胡永賀

摘要：隨著檔案數(shù)量的逐步增加，越來(lái)越多的企業(yè)選擇通過(guò)托管寄存的方式購(gòu)買檔案服務(wù)，有效地優(yōu)化了企業(yè)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)了降本增效。但與此同時(shí)，也出現(xiàn)了諸如檔案安全事故、檔案利用服務(wù)不到位、收費(fèi)糾紛等問(wèn)題，亟待進(jìn)一步加強(qiáng)行業(yè)規(guī)范。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案 托管寄存

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展以及企業(yè)檔案管理職能的逐步強(qiáng)化，檔案產(chǎn)生的數(shù)量日益快速增加，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)需要花費(fèi)越來(lái)越多的人力、物力和財(cái)力開(kāi)展檔案整理、保管、利用等工作，負(fù)擔(dān)較重。2014年，中辦、國(guó)辦聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》中明確提出“規(guī)范并支持社會(huì)力量參與檔案事務(wù)”，為檔案托管寄存業(yè)務(wù)提供了有力的政策支持。但在實(shí)際工作中，企業(yè)卻面臨著如何遴選托管寄存服務(wù)商的難題，包括如何鑒定其安全性、服務(wù)能力、收費(fèi)合理性等，加之行業(yè)亂象頻出，亟待深入探討解決措施。

一、檔案托管寄存行業(yè)現(xiàn)狀

檔案托管寄存，顧名思義，是將檔案交由第三方服務(wù)商，由第三方服務(wù)商提供檔案整理、保管、利用、銷毀等服務(wù)，檔案的所有者按照約定向第三方服務(wù)商支付相應(yīng)費(fèi)用的服務(wù)模式。

檔案托管寄存業(yè)務(wù)起源于國(guó)外，在20世紀(jì)50年代初期已有運(yùn)輸公司開(kāi)展此項(xiàng)業(yè)務(wù)，如美國(guó)鐵山公司已為五大洲超過(guò)39個(gè)國(guó)家的140 000家企業(yè)提供了檔案托管寄存服務(wù)，并于1999年在紐約證券交易所上市。我國(guó)在20世紀(jì)90年代出現(xiàn)了以外企為代表的檔案托管寄存公司，初期主要服務(wù)于外資企業(yè)，所采用的管理模式延續(xù)國(guó)外的倉(cāng)儲(chǔ)式服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)入21世紀(jì)后，國(guó)內(nèi)企業(yè)開(kāi)始進(jìn)入檔案托管寄存行業(yè)，由于政策要求，具有外資背景的檔案托管寄存公司業(yè)務(wù)受到一定制約，而國(guó)內(nèi)檔案托管寄存公司業(yè)務(wù)發(fā)展迅速。在我國(guó)具有檔案托管寄存需求的群體主要聚集在金融、房地產(chǎn)、法院、醫(yī)院、社保等領(lǐng)域，通過(guò)檔案托管寄存，一方面可以減少企業(yè)資金的投入，另一方面可以獲取更為優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。此時(shí)，檔案托管寄存業(yè)務(wù)已在各行業(yè)得到廣泛的認(rèn)可。

但在實(shí)際開(kāi)展檔案托管寄存業(yè)務(wù)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)與服務(wù)商之間經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)需求與供給之間的矛盾，比如企業(yè)檔案安全保管、高效利用服務(wù)等需求得不到有效保障，存在收費(fèi)爭(zhēng)議等，仍然有待通過(guò)進(jìn)一步加強(qiáng)行業(yè)管理予以規(guī)避。

