陳 陽

（沈陽飛機工業(yè)（集團）有限公司，遼寧 沈陽 110034）

由于計劃經(jīng)濟體系的嚴重影響，從事文件管理的員工在思想和觀念上相對保守和嚴格，無法滿足文件管理要求。因此，為了促進檔案管理適應(yīng)當前信息社會的發(fā)展并實現(xiàn)管理流程的標準化，有必要更新檔案管理理念，并采取各種有效措施來促進檔案管理的標準化。

1 影響檔案管理標準化的因素

1.1 對檔案管理不感興趣

許多檔案管理人員單方面理解自身的工作職責，并認為工作只是簡單地記錄和復制，然后分類和存檔，并定期分類和檢查記錄，實施有效的檔案管理。此外，文件管理人員沒有深入研究他們的工作，因此不重視文件管理任務(wù)，因為其覺得只需要一個簡單的過程就可以完成工作。由于這種誤解，存檔管理任務(wù)長期處于停滯狀態(tài)，并且更新過程也非常緩慢，從而阻止了存檔管理充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。實際上，文件管理是整個單位的基礎(chǔ)，只有在工作流程井然有序的情況下，單位的整個運作才能滿足平穩(wěn)發(fā)展的要求。

1.2 檔案傳輸系統(tǒng)不嚴格

使用檔案的重點和難點是文件更改過程、更新過程、檢索操作和維護操作。排序和存檔相對簡單，最常見的是文件傳輸過程，當前在文件傳輸操作中被許多部門遵循的系統(tǒng)缺乏嚴格性。傳輸文件時，會出現(xiàn)丟失和混亂的問題，并且文件管理任務(wù)會失去其價值。因此，有必要改進不太嚴格的文件傳輸系統(tǒng)，以確保文件傳輸過程的嚴格性，在確保文件傳輸質(zhì)量的同時發(fā)揮文件管理作用，并促進設(shè)備的正確運行。

1.3 沒有履行告知檔案重要性的義務(wù)

由于對歸檔管理工作不感興趣，實際的歸檔管理任務(wù)只是完成工作。當由于缺乏關(guān)注而需要使用歸檔文件時，歸檔文件通常會出現(xiàn)問題，影響了企業(yè)管理的健康發(fā)展。對檔案管理不感興趣的原因是，更多的檔案管理人員沒有理解檔案的重要性，并且檔案管理人員必須告知文件所有者（或使用者）檔案的重要性。

1.4 檔案管理未積極引進先進技術(shù)

信息技術(shù)已經(jīng)集成到檔案管理中，利用信息技術(shù)對檔案進行組織和管理，大大提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。信息技術(shù)的飛速發(fā)展和創(chuàng)新導致了越來越先進的信息技術(shù)，記錄管理工作的質(zhì)量和效率決定了部門的發(fā)展程度，必須積極引入信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新以支持該發(fā)展，并不斷提高記錄管理工作的質(zhì)量和效率。沒有積極引入先進技術(shù)而仍然應(yīng)用傳統(tǒng)信息技術(shù)，文件管理將無法跟上時代的發(fā)展，文件管理也將失去作用。

2 實現(xiàn)檔案管理標準化的策略

2.1 檔案管理理念的更新

單位負責人必須明確檔案管理對單位發(fā)展的重要性，不斷更新檔案管理理念，并采取有效措施及時推廣檔案管理人員的管理理念。網(wǎng)絡(luò)信息可了解文件管理的程序，將當前先進的歸檔管理概念應(yīng)用于實際工作，鼓勵歸檔管理員通過教育進行自學，為其提供各種學習機會，并不斷了解正在更新的歸檔管理概念，從而能夠在充分發(fā)揮文件管理作用的同時達到快速發(fā)展的目的。

2.2 開發(fā)完整的檔案管理系統(tǒng)

由于規(guī)章制度是規(guī)范每個環(huán)節(jié)工作行為的重要措施，因此，需要每個環(huán)節(jié)的員工都可以嚴格遵守規(guī)定進行工作，因此可以將單位實現(xiàn)穩(wěn)定、快速發(fā)展的需求與規(guī)章制度區(qū)分開來，以實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的平穩(wěn)運行和運轉(zhuǎn)，確保工作的質(zhì)量和效率，并進一步實現(xiàn)其發(fā)展目標。因此，為了實現(xiàn)檔案管理的標準化，還需要建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)。在建立文件管理系統(tǒng)時，首先必須在文件管理的實際工作中發(fā)現(xiàn)問題和缺陷，建立有效的問題和缺陷改進措施，并將改進措施集成到管理系統(tǒng)中，成為重要的基礎(chǔ)。規(guī)范管理者的行為，積極將現(xiàn)行的先進管理方法引入管理體系，制定文件管理各方面的規(guī)范要求，以有效提高各工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效率，增加報酬，并采用處罰制度措施和獎懲手段。激發(fā)管理人員的熱情，使其可以立即報告自己對管理任務(wù)和無法在管理中有效解決的問題的看法。通過共同努力和集思廣益，可以提高文件管理的效率并有效促進單位的更好發(fā)展。

2.3 檔案傳輸程序應(yīng)嚴格按照該程序執(zhí)行

檔案傳輸操作的特點是嚴格的過程，嚴格而詳細的過程以及沉重的責任，如果不能保證嚴格的傳輸過程，則可能會導致文件丟失或失真。因此，必須嚴格按照相關(guān)程序進行傳輸，具體而準確的傳輸方法如下。首先，需要定時清理文件。應(yīng)該對所有存檔檔案進行全面清理，以確保檔案內(nèi)容符合記錄的信息要求。其次，重新加載文件。必須及時恢復文件，以避免由于丟失而造成的問題。最后，對分發(fā)的文件進行排序并保存。雜亂無章的文件和材料經(jīng)常散落，必須對這些文件和材料進行分類。通過分類和歸檔的過程，可以清楚有效地存儲文件信息。排序過程確定是否存在所有文件并匹配實際信息，以有效避免丟失問題。

2.4 積極引進先進的信息技術(shù)，完善檔案管理硬件設(shè)施

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，如果創(chuàng)新更先進的信息技術(shù)，并將可以應(yīng)用于記錄管理的先進信息技術(shù)引入到檔案管理中，可以進一步提高管理的質(zhì)量和效率。其過程如下：文件管理工作流程的清晰、透明和公平確保了管理流程的標準化，并且通過高級操作，可以及時發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題，通過有效的改進過程來處理問題和缺陷，以確保信息技術(shù)檔案管理的質(zhì)量。此外，由于檔案管理工作的透明度和公平性的影響，部門員工可以積極參與工作，進一步促進部門的穩(wěn)定發(fā)展。為了達到提高檔案管理與先進技術(shù)集成度的目的，必須配備基于引進的先進信息技術(shù)的配套硬件設(shè)施，充分利用先進技術(shù)后，才能進一步提高檔案管理的工作效果。

3 結(jié)束語

總之，檔案管理是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，有必要注意檔案管理并解決限制檔案管理發(fā)展的各種因素，并通過此方法有效地提高管理的質(zhì)量和效率。要實時掌握檔案管理的最新信息，并積極引入先進的管理理念和方法，以實現(xiàn)檔案管理的快速增長。