（通榆縣社會救助事業(yè)中心，吉林 通榆 137200）

檔案是不斷累積而形成的、具有參考價值和借鑒意義的文件。以往的管理組織架構(gòu)主要以人工為主，不僅消耗大量物力、人力資源，還不利于挖掘檔案中的潛存價值，難以為制定各項決策提供參考。在信息時代下，事業(yè)單位要認識到數(shù)字化管理的優(yōu)勢，并且采取科學(xué)的措施落實數(shù)字化管理，發(fā)揮檔案的服務(wù)職能和價值屬性。

一、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

1.硬件設(shè)施不足

數(shù)字化管理需要以完善的硬件設(shè)施作為支撐，尤其隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的深入，管理所需的硬件設(shè)備更加多元化。但是部分單位基于以往的固化理念，在數(shù)字化設(shè)備方面有所欠缺，雖然添置了管理所需的打印機、掃描儀、計算機等設(shè)備，但是在數(shù)量方面依然難以滿足管理需求，加之事業(yè)單位缺少經(jīng)濟投入，數(shù)字化水平一直無法提升。

2.建設(shè)思路偏差

數(shù)字化管理建設(shè)是一項煩瑣而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，尤其隨著人工智能、云計算、大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)的盛行，在數(shù)字化建設(shè)中也要積極引入新技術(shù)和新理念。但是當(dāng)前，一些單位在數(shù)字化建設(shè)中將著眼點置于形式層面，重點對數(shù)字檔案進行管理，沒有注重構(gòu)建管理系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)平臺，沒有積極引入先進的技術(shù)，檔案管理缺乏時代性和創(chuàng)新性，對其管理工作的開展帶來一定程度阻礙[1]。

3.人才資源匱乏

當(dāng)前我國社會已經(jīng)全面進入到知識經(jīng)濟時代，人才是事業(yè)單位獲取優(yōu)勢和長遠發(fā)展的重要資源，檔案管理作為一項具有較強專業(yè)性的工作，也需要大量現(xiàn)代化人才作為支撐，推動數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變的有序推進。但是當(dāng)前，在固化思維和陳舊理念的影響下，一些檔案管理人員缺乏崗位技能、專業(yè)知識以及職業(yè)素養(yǎng)，并且管理隊伍的年齡結(jié)構(gòu)老化嚴重，工作創(chuàng)新意識和改革精神，沒有積極引入先進的數(shù)字化、信息化技術(shù)開展管理。同時，受到能力和知識的制約，管理人員也不能掌握數(shù)字管理手段和方法，人才資源的匱乏已經(jīng)成為制約檔案管理數(shù)字化發(fā)展的關(guān)鍵因素[2]。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化策略

1.采購硬件設(shè)施

硬件設(shè)施是保證數(shù)字化管理有序開展的基礎(chǔ)和前提，基于事業(yè)單位的特點，檔案部門要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，通過專項資金的形式用于管理硬件設(shè)施采購。首先，對檔案管理所需的相關(guān)硬件設(shè)備進行統(tǒng)計，明確所需硬件設(shè)備的數(shù)量和類型，例如打印機、掃描機、計算機、復(fù)印機等，滿足管理工作的硬件需求；其次，所有硬件設(shè)備都要處于正常運行狀態(tài)下，并且提升其利用效能，做好設(shè)備的日常維護工作；最后，建立專用于檔案管理的機房，便于對所有硬件設(shè)備進行集中管理，控制機房的溫度和濕度，優(yōu)化檔案管理環(huán)境。

2.建設(shè)管理系統(tǒng)

檔案管理屬于一項較為復(fù)雜的工作，其不僅涉及檔案資源的收集、整理、歸檔和保存，還包括價值挖掘和后期使用，事業(yè)單位要基于檔案管理的內(nèi)容，對管理信息化系統(tǒng)進行科學(xué)設(shè)計。首先，對管理系統(tǒng)進行完善和優(yōu)化，切實做好檢索管理、安全防范、軟件開發(fā)、系統(tǒng)管理、總體設(shè)計和設(shè)備選型等工作，提升管理系統(tǒng)的應(yīng)用性和適用性；其次，系統(tǒng)設(shè)計要注重引入新技術(shù)，例如當(dāng)前較為流行的人工智能技術(shù)，其可以利用自然語言識別完成人機互動，為管理人員提供便捷，并且具有顯著的應(yīng)用價值；最后，辦公系統(tǒng)和管理系統(tǒng)可嘗試融合，做好二者的銜接工作，不僅能夠為檔案保存、調(diào)取和應(yīng)用提供便捷，還有助于制度化以及規(guī)范化管理。

3.提升人員素質(zhì)

管理人員是開展檔案管理的主體，尤其在數(shù)字化管理進程中，人員素質(zhì)是決定推進進程的關(guān)鍵要素，因此，事業(yè)單位要基于檔案管理的崗位特點，采取合理的措施提升管理隊伍的綜合素質(zhì)。首先，單位可根據(jù)管理崗位的人才需求，積極面向社會和高校公開招聘，提升崗位工薪待遇，吸引更多具有專業(yè)背景、從業(yè)經(jīng)驗、精通數(shù)字化技術(shù)的現(xiàn)代化人才加入，優(yōu)化管理隊伍的年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)；其次，對現(xiàn)有的管理人員進行專業(yè)化培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容需設(shè)計崗位知識、信息技術(shù)操作技巧、數(shù)字資源管理等內(nèi)容，鼓勵人員利用平時工作和生活空間主動創(chuàng)新；最后，疏通管理人員的晉升渠道，對于表現(xiàn)優(yōu)異的人員要及時提拔，調(diào)動管理人員參與崗位工作的熱情和積極性。

4.強調(diào)安全管理

事業(yè)單位很多檔案資源都具有一定的保密性，但基于互聯(lián)網(wǎng)的開放性特點，數(shù)字化管理中存在安全隱患，因此，單位要在推進數(shù)字化進程中強調(diào)安全管理。首先，對崗位權(quán)限進行科學(xué)設(shè)計，通過權(quán)限設(shè)計規(guī)范管理人員的行為。同時，事業(yè)單位可引入身份識別技術(shù)，例如人臉識別、指紋識別等，沒有權(quán)限的人員無法訪問，避免由于人為原因而出現(xiàn)檔案信息泄露或者丟失等情況；其次，安裝殺毒軟件，并且定期對軟件進行更新，發(fā)揮軟件的殺毒作用，定期查殺可能存在的木馬或者病毒，保證系統(tǒng)環(huán)境安全；最后，對于重要檔案的保存和傳輸，要使用密保技術(shù)，避免數(shù)據(jù)被惡意破壞、訪問或者修改，確保檔案資源的完整性和安全性。

結(jié)語

總而言之，數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)在社會諸多領(lǐng)域的應(yīng)用，已經(jīng)徹底改變了當(dāng)代居民的生活、學(xué)習(xí)以及生產(chǎn)模式，尤其在“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略下，檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合更加緊密。事業(yè)單位是為廣大基層群眾提供服務(wù)的重要部門，檔案對單位的服務(wù)質(zhì)量和長遠發(fā)展具有指導(dǎo)作用，在開展檔案管理中，要認識到檔案資源的價值，積極引入信息構(gòu)建，構(gòu)建科學(xué)的信息化管理平臺，挖掘檔案潛存價值，提升管理效能，推動單位的可持續(xù)發(fā)展。