范 悅

（開封市婦產(chǎn)醫(yī)院 人事科，河南 開封 475000）

基于經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速與市場人才供不應(yīng)求的時(shí)代背景，提高檔案管理工作的科學(xué)性與效率性是企業(yè)單位、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)踐中，首先要在思想層面重視檔案管理工作，然后要在實(shí)踐層面對檔案管理現(xiàn)狀展開分析，找出問題，再結(jié)合實(shí)際情況制定相關(guān)的制度或者工作細(xì)則，明確檔案管理工作方向，提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率，最終促進(jìn)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理特征

一般情況下，事業(yè)單位檔案管理工作主要包括以下兩個(gè)方面的特征：（1）公共服務(wù)性，即事業(yè)單位檔案涵蓋各類人才的相關(guān)信息，可以無條件地為社會(huì)提供檔案信息查詢、借閱等服務(wù)；（2）保密性，作為信息管理機(jī)構(gòu)，事業(yè)檔案管理主要是為國家機(jī)關(guān)提供人才檔案信息，因此，要求其在檔案存儲(chǔ)方面具備嚴(yán)格的保密性。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理理念是“重視運(yùn)營，忽視管理”，加之工作人員自身專業(yè)性不夠等原因，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作效率與工作質(zhì)量得不到保證，進(jìn)而未能充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的真正價(jià)值。

1）檔案管理體系不夠規(guī)范。由于現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在管理制度缺失、管理體系不夠規(guī)范以及崗位工作內(nèi)容細(xì)則缺失等問題，使得檔案管理工作無章可循，直接影響檔案資料與信息的存儲(chǔ)，同時(shí)，事業(yè)單位內(nèi)部信息管理與檔案管理存在較為嚴(yán)重的脫節(jié)現(xiàn)象，可能會(huì)導(dǎo)致檔案與信息失去統(tǒng)一性，進(jìn)而影響檔案的完整性，進(jìn)而阻礙了事業(yè)單位跟隨時(shí)代發(fā)展的需要。

2）信息技術(shù)未能有效應(yīng)用于檔案管理。經(jīng)濟(jì)發(fā)展，推動(dòng)了計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的快速發(fā)展，并廣泛應(yīng)用于各行業(yè)。事業(yè)單位檔案管理與信息技術(shù)融合，實(shí)現(xiàn)電子檔案，既能夠提高檔案管理工作質(zhì)量與工作效率，還能夠提高檔案信息整理、查詢、借閱等服務(wù)的快捷性。但是，由于管理理念傳統(tǒng)，資金預(yù)算限制等原因，部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)尚未意識(shí)到檔案管理信息化的趨勢以及優(yōu)勢，導(dǎo)致出現(xiàn)堅(jiān)持傳統(tǒng)的檔案管理模式，不愿意引入信息技術(shù)或者檔案管理信息化建設(shè)不夠徹底，最終導(dǎo)致信息技術(shù)未能與檔案管理有效融合。

3）檔案管理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)，綜合素質(zhì)待改善。為了全面推進(jìn)信息化建設(shè)，有必要?jiǎng)?chuàng)新改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的有效融合。這就要求事業(yè)單位檔案管理的工作人員具備一定的專業(yè)性，同時(shí)，還應(yīng)掌握基本的信息技術(shù)的操作技能。但是，部分事業(yè)單位檔案管理工作人員大多是非檔案管理相關(guān)專業(yè)，認(rèn)識(shí)不到檔案管理的重要性，也不注重提升工作技能與專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，使得其綜合素質(zhì)達(dá)不到新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理崗位的考核標(biāo)準(zhǔn)。

4）檔案管理配套基礎(chǔ)設(shè)施不完善。事業(yè)單位檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，所以在存儲(chǔ)、查詢及借閱過程中會(huì)由于人為因素或者存儲(chǔ)環(huán)境因素發(fā)生損壞，甚至無法修復(fù)破損檔案的現(xiàn)象。這主要是受限于檔案管理配套的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善。

5）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)未給予檔案管理工作應(yīng)有的重視度。事業(yè)單位檔案管理工作，通常被界定為簡單的資料保管工作，工作內(nèi)容簡單，主要是負(fù)責(zé)資料的整理、歸檔。所以，大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理工作方面投入較少的精力與建設(shè)資金。這種不重視的態(tài)度，忽視了事業(yè)單位檔案管理工作的重用性，使得事業(yè)單位檔案管理工作人員專業(yè)性不足、工作質(zhì)量一般、工作效率低等問題，并且在思想層面也是一直堅(jiān)持傳統(tǒng)的檔案管理方式，不愿意順應(yīng)信息化時(shí)代而做出改革創(chuàng)新。

