咸曉華

（山東省青島第三十九中學(xué)(中國海洋大學(xué)附屬中學(xué)）市北分校，山東 青島 266000）

檔案管理在整個(gè)教育事業(yè)的地位是重中之重的，而中學(xué)檔案管理不僅是學(xué)校從事教育教學(xué)、黨政管理等其他實(shí)踐活動(dòng)直接體現(xiàn)學(xué)校管理過程的真實(shí)記錄。不僅可以體現(xiàn)學(xué)校過去的大政方針，也可展現(xiàn)學(xué)校當(dāng)前的教學(xué)管理，更可以展望學(xué)校未來的發(fā)展趨勢(shì)，保存好檔案管理可以為學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)提供重要的價(jià)值信息。但從當(dāng)前中學(xué)檔案管理的實(shí)際情況來看，想要使得中學(xué)檔案管理更加精細(xì)化，以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展，必須要結(jié)合中學(xué)學(xué)校實(shí)際情況，方能更好地適應(yīng)學(xué)校、學(xué)生發(fā)展。

1 中學(xué)檔案管理實(shí)施的重要性

1.1 反映現(xiàn)有教研水平,促進(jìn)教學(xué)改革創(chuàng)新

隨著時(shí)代的發(fā)展，教育越來越受到重視，我國的教育也在深化與改革適應(yīng)社會(huì)的進(jìn)步。國家對(duì)教學(xué)體制、課程、教師隊(duì)伍專業(yè)化等方面的改革在不斷地推進(jìn)與實(shí)行。對(duì)此，中學(xué)學(xué)校必須采取一些行之有效的措施進(jìn)行深化改革，提高學(xué)校的辦學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量，其中對(duì)檔案管理這方面的強(qiáng)化是必不可少的。一所學(xué)校把檔案管理得井井有條、實(shí)施規(guī)范，那么就能為教學(xué)提供豐富且有效的檔案材料，教師對(duì)學(xué)校的教學(xué)設(shè)備、資源和學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量以及學(xué)生的學(xué)習(xí)情況有更多地了解。這樣教師從檔案中了解以往的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，從中吸收學(xué)習(xí)，對(duì)自己的教學(xué)方法進(jìn)行改進(jìn)去適應(yīng)學(xué)生的發(fā)展，符合學(xué)校的教育特色。認(rèn)真學(xué)習(xí)學(xué)校的辦學(xué)理念，培養(yǎng)目標(biāo)，對(duì)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)組織形式、課程目標(biāo)、教學(xué)方式進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，更好地從德智體美勞方面培養(yǎng)學(xué)生，使學(xué)校教育得到快速的發(fā)展。所以，必須加強(qiáng)檔案管理，落實(shí)實(shí)施步驟，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)的革新。

1.2 建立真實(shí)可靠的檔案，促進(jìn)教學(xué)評(píng)估合理展開

教學(xué)評(píng)估，是檢驗(yàn)學(xué)校教育質(zhì)量的一種方法。根據(jù)學(xué)校教育目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)，了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、學(xué)校教學(xué)的實(shí)施內(nèi)容與程序，對(duì)學(xué)校的教學(xué)以及辦學(xué)水平展開評(píng)價(jià)。以往的一些中學(xué)的教學(xué)評(píng)估，存在著很大的問題，例如評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的單一性，評(píng)價(jià)方式的不合理性，評(píng)價(jià)準(zhǔn)確度不高等。如果檔案管理可以得到有效地實(shí)施，那么這一問題可以得到很好地解決，教學(xué)評(píng)估的現(xiàn)狀得到大大的改變。具備豐富完整的檔案資料，有利于教育工作者進(jìn)行設(shè)計(jì)教學(xué)程序，編制教育內(nèi)容，規(guī)劃教學(xué)安排等工作的進(jìn)行。在進(jìn)行教學(xué)評(píng)估時(shí)，就可以對(duì)這幾方面進(jìn)行檢驗(yàn)，得出客觀地評(píng)價(jià)結(jié)果，從而判斷學(xué)校教育水平。所以檔案管理對(duì)于教育評(píng)估的進(jìn)行有著重大的作用。

