謝婷雨

（福建省廈門第一中學(xué)，福建 廈門 361000）

1 中學(xué)擴(kuò)張背景概述

在2003年的全國人才工作會(huì)議上，人才強(qiáng)國戰(zhàn)略被指定并得以實(shí)施。該戰(zhàn)略指出了，國家的繁榮富強(qiáng)要以人為本，人才是實(shí)現(xiàn)國家核心競爭力躍升的根本條件。在這一戰(zhàn)略下，每年為社會(huì)輸送無數(shù)人才的眾多高校掀起了擴(kuò)張的浪潮。從教育部出臺(tái)的《面向21世紀(jì)教育振興行動(dòng)計(jì)劃》這一文件中可以得知，早在本世紀(jì)初政府就計(jì)劃在2010年令教育毛入學(xué)率達(dá)適齡青年的15%。而實(shí)際上，高校擴(kuò)招的腳步遠(yuǎn)遠(yuǎn)快于規(guī)劃，在2019年我國高校高等教育毛入學(xué)率超過50%。

高校擴(kuò)招不僅直接影響了我國國民的平均文化水平與高等院校學(xué)生就業(yè)的供求格局，還影響了中學(xué)的擴(kuò)張需求。在高校擴(kuò)招的背景下，普通中學(xué)也需要進(jìn)行擴(kuò)招以向高校輸送源源不斷的生源。此外，在我國城鎮(zhèn)化發(fā)展的進(jìn)程中，大量農(nóng)村人口涌入城市轉(zhuǎn)換為城市人口。人口的增多讓中學(xué)，尤其是名校的資源愈發(fā)緊張。而在教育資源均衡的大背景下，名校大規(guī)模擴(kuò)招勢在必行。今年，多個(gè)省市的中學(xué)名校再度擴(kuò)招。其中廣東深圳市的深圳中學(xué)更是要擴(kuò)招一倍之多。中學(xué)的擴(kuò)招致使中學(xué)學(xué)生數(shù)量的增多，進(jìn)而帶來了對中學(xué)教師的需求，對校園擴(kuò)建的需求，對校園基礎(chǔ)設(shè)施增添的需求，以及對中學(xué)校園管理制度變革的需求。最終形成從中學(xué)擴(kuò)招到中學(xué)擴(kuò)張的局面。

中學(xué)擴(kuò)張具有兩面性，一方面，中學(xué)的擴(kuò)張讓更多公民有機(jī)會(huì)享受中等教育，其中重點(diǎn)中學(xué)的規(guī)模發(fā)展更是讓更多普通學(xué)生享受到了更優(yōu)質(zhì)的教育資源。而另一方面，中學(xué)擴(kuò)張也滋生了一些棘手的問題。如，擴(kuò)招往往意味著同一中學(xué)的門檻降低，這就導(dǎo)致了新一屆學(xué)生的整體水平不如往屆。那么這個(gè)中學(xué)老一套的教學(xué)方法、管理體制可能就不再適用，該中學(xué)該如何調(diào)整教育方針，因材施教，讓新一屆學(xué)生也盡量取得好的結(jié)果？如，相對于學(xué)生數(shù)量的擴(kuò)張，中學(xué)教師隊(duì)伍的擴(kuò)張則是舉步維艱。倘若只是盲目的擴(kuò)張，那勢必使教師水平參差不齊，使中學(xué)教師整體水平降低進(jìn)而影響中學(xué)教育質(zhì)量。

對中學(xué)管理體制進(jìn)行及時(shí)、靈活的調(diào)整可以讓這些棘手問題得以解決。中學(xué)管理的變通包括許多方面。其中對檔案管理的創(chuàng)新、優(yōu)化常常被忽視。中學(xué)檔案通過多元化的方式記載了豐富詳細(xì)的中學(xué)資料信息。這些信息對中學(xué)的發(fā)展有著舉足輕重的意義。此外，中學(xué)擴(kuò)張發(fā)展也讓中學(xué)檔案管理變得更復(fù)雜，正可謂是機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。在這種局面前，分析檔案管理現(xiàn)存問題，提出檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化方案就變得十足重要。

