢索和利用的電子化、數(shù)字化和智能化，進(jìn)而在很大程度上提高檔案資料的利用效益。

5 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位是我國重要的公益性社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，在推動(dòng)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)和諧發(fā)展和精神文明高品質(zhì)建設(shè)等方面都發(fā)揮著重要的作用。檔案管理作為事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)開展的基礎(chǔ)性工作，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用，其規(guī)范化開展程度和檔案資料利用效益會(huì)職業(yè)影響到事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展，因此，事業(yè)單位要對檔案管理工作引起高度重視，并結(jié)合新時(shí)代發(fā)展要求和自身實(shí)際條件不但強(qiáng)化其規(guī)范化管理和利用效益，以更好地使檔案管理工作服務(wù)于事業(yè)單位的持續(xù)、健康發(fā)展。