2 當(dāng)下中學(xué)檔案管理常見問題

2.1 缺乏領(lǐng)導(dǎo)層的重視

現(xiàn)在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于中學(xué)檔案的管理還是不夠重視，沒有設(shè)立專門的部門管理，通常都將這些工作讓各自部門自己管理檔案，或者丟給行政后勤部門處理檔案的工作，難以做到專業(yè)化處理。他們對(duì)這方面缺乏人力、物力、財(cái)力的投入，這是一項(xiàng)復(fù)雜且長期的工作，沒有以上各項(xiàng)的支持，那么管理上自然就沒有規(guī)范，不專業(yè)。檔案管理制度也沒有明確提出，實(shí)行的還是傳統(tǒng)的管理模式，已經(jīng)不能滿足于時(shí)代的發(fā)展，沒有專門的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行監(jiān)督管理，檔案管理還是一種沒有執(zhí)行力的制度。當(dāng)出現(xiàn)問題的時(shí)候，沒有明確的負(fù)責(zé)人，互相之間推脫責(zé)任，根本沒辦法讓檔案管理正常的進(jìn)行。因?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層不重視檔案管理，導(dǎo)致下面的實(shí)施人員對(duì)檔案的管理也不盡心、不配合。在收集檔案的時(shí)候，相關(guān)的工作人員缺乏經(jīng)驗(yàn)，操作過程不當(dāng)，嚴(yán)重的影響了檔案管理的進(jìn)行。

2.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)缺乏

由于檔案管理工作人員并不是科班出身，沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過檔案管理的知識(shí)與現(xiàn)實(shí)的實(shí)踐。只是進(jìn)行了簡單的職前培訓(xùn)，所以可能在檔案管理工作的過程中，會(huì)出現(xiàn)很多不規(guī)范的現(xiàn)象，很難去解決一些突發(fā)事件。由于某些人缺乏法律知識(shí)，對(duì)檔案工作的一些信息泄露給他人，造成信息外露。另外，由于檔案管理的不當(dāng)，在這個(gè)過程中還可能會(huì)出現(xiàn)檔案損壞或者遺失的現(xiàn)象。在調(diào)檔過程中，由于缺乏專業(yè)素養(yǎng)，很難與其他工作人員之間做到默契的配合，導(dǎo)致檔案工作效率低下。在如今數(shù)字信息化的社會(huì)環(huán)境下，對(duì)檔案管理的工作人員要求更高，所以必須嚴(yán)格管理檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2.3 管理水平滯后

沒有嚴(yán)格的管理制度，檔案管理的過程就會(huì)顯得非常隨意。收集到的資料不全面，沒有做到合理的歸檔，資料的調(diào)取也不符合要求，并且沒有對(duì)檔案進(jìn)行備份處理，一旦丟失就很難找回，有的管理部門還在實(shí)行傳統(tǒng)的人工管理，辦事效率低。隨著信息科技的快速發(fā)展，讓檔案管理的過程變得更加簡單優(yōu)化，然而他們并沒有認(rèn)識(shí)到這一好處，又或是不知道如何使用現(xiàn)代信息技術(shù)，導(dǎo)致管理水平滯后。

3 新時(shí)期中學(xué)檔案管理優(yōu)化措施

3.1 提升領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的重視

檔案管理牽涉到多方面的利益，如學(xué)生與教師的個(gè)人信息安全，學(xué)校的利益。防止這些現(xiàn)象的發(fā)生，就必須引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理更加重視。通過列舉一些檔案管理不當(dāng)?shù)氖录鳛榫眩瑥亩I(lǐng)導(dǎo)層能更加透徹清晰的意識(shí)到檔案管理對(duì)于維持信息安全具有很大的作用，牽涉到很多人員的利益。檔案可以幫助我們規(guī)劃開展下一步工作，還關(guān)系到學(xué)校各個(gè)人員的信息安全和利益。一旦檔案缺乏管理的話，出現(xiàn)惡性問題，那么將會(huì)造成不可逆轉(zhuǎn)的結(jié)果，領(lǐng)導(dǎo)層也難以作出反應(yīng)。所以要及時(shí)意識(shí)到這一問題，加大對(duì)檔案管理的人力物力財(cái)力投入，從而可以提高檔案管理的效率。