二、企業(yè)檔案托管寄存過(guò)程中存在的主要問(wèn)題及對(duì)策

（一）檔案庫(kù)房硬件條件相關(guān)問(wèn)題與對(duì)策

1.檔案庫(kù)房產(chǎn)權(quán)方面。檔案托管寄存服務(wù)商的檔案庫(kù)房產(chǎn)權(quán)主要有兩種性質(zhì)：一是自有產(chǎn)權(quán)，即采取購(gòu)買土地自建檔案庫(kù)房的方式；二是租賃，采取向第三方物流園或其他業(yè)主租賃倉(cāng)庫(kù)并進(jìn)行改造，或租賃土地自建檔案庫(kù)房的方式。相比較而言，擁有自有產(chǎn)權(quán)檔案庫(kù)房的服務(wù)商更具穩(wěn)定性優(yōu)勢(shì)，而租賃的檔案庫(kù)房面臨合約到期、臨時(shí)退租、價(jià)格上漲等不穩(wěn)定性因素，可能產(chǎn)生檔案托管業(yè)務(wù)中斷、檔案臨時(shí)搬遷等問(wèn)題。筆者在調(diào)研國(guó)內(nèi)服務(wù)商時(shí)發(fā)現(xiàn)，目前國(guó)內(nèi)擁有自有產(chǎn)權(quán)檔案庫(kù)房的服務(wù)商比例較小，絕大多數(shù)采用租賃方式，因此企業(yè)在遴選供應(yīng)商時(shí)，考慮到行業(yè)現(xiàn)狀，可將檔案庫(kù)房為自有產(chǎn)權(quán)屬性的作為一項(xiàng)優(yōu)勢(shì)條件加以考慮，對(duì)于租賃產(chǎn)權(quán)屬性的要深入了解其租賃的物流園、土地的租期、業(yè)主信譽(yù)、是否面臨拆遷等問(wèn)題，而其土地租期原則上應(yīng)大于企業(yè)檔案托管寄存服務(wù)的合同周期。

2.檔案庫(kù)房保管條件方面。檔案“八防”條件是檔案庫(kù)房建設(shè)的重要內(nèi)容，尤其以防盜、防火、防潮、防有害生物最為關(guān)鍵。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，通常情況下，一般具有資質(zhì)、具備一定規(guī)模的服務(wù)商均能夠在防盜、防火、防有害生物方面做到有效防控，出現(xiàn)檔案被盜、著火、生物侵襲等情況的概率很小。而考慮到大部分檔案庫(kù)房為倉(cāng)儲(chǔ)式的大空間，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房恒溫恒濕的投入極大，即便單一實(shí)現(xiàn)全天候恒濕也需要較大的設(shè)備投入、能源消耗，因此國(guó)內(nèi)極少有倉(cāng)儲(chǔ)式的檔案庫(kù)房能夠做到全天候恒濕。而考慮到防潮對(duì)于檔案安全保管的影響較大，因此企業(yè)在遴選服務(wù)商時(shí)，尤其是南方企業(yè)，應(yīng)將服務(wù)商檔案庫(kù)房防潮能力、防潮投入作為一項(xiàng)重要的考量因素。

3.檔案庫(kù)房布局配置方面。大型的全國(guó)性企業(yè)在各地分設(shè)有地方機(jī)構(gòu)，檔案的管理模式一般分為大集中式、區(qū)域集中式及分散式等，對(duì)于大型的全國(guó)性企業(yè)而言，比如采取區(qū)域集中式或分散式的管理模式，相應(yīng)的檔案托管寄存服務(wù)商應(yīng)具備檔案庫(kù)房全國(guó)布局的服務(wù)能力。經(jīng)筆者調(diào)研，目前國(guó)內(nèi)具備全國(guó)性布局的服務(wù)商不超過(guò)三家，大多數(shù)服務(wù)商以區(qū)域或地方布局為主。因此，大型的全國(guó)性企業(yè)在遴選服務(wù)商時(shí)，一方面要結(jié)合檔案業(yè)務(wù)布局去進(jìn)行服務(wù)商匹配，另一方面也要做好同時(shí)遴選多家服務(wù)商按區(qū)域服務(wù)的準(zhǔn)備。

