鄒 偉

（淄博港華燃氣有限公司，山東 淄博 255000）

隨著現(xiàn)代燃氣行業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的燃氣工程檔案管理不能夠滿足現(xiàn)代對于燃氣工程檔案管理的效率與質(zhì)量。為了解決這一問題，燃氣工程檔案管理需要結(jié)合計算技術(shù)的發(fā)展，建立起信息化的管理模式，對工程檔案實現(xiàn)信息化管理，實現(xiàn)燃氣建設(shè)工程的全過程跟進，提高燃氣工程檔案管理的效率與質(zhì)量，為實現(xiàn)燃氣建設(shè)工程的順利施工以及燃氣行業(yè)的快速發(fā)展，作出貢獻。

1 新形勢下燃氣建設(shè)工程信息化管理存在的問題

1.1 相關(guān)企業(yè)對于工程檔案的信息化管理不夠重視

信息化管理不斷滲透到各行各業(yè)中，對于燃氣行業(yè)而言，雖然有明顯的迫切需求，但是更多是針對大型的燃氣企業(yè)，而對于中小型的燃氣企業(yè)而言，對于檔案的管理更多的是依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)進行管理。而且中小型的燃氣企業(yè)更多的是把發(fā)展目標放在短期的利益獲取上，在信息化建設(shè)上沒有給予足夠重視，工程檔案信息化管理沒有資金作為支撐，導致實際的信息化建設(shè)沒能夠很好的展開，燃氣行業(yè)總體的信息化管理就沒能得到很好的提升。

1.2 燃氣建設(shè)工程檔案信息化的質(zhì)量不足

對于燃氣建設(shè)工程檔案的管理而言，由于檔案的制定不僅只由單方參與，而是由工程各參與方共同制定，導致在進行對以往檔案的整理編排過程中，檔案的原始資料極易受到損壞，而信息化的管理就起不到作用。在對工程檔案進行信息化管理中，檔案的目錄以及全文都要進行信息化管理，而如果原始資料的受到損壞或者是存在著偏差，信息化管理的作用難以體現(xiàn)。這就是現(xiàn)代燃氣建設(shè)工程檔案信息化管理的重難點。為了能夠解決這一問題就需要從工程的各參與方，對檔案的標準進行規(guī)范，為后續(xù)進行信息化管理做好基礎(chǔ)。

1.3 檔案的使用價值得不到體現(xiàn)

對于傳統(tǒng)的工程資料查閱而言，需要憑借有關(guān)部門的證件才能進行查閱，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔在備份難度大，導致相關(guān)資料在經(jīng)過多次借閱后，導致文件發(fā)生損壞缺失等問題，而且這種方式需要的時間長，不利于相關(guān)人員及時獲取時效性的相關(guān)資料。檔案的使用價值就沒能夠很好的得到體現(xiàn)，行業(yè)的發(fā)展就受到了阻礙。

1.4 專業(yè)知識人員的缺乏

由于燃氣行業(yè)更多得把重心放在燃氣管網(wǎng)建設(shè)上，對于檔案的管理也是由燃氣建設(shè)的技術(shù)人員或者是沒有高水平的計算機技術(shù)人員進行管理，對于企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)而言沒有促進作用。而且，相關(guān)的檔案管理人員，由于習慣傳統(tǒng)的工作方式，導致在進行信息化的培訓過程中，培訓難度較大，相關(guān)人員也存在著一定的抵觸心理，企業(yè)的信息化建設(shè)團隊沒能很好地結(jié)合建設(shè)工程檔案管理進行。而且，燃氣企業(yè)的領(lǐng)導更多的是注重工期以及燃氣工程質(zhì)量與利潤，對于需要投入較多資金得檔案信息化體系的建設(shè)沒有給予足夠重視，沒有足夠的認知導致企業(yè)的信息化發(fā)展受到影響。

