馬曉蓉

（四川省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局地質(zhì)礦產(chǎn)科學(xué)研究所，四川 成都 610081）

信息技術(shù)時代，電子檔案管理已成大勢所趨，但目前的檔案管理工作仍處于紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的階段，電子檔案還不能完全取代紙質(zhì)檔案的存在和使用，且紙質(zhì)檔案自身的獨特優(yōu)勢使其在檔案管理過程中的重要性不容忽視，因此，如何在檔案信息化管理進程中進一步發(fā)揮紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢，對制定科學(xué)的地質(zhì)檔案管理對策與措施、提高與優(yōu)化地質(zhì)檔案信息化管理建設(shè)具有非常重要的指導(dǎo)意義。

1 紙質(zhì)檔案綜述

1）紙質(zhì)檔案的概念。紙質(zhì)檔案通常指以紙張作為載體的檔案，如公文圖紙、信札、電報、戶籍、賬冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜等的原本和原稿，以文字形式記錄的即為紙質(zhì)文字檔案。

2）地質(zhì)檔案。地質(zhì)檔案通常為地質(zhì)礦產(chǎn)勘探過程中通過勘測與排查取得和形成的關(guān)于勘測地的原始地質(zhì)資料、成果地質(zhì)資料及信息載體，是在礦產(chǎn)地質(zhì)勘查工作中不可或缺的重要基礎(chǔ)資料，這些資料形成于礦產(chǎn)勘測過程中，反映了勘查規(guī)律、發(fā)現(xiàn)過程、經(jīng)驗教訓(xùn)、取得的成就及地質(zhì)工作的全貌，為日后的礦產(chǎn)地質(zhì)勘查提供了重要的參考作用。

3）紙質(zhì)檔案的重要性。紙質(zhì)檔案是用紙和筆所記錄的信息，具有很大的穩(wěn)定性，因為紙質(zhì)文字檔案所記錄的信息與紙張這一載體是不可分離、相互依附的，能夠?qū)⑿畔⑴c載體有效地結(jié)合在一起，不易被篡改，且紙質(zhì)檔案在專業(yè)人員的保管下能夠保存較長時間，不會輕易被破壞。因此，紙質(zhì)檔案從產(chǎn)生至今已存在兩千多年，且因上述的不可替代的優(yōu)勢，也將在目前的信息化檔案管理中仍舊占有一席之地。

2 紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別

1）收集方式。紙質(zhì)檔案是對已經(jīng)存在的紙質(zhì)文件按時間、用途、類型等進行分類和組卷、進行編號和系統(tǒng)化的整理，而電子檔案則是通過計算機的磁盤對各類電子文件進行分門別類的管理，通過數(shù)據(jù)庫進行備份，利用現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)對檔案進行檢索和查閱。

2）儲存方式。紙質(zhì)檔案以紙張作為載體進行存儲、保管和利用，電子檔案則通過計算機對文字等信息進行處理、傳遞和存儲，最終以電子郵件、光盤、硬盤、服務(wù)器等儲存方式形成的檔案。

3）保管方式。紙質(zhì)檔案需要配置檔案柜、檔案架、檔案盒、檔案裝訂卷皮、封面簽等一系列的檔案用品，甚至需要配備單獨的庫房用來保管檔案，保管起來比較消耗人力、物力和資金，而電子檔案則只需要配備服務(wù)器、計算機等信息化設(shè)備，投資花費較少。

4）借閱方式。紙質(zhì)檔案的借閱是通過檔案總錄、卷內(nèi)目錄、項目類別卡等檢索工具，翻閱查找紙質(zhì)檔案位置從而獲取檔案中的信息資源，電子檔案則是從計算機的檔案管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞即可獲取檔案信息，較為便捷。

3 紙質(zhì)檔案管理工作的優(yōu)化策略

1）更新檔案管理理念。紙質(zhì)檔案與電子檔案都具有其各自的優(yōu)勢與劣勢，在目前“雙管模式”下的檔案管理中，地質(zhì)礦產(chǎn)勘查檔案管理工作者與管理者要與時俱進，更新檔案管理理念，充分了解紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的優(yōu)勢與劣勢，二者并存管理，取長補短、相互促進，為管理機制優(yōu)化提供決策基礎(chǔ)。

2）優(yōu)化管理機制。電子檔案管理是對紙質(zhì)檔案管理的全面提升，尤其是對紙質(zhì)檔案的借閱流程方面的改變最為突出，使得現(xiàn)在的文字檔案管理離不開電子檔案管理。在日常的地質(zhì)檔案管理過程中，將總錄、卷內(nèi)目錄、項目類別卡等檢索工具通過計算機進行處理形成電子檢索工具，就能使檔案借閱者迅速查詢到所需要的紙質(zhì)檔案的案卷位置，快速獲得檔案資料，提升檔案的查閱速度和效率。