2 中學(xué)檔案管理的主要問題

2.1 檔案管理認(rèn)知較為粗淺

當(dāng)下中學(xué)檔案管理存在諸多問題。在認(rèn)知方面，中學(xué)的檔案管理就存在著不足。首先，中學(xué)校方對檔案管理的重視度普遍不高。在我國的中學(xué)教育背景下，學(xué)校往往會(huì)舉全校之力提升學(xué)生的學(xué)習(xí)成績。在資源配置上亦是如此，凡是有助于學(xué)生學(xué)習(xí)成績提升的部門都會(huì)得到更多的資源傾向。這就使得如檔案管理等無法直接影響學(xué)生學(xué)習(xí)成績進(jìn)步的部門無論是在人力資源還是在物質(zhì)資源上都相對匱乏，得到的關(guān)注也相對較少。重視程度的不平衡就使得一所中學(xué)的教學(xué)水平高速增長，教育資源日新月異而檔案管理從制度到設(shè)備再到技術(shù)都拘泥守舊。

對檔案管理的不重視也導(dǎo)致了中學(xué)對檔案管理的認(rèn)知停滯于基礎(chǔ)的歸檔工作層面，許多檔案僅僅是被保管了起來，而缺少了后續(xù)對檔案信息的科學(xué)而系統(tǒng)的編研。中學(xué)的檔案記載學(xué)校發(fā)展的大量信息，有教學(xué)規(guī)劃的執(zhí)行、課外社團(tuán)活動(dòng)的開展、日常管理制度的變更等。這些自過去延續(xù)至今的信息有十足的參考價(jià)值，可以為學(xué)校日后教育方針的制定和德育管理奠定基礎(chǔ)。僅僅將檔案封存是檔案管理流于形式的表現(xiàn)，靈活取用才是檔案管理的意義所在。

2.2 檔案管理機(jī)制效率低下

機(jī)制效率低下是中學(xué)檔案管理的另一主要問題。具體表現(xiàn)為兩個(gè)方面：一方面，檔案管理的機(jī)制不健全。如上文所分析，檔案管理在中學(xué)中目前是“保而不理”。檔案從進(jìn)入保管庫后幾乎就是完成了整個(gè)保管流程，后續(xù)檔案管理者只需妥善保存就算是完成了管理。在這個(gè)機(jī)制下，檔案無法發(fā)揮出其作為參考，供人借鑒的功能，部分中學(xué)存在檔案對校內(nèi)人士存在幾乎不開放的現(xiàn)象。雖然這在一定程度上的確確保了部分檔案的保密性，防止了個(gè)人隱私和不對外公開信息的泄露。但這種過于簡單的防范機(jī)制也使得檔案的價(jià)值流失。學(xué)校管理層無法從檔案中以史為鑒，避免在大戰(zhàn)略上走彎路；教師無法從檔案中借鑒教育心得，改進(jìn)教學(xué)方案；學(xué)生也難以通過閱讀往期優(yōu)秀學(xué)員的事跡自我勉勵(lì)。

檔案管理的另一低效率的方面表現(xiàn)在，對檔案管理者的規(guī)范機(jī)制不完善。在中學(xué)擴(kuò)張的背景下，檔案管理的人力資源配置就相對匱乏。在這種狀況下又由于中學(xué)對檔案管理的重視度較低，部分中學(xué)就存在著檔案管理的崗位由其他部門、科室的成員兼職的情況。兼職人員往往因?yàn)橐櫦捌渌乱耍易儎?dòng)頻繁，一位兼職人員可能僅僅負(fù)責(zé)檔案管理中收集、保存、整理、運(yùn)用的一個(gè)環(huán)節(jié)，這就使得中學(xué)的檔案管理缺乏了完整性。此外，對檔案管理者的薪酬管理制度，升遷制度，責(zé)任追究制度也不健全。前二者導(dǎo)致了經(jīng)驗(yàn)豐富，有能力的檔案管理者得不到合理的待遇，從而造成了經(jīng)驗(yàn)豐富者流失。后者則使得檔案的缺失、遺漏無可追究。