3.2 注重工作人員綜合素質(zhì)的提升

工作人員在檔案管理中也扮演著一個(gè)很重要的角色，我們必須要關(guān)注提高工作人員的綜合素質(zhì)，他們直接對(duì)檔案的管理產(chǎn)生重要的影響。職前培訓(xùn)和在職管理培訓(xùn)都是必要的，對(duì)他們傳授新的管理知識(shí)和技術(shù)，這樣在檔案管理的工作中才能做到游刃有余。培訓(xùn)不僅可以通過傳授知識(shí)進(jìn)行教學(xué)，還可以通過學(xué)習(xí)觀摩別人的工作過程來獲得直接經(jīng)驗(yàn)，這樣豐富了自我，也提高了工作的能力。其次，需要建立一個(gè)良好的考核制度，實(shí)行工作責(zé)任制，每個(gè)人都要對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)，避免因?yàn)樽约旱腻e(cuò)誤而導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。獎(jiǎng)罰分明，對(duì)有貢獻(xiàn)的工作人員要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，這樣可以提高工作的積極性。還要營造一個(gè)和諧輕松的工作氛圍，緊繃著的弦是會(huì)斷的，要適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行放松。管理人員必須掌握管理的度，過于嚴(yán)厲和過松都會(huì)導(dǎo)致不良的后果，要合理設(shè)置工作量與任務(wù)難度，避免因?yàn)槟承┕ぷ魅藛T的任務(wù)過多而導(dǎo)致不良的身心問題，對(duì)工作人員進(jìn)行心理疏導(dǎo)，感受到集體的溫暖。

3.3 完善管理制度

管理制度的確定需要從多方面考慮，第一，要對(duì)學(xué)校本身的情況進(jìn)行評(píng)估，第二，要符合檔案管理的法律規(guī)定。做到這兩點(diǎn)，將檔案管理變得更加具有制度性，嚴(yán)格規(guī)定工作的范圍、內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)要求，并且對(duì)這些進(jìn)行細(xì)致化的解釋說明，每一個(gè)工作人員就能明確地知道自己的工作內(nèi)容。將這些系統(tǒng)的培訓(xùn)資料以及制度進(jìn)行檔案保存，有利于將來新的員工進(jìn)行培訓(xùn)，可以加快適應(yīng)新工作的速度。管理制度應(yīng)該包含多方面的要求：工作責(zé)任、內(nèi)容、程序、員工培訓(xùn)、考核、監(jiān)督制度等。有了這些檔案資料，就可以快速地進(jìn)行工作的開展，讓制度管理得到落實(shí)，每個(gè)人都遵守制度的規(guī)則，維持正常的工作秩序，大大的提高了工作的效率。