（二）服務(wù)商服務(wù)能力相關(guān)問(wèn)題與對(duì)策

在常規(guī)的檔案托管寄存服務(wù)項(xiàng)目中，檔案保管、調(diào)閱為最主要的兩項(xiàng)服務(wù)，其中檔案保管與檔案硬件條件直接相關(guān)，而檔案調(diào)閱服務(wù)主要體現(xiàn)服務(wù)商的服務(wù)能力。按照客戶的不同需求，檔案調(diào)閱一般可分為線下調(diào)閱和線上調(diào)閱，其中線下調(diào)閱指客戶需要調(diào)閱檔案原件，由服務(wù)商調(diào)取實(shí)體檔案并及時(shí)快遞或由專人送達(dá)。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大部分服務(wù)商是將客戶檔案集中存放在同一檔案庫(kù)房中，而有的服務(wù)商為節(jié)省空間按照檔案入庫(kù)的時(shí)間順序混放不同的客戶檔案，這對(duì)于服務(wù)商的庫(kù)房管理能力提出了較高的要求，需要強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)支撐和有經(jīng)驗(yàn)的檔案調(diào)閱人員，一旦信息管理不善以及檔案調(diào)閱人員頻繁更換或人員不足，將會(huì)難以保障客戶調(diào)閱檔案的時(shí)效性，且容易造成檔案混亂散失。線上調(diào)閱指客戶需要檔案的電子掃描件時(shí)，由服務(wù)商負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)掃描并線上傳遞給客戶，這同樣考驗(yàn)服務(wù)商的調(diào)檔效率。

除了調(diào)檔效率外，服務(wù)商的響應(yīng)速度同樣是關(guān)鍵的服務(wù)能力。有的服務(wù)商設(shè)立全國(guó)檔案調(diào)度中心，可以提供7×24小時(shí)全天候調(diào)檔服務(wù)，能夠在最短時(shí)間內(nèi)響應(yīng)客戶需求。而一些服務(wù)商因檔案調(diào)閱人員有限，往往不能第一時(shí)間響應(yīng)客戶需求，造成檔案調(diào)閱需求受擠壓，嚴(yán)重影響客戶業(yè)務(wù)。

鑒于通常情況下對(duì)檔案調(diào)閱的時(shí)效性要求較高，無(wú)法及時(shí)有效滿足調(diào)檔需求可能給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失和危害，因此企業(yè)在遴選服務(wù)商時(shí)，應(yīng)著重考察服務(wù)商的服務(wù)能力，并在合作協(xié)議中明確服務(wù)內(nèi)容和時(shí)效等硬性要求。

（三）服務(wù)商收費(fèi)模式相關(guān)問(wèn)題及對(duì)策

檔案托管寄存是一項(xiàng)周期性較長(zhǎng)的業(yè)務(wù)，收費(fèi)模式?jīng)Q定了企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)檔案托管寄存方面的費(fèi)用支出。通常情況下，檔案托管寄存的主要收費(fèi)項(xiàng)目包括檔案保管費(fèi)、檔案裝具費(fèi)、調(diào)閱物流費(fèi)、入庫(kù)運(yùn)輸費(fèi)、檔案上下架費(fèi)等。其中，檔案保管費(fèi)為所有費(fèi)用的主體部分，其余費(fèi)用占比相對(duì)較小。目前行業(yè)上沒(méi)有固定的收費(fèi)模式與標(biāo)準(zhǔn)，具體的收費(fèi)模式和標(biāo)準(zhǔn)由企業(yè)與服務(wù)商商定。收費(fèi)模式和標(biāo)準(zhǔn)的決定因素包括地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、檔案數(shù)量、檔案調(diào)閱頻率、檔案托管寄存周期等。