2.3 檔案管理數(shù)字化進(jìn)程落后

傳統(tǒng)的檔案管理模式需要檔案管理者手動(dòng)整理大量的紙質(zhì)文件，無論是源文件的收集、整理還是資料的整合、查閱都十分不便。而隨著信息時(shí)代到來，信息技術(shù)的提升，文檔數(shù)字化管理已經(jīng)被應(yīng)用于許多領(lǐng)域。如城市圖書館和高校圖書館目前往往采用數(shù)字化管理，數(shù)字化檢索，線上借閱等模式。這極大地提高了管理效率和利用效率。

而中學(xué)檔案在數(shù)字化進(jìn)程方面卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后。第一，由于只重教學(xué)的觀念，許多中學(xué)對檔案數(shù)字化進(jìn)程的認(rèn)識(shí)不夠。部分中學(xué)依然是通過傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理模式。第二，觀念上的輕視就衍生了投入的不足。一些中學(xué)，甚至是資源豐富的重點(diǎn)中學(xué)在數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施配置上遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足數(shù)字化檔案管理的需要。缺少數(shù)字化管理所必備的計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)器等設(shè)備，數(shù)字化管理必然受到阻礙。第三，中學(xué)檔案管理面臨信息安全風(fēng)險(xiǎn)。而目前中學(xué)在檔案數(shù)字化進(jìn)程上仍處于伊始階段，防范能力尚弱，這就進(jìn)一步提高了被入侵的風(fēng)險(xiǎn)。在檔案收集環(huán)節(jié)，相比于紙質(zhì)文件，數(shù)字化、電子化的檔案更容易被壓縮，篡改，這使得數(shù)字化檔案缺少了一定的可靠性。且在歸檔的過程中經(jīng)由數(shù)字化處理，檔案文件很容易出現(xiàn)遺漏的情況。在檔案管理環(huán)節(jié)上，儲(chǔ)存系統(tǒng)的安全十分重要。存儲(chǔ)文檔的計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的故障以及存儲(chǔ)終端的軟件遭遇計(jì)算機(jī)病毒、木馬時(shí)十分容易使中學(xué)信息面臨丟失。

2.4 檔案管理者培訓(xùn)體系不夠健全

由于升學(xué)率等一系列指標(biāo)帶來的壓力，比起對師資力量的培養(yǎng)，學(xué)校對檔案部門人員的培養(yǎng)較弱。中學(xué)的擴(kuò)張也使得檔案管理者人手不足，存在其他部門人員兼職的現(xiàn)象，這就使得檔案管理者的技能熟練度不夠。目前中學(xué)檔案管理的培訓(xùn)體系不完善具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：首先，對檔案管理者信息數(shù)據(jù)庫的操作能力的培訓(xùn)匱乏。這不僅將導(dǎo)致檔案管理者管理效率下降，還將使中學(xué)檔案庫的數(shù)字化管理進(jìn)程受阻。再者，對檔案管理者信息安全意識(shí)培訓(xùn)缺失可能導(dǎo)致檔案管理者在無意間因操作不當(dāng)給了黑客可乘之機(jī)，讓中學(xué)內(nèi)部信息面臨泄露風(fēng)險(xiǎn)。最后，對檔案管理者認(rèn)知的培訓(xùn)較少會(huì)導(dǎo)致檔案管理者自己對自己的工作不負(fù)責(zé)，致使在工作中產(chǎn)生疏忽。

3 中學(xué)檔案管理創(chuàng)新方案

中學(xué)檔案管理的創(chuàng)新不可一蹴而就。相比于革命式翻天覆地的創(chuàng)新，優(yōu)化式的創(chuàng)新更適合當(dāng)下的情況。具體地，要通過從認(rèn)知，到制度，到方法，最后到管理者素質(zhì)的優(yōu)化創(chuàng)新。

3.1 改變檔案管理認(rèn)知

檔案管理的創(chuàng)新必須先從認(rèn)知的改變，認(rèn)知的創(chuàng)新開始。對于中學(xué)的檔案管理，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層要摒棄過去過度重視教學(xué)教育而輕視檔案管理的情形。將檔案管理的發(fā)展納入學(xué)校發(fā)展的重要一環(huán)，與其他各個(gè)方面齊頭并進(jìn)。中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，認(rèn)識(shí)到其蘊(yùn)含的借鑒價(jià)值。而在檔案管理者這一層面，應(yīng)更重視自己的工作。即便是在資源緊張的情況下，自己僅是兼職做檔案管理工作也不應(yīng)有怠慢的心理，不可因其他工作而耽誤了檔案管理工作的完成。