1.5 檔案信息化的安全性不強

對于燃氣建設(shè)工程檔案的管理而言，除了保證資料的完整性外，檔案的安全性也是重要的方面。但是對于目前大多數(shù)燃氣企業(yè)而言，在進行檔案的信息化管理時，更多的是注重計算機技術(shù)帶來工作的便捷性，對于計算機安全防控的技術(shù)較弱，存在著一定的安全隱患，易導致不法分子侵襲。

2 提升燃氣建設(shè)工程檔案信息化管理的措施

2.1 燃氣企業(yè)重視信息化的建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，燃氣行業(yè)在進行信息化建設(shè)過程中需要結(jié)合企業(yè)發(fā)展的方向以及建設(shè)程度來制定方案。工程檔案信息化是基于計算技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合工程檔案而建設(shè)的，這是燃氣行業(yè)與時代發(fā)展步伐相一致的體現(xiàn)，能夠有效的撇去傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中效率低下易失真的弊端。燃氣企業(yè)重視信息化的建設(shè)需要從企業(yè)管理階層、技術(shù)人員、領(lǐng)導階層、施工人員等各個方面進行信息化建設(shè)重要性知識的普及，為企業(yè)加強信息化建設(shè)獲取工作群眾支持。特別是企業(yè)的領(lǐng)導階層，要充分認識到燃氣工程檔案信息化管理的重要性，對工程檔案的信息化管理不斷實現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新。

2.2 對工程檔案信息化管理加大成本的投入

對于工程檔案的信息化管理，在前期需要較大的資金作為支撐，無論是對于技術(shù)人員的培養(yǎng)還是對于平臺的開發(fā)、早期工程檔案的整理等工作量都是較為龐大的，如果沒有較大的資金是無法支撐信息化的建設(shè)的。但是一旦檔案信息化體系的建設(shè)較為成熟，其應(yīng)用成本是較低的，同時帶來的收益也有著顯著的效果，能夠大幅度縮短資料的取用時間，節(jié)省了工程施工的前期準備時間，縮短了工期。企業(yè)加大對檔案信息化建設(shè)資金投入可以從以下幾個方面進行：第一，對于信息技術(shù)人才的引進與培養(yǎng)，通過招聘符合企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展要求的人才以及培養(yǎng)企業(yè)內(nèi)部信息技術(shù)人員來，加快工程檔案信息化體系的建設(shè)。第二，對于計算機設(shè)備的購買，為了能夠匹配信息化建設(shè)的要求，較好得計算機設(shè)備是基礎(chǔ)。除了計算機設(shè)備的購買，軟件的購買也需要一定的資金。第三，對于服務(wù)器的建立，服務(wù)器的建立不僅是對于企業(yè)本身具有服務(wù)性能，也能夠很好的讓工程各參與方及時進行溝通，對于資料的傳輸，也能夠通過服務(wù)器安全有效地進行。第四，對于掃描設(shè)備的購買，由于工程檔案所涉及許多信息的收集，為了提升工作效率可以通過購買具有信息收集功能得電子設(shè)備來提升工作的效率。

2.3 重視信息技術(shù)人員的專業(yè)技術(shù)水平

對于燃氣建設(shè)工程檔案管理，在進行信息化建設(shè)時，不僅需要相關(guān)的技術(shù)人員有著較高的計算技術(shù)，對于檔案管理的知識也需要有足夠的了解。所以這也就需要企業(yè)重視信息技術(shù)人員的專業(yè)知識水平以及檔案管理水平。為了能夠滿足燃氣企業(yè)的長期發(fā)揮的要求，所以信息化讓人才可以通過招聘或者是培養(yǎng)企業(yè)內(nèi)部人員來實現(xiàn)。在進行招聘過程中，可以通過福利條件，良好的薪資條件來吸引人才。對于內(nèi)部人員的培養(yǎng)這需要根據(jù)老員工對于信息化掌握程度，制定培訓計劃。通過制定考核機制來提升相關(guān)技術(shù)人員的知識水平。