紙質(zhì)檔案作為原始性證據(jù)，其存在也能使得電子檔案有據(jù)可依，能夠為電子檔案的真實性和法律效力提供有效、可靠的保障。地質(zhì)檔案管理時，要根據(jù)自身的實際情況和工作需要，按標準的電子檔案格式盡快完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，使二者建立良好的互動關(guān)系和管理機制，提高地質(zhì)檔案管理的嚴謹性和便捷性，使檔案管理向著制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

3）積極推動數(shù)字化管理。電子檔案可以借助紙張打印的形式向紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)化，而紙質(zhì)檔案則可通過掃描或者計算機輸入等方法轉(zhuǎn)換為電子檔案，在現(xiàn)行的兩種檔案并行的檔案管理模式中，基于這一數(shù)字化轉(zhuǎn)化方式能夠提升地質(zhì)檔案管理的質(zhì)量和效率。而紙質(zhì)地質(zhì)檔案通過掃描儀或數(shù)碼相機等一系列電子數(shù)碼設(shè)備進行數(shù)字化加工時，可以將模糊、褪色的字跡依靠數(shù)碼技術(shù)進行恢復(fù)，改變個別檔案的孤本狀態(tài)，充分發(fā)揮檔案的資源共享功能。同時，在實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)變之后，檔案還可以上傳至互聯(lián)網(wǎng)，供使用者無限期的查詢與使用，減少紙質(zhì)檔案因頻繁使用而造成檔案損害，能夠延長紙質(zhì)地質(zhì)檔案的使用壽命。

4）及時完善與改進檔案的存儲設(shè)施。紙質(zhì)檔案的安全和完整保存需要一定的設(shè)施和基礎(chǔ)來作為保障，長時間積累的地質(zhì)勘查檔案案卷的庫房、檔案架等，要定期進行除蟲、干燥、清潔；及時增加新的檔案架放置新增加的檔案，避免出現(xiàn)檔案堆砌難以查找的情況；保存檔案的庫房盡量與辦公室分開，且配備防盜系統(tǒng)、滅火裝置，以應(yīng)對突發(fā)的檔案室安全事故；對出現(xiàn)損壞的檔案，做到及時地裝裱、過塑等修復(fù)，盡可能地延長紙質(zhì)檔案使用壽命。

5）檔案管理人才培養(yǎng)。地質(zhì)礦產(chǎn)勘查檔案資料有著強大的專業(yè)性，因此從事地質(zhì)檔案管理的工作人員和管理者除了需要具備足夠的科學(xué)檔案管理知識外，還需要培訓(xùn)學(xué)習(xí)相關(guān)地質(zhì)礦產(chǎn)勘查的專業(yè)知識和檔案信息化管理技術(shù)，充分理解檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化和信息化建設(shè)內(nèi)容，將紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者的優(yōu)點充分結(jié)合起來，優(yōu)化地質(zhì)礦產(chǎn)勘查檔案管理工作。

在條件允許的情況下，引進復(fù)合型檔案管理人才，承擔起檔案的安全防控工作，使紙質(zhì)檔案得到周密的保護，紙質(zhì)檔案的使用過程中，要求明確處理檔案管理、調(diào)用、登記、變更等任務(wù)，確保檔案無遺失、無損毀，擅長紙質(zhì)檔案的相關(guān)維護和搶救工作，確保紙質(zhì)檔案的安全使用。

6）加強信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。對地質(zhì)檔案進行數(shù)據(jù)化、信息化建設(shè)是一個漫長而又持久的工作，除了需要制度、人員方面的配合和協(xié)作，還需要強有力的技術(shù)支持。運用高質(zhì)量、高性能的掃描儀、數(shù)碼相機等完成紙質(zhì)檔案的數(shù)碼化，依靠高速、便捷的信息化網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)便利的檔案調(diào)取和查閱，利用云平臺做好檔案的存儲，構(gòu)建和更新防火墻，謹防病毒感染、惡意入侵等帶來的檔案信息篡改、刪除等情況，為檔案的管理工作提供安全的環(huán)境。

4 結(jié)束語

紙質(zhì)地質(zhì)檔案是在地質(zhì)礦產(chǎn)勘探時重要的記錄文件，檔案管理工作者要充分運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，開拓思維，提升業(yè)務(wù)水平，用一套科學(xué)合理的檔案資料管理體系，做好紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化，加速紙質(zhì)地質(zhì)檔案的數(shù)字化進程，通過通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代高科技手段發(fā)揮出檔案的共享特性，將檔案管理工作提升到一個新的現(xiàn)代化水平，為地質(zhì)礦產(chǎn)勘查事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案查閱服務(wù)。