3.2 創(chuàng)新完善檔案管理制度

在檔案管理制度方面，中學(xué)也應(yīng)做出相應(yīng)的創(chuàng)新與優(yōu)化。首先，檔案管理應(yīng)設(shè)置經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)豐富，所學(xué)專業(yè)對口的專職人員。即便是在中學(xué)高速擴(kuò)張，資源緊缺的背景下，也應(yīng)避免兼職現(xiàn)象的產(chǎn)生。而后，中學(xué)應(yīng)嚴(yán)格把控檔案管理專員的基本素質(zhì)。設(shè)置學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、性格等多個(gè)維度的指標(biāo)，在人才選拔上進(jìn)行嚴(yán)格的篩選。不能因該崗位從業(yè)人員不直接影響學(xué)校的升學(xué)率就隨意處置。此外，中學(xué)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的責(zé)任追究制度，在檔案收集、整理環(huán)節(jié)采用一人收集整理，一人復(fù)核的雙保險(xiǎn)措施。在日常的管理中除了設(shè)置信息管理者，還設(shè)置監(jiān)督者，并定期由學(xué)校管理層審查檔案的日常管理工作。最后，檔案管理崗應(yīng)類似其他專業(yè)技術(shù)崗位，有公平、詳細(xì)的升遷制度，激勵(lì)從業(yè)者更好地完成本職工作，同時(shí)避免經(jīng)驗(yàn)豐富者倦怠甚至流失。

3.3 促進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

中學(xué)促進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是創(chuàng)新的另一方式。首先在設(shè)備上，中學(xué)應(yīng)給予更多的投入，投入不僅是一次性的購買，更是后續(xù)的維護(hù)、升級(jí)。先進(jìn)的設(shè)備是確保檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)。其次，學(xué)校應(yīng)選用操作較為簡單，但安全性較高的數(shù)據(jù)庫。操作簡單是方便學(xué)校內(nèi)部人員的查閱，使檔案庫中的信息“活”起來。安全性則是確保了信息不外露，避免校內(nèi)人員隱私外泄被別有用心之人所用。

3.4 活用檔案信息，注重整合提煉

對檔案信息的活用是中學(xué)檔案管理創(chuàng)新的另一方向。在中學(xué)擴(kuò)張的背景下，中學(xué)的檔案信息將愈發(fā)豐富。這就更要求了檔案管理者不能僅僅停留在將檔案收集歸檔并保存的層面。檔案管理者應(yīng)對檔案信息進(jìn)行整合、整理。創(chuàng)立專項(xiàng)檔案庫，專項(xiàng)檔案庫記載了課外活動(dòng)、教研方針等不同專項(xiàng)的成功經(jīng)驗(yàn)或是過往案例中的不足之處，為學(xué)校未來發(fā)展規(guī)劃提供思路。校內(nèi)人員，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到教師再到學(xué)生應(yīng)該學(xué)會(huì)活用經(jīng)驗(yàn)檔案信息，避免檔案同檔案信息一起被塵封。

3.5 定期組織培訓(xùn)，提升管理者素質(zhì)

對檔案管理者的培訓(xùn)應(yīng)注重三個(gè)方面。首先是對檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)，在這一點(diǎn)上要求從業(yè)者不僅要精通傳統(tǒng)的管理方式，更要適應(yīng)數(shù)字化的管理手段，緊隨時(shí)代潮流，提升管理效率。之后是檔案管理信息安全的培訓(xùn)，這要求管理者要有責(zé)任意識(shí)和防范風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)，同時(shí)掌握必要的防范技術(shù)，可以識(shí)破信息詐騙騙局。最后要對檔案管理者的認(rèn)知與心態(tài)進(jìn)行培訓(xùn)，要讓檔案管理者認(rèn)識(shí)中學(xué)的檔案管理有重要的意義和價(jià)值，這并非一個(gè)可有可無的工作。