2.4 建立完善的電子檔案的信息化管理體系

對于燃氣建設(shè)工程檔案管理，需要確保資料的完整性、安全性、以及便捷使用性，而這些要求就需要完善的信息管理體系作為支撐。完善的電子檔案管理體系需要結(jié)合企業(yè)發(fā)展的狀況以及現(xiàn)代化發(fā)展得水平，通過結(jié)合我國的規(guī)章制度，建立起一個完善的管理體系。管理體系不僅能夠?qū)崿F(xiàn)高效高質(zhì)量的對工程檔案進行管理，對于相關(guān)的管理人員也要起到規(guī)范的作用。

2.5 落實好燃氣建設(shè)工程檔案存量和增量的數(shù)字化工作

第一，應(yīng)當要加速開展存量檔案數(shù)字化工作，燃氣建設(shè)工程企業(yè)需要合理開展規(guī)劃，強化數(shù)字化建設(shè)工作力度。統(tǒng)籌企業(yè)的物力、人力與財力，不斷推動燃氣工程檔案存儲與利用的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，盡快利用數(shù)字化檔案來替代原件以供相關(guān)人員使用。而部分檔案已經(jīng)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化就需要做好其保管工作。不僅如此還需要采用有效的方法來避免檔案數(shù)字化進程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況，部分檔案涉及企業(yè)機密的還要切實按照相應(yīng)保密規(guī)定來開展數(shù)字化工作。第二，同步開展新增檔案數(shù)字化工作。在建設(shè)工程中的新增加檔案也需要及時實現(xiàn)數(shù)字化，所有參建方整理并制作自己的建設(shè)工程檔案，對每一容易出錯的環(huán)節(jié)進行嚴格把控，提升整體工程檔案管理質(zhì)量。檔案管理部門在對工程檔案進行接收過程中需要認真細致的對檔案進行檢查，確保其全面與完善，同時根據(jù)相應(yīng)要求實現(xiàn)數(shù)字化，從而保證能夠同步實現(xiàn)新增檔案數(shù)字化。

2.6 加強燃氣建設(shè)工程檔案信息化管理的安全性

雖然信息化管理能夠提升工作效率，但是信息化也會帶來弊端，其中數(shù)據(jù)安全易受到威脅是重要問題。為了能夠解決這一問題，就需要重視檔案數(shù)據(jù)庫的信息安全建設(shè)，通過更新安全系統(tǒng)、定期檢查維護數(shù)據(jù)庫、定期改變數(shù)據(jù)庫運營算法與密鑰算法來避免黑客攻擊。而且還需要設(shè)置統(tǒng)一的安全管理標準，運用有效的方案來保證建設(shè)工程檔案信息的使用以及存儲安全?？茖W設(shè)置完善的檔案信息公開發(fā)布以及保密審查制度，對檔案信息公開保密審查予以嚴厲把控，保證實際公開的信息不會將個人、企業(yè)乃至國家的隱私或機密泄漏。而且還需要仔細檢查與認證用來存儲工程重要檔案以及涉密檔案的機制，保證其長期可用。除此之外，對于部分工程檔案不可公開的情況下需要設(shè)置安全保密機制，切實落實好其保密工作。要求能夠設(shè)置相應(yīng)操作人員的權(quán)限，根據(jù)實際分給的權(quán)限來進行檔案管理，同時為其配備專門的密鑰，如若工作人員不具備相應(yīng)訪問權(quán)限則不能在系統(tǒng)內(nèi)開展操作管理。在查閱與利用檔案資料時，可以按照紙質(zhì)檔案的管理模式，合理分化工程檔案為不同等級，只有具有相應(yīng)密級訪問權(quán)限的人員方可訪問。如若某位人員需要進行查閱，則應(yīng)當要先在系統(tǒng)內(nèi)提交申請，經(jīng)過管理人員核查用戶情況，達到規(guī)定標準要求后方可準予授權(quán)訪問與查閱相關(guān)檔案信息。

3 結(jié)束語

綜上所述，在新的形勢下燃氣建設(shè)工程檔案信息化管理成為建筑行業(yè)的重要內(nèi)容，實現(xiàn)燃氣建設(shè)工程檔案的信息化管理能夠有效提升檔案管理的效率，為燃氣行業(yè)的發(fā)展作出貢獻。