3 事業(yè)單位檔案管理工作中問題的解決對策

1）進(jìn)一步構(gòu)建健全的檔案管理制度。要想從根本上提高事業(yè)單位檔案管理工作的工作質(zhì)量以及工作效率，首先應(yīng)該從思想層面提高對檔案管理工作的重視程度，進(jìn)一步構(gòu)建健全的檔案管理制度，以制度指導(dǎo)與監(jiān)督檔案管理工作實(shí)踐。具體而言，可以從以下三個(gè)方面著手：（1）梳理現(xiàn)存的檔案管理制度，找出問題，并基于單位自身對檔案管理工作的需求予以補(bǔ)充完善；（2）內(nèi)部增設(shè)監(jiān)督崗，對檔案管理工作的規(guī)范性等進(jìn)行監(jiān)察，并監(jiān)督其實(shí)際工作是否嚴(yán)格按照檔案管理制度執(zhí)行；（3）事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極協(xié)調(diào)檔案管理部門與其他職能部門的關(guān)系，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，并且加強(qiáng)各部門之間的配合，嚴(yán)格遵守既定的檔案管理制度，共同提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。

2）將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理。事業(yè)單位檔案管理信息化，即將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在發(fā)展政策、資金預(yù)算等方面對檔案管理工作給予支持，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化而完善相應(yīng)的軟件與硬件設(shè)施，同時(shí)，還要對相關(guān)工作人員進(jìn)行信息化技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)，使其能夠滿足檔案信息化背景下對檔案管理工作崗位的職責(zé)要求，進(jìn)而改善檔案管理的質(zhì)量、安全以及效率。

3）加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，其管理工作主要還是由人來完成。因此，事業(yè)檔案管理實(shí)踐中應(yīng)充分重視檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)與實(shí)操技能的學(xué)習(xí)。首先，事業(yè)單位可以根據(jù)資金預(yù)算定期組織外部培訓(xùn)，主要是檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷更新其理論知識(shí)與專業(yè)技能，然后，還要定期組織內(nèi)部學(xué)習(xí)，向相關(guān)部門宣傳檔案管理工作的重要性以及加強(qiáng)各部門與檔案管理部門協(xié)作的必要性；其次，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展對事業(yè)單位檔案管理工作的新要求，如積極引入信息化技術(shù)，推動(dòng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，提高檔案資料整理、查詢以及借閱的便捷性；最后，從思想層面注重對檔案管理人員的道德素養(yǎng)與服務(wù)意識(shí)進(jìn)行教育，使其進(jìn)一步提升對檔案管理工作的責(zé)任心，做好服務(wù)以改善檔案管理效率。

4）完善檔案管理所配套的硬件設(shè)施。事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化，既需要發(fā)揮工作人員的主觀能動(dòng)性，也需要完善檔案管理配套的硬件設(shè)施，進(jìn)而共同保證檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率。如，事業(yè)單位可以應(yīng)用電子信息技術(shù)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并通過優(yōu)化互聯(lián)網(wǎng)等硬件設(shè)施，來實(shí)現(xiàn)各事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫之間的信息共享，從宏觀整體層面規(guī)范事業(yè)單位管理工作以及合理有效進(jìn)行人才資源配置。

5）樹立全員檔案管理意識(shí)。向事業(yè)單位所有部門工作人員宣傳并樹立檔案管理意識(shí)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，應(yīng)該從宏觀層面將檔案管理工作內(nèi)容與規(guī)劃納入各事業(yè)單位的總體統(tǒng)籌中，要求各部門相關(guān)人員積極配合支持檔案管理部門的工作，在協(xié)調(diào)與配合中重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作內(nèi)容、認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新檔案管理工作的必要性，然后積極主動(dòng)地參與到檔案管理中，最終形成全員檔案管理意識(shí)，以提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量與效率為共同目標(biāo)。

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作，其重要性不言而喻。因此，在工作實(shí)踐中，事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)性與重要性，積極推動(dòng)全員樹立檔案管理意識(shí)，并基于自身檔案管理現(xiàn)狀，分析檔案管理現(xiàn)狀中存在的問題與不足，結(jié)合問題思考從不同方面進(jìn)行改革創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化，保持檔案管理工作的銜接和延續(xù)性，有效發(fā)揮檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，為事業(yè)單位管理決策提供重要依據(jù)和參考。