不同情況的企業(yè)適用不同的收費(fèi)模式和標(biāo)準(zhǔn)。比如檔案數(shù)量大、周期長(zhǎng)、調(diào)閱少的，適合檔案保管費(fèi)單價(jià)低、其余費(fèi)用高的收費(fèi)模式；檔案數(shù)量少、周期短、調(diào)閱頻繁的，適合檔案保管費(fèi)單價(jià)高、其余收費(fèi)低的收費(fèi)模式。同時(shí)，考慮到檔案托管寄存數(shù)量越多，對(duì)服務(wù)商的收益越有利，檔案數(shù)量較多的企業(yè)具備較強(qiáng)的議價(jià)能力。因此，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際的托管需求，與服務(wù)商協(xié)商最有利的收費(fèi)模式和標(biāo)準(zhǔn)，以便降低整體的托管寄存費(fèi)用。

（四）服務(wù)商信譽(yù)相關(guān)問(wèn)題及對(duì)策

檔案托管寄存業(yè)務(wù)對(duì)于服務(wù)商而言，是一項(xiàng)投入大、周期長(zhǎng)、短期回報(bào)率較低的業(yè)務(wù)，因此在開(kāi)展檔案托管寄存業(yè)務(wù)的前期階段，服務(wù)商在完成土地、庫(kù)房等建設(shè)投入后，財(cái)務(wù)壓力較大，急需提高檔案庫(kù)房的滿載率，快速回收成本。目前國(guó)內(nèi)服務(wù)商大多一方面需要留住現(xiàn)有客戶，另一方面還要面臨其他服務(wù)商因自身庫(kù)房空置而出現(xiàn)的低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)，從而導(dǎo)致市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)無(wú)序，亂象叢生。例如，一些服務(wù)商在合作協(xié)議中設(shè)有不良條款，設(shè)置各種條件限制客戶將合作協(xié)議到期后的檔案移出，或在移出的過(guò)程中收取不合理費(fèi)用。

企業(yè)在進(jìn)行商務(wù)談判的過(guò)程中，一方面應(yīng)做好行業(yè)對(duì)標(biāo)，做好服務(wù)商的背景調(diào)查，爭(zhēng)取對(duì)自身最有利的收費(fèi)模式和標(biāo)準(zhǔn)，將檔案托管寄存的費(fèi)用降到最低；另一方面應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同條款的審核，尤其要關(guān)注合同到期后不再繼續(xù)合作并進(jìn)行檔案移庫(kù)的約定，避免被惡意“套牢”，受制于人。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著企業(yè)檔案意識(shí)的覺(jué)醒和檔案管理精細(xì)化程度的提高，檔案收集的完整性將得到進(jìn)一步提升，檔案數(shù)量也將逐步增加。與此同時(shí)，從經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)來(lái)看，企業(yè)信息化、無(wú)紙化辦公的程度將越來(lái)越高，檔案的產(chǎn)生方式也在同步發(fā)生巨大變化，未來(lái)電子檔案將逐步取代紙質(zhì)實(shí)體檔案成為庫(kù)藏檔案的主體部分。考慮到檔案保管期限普遍較長(zhǎng)，檔案銷毀較為慎重，因此在未來(lái)一段時(shí)期內(nèi)，檔案托管寄存業(yè)務(wù)仍然具有較好的發(fā)展前景，這也是當(dāng)下共享經(jīng)濟(jì)在檔案管理中的具體應(yīng)用。

從長(zhǎng)期發(fā)展的角度來(lái)看，存量業(yè)務(wù)的競(jìng)爭(zhēng)核心是服務(wù)商的服務(wù)能力與性價(jià)比，增量業(yè)務(wù)的關(guān)注點(diǎn)應(yīng)逐步從紙質(zhì)實(shí)體檔案的托管寄存轉(zhuǎn)移到電子檔案的異地異質(zhì)備份，以及從檔案托管寄存業(yè)務(wù)向檔案收集、檔案整理與數(shù)字化、檔案信息開(kāi)發(fā)等其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸。檔案托管服務(wù)商應(yīng)該用更為專業(yè)的管理、更為靈活的用工方式、更為經(jīng)濟(jì)的費(fèi)用支出協(xié)同企業(yè)開(kāi)展更為科學(xué)的檔案管理。

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作者單位：中化商業(yè)保理有限公司