3.4 依法管理檔案工作，加大宣傳力度

提高群眾和社會(huì)的檔案意識(shí)與加強(qiáng)檔案法治觀念是檔案管理工作一部分。我國對(duì)于檔案管理工作一直堅(jiān)持“立足檔案，面向社會(huì)”的指導(dǎo)方針，不斷地向社會(huì)公眾傳播《檔案法》的相關(guān)知識(shí)，讓人民知法守法，對(duì)全社會(huì)進(jìn)行普法。可是現(xiàn)在人們的檔案意識(shí)還不夠強(qiáng)，檔案法治觀念不清楚。要讓檔案管理引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，并且納入學(xué)校教育中，各部門做好自己的本職宣傳普法工作，另外還可以開展普法宣傳周、學(xué)校網(wǎng)站普法宣傳、普法展覽、校園公示欄、知識(shí)競(jìng)賽等各種形式宣傳，這樣越來越多的人可以全面地了解檔案，宣傳并維護(hù)《檔案法》。把現(xiàn)實(shí)案例的現(xiàn)身說法對(duì)群眾進(jìn)行告知，這樣的事件更具有說服性，對(duì)人們的告誡更加深厚。這些措施都可以在很大程度上提高社會(huì)的檔案意識(shí)，增強(qiáng)檔案法治觀念，為建立良好的檔案管理體制提供了人員支持的作用，加強(qiáng)檔案管理的施行力度，從而順利地進(jìn)行檔案管理工作。

學(xué)校教育檔案的管理工作，必須從實(shí)際出發(fā)，聯(lián)合教育部門與檔案部門等各個(gè)機(jī)構(gòu)一起制定檔案管理方案與標(biāo)準(zhǔn)，以此適應(yīng)學(xué)校教育改革的發(fā)展。進(jìn)行全局的統(tǒng)籌安排，加強(qiáng)管理力度，將檔案合理歸檔分類，相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督，這樣就形成了檔案管理部門與學(xué)校之間的相互合作管理機(jī)制，《檔案法》在學(xué)校的實(shí)施就能得到快速堅(jiān)定的落實(shí)。按照法律法規(guī)將檔案收集的程序合理合法化，嚴(yán)格實(shí)施這一過程，檔案的收集、整理、歸檔是檔案工作的核心與重點(diǎn)，是進(jìn)行檔案工作的前提條件。學(xué)校檔案工作的進(jìn)行需要堅(jiān)持以做自我為中心的原則，著重收集本單位頒布的文件檔案，以及上級(jí)部門對(duì)本單位下達(dá)的管理文件，一些會(huì)議記錄材料、教師等工作人員勞動(dòng)協(xié)議都是檔案收集的重點(diǎn)。在收集到這些材料之后，要根據(jù)它們的類別進(jìn)行歸類建檔，完善的檔案體系的建成，對(duì)于一個(gè)學(xué)校的發(fā)展是非常重要的。可以了解學(xué)校的發(fā)展與辦學(xué)水平，讓教師更加清晰的對(duì)學(xué)生進(jìn)行教學(xué)，有利于快速查找教學(xué)材料從中吸取教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，管理人員可以對(duì)學(xué)校進(jìn)行更好的管理，提高學(xué)校教育質(zhì)量。因此，學(xué)校必須要將檔案管理工作作為學(xué)校工作的重點(diǎn)部分，將檔案管好，用好，這樣學(xué)校才能在辦學(xué)水平上更上一層樓，贏得社會(huì)的認(rèn)可。

4 結(jié)束語

中學(xué)檔案對(duì)于學(xué)校的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，因?yàn)樗梢苑从硨W(xué)校的過去，現(xiàn)在以及未來可能發(fā)生的事情。只有做好學(xué)校檔案的管理工作，讓檔案發(fā)揮出最大的價(jià)值，為學(xué)校教育事業(yè)與管理工作的順利展開提供經(jīng)驗(yàn)保障。如今一些學(xué)校的檔案管理還是存在著很多的不足，比如他們管理的觀念還不是特別清楚，制度的建設(shè)缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，檔案不能得到發(fā)揮指導(dǎo)實(shí)踐。所以每個(gè)學(xué)校根據(jù)自己的實(shí)際情況對(duì)檔案進(jìn)行合理的管理，優(yōu)化檔案管理體系，保證檔案可以得到更有效的實(shí)行，發(fā)揮檔案的實(shí)際價(jià)值。為學(xué)校教學(xué)工作可以更好地進(jìn)行、建設(shè)更高水平的學(xué)校提供了豐富的條件，因此學(xué)校檔案管理的工作對(duì)學(xué)校建設(shè)息息相關(guān)。